Apa Itu Sistem Payroll? Manfaat, Proses, dan Cara Mengelolanya

Penggajian tampak sederhana, tetapi di balik tanggal gajian terdapat banyak data yang harus akurat, mulai dari kehadiran, lembur, cuti, tunjangan, potongan, hingga kewajiban pajak dan BPJS. Semakin banyak karyawan dan entitas, semakin besar risiko kesalahan jika proses ini dikelola secara manual.

Karena itu, memahami sistem payroll penting bagi tim HR, finance, dan pimpinan perusahaan. Artikel ini membahas pengertian, komponen, proses, dan manfaat sistem payroll, peran HRIS dalam mempercepat penggajian, serta cara memilih sistem yang sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Apa Itu Sistem Payroll?

Payroll adalah proses pengelolaan penggajian karyawan, mulai dari menghitung penghasilan, memotong pajak dan iuran, membayarkan gaji, hingga menyampaikan slip gaji dan laporan. Sistem payroll mengotomatiskan proses tersebut agar lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi.

Sistem payroll dapat berdiri sendiri, tetapi banyak perusahaan menggunakannya sebagai bagian dari sistem HRIS karena data payroll sangat bergantung pada data karyawan dan kehadiran.

Dalam praktiknya, payroll melibatkan tiga fungsi sekaligus. Tim HR menyediakan data karyawan dan kehadiran, tim finance memastikan pembayaran dan pencatatan biaya, sementara tim pajak atau compliance memastikan kewajiban pajak dan BPJS terpenuhi. Sistem payroll yang baik membantu ketiganya bekerja dari data yang sama, sehingga hasil akhirnya konsisten.

Baca Juga: Sistem HRIS: Pengertian, Fungsi, Fitur, dan Contoh

Komponen Utama Payroll

Hasil akhir dari perhitungan ini adalah take home pay, yaitu penghasilan karyawan setelah dikurangi pajak dan potongan lain. Karena aturan pajak dan iuran dapat berubah, sistem yang digunakan perlu diperbarui mengikuti regulasi terbaru. Kesalahan pada satu komponen, misalnya PTKP atau tarif iuran, akan memengaruhi hasil akhir setiap karyawan.

Proses Payroll dari Awal hingga Akhir

Alur payroll dapat berbeda antar perusahaan, tetapi umumnya terdiri dari tujuh langkah berikut. Setiap langkah bergantung pada hasil langkah sebelumnya, sehingga kesalahan di awal akan terbawa sampai akhir.

• Mengumpulkan data
  
  Kumpulkan data karyawan (jabatan, status, rekening, dan PTKP), kehadiran, lembur, cuti, serta klaim reimbursement pada periode berjalan. Tanggal cut-off yang jelas mencegah data masuk setelah perhitungan dimulai.
• Menghitung penghasilan
  
  Jumlahkan gaji pokok, tunjangan, lembur, bonus, dan insentif sesuai kontrak kerja atau kebijakan perusahaan. Untuk karyawan yang masuk atau keluar di tengah periode, gaji dihitung prorata.
• Menghitung potongan
  
  Hitung PPh 21, iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, serta potongan lain bila ada, seperti cicilan atau pinjaman karyawan. Untuk pegawai tetap, PPh 21 masa pajak Januari sampai November memakai tarif efektif rata-rata (TER), yaitu penghasilan bruto sebulan dikalikan tarif sesuai kategori PTKP.
  
  Pada masa pajak Desember, pajak setahun dihitung dengan tarif Pasal 17 UU PPh, lalu dikurangi PPh yang sudah dipotong sebelumnya. Karena itu, potongan pajak Desember dapat berbeda dari bulan-bulan sebelumnya.

• Memvalidasi dan menyetujui
  
  Periksa hasil perhitungan sebelum dibayarkan. Bandingkan total payroll dengan bulan lalu, telusuri selisih yang besar, lalu minta persetujuan sesuai alur internal.
• Membayarkan gaji
  
  Transfer gaji ke rekening karyawan sesuai jadwal. Jika karyawan memakai banyak bank, proses transfer perlu menjangkau berbagai bank agar gaji diterima tepat waktu.
• Mendistribusikan slip gaji
  
  Kirim rincian penghasilan dan potongan kepada setiap karyawan. Slip gaji membantu karyawan memahami angka yang mereka terima dan mengurangi pertanyaan setelah gajian.
• Melaporkan dan mengarsipkan
  
  Siapkan bukti potong pajak, laporan BPJS, dan data untuk pembukuan, lalu simpan sebagai arsip untuk keperluan audit.

Pada tahap pelaporan pajak, administrasi kini ikut berubah. Menurut DDTCNews, modul e-Bupot di Coretax menggabungkan dua aplikasi sebelumnya, yaitu e-Bupot Unifikasi dan e-Bupot 21/26. Tim payroll perlu memastikan alur dari data gaji hingga bukti potong tetap berjalan dengan baik.

Risiko Mengelola Payroll secara Manual

Spreadsheet sering menjadi titik awal pengelolaan payroll. Namun, ketika jumlah karyawan, komponen gaji, dan entitas bertambah, pengelolaan manual membawa beberapa risiko berikut:

• Salah hitungRumus yang berbeda antar file dan input yang berulang membuka peluang kesalahan. Misalnya, satu jam lembur yang salah dicatat akan memengaruhi gaji kotor, PPh 21, dan take home pay sekaligus.
• Keterlambatan. Merekap kehadiran dan memeriksa hasil secara manual memakan waktu. Menjelang tanggal gajian, revisi kecil pun dapat menggeser jadwal transfer.
• Data tidak konsisten. Perubahan jabatan, status, atau tunjangan belum tentu tercermin di semua file. Akibatnya, tim HR dan finance dapat memegang angka yang berbeda untuk karyawan yang sama.
• Risiko kepatuhan. Aturan pajak dan iuran dapat berubah, termasuk metode perhitungan PPh 21 yang kini memakai TER. Tanpa sistem yang diperbarui, rumus harus disesuaikan secara manual dan rawan terlewat.
• Sulit diaudit. Riwayat perubahan dan persetujuan tidak selalu terdokumentasi, sehingga penelusuran saat audit membutuhkan waktu lebih lama.

Manfaat Sistem Payroll

• Efisiensi waktu. Perhitungan, slip gaji, dan laporan dibuat otomatis dari data yang sudah ada. Waktu yang sebelumnya habis untuk rekap dan pengecekan dapat dialihkan ke pekerjaan lain, seperti pengembangan karyawan.
• Akurasi. Data absensi dan lembur yang terhubung membantu mengurangi kesalahan input, dan rumus yang sama berlaku untuk seluruh karyawan.
• Kepatuhan. Perhitungan pajak dan BPJS mengikuti aturan yang diperbarui sistem, sehingga perusahaan tidak perlu mengubah rumus setiap ada perubahan ketentuan. Tim payroll tetap perlu memeriksa hasilnya, tetapi beban perhitungannya berkurang.
• Transparansi. Karyawan dapat mengakses slip gaji secara mandiri, sehingga pertanyaan rutin kepada tim HR berkurang.
• Kontrol dan jejak audit. Alur persetujuan dan riwayat perubahan tercatat, sehingga memudahkan pemeriksaan internal maupun audit.

Bagaimana HRIS Mempercepat Proses Payroll?

Payroll yang terhubung dengan HRIS memakai data yang sama dengan modul lain, sehingga data tidak perlu dipindahkan dari satu file ke file lain. Beberapa contohnya:

• Absensi, cuti, dan lembur mengalir langsung ke perhitungan gaji tanpa rekap manual. Keterlambatan, lembur, atau cuti karyawan tercermin pada komponen gaji sesuai kebijakan yang diatur.
• Database karyawan memastikan perubahan jabatan, status, atau rekening langsung dipakai pada perhitungan berikutnya, sehingga HR tidak perlu memperbarui data di dua tempat.
• Reimbursement yang sudah disetujui dapat dibayarkan bersama payroll, sehingga penggantian biaya tidak memerlukan proses terpisah.
• Laporan payroll dan pajak dihasilkan dari data yang sama, sehingga angka di laporan HR, finance, dan pajak lebih konsisten.

Sebagai gambaran, Mekari Talenta mengintegrasikan payroll dengan manajemen absensi, cuti, lembur, reimbursement, dan database karyawan dalam satu sistem HRIS.

Cara Memilih Sistem Payroll yang Tepat

Pertimbangkan tujuh kriteria berikut sebelum memilih sistem payroll:

1. Kesesuaian dengan struktur gaji. Pastikan komponen gaji, tunjangan, dan kebijakan perusahaan dapat diatur fleksibel. Uji dengan kasus nyata Anda, misalnya tunjangan yang berbeda per jabatan atau lembur bertingkat.
2. Kepatuhan pajak dan BPJS. Tanyakan bagaimana sistem mengikuti perubahan aturan, termasuk tarif TER untuk masa Januari sampai November, perhitungan khusus masa Desember, dan alur e-Bupot di Coretax.
3. Integrasi absensi dan HR. Data kehadiran dan karyawan sebaiknya terhubung langsung ke payroll agar tidak perlu direkap ulang setiap periode.
4. Metode pembayaran. Periksa dukungan transfer ke berbagai bank dan kemampuan mengatur jadwal pembayaran per entitas.
5. Kemampuan multi-entitas. Fitur ini penting bagi perusahaan dengan banyak PT atau cabang yang memiliki kebijakan dan tanggal cut-off payroll berbeda.
6. Keamanan data. Data payroll bersifat sensitif, jadi periksa sertifikasi, enkripsi, pengendalian akses, dan lokasi penyimpanan data yang diterapkan vendor.
7. Implementasi dan dukungan. Tanyakan pendampingan sampai tahap apa, apakah tersedia parallel payroll run untuk menguji hasil sebelum sistem dipakai penuh, dan bagaimana dukungan setelah go-live diberikan.

Baca Juga: 10 HRIS Application Terbaik untuk Tingkatkan Manajemen SDM

Sistem Payroll Mekari Talenta

Software payroll Mekari Talenta dirancang untuk perusahaan dengan kebutuhan penggajian yang kompleks. Berikut kapabilitasnya berdasarkan halaman payroll resmi Talenta:

• Perhitungan gaji. Gaji, tunjangan, potongan, PPh 21, dan BPJS dihitung otomatis dari data absensi dan lembur. PPh 21 dan PPh 26 memakai tarif TER dan PTKP terbaru, untuk karyawan PKWT maupun PKWTT.
• THR, pesangon, dan bonus. THR, pesangon, gaji prorata, bonus, dan insentif dihitung otomatis, termasuk PPh 21 atas penghasilan tersebut.
• Payroll disbursement. Gaji ditransfer ke berbagai bank dalam satu proses melalui Virtual Account.
• Multi-entitas. Payroll multi-company, multi-cabang, dan multi-entitas dikelola terpusat, dengan jadwal dan tanggal cut-off yang dapat berbeda di tiap entitas.
• Slip gaji dan reimbursement. Slip gaji terkirim otomatis lewat email dan aplikasi, dan klaim karyawan terhubung langsung ke payroll.
• Compensation management. Pengelolaan struktur gaji dan perencanaan kenaikan kompensasi.
• Laporan dan pajak. Rekap gaji, BPJS, dan pajak dapat diunduh. e-Bupot yang terhubung ke Coretax DJP dapat dibuat dari Talenta melalui Mekari Klikpajak, dan bukti potong 1721-A1 diterbitkan ke akun employee self-service karyawan.
• Integrasi. Open API untuk ERP dan sistem lain, serta integrasi dengan ekosistem Mekari, misalnya Mekari Jurnal untuk pembukuan dan Mekari Expense untuk biaya perjalanan dinas.
• Keamanan. Talenta menyebut ISO/IEC 27001, role-based access control, audit log, dan enkripsi data.

Bagi perusahaan yang ingin menyerahkan proses penggajian kepada tim spesialis, Mekari juga menyediakan layanan outsourcing payroll.

Studi Kasus PT Wisma Kanta Utama

Beberapa pelanggan menyampaikan hasil penggunaannya di halaman Talenta. Menurut Director of HR PT Wisma Kanta Utama, laporan payroll yang sebelumnya memerlukan dua hari kini selesai dalam 20 menit.

HR Manager Megavision menyebut payroll yang sebelumnya memerlukan hingga lima hari kini dapat selesai dalam satu hari. Keduanya merupakan testimoni pelanggan, dan hasil pada setiap perusahaan dapat berbeda.

Implementasi dan dukungan setelah go-live

Bagi perusahaan yang berpindah dari spreadsheet atau sistem lama, masa transisi payroll membutuhkan pendampingan. Rincian layanan Talenta tersedia di halaman After-Sales Mekari Talenta, yang menjelaskan lima tahap:

1. Implementasi didampingi. Dari konfigurasi awal hingga parallel payroll run, sehingga hasil perhitungan dapat diuji sebelum sistem digunakan penuh.
2. Pelatihan 1-on-1. Pelatihan privat agar admin dapat mengelola Talenta secara mandiri.
3. Dukungan berkelanjutan. Live chat di dalam aplikasi dan WhatsApp, layanan on-call, serta guidebook dan video panduan.
4. Success and growth. Mass training gratis setiap bulan, termasuk untuk Payroll & Finance, ditambah evaluasi penggunaan rutin dan komunitas HR.
5. Konsultasi HR. Layanan tambahan untuk penyusunan KPI dan strategi rekrutmen, bukan bagian dari layanan standar.

Jika perusahaan Anda memiliki struktur payroll yang kompleks, konsultasikan kebutuhan payroll perusahaan Anda dengan tim Mekari, atau jadwalkan demo Mekari Talenta.