Procurement Strategic Sourcing: 8 Elemen, Tahapan, Cara

Mekari Insight

Dengan strategic sourcing, perusahaan bisa menekan biaya tanpa mengorbankan kualitas, sambil membangun hubungan jangka panjang dengan supplier.
Langkahnya jelas: analisis pengeluaran, riset pasar, evaluasi supplier, lalu eksekusi data-driven
Terapkan strategi sourcing lebih cepat dan terukur dengan Mekari Expense & Mekari Officeless, bantu tim procurement lebih lincah, hemat waktu, dan makin strategis.

Apakah ada cara untuk menekan biaya pengadaan, namun tetap menjaga kualitas dan kestabilan rantai pasok? Strategic sourcing jawabannya.

Tidak hanya mencari harga termurah, namun bagaimana caranya berbelanja yang lebih cerdas, terarah, dan selaras dengan tujuan bisnis.

Panduan ini akan membahas elemen penting, tahapan, dan cara menyusun strategi sourcing yang efisien, menciptakan hubungan yang lebih solid dengan supplier.

Memahami procurement strategic sourcing & tujuannya

Strategic sourcing adalah pendekatan dalam procurement yang dilakukan dengan cara yang sistematis: menganalisis data pembelian, membandingkan pemasok, dan melihat kebutuhan bisnis secara menyeluruh.

Tujuannya untuk menekan biaya total, menjaga kualitas, membangun hubungan baik dengan pemasok, mengurangi risiko, dan memastikan kepatuhan regulasi, dengan fokus pada efisiensi dan strategi jangka panjang perusahaan.

Apa saja manfaatnya?

Mengurangi risiko hukum dan menjaga reputasi
Mendorong ide-ide baru, produk yang lebih oke, atau proses yang lebih efisien
Proses procurement lebih ramping, hemat waktu dan biaya admin
Lebih ramah lingkungan
Visibilitas lebih jelas soal supply chain, lebih mudah atur strategi dan anggaran

Baca Juga: 8 Langkah Strategi Procurement & Jenisnya

8 tahapan & elemen yang terlibat dalam procurement sourcing strategy

Berikut 8 elemen kunci yang biasanya jadi fondasi dalam procurement sourcing strategy:

1. Analisis pengeluaran (spend analysis)

Langkah pertama adalah memahami pola pengeluaran organisasi secara mendalam. Tujuannya adalah menemukan peluang penghematan, konsolidasi pembelian, dan posisi negosiasi yang lebih kuat.

Banyak perusahaan kini bahkan menggunakan AI untuk memprediksi harga bahan baku yang cenderung naik dalam 3 bulan ke depan, agar tim procurement bisa beli lebih awal dengan harga lebih murah.

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

2. Manajemen hubungan pemasok (supplier relationship management)

Tidak hanya sekadar beli-putus, tapi menjalin kemitraan jangka panjang yang terbuka dan saling menguntungkan.

Hubungan yang baik bisa membuka akses ke prioritas pengiriman, diskon loyalitas, atau bahkan pengembangan produk bersama.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

3. Manajemen risiko (risk management)

Supply chain rentan mengalami gangguan—mulai dari keterlambatan sampai pemasok gulung tikar. Maka dari itu, penting untuk punya rencana mitigasi.

Dengan AI dan sistem monitoring real-time, perusahaan bisa mendeteksi dan merespons potensi risiko sebelum benar-benar terjadi melalui berita, tren sosial media, dan laporan keuangan.

Baca Juga: Manajemen Risiko Perusahaan: Strategi, Manfaat, dan Tantangan

4. Optimasi proses (process optimization)

Banyak proses sourcing dalam pengadaan yang masih manual dan makan waktu, padahal bisa diotomatisasi.

Otomatisasi tugas-tugas rutin seperti pembuatan PO, proses invoice, hingga onboarding pemasok lewat RPA (robotic process automation) bisa buat tim procurement lebih fokus pada hal strategis.

5. Riset pasar (market research / market intelligence)

Memahami tren industri dan kondisi pasar sangat krusial agar keputusan sourcing tetap kompetitif. Dengan memahami kondisi pasar, perusahaan bisa tahu kapan waktu terbaik untuk membeli, siapa supplier alternatif, dan bagaimana posisi mereka dibanding pesaing.

6. Pemilihan & negosiasi pemasok (sourcing and negotiation)

Ini inti dari strategi sourcing: menemukan, mengevaluasi, dan memilih pemasok terbaik.

Tapi jangan lupa, negosiasi yang baik tidak selalu soal harga—melainkan juga kualitas, lead time, kapasitas produksi, dan nilai tambah lainnya. Proses ini harus berbasis data dan strategi.

7. Perencanaan kategori (category profiling)

Mengelompokkan kebutuhan pengadaan ke dalam kategori membuat proses jadi lebih terstruktur dan terukur. Ini bantu bikin strategi sourcing yang lebih fokus dan sesuai kebutuhan tiap divisi atau unit bisnis.

Contohnya, perusahaan memisahkan pengadaan antara hardware (laptop, server) dan software (tools lisensi) agar strategi sourcing-nya bisa disesuaikan per jenis.

8. Pemantauan kinerja pemasok (supplier performance monitoring)

Tracking performa pemasok secara berkala: apakah mereka tepat waktu, kualitasnya konsisten, cepat tanggap, dll. Ini bantu membuat keputusan retensi atau evaluasi ulang kontrak.

Misalnya, sistem procurement mencatat bahwa vendor A sering telat kirim >3 hari. Hasil ini digunakan sebagai dasar negosiasi ulang kontrak atau cari alternatif vendor.

Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

Perbedaan strategic sourcing vs procurement tradisional

Meski sama-sama berperan dalam proses pengadaan barang dan jasa, strategic sourcing dan procurement tradisional memiliki pendekatan yang sangat berbeda.

Aspek	Procurement Tradisional	Strategic Sourcing
Fokus utama	Harga terendah	Nilai jangka panjang (biaya, kualitas, inovasi, risiko, dll)
Orientasi waktu	Jangka pendek (transaksional)	Jangka panjang (strategis dan berkelanjutan)
Pemilihan supplier	Berdasarkan relasi lokal, rekomendasi, atau harga	Berdasarkan riset pasar, data performa, dan evaluasi menyeluruh
Hubungan dengan supplier	Sifatnya formal dan reaktif	Kolaboratif, terbuka, dan proaktif
Faktor pertimbangan	Harga	Kualitas, layanan, kepatuhan, risiko, inovasi
Pengelolaan risiko	Minim (jarang diperhitungkan)	Diantisipasi sejak awal, ada backup plan & monitoring
Teknologi & data	Manual atau spreadsheet	AI, dashboard real-time, otomatisasi
Peran SLA (service level)	Umumnya tidak ada atau minim	Ditetapkan secara jelas dan dievaluasi berkala

Manfaat strategic sourcing dalam procurement

Strategic sourcing bukan sekadar metode pengadaan barang dan jasa, tapi pendekatan strategis yang berdampak besar terhadap efisiensi, resiliensi, dan pertumbuhan jangka panjang. Berikut berbagai manfaat utamanya:

1. Penghematan biaya yang signifikan

Strategic sourcing membantu mengoptimalkan pengeluaran melalui negosiasi yang lebih baik, konsolidasi vendor, dan pemilihan pemasok dengan nilai terbaik—bukan hanya harga murah. Ini berdampak langsung pada profit perusahaan.

Baca Juga: Biaya Pengadaan dan 10 Strategi Cost Reduction dalam Procurement

2. Manajemen risiko yang lebih kuat

Dengan pendekatan strategis, perusahaan bisa mengantisipasi risiko dari berbagai sisi—bukan hanya aspek legal atau keuangan, tapi juga:

Risiko geopolitik (perubahan kebijakan perdagangan)
Gangguan rantai pasok (bencana alam, pandemi)
Ketidakstabilan finansial supplier
Risiko keamanan data (cybersecurity)

3. Hubungan yang lebih baik dengan supplier

Alih-alih hubungan transaksional, strategic sourcing mendorong kemitraan jangka panjang yang transparan dan saling menguntungkan. Ini termasuk:

SLA (service level agreement) yang jelas
Review performa berkala
Proses penyelesaian konflik yang adil

4. Inovasi yang didorong oleh supplier

Dengan membuka ruang kolaborasi, perusahaan bisa memanfaatkan pengetahuan supplier untuk:

Mengembangkan produk baru
Meningkatkan efisiensi produksi
Menyesuaikan proses sesuai tren pasar

5. Efisiensi operasional

Otomatisasi dan teknologi dalam strategic sourcing mempercepat alur pengadaan: mulai dari e-procurement, analisis data, sampai dashboard performa supplier real-time. Proses jadi lebih ramping dan cepat, sambil tetap transparan.

6. Kepatuhan dan tata kelola yang lebih baik

Strategic sourcing memastikan bahwa semua supplier:

Mematuhi regulasi dan etika bisnis
Menyediakan dokumen dan bukti audit
Menjalankan bisnis yang ramah lingkungan

7. Dukungan terhadap keberlanjutan (sustainability)

Sourcing strategy yang kuat juga memperhitungkan dampak lingkungan dan sosial. Misalnya dengan:

Memilih supplier dengan sertifikasi ramah lingkungan
Mempromosikan circular economy
Menghindari praktik kerja paksa dalam rantai pasok

8. Visibilitas dan kontrol yang lebih baik

Dengan data yang terpusat dan analytics yang mendalam, tim procurement dan keuangan bisa melihat secara real-time:

Siapa supplier terbaik?
Mana yang berisiko tinggi?
Kategori pengeluaran mana yang membengkak?

Ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat, akurat, dan berbasis data.

Contoh strategic sourcing dalam proses procurement

Berikut adalah beberapa contoh strategic sourcing dalam proses procurement untuk mendukung tujuan bisnis:

1. Pemilihan pemasok berdasarkan lokasi strategis dan kemudahan logistik

Perusahaan manufaktur global sering memilih supplier yang dekat dengan lokasi pabrik untuk menekan biaya dan waktu pengiriman.

Dengan memperhitungkan faktor transportasi dan infrastruktur lokal, perusahaan bisa mengurangi risiko keterlambatan dan meningkatkan efisiensi operasional.

2. Pemenuhan standar dan sertifikasi untuk kepatuhan (compliance)

Strategic sourcing melibatkan seleksi pemasok yang sudah memiliki sertifikasi tertentu (misalnya ISO, halal, REACH, atau sertifikasi lokal seperti SNI) demi memastikan produk sesuai regulasi dan standar kualitas yang berlaku.

3. Membangun rantai pasok yang berkelanjutan

Sourcing tidak hanya fokus pada profit, tapi juga prinsip keberlanjutan. Ini mencakup memilih produk dengan label Fair Trade, bahan daur ulang, atau supplier yang memiliki kebijakan ESG (environmental, social, governance).

4. Diversifikasi sumber untuk mengurangi risiko geopolitik

Jika sebelumnya perusahaan hanya mengandalkan satu negara sebagai sumber produk, strategic sourcing mendorong diversifikasi untuk meminimalkan dampak jika terjadi ketegangan politik atau bencana.

5. Perencanaan darurat melalui supplier cadangan

Strategic sourcing menyiapkan backup supplier untuk komponen penting yang rentan gangguan. Ini termasuk memperhatikan isu seperti fluktuasi kurs, tarif impor, atau krisis pengiriman.

6. Kolaborasi supplier untuk strategi branding

Strategic sourcing juga bisa menyentuh aspek branding dan pemasaran. Misalnya, Intel bermitra dengan berbagai produsen komputer agar mereka menampilkan logo “Intel Inside” di produknya, yang sekaligus memperkuat citra merek Intel di pasar.

Baca Juga: Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Cara menerapkan procurement sourcing strategy dalam proses pengadaan

Penerapan sourcing strategy dalam procurement menciptakan proses yang terstruktur, adaptif, dan selaras dengan tujuan bisnis. Berikut langkah-langkah strategisnya:

1. Identifikasi peluang strategic sourcing

Mulai dengan mengelompokkan pembelian berdasarkan kategori barang/jasa—misalnya IT, operasional kantor, atau produksi. Hal ini dilakukan untuk menemukan area dengan peluang penghematan, konsolidasi vendor, dan leverage negosiasi lebih tinggi.

Lanjutkan dengan analisis pengeluaran: seberapa besar total spend, frekuensi pembelian, nilai per transaksi, serta urgensi atau kritikalitas item.

2. Analisis pasar dan identifikasi pemasok potensial

Lakukan riset pasar untuk memahami kondisi pasokan, tren harga, dan peta persaingan. Kumpulkan data dari berbagai sumber: database industri, pameran dagang, referensi, hingga supplier mapping tools.

Evaluasi supplier berdasarkan:

Stabilitas finansial
Reputasi dan rekam jejak
Kualitas produk/jasa
Ketepatan pengiriman dan fleksibilitas logistik
Kepatuhan terhadap regulasi (misal: ISO, SNI)

3. Kembangkan strategi sourcing

Susun strategi pengadaan yang mencerminkan kebutuhan spesifik bisnis. Tentukan metode yang digunakan (RFI, RFP, RFQ, atau e-auction), kriteria evaluasi (misalnya: cost, quality, sustainability), dan strategi lotting jika diperlukan.

Hal yang perlu dipertimbangkan:

Apakah sourcing dilakukan sentral atau terdesentralisasi?
Apakah supplier akan dikelola secara regional atau global?
Apakah aspek keberlanjutan dan etika sudah diperhitungkan?

4. Lakukan proses RFx dan analisis proposal pemasok

Kirim dokumen RFI/RFP/RFQ, kelola komunikasi dengan supplier secara transparan, dan siapkan sistem penilaian proposal secara objektif. Gunakan tools seperti scorecard berbasis bobot nilai, yang mengukur faktor teknis, komersial, dan keberlanjutan.

Anda bisa sediakan sesi klarifikasi (bisa secara tertulis atau presentasi langsung) untuk menggali lebih dalam proposal dari vendor terpilih.

5. Negosiasi dan seleksi pemasok

Negosiasi tidak hanya soal harga, tapi juga jaminan kualitas, ketentuan SLA, jadwal pengiriman, fleksibilitas volume, hingga dukungan after-sales.

Libatkan stakeholder lintas departemen (keuangan, operasional, legal) untuk memastikan keputusan akhir mendukung strategi dan kebutuhan organisasi secara keseluruhan.

6. Implementasi dan manajemen kontrak

Setelah supplier dipilih, susun dan tandatangani kontrak formal. Libatkan tim legal untuk memastikan semua klausul jelas dan aman secara hukum. Pastikan kontrak mencakup ruang untuk evaluasi, perpanjangan, atau terminasi jika perlu.

Sosialisasikan ke user unit agar seluruh proses pengadaan mengikuti kontrak yang berlaku (contract compliance).

7. Monitoring kinerja dan perbaikan berkelanjutan

Gunakan KPI untuk menilai performa supplier secara berkala (contoh: OTIF – on time in full, kualitas produk, respons layanan). Buat review rutin dan ruang diskusi dua arah agar hubungan tetap sehat dan produktif.

Lakukan perbaikan strategi bila ditemukan ketidaksesuaian: bisa dengan renegosiasi, diversifikasi supplier, atau evaluasi ulang model sourcing yang digunakan.

Rekomendasi software procurement untuk bantu terapkan sourcing strategy

Menerapkan procurement sourcing strategy bukan sekadar soal strategi dan negosiasi, tapi juga soal bagaimana prosesnya bisa dijalankan secara efisien, cepat, dan akurat.

Di sinilah software procurement berperan penting. Tanpa bantuan sistem digital, proses ini berisiko menjadi lambat, tidak terukur, dan rawan kesalahan.

Untuk perusahaan yang ingin mulai menerapkan strategic sourcing dengan cepat dan praktis, Mekari Expense bisa menjadi solusi ideal. Sebagai software expense management siap pakai (ready to use), Mekari Expense membantu:

Melakukan spend analysis otomatis berdasarkan kategori dan vendor
Mempermudah vendor management untuk mendukung strategi sourcing
Mengelola invoice, approval, dan seluruh proses purchasing secara digital dan terpusat

Namun, jika perusahaan Anda bergerak di sektor yang lebih kompleks dan membutuhkan sistem pengadaan yang lebih fleksibel dan sesuai kebutuhan industri, maka Mekari Officeless adalah pilihan yang tepat.

Sebagai software e-procurement custom, Officeless mendukung: