Workflow Builder: Cara Membuat Automasi & Integrasi Sistem

Banyak perusahaan masih melakukan pekerjaan lintas tim dengan komunikasi terpisah, seperti email atau spreadsheet. Pola ini menciptakan munculnya fragmentasi informasi dan menimbulkan ketidakjelasan status pekerjaan setiap tim.

Ketika volume proses meningkat, perubahan alur kerja biasanya tergantung pada intervensi teknis. Akibatnya, penyesuaian operasional berjalan lambat terhadap kebutuhan bisnis serta keterlambatan eksekusi.

Sebagai respons masalah tersebut, perusahaan modern mulai mengadopsi workflow builder untuk membangun orkestrasi proses kerja yang terpusat dan memastikan eksekusi operasional berjalan secara konsisten. 

Apa itu workflow builder

Workflow Builder adalah tools berbasis visual, sering kali menggunakan antarmuka drag-and-drop, yang memungkinkan pengguna merancang, memvisualisasikan, dan mengotomatiskan alur kerja serta proses bisnis tanpa perlu menulis kode kompleks. Alat ini memetakan urutan tugas dan keputusan antar tim untuk menghasilkan eksekusi proses yang lebih terstruktur.

Tanpa automated workflow builder, perusahaan berpotensi menghadapi berbagai dampak operasional, yaitu:

• Ratusan jam kerja terbuang sia-sia.
• Keterlambatan proses kerja yang mengakibatkan pembekakan anggaran.
• Laju inovasi tertinggal jauh dari kompetitor.
• Produktivitas menurun karena sistem kerja yang terfragmentasi.

Bentuk workflow builder yang diimplementasikan dalam bisnis tersedia dalam dua model berbeda, yakni cloud-based (SaaS), software yang dikelola penyedia server dan diakses melalui internet, sehingga perusahaan tidak perlu mengelola infrastruktur.

Sementara itu, pada model on-premise, aplikasi diinstal dan dijalankan pada server internal, sehingga kontrol sistem dan data harus dilakukan secara berkala oleh tim IT perusahaan.

Secara teknis, workflow builder modern umumnya berupa alat visual dengan sistem low-code/no-code yang memungkinkan pengguna merancang proses bisnis melalui tahapan antarmuka grafis seperti drag-and-drop. 

Platform ini juga mendukung integrasi AI, menghubungkannya dengan aplikasi pihak ketiga, kustomisasi logika bisnis, serta pengelolaan alur kerja terotomasi dalam lingkungan operasional. 

Bagaimana workflow builder membantu pekerjaan tim 

Workflow builder dapat menyimpan proses dokumentasi dari awal hingga selesai dalam bentuk data operasional. Setiap langkah, durasi dan pihak terkait terdokumentasi secara digital, memungkinkan perusahaan untuk dapat analisis pola kerja. 

Berperan sebagai pusat informasi operasional terkait perencanaan dan pengendalian beban kerja, berikut beberapa kapabilitas workflow builder dalam membantu pekerjaan tim terstruktur: 

• Visualisasi alur tugas: Setiap tugas dapat divisualisasikan sehingga manajemen dapat mengidentifikasi pekerjaan yang menumpuk.
• Analisis waktu tugas: Sistem dapat mencatat waktu penyelesaian tiap aktivitas operasional. 
• Analisis hambatan proses: Sistem dapat menunjukan proses operasional yang membutuhkan waktu lebih lama dan menimbulkan hambatan. 
• Simulasi beban kerja: Manajemen dapat memprediksi dampak terkait penugasan tambahan atau proyek baru sebelum diimplementasikan. 
• Monitoring real-time: Informasi real-time terkait status pekerjaan secara berkelanjutan. 
• Mengatur prioritas: Penyusunan urutan kerja berdasarkan urgensi dan kapasitas waktu. 

Baca Juga: 7 AI & Workflow Automation SaaS Terbaik

Contoh use case workflow builder untuk tiap divisi 

1. Manajemen alur panggilan

Pengelolaan panggilan pelanggan umumnya memerlukan distribusi yang konsisten agar tidak menimbulkan antrian berlebih pada agen tertentu. 

Workflow builder dapat mengatur alur komunikasi yang masuk, memudahkan tim mencatat setiap interaksi dan menindaklanjuti sesuai prosedur. 

Kegunaan workflow builder pada manajemen alur panggilan, yaitu:

• Membuat alur panggilan berdasarkan kebutuhan pelanggan atau ketersediaan agen.
• Mencatat hasil panggilan dan proses tindak lanjut dengan trigger otomatis.
• Menangani lonjakan volume panggilan pada jam sibuk. 

2. Pengelolaan alur kerja AI

Implementasi sistem berbasis AI membutuhkan koordinasi antar model, data dan proses agar berjalan sebagai satu alur operasional. Workflow builder berperan dalam mengelola alur kerja AI sehingga eksekusi dapat berlangsung transparan dan terkontrol. 

Kegunaan workflow builder pada pengelolaan alur kerja AI, yaitu:

• Integrasi model machine learning dan pipeline data ke dalam alur kerja otomatis.
• Memicu proses AI berdasarkan data atau kondisi tertentu.
• Pemantauan proses kerja AI secara visual dan transparan.

3. Otomatisasi proses HR

Proses operasional HR umumnya melibatkan banyak tahapan persetujuan dan dokumentasi berulang. Workflow builder memastikan setiap tahapan dapat berjalan sesuai kebijakan perusahaan.

Kegunaan workflow builder pada otomatisasi proses HR, yaitu:

• Mengotomatiskan tugas berulang dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Memperbarui alur kerja melalui visual interface drag-and-drop tanpa perlu membuat kode. 
• Terintegrasi dengan sistem HRIS, memudahkan pertukaran data berjalan konsisten.
• Transformasi proses bisnis melalui workflow otomatis dan terintegrasi sehingga alur kerja lebih terstruktur. 
• Mengotomatiskan aktivitas HR, pengajuan cuti atau lembur yang otomatis tercatat dengan Google Calendar.
• Kemudahan proses tanda tangan pada kontrak karyawan atau rekrutmen pada dokumen digital.
• Otomatisasi pembuatan sales order dan invoice pada sistem akuntansi yang terintegrasi.

4. Otomatisasi layanan pelanggan

Layanan pelanggan umumnya membutuhkan alur kerja yang responsif agar setiap permintaan dapat direspon secara konsisten. Workflow builder membantu tim dalam mengelola tiket dan interaksi dalam satu alur operasional yang terstruktur.

Kegunaan workflow builder pada otomatisasi layanan pelanggan, yaitu:

• Prioritas, penugasan, penutupan tiket otomatis berdasarkan tingkat urgensi. 
• Integrasi dengan sistem CRM untuk pembaruan dan pelacakan tugas secara real-time.
• Konfigurasi alur kerja yang dapat diskalakan dengan pertumbuhan jumlah pelanggan. 

Manfaat penggunaan workflow builder 

Workflow builder memberikan berbagai manfaat dalam standarisasi proses dan koordinasi lintas tim di perusahaan, yaitu: 

• Mengurangi pekerjaan manual: Otomatisasi tugas berulang dalam aktivitas operasional harian, menghasilkan proses kerja yang lebih konsisten dan terukur.
• Standarisasi proses: Menetapkan urutan kerja yang konsisten di seluruh tim berdasarkan putusan yang disepakati. 
• Mengurangi risiko: Otomatisasi alur kerja untuk mengurangi risiko kesalahan input sekaligus menjaga integritas data dan alur kerja yang konsisten. 
• Meningkatkan kolaborasi antar tim: Kejelasan peran di setiap proses dan notifikasi otomatis agar koordinasi dan komunikasi antar tim lebih terarah. 
• Alur kerja bagi tim non-teknis: Platform antarmuka tanpa kode membuat alur kerja dapat disesuaikan secara mandiri, mengurangi ketergantungan pada tim teknis. 

Baca Juga: 5 Cara Menentukan Target Penjualan dengan Metode SMART

Cara memilih workflow builder untuk perusahaan

Perusahaan perlu memahami kapabilitas yang dimiliki workflow builder mampu berjalan sesuai dengan kebutuhan operasional dan perkembangan bisnis. Berikut cara memilih workflow builder untuk perusahaan:

1. Visual interface

Fitur drag-and-drop memungkinkan pengguna untuk dapat merancang alur kerja tanpa memiliki keahlian non-teknis sehingga penyesuaian dapat dikonfigurasi. 

Selain itu, fitur ini juga mendukung visibilitas penuh dan kolaborasi pekerjaan lintas departemen, dan menyesuaikannya dengan kebutuhan operasional.

2. Sinkronisasi data

Workflow builder dapat mencegah ketidaksesuaian informasi di berbagai sumber. Otomatis menyelaraskan berbagai data pada formulir, dashboard, dan sistem eksternal.

Sinkronisasi lintas sistem memastikan dokumentasi catatan selalu diperbarui untuk menjaga akurasi operasional serta visibilitas antar departemen. 

3. Template siap pakai

Memungkinkan pengguna untuk menggunakan komponen siap pakai untuk menambah fitur, integrasi layanan, atau membangun element tanpa coding (no code) yang kompleks. 

Template siap pakai menstandarisasi alur kerja HR, IT dan tim operasional agar pelaksanaan proses tetap berjalan konsisten.

4. Trigger multi-channel

Atur workflow secara otomatis dari berbagai sumber, seperti event sistem, api call, webhook, scheduler, function, atau dedicated job. 

Meningkatkan respons terhadap pembaruan real-time antar departemen dan meminimalkan keterlambatan dari tindakan manual. 

Rekomendasi workflow builder untuk perusahaan di Indonesia

Mekari Officeless merupakan business app builder yang memiliki fitur workflow builder yang berfungsi sebagai pusat pengendali sekaligus penghubung dalam automasi dan integrasi proses bisnis. Alur berjalan berdasarkan trigger dan action yang dikonfigurasi secara terstruktur.

Mekari Officeless mampu memberikan high-impact pada bisnis, di antaranya: 

• Otomasi dan integrasi sistem lebih praktis dengan minim coding.
• Integrasi tanpa batas dengan menghubungkan berbagai sistem untuk melancarkan proses bisnis, mulai dari operasional hingga pengambilan keputusan strategis.
• Pengembangkan solusi digital terintegrasi melalui konfigurasi tanpa beban teknis yang kompleks
• Konfigurasi workflow terstruktur untuk mendukung penerapan otomatisasi di berbagai departemen melalui pengaturan berbasis aturan proses. 

Konsultasikan proses implementasikan workflow builder yang spesifik sesuai kebutuhan Anda dengan Mekari Officeless dan selaraskan sistem operasional sekaligus jaga konsistensi alur kerja dalam proses bisnis.

Referensi

Larksuite. “Workflow Builder: Apa Itu, Cara Kerjanya & Alat Terbaik”

Asana. “Workflow builder”