Perbandingan Prebuilt Software vs Custom Software Development

Mekari Insight

Prebuilt software cocok untuk kebutuhan cepat dan budget terbatas. Solusi ini ideal jika bisnis Anda butuh software instan, sudah teruji, dan ingin menghindari biaya pengembangan awal yang besar.
Custom software menawarkan fleksibilitas dan keunggulan strategis. Dengan sistem yang dibangun khusus, perusahaan bisa mendapatkan efisiensi, integrasi, dan diferensiasi yang tidak dimiliki oleh kompetitor.
Gunakan Mekari Officeless untuk solusi low code no code terbaik untuk prebuilt software dan custom software.

Di antara banyak pilihan software, dua yang paling umum adalah prebuilt software dan custom software development.

Prebuilt software adalah aplikasi yang sudah jadi dan siap pakai, biasanya dibuat untuk kebutuhan umum lintas industri. Sementara custom software dikembangkan khusus sesuai kebutuhan unik bisnis Anda, dari fitur hingga alur kerjanya.

Perbedaan utama antara keduanya terletak pada tingkat fleksibilitas, biaya pengembangan, dan waktu implementasi.

Artikel ini akan membahas perbandingan lengkap antara prebuilt dan custom software; kelebihan, kekurangan, dan pertimbangan praktis, agar Anda bisa membuat keputusan yang paling tepat sebelum berinvestasi lebih jauh.

Apa itu prebuilt software?

Prebuilt software atau off-the-shelf software adalah perangkat lunak komersial yang sudah dikembangkan sebelumnya dan dirancang agar bisa langsung digunakan oleh berbagai organisasi.

Software ini biasanya dijual secara massal oleh vendor dan ditujukan untuk menjawab kebutuhan umum lintas industri.

Contoh software ini antara lain: Microsoft Office, QuickBooks, atau Trello, yang bisa langsung diinstal dan digunakan dengan konfigurasi minimal.

Karakteristik prebuilt software:

Siap pakai dan bisa langsung digunakan setelah dibeli
Dibuat untuk menjawab kebutuhan umum, tidak spesifik untuk satu bisnis
Fitur dan alur kerja bersifat standar dan seragam untuk semua pengguna
Kustomisasi sangat terbatas (jika ada pun biasanya hanya konfigurasi dasar)
Tersedia dukungan vendor, dokumentasi, dan komunitas pengguna luas

Solusi ini cocok untuk perusahaan yang butuh software cepat tanpa harus menunggu waktu development yang panjang.

Apa itu custom software development?

Custom software development adalah proses pengembangan perangkat lunak yang dirancang secara spesifik sesuai kebutuhan, alur kerja, dan tujuan strategis sebuah organisasi.

Alih-alih membeli solusi umum, perusahaan memilih membangun software dari nol, bekerja sama dengan tim developer internal atau vendor eksternal.

Software semacam ini biasanya digunakan oleh perusahaan dengan struktur operasional kompleks, standar keamanan tinggi, atau kebutuhan integrasi yang tidak bisa dipenuhi oleh prebuilt software.

Karakteristik custom software:

Dibangun khusus mengikuti kebutuhan dan alur kerja bisnis tertentu
Fitur, tampilan, dan proses dapat disesuaikan sepenuhnya
Skalabel dan bisa dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis
Bisa terintegrasi secara mendalam dengan sistem internal (ERP, HRIS, dsb.)
Kontrol penuh atas kepemilikan, keamanan, dan pengembangan jangka panjang

Custom software memungkinkan perusahaan memiliki sistem unik yang jadi keunggulan strategis dan tidak mudah ditiru oleh kompetitor.

Baca Juga: Keunggulan, Proses, dan Biaya Custom Software Development

Perbedaan utama prebuilt software vs custom software

Berikut adalah tabel perbandingan untuk mengulas perbedaan utama antara prebuilt software dengan custom software development.

Aspek	Prebuilt Software (Siap Pakai)	Custom Software Development
Kesesuaian dengan kebutuhan	Umumnya fitur standar, terbatas penyesuaian	Dirancang khusus sesuai kebutuhan bisnis unik
Waktu implementasi	Cepat, bisa langsung digunakan	Lama, melalui fase analisis, desain, pengembangan, testing
Biaya awal	Lebih rendah, berbasis lisensi atau langganan	Lebih tinggi karena pengembangan dari awal
Fleksibilitas dan skalabilitas	Terbatas, fitur kadang sulit diubah atau dikembangkan lanjut	Tinggi, mudah disesuaikan dan skalabel sesuai perkembangan
Integrasi dengan sistem lain	Mungkin perlu effort ekstra atau terbatas	Dibangun agar kompatibel dan terintegrasi dengan sistem lain
Dukungan dan pemeliharaan	Standar, dibagi antar banyak pengguna	Dukungan khusus dari tim pengembang, responsif terhadap kebutuhan
Risiko teknis	Rendah karena produk sudah teruji	Ada risiko pengembangan dan bug saat rilis awal
Kontrol dan kepemilikan kode	Tidak dipegang penuh oleh pengguna, tergantung vendor	Penuh kontrol atas kode dan pengembangan
Cocok untuk	Bisnis dengan kebutuhan umum dan waktu/anggaran terbatas	Organisasi dengan kebutuhan unik dan ingin solusi jangka panjang

Baca Juga: Alternatif Business Process Management yang Lebih Efisien

Pro dan kontra menggunakan prebuilt software

Prebuilt software, atau perangkat lunak siap pakai, dirancang untuk kebutuhan umum dan bisa langsung digunakan setelah dibeli. Biasanya dikembangkan oleh vendor dengan pengalaman industri, dan dijual ke banyak perusahaan sekaligus.

Berikut adalah kelebihan prebuilt software yang dapat menjadi pertimbangan.

1. Langsung bisa digunakan

Begitu dibeli, software ini bisa langsung diinstal dan digunakan, tanpa perlu proses kustomisasi yang panjang. Cocok banget untuk perusahaan yang sedang kejar-kejaran waktu atau butuh solusi cepat untuk operasional.

2. Biaya awal lebih rendah

Karena dikembangkan untuk banyak pengguna sekaligus, biaya produksi software ini tersebar, sehingga harga jualnya jadi lebih rendah. Model harga biasanya berbentuk langganan atau lisensi tetap, membuatnya lebih mudah diprediksi dari sisi budgeting.

3. Sudah teruji di banyak pengguna

Software jenis ini biasanya sudah digunakan oleh banyak bisnis lain dan melewati berbagai tahap pengujian. Artinya, kemungkinan besar sudah stabil, minim bug besar, dan punya dokumentasi lengkap.

Pengalaman pengguna sebelumnya juga bisa dijadikan acuan saat mempertimbangkan pemakaian.

4. Tersedia komunitas dan support vendor

Karena basis penggunanya luas, Anda bisa mendapatkan banyak tips, solusi, bahkan tutorial dari forum komunitas atau user group. Di luar itu, vendor biasanya menyediakan tim support khusus, pusat bantuan, hingga pembaruan rutin.

Di sisi lain, prebuilt software juga memiliki kekurangan, di antaranya:

1. Kurang fleksibel untuk kebutuhan spesifik

Karena dirancang untuk kebutuhan umum, fitur yang tersedia bisa jadi tidak sepenuhnya cocok dengan proses kerja di perusahaan Anda. Alhasil, bisa terjadi kompromi—bisnis harus menyesuaikan diri dengan software, bukan sebaliknya.

2. Opsi kustomisasi terbatas

Meskipun beberapa software siap pakai menawarkan konfigurasi dasar, ruang untuk modifikasi mendalam biasanya sangat terbatas.

Kalau ingin menambahkan fitur atau mengubah alur kerja agar lebih sesuai, sering kali malah harus beli add-on atau bahkan tools tambahan.

3. Biaya tambahan tersembunyi

Meski biaya awalnya terlihat murah, jangan lupakan biaya tahunan, lisensi tambahan, upgrade fitur, hingga biaya support premium yang bisa jadi tidak termasuk. Dalam jangka panjang, semua ini bisa menyaingi bahkan melebihi biaya software kustom.

4. Masalah integrasi dengan sistem lain

Tidak semua prebuilt software dirancang untuk bisa ‘nyambung’ dengan sistem internal atau aplikasi lain yang sudah dipakai perusahaan.

Jika integrasi tidak lancar, bisa timbul masalah data yang terfragmentasi, proses kerja yang tidak sinkron, atau perlu tambahan software integrator.

5. Ketergantungan penuh pada vendor

Saat vendor menghentikan dukungan, mengganti struktur harga, atau menghentikan produk, Anda mungkin harus mencari alternatif dalam waktu singkat.

Transisi ini bisa jadi mahal dan mengganggu operasional, apalagi jika data Anda sudah terlanjur terkunci di sistem mereka.

Pro dan kontra menggunakan custom software

Ada beberapa alasan mengapa perusahaan masa kini beralih untuk menggunakan custom software development untuk membangun sistem internal mereka.

1. Dirancang khusus untuk kebutuhan unik bisnis

Custom software dibangun dari nol sesuai dengan proses, struktur organisasi, dan kebutuhan spesifik perusahaan.

Anda tidak perlu berkompromi dengan fitur-fitur umum yang mungkin tidak relevan. Semua elemen dari alur kerja, peran pengguna, hingga integrasi; disesuaikan agar sejalan dengan strategi dan model bisnis Anda.

2. Fleksibel dan scalable

Software ini mudah dikembangkan seiring pertumbuhan perusahaan. Jika nanti ada perubahan proses bisnis atau penambahan fungsi baru, pengembang bisa menyesuaikan software tanpa harus membangun ulang dari awal.

Ini membuatnya ideal untuk perusahaan yang terus berkembang atau memiliki kebutuhan yang dinamis.

3. Keamanan lebih terkontrol

Custom software memungkinkan Anda menentukan standar keamanan yang paling sesuai, termasuk enkripsi, kontrol akses, dan compliance dengan regulasi tertentu.

Karena hanya digunakan internal, risiko eksploitasi dari luar juga cenderung lebih kecil dibanding software populer yang jadi target umum serangan.

4. Integrasi sistem lebih mulus

Daripada mengandalkan API generik dari software jadi, custom software bisa dibangun untuk terintegrasi langsung dengan sistem yang Anda gunakan; baik ERP, HRIS, maupun tools internal lainnya.

Ini mengurangi friksi antar sistem dan mempercepat aliran data.

5. Mendukung keunggulan kompetitif

Dengan software yang hanya dimiliki dan digunakan oleh perusahaan Anda, proses bisnis dapat dioptimalkan untuk memberikan value yang unik.

Teknologi ini bisa menjadi aset strategis untuk menciptakan diferensiasi dan efisiensi yang tidak dimiliki pesaing.

Namun, custom software juga memiliki kekurangan yang dapat dipertimbangkan sebelum Anda memilih untuk berinvestasi di dalamnya.

1. Biaya awal lebih tinggi

Karena dibangun dari nol dan menyesuaikan berbagai aspek bisnis, biaya pengembangan custom software jauh lebih besar dibanding software jadi. Anda perlu mengalokasikan dana untuk desain, pengembangan, pengujian, hingga pelatihan pengguna.

2. Waktu pengembangan lebih lama

Pembuatan software khusus membutuhkan proses yang cukup panjang—mulai dari analisis kebutuhan, desain sistem, pengembangan bertahap, hingga uji coba dan iterasi. Jika bisnis Anda butuh solusi instan, pendekatan ini mungkin kurang tepat.

3. Ketergantungan pada tim pengembang

Keberhasilan dan kelangsungan software sangat bergantung pada vendor atau tim pengembang yang Anda pilih. Jika dokumentasi tidak lengkap atau pengembang tidak lagi tersedia, pemeliharaan dan pengembangan lanjutan bisa jadi kendala.

4. Pemeliharaan dan update jadi tanggung jawab internal

Berbeda dengan software jadi yang diurus vendor, custom software perlu Anda kelola sendiri.

Termasuk perbaikan bug, pembaruan fitur, dan penyesuaian terhadap perubahan teknologi. Ini membutuhkan tim IT internal atau kerja sama jangka panjang dengan pengembang.

5. Risiko over-engineering

Tanpa perencanaan dan pengelolaan yang tepat, custom software bisa menjadi terlalu kompleks, mahal, atau menyimpang dari kebutuhan awal. Proyek juga rawan molor atau tidak selesai sesuai ekspektasi jika tidak dikelola secara agile dan iteratif.

Baca Juga: Tips & Cara Memilih Vendor Custom Enterprise Software

Mekari Officeless, satu platform untuk prebuilt & custom software

Sebelum memilih antara prebuilt software dengan custom software, bisnis perlu mempertimbangkan keseimbangan antara kebutuhan spesifik, urgensi implementasi, anggaran yang tersedia, serta seberapa besar fleksibilitas dan skalabilitas yang dibutuhkan dalam jangka panjang.

Prebuilt software ideal bagi perusahaan yang butuh solusi cepat, stabil, dan hemat di awal.
Custom software lebih cocok untuk organisasi yang menginginkan solusi unik, terintegrasi, dan mampu beradaptasi dengan pertumbuhan maupun kompleksitas bisnis di masa depan.

Mekari Officeless menawarkan fleksibilitas penuh bagi perusahaan Indonesia dalam membangun sistem digital internal.

Platform ini menyediakan solusi prebuilt software untuk kebutuhan umum dan jasa custom software development untuk kebutuhan yang lebih kompleks; semuanya berbasis pendekatan low code no code.

Beberapa use case yang bisa dikembangkan melalui Mekari Officeless, antara lain:

Sistem Manajemen K3 (HSE): Pantau kepatuhan, insiden, dan inspeksi keselamatan secara sistematis.
Software e-Procurement: Permudah proses pengadaan barang dan jasa dengan approval otomatis.
Integrated Workplace Management System (IWMS): Kelola ruang, fasilitas, dan aset secara terpusat dan efisien.
Facility Management: Otomatiskan pemeliharaan dan pelaporan kondisi aset secara real-time.
Visitor Management System: Kelola kunjungan tamu secara digital dan aman.

Perusahaan dapat mengembangkan sistem secara mandiri melalui platform low code no code yang intuitif dan tanpa coding berat, atau memilih menggunakan jasa custom software dari Mekari Officeless sesuai kebutuhan.

Referensi

BiPlus. ‘’Ready-made vs. Custom software: 7 minutes to know which is best for your business’’
Stratoflow. ‘’Off the Shelf vs Custom Software: Pros & Cons + Examples’’