Modernisasi Laboratorium dengan LIMS: Cara Memilih Vendor

LIMS (Laboratory Information Management System) adalah software yang bantu lab kerja lebih rapi dan efisien. 

Intinya, LIMS mengatur alur kerja laboratorium—mulai dari masuknya sampel, proses analisis, sampai hasil keluar—semuanya tercatat otomatis dan bisa diakses kapan saja.

LIMS itu fleksibel dan bisa dipakai di berbagai tipe lab:

• Lab klinis: Kelola data pasien & hasil tes medis dengan aman, bisa terhubung ke sistem rekam medis juga.
• Lab riset: Bantu lacak eksperimen, kolaborasi tim, dan dokumentasi data jadi lebih terstruktur.
• Lab industri: Cocok buat QC (quality control), manajemen batch, dan audit internal.
• Lab lingkungan: Dipakai untuk pantau kualitas air, tanah, udara, dan pelaporan ke instansi terkait.

Perbedaan utama antara LIMS dan sistem manajemen laboratorium lainnya, seperti LIS (Laboratory Information System), terletak pada fokus dan fungsionalitasnya:

• LIMS: Fokus ke manajemen sampel, proses lab, dan hasil pengujian. Dipakai di lab riset, industri, lingkungan.
• LIS (Laboratory Information System): Lebih ke pengelolaan data pasien dan hasil tes medis. Umumnya dipakai di rumah sakit atau lab klinis.

Manfaat penggunaan LIMS dalam laboratorium

Dengan implementasi LIMS yang tepat, laboratorium dapat meningkatkan efisiensi operasional, memastikan integritas data, dan memenuhi standar kualitas serta regulasi yang berlaku.

1. Otomatisasi dan manajemen sampel

LIMS mempermudah pelacakan seluruh siklus hidup sampel—mulai dari penerimaan, pengujian, hingga pelaporan—dengan sistem barcode dan tracking real-time. 

Ini secara signifikan mengurangi risiko sampel hilang, tertukar, atau salah proses, serta mempercepat identifikasi status sampel kapan saja.

2. Peningkatan akurasi dan integritas data

Dengan integrasi langsung ke instrumen laboratorium, data hasil pengujian masuk otomatis ke sistem tanpa perlu input manual. 

Ini meminimalkan kesalahan ketik dan menjamin keakuratan data, sekaligus memastikan seluruh proses sesuai standar regulasi seperti ISO 17025, CLIA, dan 21 CFR Part 11.

3. Peningkatan produktivitas dan efisiensi

Proses rutin seperti audit, pelaporan, dan pengecekan stok bisa diotomatisasi, sehingga menghemat waktu kerja tim. Laboratorium bisa menangani lebih banyak sampel atau layanan tanpa harus menambah tenaga atau biaya operasional secara signifikan.

4. Dukungan kepatuhan dan audit

Setiap aktivitas pengguna dan perubahan data tercatat otomatis melalui fitur audit trail. Ini mempermudah proses pelacakan, dokumentasi, dan penyusunan laporan yang dibutuhkan untuk memenuhi syarat audit dan sertifikasi.

5. Kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik

LIMS menyediakan portal yang memudahkan pertukaran informasi antara tim internal, klien, dan mitra eksternal. 

Misalnya, pelanggan bisa melihat status sampel atau hasil uji secara real-time, sementara data dari pihak ketiga bisa langsung masuk ke sistem tanpa repot.

Fitur umum dalam LIMS

Dengan fitur-fitur canggih, LIMS membantu laboratorium bekerja lebih cepat, akurat, dan efisien. Berikut fitur-fitur utamanya:

1. Manajemen sampel dan pelacakan status

LIMS memudahkan pelacakan siklus hidup sampel dari penerimaan hingga pelaporan hasil dengan barcode dan tracking real-time. Fitur ini mengurangi risiko kehilangan atau kesalahan penanganan sampel serta memastikan traceability yang akurat.

2. Pengelolaan data hasil uji dan laporan otomatis

LIMS secara otomatis mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data hasil pengujian, memungkinkan pembuatan laporan yang cepat dan akurat. Ini mendukung efisiensi operasional dan meminimalkan kesalahan manusia dalam pengolahan data.

3. Integrasi dengan perangkat laboratorium dan sistem lain

LIMS dapat terintegrasi dengan berbagai instrumen laboratorium dan sistem eksternal, memungkinkan transfer data otomatis dan real-time. Integrasi ini mengurangi kebutuhan input manual dan meningkatkan akurasi data.

4. Pengaturan workflow dan penjadwalan uji

LIMS memungkinkan pengaturan alur kerja laboratorium yang terstandarisasi dan penjadwalan pengujian secara otomatis. Ini memastikan konsistensi proses dan efisiensi penggunaan sumber daya laboratorium.

5. Keamanan data dan kontrol akses pengguna

LIMS menyediakan fitur keamanan data yang kuat, termasuk kontrol akses berbasis peran dan audit trail. Ini memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data sensitif, menjaga integritas dan kerahasiaan informasi laboratorium.

6. Dashboard dan analitik untuk monitoring kinerja laboratorium

LIMS menawarkan dashboard interaktif dan alat analitik yang membantu dalam memantau kinerja laboratorium secara real-time. Fitur ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan identifikasi area yang memerlukan perbaikan.

Faktor pertimbangan dalam memilih vendor LIMS 

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda dapat membuat keputusan yang tepat dan memastikan keberhasilan implementasi LIMS di laboratorium Anda.

1. Kesesuaian dengan kebutuhan laboratorium

Pastikan LIMS yang ditawarkan sesuai dengan jenis laboratorium Anda, volume sampel yang ditangani, dan alur kerja spesifik yang ada. Vendor yang berpengalaman akan mampu menyesuaikan solusi mereka dengan kebutuhan unik laboratorium Anda.

2. Keamanan data dan kepatuhan regulasi

Pilih vendor yang menyediakan sistem dengan protokol keamanan tinggi, audit trail lengkap, dan dukungan untuk standar regulasi yang relevan seperti ISO 17025, FDA 21 CFR Part 11, dan CLIA. 

Keamanan data dan kepatuhan terhadap regulasi adalah aspek krusial dalam pengelolaan informasi laboratorium.

3. Kemampuan integrasi dengan perangkat dan sistem lain

LIMS harus dapat terintegrasi dengan instrumen laboratorium, sistem ERP, dan perangkat lunak lain yang digunakan. Integrasi yang baik akan mengoptimalkan alur kerja dan meminimalkan kesalahan akibat input data manual.

4. Fleksibilitas dan kustomisasi

Sistem yang fleksibel dan dapat dikustomisasi memungkinkan laboratorium untuk menyesuaikan LIMS dengan perubahan proses atau regulasi di masa depan. 

Kemampuan untuk menyesuaikan alur kerja, laporan, dan fitur lainnya adalah nilai tambah yang signifikan.

5. Kemudahan penggunaan dan dukungan pengguna

Antarmuka yang user-friendly akan mempermudah adopsi oleh staf laboratorium. Pastikan vendor menyediakan pelatihan yang memadai dan dukungan teknis yang responsif untuk memastikan implementasi dan penggunaan LIMS berjalan lancar.

6. Reputasi dan rekam jejak vendor

Evaluasi pengalaman dan rekam jejak vendor dalam menyediakan solusi LIMS. Referensi dari laboratorium sejenis dapat memberikan wawasan tentang kualitas layanan dan dukungan yang diberikan oleh vendor.

Baca Juga: Mengenal Risk Assessment Software, Pentingnya & Rekomendasi

7. Biaya total kepemilikan (TCO) dan return on investment (ROI)

Pertimbangkan semua biaya yang terkait dengan LIMS, termasuk lisensi, implementasi, pelatihan, pemeliharaan, dan dukungan teknis. 

Analisis ROI untuk memastikan bahwa investasi dalam LIMS memberikan manfaat jangka panjang yang sepadan dengan biaya yang dikeluarkan.

Rekomendasi vendor dan platform untuk implementasi LIMS

Jika Anda mencari solusi LIMS yang fleksibel, aman, dan mudah diimplementasikan, Mekari Officeless layak dipertimbangkan sebagai platform alternatif dari software LIMS konvensional. 

Dengan pendekatan low code/no code, platform ini memungkinkan laboratorium membangun sistem LIMS yang sepenuhnya disesuaikan—mulai dari pelacakan sampel, workflow pengujian, hingga pelaporan—tanpa harus menulis kode.

Mengapa Mekari Officeless layak dipertimbangkan?

• Integrasi lancar: Bisa dihubungkan langsung ke instrumen lab, ERP, atau sistem lain yang sudah digunakan.
• Keamanan terjamin: Telah tersertifikasi ISO 27001, menjamin pengelolaan data yang aman dan sesuai standar industri.
• Biaya investasi lebih rendah: Tak perlu banyak tenaga IT dan pengembangan panjang seperti LIMS konvensional. Cocok untuk laboratorium dengan sumber daya terbatas.
• Waktu implementasi cepat: Sistem bisa mulai digunakan dalam hitungan minggu, bukan berbulan-bulan.

Dan jika Anda membutuhkan sistem LIMS kustom yang lebih kompleks dan siap pakai, custom software service dari Mekari Officeless juga tersedia. Tim profesional dari Mekari siap membantu membangun LIMS sesuai kebutuhan laboratorium Anda, dari nol hingga berjalan sempurna.

Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan sistem LIMS yang scalable, hemat biaya, cepat digunakan, dan tetap aman—tanpa mengorbankan fleksibilitas dan akurasi operasional laboratorium.

Referensi

IDBS. ”Apa yang dimaksud dengan LIMS?”