Order Management System: Fungsi, Manfaat, dan Software Terbaik

Mengelola pesanan dalam bisnis ritel sering kali penuh tantangan—mulai dari kesalahan dalam pengecekan stok hingga keterlambatan pengiriman. Tanpa sistem yang tepat, hal ini bisa merugikan bisnis. 

Order Management System (OMS) hadir untuk menyederhanakan proses tersebut, memungkinkan bisnis mengelola pesanan, stok, dan pengiriman dengan lebih efisien. 

Dalam artikel ini, Mekari akan bahas bagaimana OMS bisa menjadi solusi untuk meningkatkan operasi dan pengalaman pelanggan.

Baca Juga: 6 Contoh Penerapan Sistem ERP Pada Perusahaan

Apa itu order management system?

Order management adalah proses mengelola pesanan pelanggan dari awal hingga akhir—mulai dari pemesanan, pengecekan stok, pembayaran, hingga pengiriman dan layanan purna jual. 

Untuk mempermudah dan merapikan proses tersebut, bisnis menggunakan Order Management System (OMS). OMS adalah software yang mengotomatisasi dan menyatukan semua aktivitas order management dalam satu sistem terpusat. 

Dengan bantuan OMS, bisnis bisa memantau status pesanan secara real-time, meminimalkan kesalahan, mempercepat pengiriman, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Fitur order management system

Berikut fitur-fitur utama dari Order Management System (OMS) yang bekerja secara terintegrasi untuk menangani seluruh siklus pemesanan:

• Order collection dan entry: Menerima pesanan dari berbagai kanal dan memvalidasi data secara otomatis agar akurat dan konsisten.
• Order promising: Menampilkan estimasi waktu pengiriman atau pengambilan berdasarkan stok dan performa rantai pasok.
• Integrasi akuntansi: Mengirim data pesanan langsung ke sistem keuangan tanpa input manual, mempermudah pencatatan dan pelaporan.
• Database pelanggan: Menyimpan kontak dan riwayat transaksi pelanggan untuk mendukung layanan yang lebih personal.
• Manajemen inventaris: Menyediakan data stok real-time dan mengatur proses pengemasan dan pengiriman secara otomatis.
• Integrasi kanal penjualan: Menggabungkan data dari semua titik penjualan, termasuk transaksi lintas negara dan mata uang.
• Dukungan penjualan dan retur: Mempermudah retur dan penukaran barang dengan informasi produk yang selalu ter-update.

Baca Juga: Inventory Control: Pengertian, Fungsi, Metode, dan Manfaatnya

Manfaat order management system

OMS menyatukan semua aspek ini untuk menciptakan sistem yang lebih efisien, fleksibel, dan terintegrasi, yang pada akhirnya mendukung keberhasilan jangka panjang bisnis. 

• Meningkatkan penjualan online: Dengan info stok yang jelas dan perkiraan pengiriman yang akurat, pelanggan jadi lebih yakin untuk checkout. Hasilnya, konversi penjualan digital naik.
• Menekan biaya operasional: OMS bantu cari rute pengiriman paling hemat dan menyederhanakan proses retur. Juga mendukung layanan mandiri pelanggan, jadi biaya CS bisa ditekan.
• Buat pengalaman belanja lebih mulus: Pelanggan bisa cek status pesanan kapan saja, semuanya lebih transparan. Ini membuat mereka lebih puas dan cenderung kembali beli.
• Lebih fleksibel dalam pemenuhan pesanan: OMS memudahkan bisnis menyesuaikan sumber pengiriman, bahkan untuk ekspansi lintas negara. Jadi, makin banyak pilihan untuk pelanggan dan bisnis tetap efisien.
• Mudah dikembangkan dan scalable: OMS bisa disesuaikan dan ditingkatkan sesuai kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
• Kerja lebih cepat dan minim error: Proses otomatis membuat order bisa diproses tanpa banyak campur tangan manual, jadi kerja tim lebih efisien dan produktif.
• Kontrol stok yang lebih baik: Data stok selalu real-time, jadi bisa cepat tanggap saat permintaan naik atau barang mulai menipis—tidak kehabisan, tidak kelebihan.

Baca Juga: Strategi Cost Control & Contoh Penerapannya

Rekomendasi order management software terbaik

Masing-masing software ini memiliki fitur unggulan yang bisa membantu Anda mengelola pesanan dengan lebih mudah dan efisien.

1. Mekari SaaS terintegrasi

Mekari Qontak dan Mekari Jurnal memberikan solusi terintegrasi untuk memudahkan pengelolaan pesanan dan supply chain bisnis Anda.

Mekari Qontak adalah aplikasi CRM yang juga berfungsi sebagai order management system. Fitur-fitur unggulannya termasuk:

• Manajemen database 360° memberikantampilan lengkap tentang aktivitas pelanggan di semua saluran
• Manajemen prospek untuk menyimpan dan mengelola informasi leads, memudahkan tim untuk mengikuti dan mengonversi prospek menjadi pelanggan.
• Laporan analisis penjualan memberikan laporan penjualan yang bisa disesuaikan dan ditampilkan dalam dashboard interaktif untuk mempermudah analisis.
• Visualisasi sales pipeline mempermudah tim penjualan memantau tahapan setiap prospek dalam proses penjualan.
• Otomatisasi dokumen membuat dokumen otomatis dari template Word atau Spreadsheet, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan.
• Ticketing system mengelola permintaan pelanggan dengan sistem tiket yang memudahkan pemantauan dan penyelesaian masalah.
• Otomatisasi tugas tim mengotomatisasi tugas rutin, sehingga tim bisa fokus pada prioritas penting lainnya.

Mekari Qontak terintegrasi dengan software akuntansi dan supply chain management Mekari Jurnal, yang mengelola produk, inventaris, gudang, dan pemantauan pesanan secara real-time.

• Manajemen produk mengelola data produk dan stok yang terhubung langsung dengan pesanan di Mekari Qontak.
• Manajemen inventaris memantau stok real-time, memperbarui inventaris otomatis ketika pesanan diproses.
• Manajemen gudang mengatur lokasi barang dan pengiriman secara efisien, mempermudah proses fulfillment.
• Order tracking (fulfillment) memantau status pesanan dari penerimaan hingga pengiriman ke pelanggan.

2. JotForm

JotForm adalah platform pembuat formulir online yang memudahkan bisnis dalam mengelola pesanan. Dengan JotForm, Anda bisa membuat formulir pemesanan yang sesuai dengan gaya brand Anda. 

Sistem ini memungkinkan pelanggan untuk mengisi informasi seperti kontak, spesifikasi pesanan, dan informasi pengiriman, serta memudahkan Anda menerima pembayaran secara langsung. 

Fitur unggulan:

• Lebih dari 900 template formulir pemesanan yang bisa dikustomisasi.
• Dapat diterjemahkan ke lebih dari 100 bahasa
• Terhubung dengan lebih dari 40 pemroses pembayaran, seperti PayPal dan Stripe.
• Berbagi formulir lewat link, QR code, atau disematkan di halaman web.

Harga: Mulai dari $39/bulan

3. QuickBooks Online

Selain melacak pendapatan dan pengeluaran, QuickBooks juga memungkinkan Anda untuk mengelola saluran penjualan seperti Amazon, eBay, dan Shopify, serta mengontrol inventaris secara otomatis. 

Dengan QuickBooks, Anda bisa langsung menghubungkan sistem ini dengan rekening bank dan kartu kredit untuk kemudahan lebih lanjut dalam melacak transaksi.

Fitur unggulan:

• Menambahkan pajak penjualan otomatis pada faktur.
• Koneksi langsung ke rekening bank dan kartu kredit.
• Mengelola inventaris dengan menetapkan level pemesanan ulang dan membuat pesanan pembelian.
• Menyediakan laporan keuangan lengkap seperti laba rugi dan neraca.

Harga: Mulai dari $30/bulan

4. Linnworks

Linnworks adalah software yang sangat cocok buat bisnis e-commerce yang menjual di berbagai platform seperti Amazon, eBay, dan Shopify. Dengan Linnworks, Anda bisa mengelola stok barang secara real-time di berbagai saluran dan menghindari masalah kehabisan stok atau overstocking. 

Fitur otomatisasi seperti pembuatan pesanan pembelian dan penggabungan pesanan juga sangat membantu untuk menghemat waktu dan tenaga.

Fitur unggulan:

• Memberikan gambaran umum tentang produk terlaris dan stok yang hampir habis.
• Automasi tugas-tugas repetitif seperti membuat pesanan pembelian dan penggabungan pesanan.
• Visualisasi kinerja penjualan dan keuangan dari berbagai platform e-commerce.

Harga: Hubungi sales untuk harga

5. ShipStation

ShipStation adalah software yang didesain untuk mempermudah bisnis e-commerce dalam mengelola pengiriman dan pesanan. Dengan fitur pengiriman multi-kurir, Anda bisa memilih pengiriman terbaik untuk setiap pesanan. 

Selain itu, ShipStation menyediakan pelacakan pesanan real-time, yang memungkinkan pelanggan untuk memantau pengiriman mereka dengan mudah.

Fitur unggulan:

• Menyediakan pengiriman multi-kurir dengan berbagai penyedia pengiriman.
• Pelacakan pesanan real-time dan halaman pelacakan yang bisa disesuaikan dengan merek.
• Fitur manajemen inventaris untuk membantu melacak level stok.

Harga: Tersedia berbagai pilihan harga sesuai dengan volume pesanan dan kebutuhan bisnis.

6. Magento

Magento adalah platform e-commerce open-source yang menyediakan sistem manajemen pesanan untuk bisnis dengan berbagai ukuran. Magento memungkinkan penjual untuk mengelola pesanan dari berbagai saluran, menciptakan pengalaman konsisten untuk pelanggan di setiap titik. 

Selain fleksibilitasnya yang luar biasa, Magento juga mendukung berbagai metode pembayaran dan proses pengiriman, menjadikannya pilihan populer bagi bisnis yang ingin menyesuaikan platform mereka dengan berbagai kebutuhan.

Fitur unggulan:

• Pengelolaan pesanan yang dapat disesuaikan dengan berbagai jenis dan ukuran operasi.
• Integrasi dengan berbagai saluran penjualan untuk pengalaman yang konsisten di semua titik.
• Dukungan untuk berbagai metode pembayaran dan pengiriman.

Harga: Biaya berlangganan tersedia berdasarkan permintaan

7. Zoho Inventory

Zoho Inventory adalah software manajemen inventaris yang cocok untuk bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan pengelolaan stok dan pesanan yang efisien. 

Dengan Zoho Inventory, Anda bisa melacak stok secara real-time, mengelola pesanan dari berbagai saluran, dan mengotomatisasi proses pengiriman dan pelacakan. Software ini juga terintegrasi dengan berbagai platform e-commerce populer dan dapat membantu meminimalkan kesalahan dalam manajemen stok.

Fitur unggulan:

• Pelacakan stok real-time dan pengelolaan pesanan dari berbagai saluran.
• Integrasi dengan berbagai platform e-commerce seperti Shopify dan Amazon.
• Fitur pengelolaan pengiriman dan pelacakan otomatis untuk efisiensi operasional.

Harga: Mulai dari $39/bulan

Software retail management terintegrasi untuk bisnis ritel yang efisien

Kesimpulannya, untuk bisnis ritel yang ingin meningkatkan efisiensi dan mengelola pesanan secara lebih terorganisir, ekosistem software Mekari merupakan pilihan yang tepat. 

Dengan Mekari Qontak sebagai Order Management System yang terintegrasi, Anda dapat mengelola database pelanggan, prospek, penjualan, dan layanan pelanggan dengan mudah. 

Ditambah lagi, Mekari Jurnal membantu mengoptimalkan manajemen produk, inventaris, gudang, dan pelacakan pesanan, sehingga memastikan proses fulfillment berjalan lancar. 

Dengan solusi terintegrasi ini, bisnis ritel Anda dapat meningkatkan produktivitas dan memberikan pengalaman pelanggan yang konsisten di semua saluran.