Panduan Integrasi Aplikasi Enterprise: Cara Kerja & Use Case

Perusahaan enterprise biasanya sudah memiliki semua aplikasi yang mereka butuhkan. Setiap bulan, biaya langganan terus berjalan, namun tidak semua fitur benar-benar digunakan secara maksimal. 

Proses masih terpisah-pisah, data tidak sinkron, dan potensi otomatisasi belum dimanfaatkan. Padahal, bila semua aplikasi enterprise saling terintegrasi, peluang efisiensi dan produktivitas akan meningkat secara signifikan. 

Sayangnya, tidak semua perusahaan tahu bagaimana memulai proses integrasi ini. Nah, artikel ini akan membahas cara kerja integrasi aplikasi enterprise, manfaatnya, serta berbagai use case yang bisa diterapkan untuk bisnis Anda.

Apa itu integrasi aplikasi enterprise 

Integrasi aplikasi enterprise adalah teknologi di mana berbagai aplikasi bisnis, yang biasanya digunakan oleh departemen berbeda, bisa saling terintegrasi dan bertukar data secara otomatis. 

Anda tidak perlu repot mengubah database atau coding dari awal. Cukup integrasikan aplikasinya, dan data akan mengalir di antara sistem yang berbeda. 

Dengan integrasi ini, Anda bisa mempercepat alur kerja, menghindari duplikasi data, dan memaksimalkan investasi dari semua software yang digunakan. 

Baca Juga: 10 Aplikasi Enterprise yang Wajib Diketahui Perusahaan & Rekomendasinya

Manfaat dan pentingnya integrasi aplikasi enterprise

Integrasi aplikasi enterprise menyatukan data penting yang terpisah-pisah secara otomatis. Hal ini tentunya membawa banyak manfaat, seperti: 

1. Menghilangkan sekat data (data silos)

Dengan menghubungkan semua sistem yang ada, integrasi membuat data bisa diakses dari mana saja, tanpa harus pindah-pindah aplikasi atau menyalin data secara manual. 

Tim Anda bisa melihat data yang sama, kapan pun dibutuhkan, meskipun bekerja di departemen berbeda.

2. Meningkatkan kualitas dan konsistensi data

Ketika aplikasi saling terhubung, data yang masuk akan otomatis tersinkronisasi. Anda tidak lagi menghadapi data yang dobel, salah input, atau tidak ter-update.

Informasi menjadi lebih akurat dan mudah dipahami, sehingga memudahkan kolaborasi dan mendukung pengambilan keputusan berbasis data.

3. Operasional lebih efisien

Proses bisnis berjalan lebih cepat dan otomatis dengan integrasi. Proses kerja manual yang tadinya memakan banyak waktu, kini bisa selesai hanya dengan beberapa klik. 

4. Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Dengan sistem yang saling terhubung, tim layanan pelanggan, penjualan, hingga marketing bisa mengakses informasi yang sama secara real-time, untuk kemudian memberikan layanan lebih cepat dan personal. 

Pelanggan tidak perlu mengulang informasi, dan staf Anda bisa langsung menindaklanjuti setiap permintaan dengan efisien.

5. Mengurangi biaya operasional

Karena kerja tim jadi lebih efisien dan proses makin otomatis, Anda bisa mengurangi beban kerja manual dan menekan biaya tambahan. Bahkan sistem lama pun bisa ikut terintegrasi tanpa perlu dibongkar total, hemat waktu dan biaya IT. 

Cara kerja & jenis integrasi aplikasi enterprise

Ada beberapa cara untuk menghubungkan aplikasi-aplikasi enterprise. Pilihannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan struktur sistem yang Anda miliki.

1. Enterprise Service Bus (ESB)

Konsepnya seperti ada jalur utama tempat semua aplikasi saling bertukar data. Setiap aplikasi cukup “naik ke bus” ini untuk berkomunikasi dan bertukar data. 

Metode ini cocok untuk perusahaan dengan banyak sistem dan kebutuhan integrasi yang kompleks, termasuk microservices dan cloud.

2. Hub-and-Spoke

Model ini bekerja dengan satu titik pusat (hub) yang menjadi pengatur komunikasi ke aplikasi-aplikasi lain (spoke). Hub bertugas menyampaikan dan mengatur aliran data antar sistem. 

3. Middleware

Middleware adalah software perantara yang menghubungkan satu aplikasi dengan aplikasi lainnya. 

Dalam perusahaan, middleware bisa digunakan untuk mengintegrasikan sistem CRM dengan platform lain seperti email marketing atau database pelanggan, tanpa perlu mengubah coding dalam masing-masing aplikasi.

4. Point-to-Point Integration (P2P)

Jenis integrasi ini langsung menghubungkan dua aplikasi saja. Cocok untuk integrasi yang sederhana dan spesifik, misalnya menghubungkan sistem absensi dengan aplikasi payroll. 

Meski cepat dan praktis, pendekatan ini kurang fleksibel jika jumlah aplikasi semakin banyak.

Baca Juga: Custom ERP: Kembangkan Software ERP sesuai Kebutuhan Bisnis

Contoh use case enterprise application integration

Dengan integrasi yang tepat, pekerjaan jadi lebih cepat, data lebih rapi, dan tim tidak perlu lagi pindah-pindah aplikasi untuk menyelesaikan tugasnya. Berikut beberapa contoh penerapannya di berbagai fungsi bisnis:

1. Otomatisasi penghitungan gaji dari data absensi

Tim HR sering kerepotan saat harus menghitung potongan gaji karena absensi yang tidak lengkap, misalnya, saat karyawan tidak mengisi presensi dan ternyata jatah cutinya sudah habis. Tanpa sistem yang terintegrasi, penghitungan unpaid leave seperti ini masih dilakukan manual, yang tentu makan waktu dan berisiko salah hitung.

Dengan integrasi antara sistem absensi dan penggajian, setiap ketidakhadiran otomatis tercatat dan langsung memicu perhitungan gaji yang sesuai. Begitu juga jika ada lembur, saat disetujui, sistem akan otomatis menghitung kompensasinya. Semua berjalan otomatis tanpa perlu dicek satu per satu.

Baca Juga: ERP & HRIS: Perbedaan Fungsi & Solusi Integrasi Antar Software

2. Otomatisasi proses deals di tim sales

Biasanya, tim sales harus memindahkan data leads secara manual dari satu sistem ke sistem lain. Hal ini bukan hanya bikin kerjaan jadi lambat, tapi juga berisiko terjadi kesalahan input.

Dengan integrasi, Anda bisa mengatur alur otomatis berdasarkan trigger tertentu. Misalnya, ketika status deal berubah di sistem CRM, data akan langsung diperbarui di sistem pipeline penjualan. 

Baca Juga: ERP & CRM: Perbedaan dan Solusi Integrasi Antar Software

3. Marketing campaign yang terhubung dan terjadwal

Tim marketing juga bisa terbantu dengan integrasi. Misalnya, saat ada update di CRM, sistem bisa langsung menjadwalkan campaign email, mengirim notifikasi ke tim, atau mengaktifkan proses persetujuan konten secara otomatis.

Contoh alur otomatis yang bisa dibuat:

• Menjalankan campaign otomatis berdasarkan jadwal atau aktivitas pengguna
• Mengirim notifikasi real-time ke email atau chat saat ada event penting
• Menentukan lead score dan mendistribusikan prospek ke tim sales
• Menyusun alur persetujuan konten dan anggaran
• Menghubungkan CRM, platform campaign, dan sistem lain agar data selalu sinkron

4. Integrasi antar ERP untuk onboarding karyawan

Beberapa perusahaan menggunakan lebih dari satu sistem ERP. Misalnya, HRIS Mekari Talenta dan platform tanda tangan digital dari Mekari Sign. Integrasi bisa membantu menyatukan keduanya.

Contohnya:

• Tim HR memasukkan data karyawan baru di Mekari Talenta
• Sistem otomatis membuat dan mengirim kontrak ke karyawan lewat Mekari Sign
• Karyawan menandatangani, dan dokumen langsung tersimpan di Mekari Talenta
• Tim HR mendapatkan notifikasi bahwa proses sudah selesai

Integrasi seperti ini membuat proses onboarding jauh lebih cepat dan praktis, tanpa perlu kirim dokumen satu per satu.

Baca Juga: Panduan Integrasi ERP: Metode, Cara Kerja, dan Contoh Use Case

5. Otomatisasi order processing di e-commerce

Ketika pelanggan melakukan pembelian di toko online, sistem yang terintegrasi bisa langsung:

• Mengurangi stok di gudang
• Mengirim data ke tim pengiriman
• Mengirim notifikasi ke pelanggan soal status pesanan

Dengan alur otomatis ini, pesanan bisa diproses lebih cepat dan pelanggan mendapatkan pengalaman yang lebih baik.

6. Kolaborasi tim marketing dan finance

Tim marketing dan keuangan sering memakai sistem yang berbeda. Tanpa integrasi, pembayaran vendor dan pengelolaan anggaran jadi lambat dan berantakan.

Dengan integrasi, pembayaran bisa dijadwalkan otomatis, dan semua invoice dari campaign langsung tercatat di sistem keuangan. 

7. Manajemen proyek yang lebih rapi dan terkoordinasi

Untuk proyek besar, integrasi bisa menyatukan sistem HR, manajemen proyek, dan keuangan. Anda bisa:

• Menjadwalkan tugas dan menetapkan penanggung jawab
• Memantau progres kerja dan anggaran
• Mengakses semua informasi proyek dalam satu dashboard

Dengan begitu, semua tim bisa bekerja lebih terarah, dan manajemen proyek jadi jauh lebih efisien.

Baca Juga: 15 Aplikasi Project Management: Gratis, Berbayar, Custom

Tantangan implementasi integrasi aplikasi enterprise

Meskipun integrasi aplikasi enterprise bisa membawa banyak manfaat, proses implementasinya tidak selalu mudah. 

Ada beberapa tantangan teknis dan operasional yang perlu diantisipasi agar integrasi berjalan lancar dan tidak menimbulkan masalah baru, di antaranya: 

1. Kompleksitas sistem yang berbeda-beda

Setiap aplikasi dalam perusahaan biasanya dibangun dengan teknologi, struktur data, dan cara kerja yang berbeda. Ada yang berbasis cloud, ada yang masih berjalan di server lokal. Format datanya pun bisa bermacam-macam, mulai dari spreadsheet, database SQL, hingga API modern.

Menyatukan semua sistem ini ke dalam satu alur kerja yang terhubung tentu bukan pekerjaan sederhana. Dibutuhkan waktu, tenaga ahli, dan perencanaan teknis yang matang agar integrasi tidak menimbulkan konflik atau error.

2. Sistem lama (legacy) yang sulit diintegrasikan

Banyak perusahaan masih menggunakan sistem lama yang sudah berjalan puluhan tahun. Masalahnya, sistem ini sering kali tidak dirancang untuk bisa terhubung dengan aplikasi modern. Bahkan, menghubungkan dua sistem lama saja bisa jadi tantangan besar.

Semakin tua dan banyak sistem yang digunakan, semakin besar pula usaha yang dibutuhkan untuk membuat semuanya bisa berkomunikasi. Kadang diperlukan middleware atau solusi khusus agar sistem lama tetap bisa dipakai tanpa menghambat integrasi.

3. Keterbatasan skalabilitas

Saat perusahaan bertumbuh, jumlah data dan volume transaksi pun meningkat. Jika platform integrasi tidak cukup fleksibel untuk menangani pertumbuhan ini, performa sistem bisa menurun drastis.

Platform cloud umumnya lebih mudah disesuaikan skalanya, walaupun tetap harus mempertimbangkan biaya. Namun jika perusahaan masih mengandalkan sistem on-premise, skalabilitas bisa menjadi hambatan besar yang perlu direncanakan sejak awal.

4. Risiko keamanan data

Integrasi membuka jalur pertukaran data antar sistem. Jika tidak dilengkapi pengamanan yang memadai, hal ini bisa membuka celah keamanan yang membahayakan perusahaan.

Setiap sistem yang terhubung harus dipastikan aman, dan proses integrasi harus mengikuti standar perlindungan data yang berlaku. Semakin kompleks sistem integrasinya, semakin besar juga tantangan dalam menjaga privasi dan keamanan data.

Rekomendasi EAI platform & system integrator

Mekari Officeless bisa menjadi pilihan platform yang tepat untuk Anda yang masih mencari cara untuk mengintegrasikan aplikasi enterprise. 

Sebagai platform integrasi atau workflow builder, Mekari Officeless memungkinkan Anda mengotomatiskan berbagai alur kerja, baik di dalam satu aplikasi maupun antar aplikasi yang berbeda. Mulai dari sinkronisasi data, approval otomatis, hingga pemicu tindakan berbasis kondisi tertentu, semua bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Mekari Officeless juga menyediakan custom solution, yang menyediakan jasa system integrator. Tim ahli siap membantu perusahaan membangun solusi kustom, menghubungkan sistem yang berbeda, dan menyusun alur kerja yang efisien lintas departemen maupun platform. 

Pelajari lebih lanjut Mekari Officeless dan temukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.