Kwitansi pembayaran atau disebut juga kwitansi merupakan bukti penting dalam aktivitas perekonomian. kwitansi menjadi barang penting yang menunjukkan pembayaran pada suatu kegiatan jual dan beli.
Kwitansi yang memiliki kata baku kwitansi ini menjadi surat bukti penerimaan uang atas pembayaran yang dilakukan. Anda dapat dengan mudah menemukan berbagai contoh kwitansi dalam kegiatan sehari-hari. Walaupun tampak hanya selembar kertas, kwitansi sangat penting.
Apa Arti dari Kwitansi?
kwitansi atau bukti kwintasi pembayaran mempunyai kekuatan hukum yang sah jika diberikan materai di atasnya. Menurut kutipan dari Endah Masrunik dan Nur Ika Mauliyah, kwitansi merupakan salah satu bukti pembayaran dalam bentuk fisik.
Biasanya kwintasi menjadi tanda pertanggungjawaban yang nantinya akan digunakan sebagai bukti atas kegiatan ekonomi untuk menghindari kecurigaan yang mengakibatkan masalah ke depannya. Beberapa contoh kwitansi meliputi nota, faktur, memo, nota kredit dan debit, hingga cek.
Kwitansi atau kwitansi menjadi tanda yang sah atas penyerahan atau penerimaan sejumlah nominal uang tunai. Biasanya kwitansi akan dibubuhi tanda tangan oleh penerima, dan nantinya akan diberikan kepada pembayar.
Dokumen pembayaran ini juga akan diberikan cap atau materai, ini bertujuan untuk memberikan nilai hukum yang kuat. Jika suatu saat terjadi masalah di masa depan, kwitansi atau kuintansi akan menjadi tanda bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.
Dalam dunia akuntansi, kwitansi bahkan sangat memudahkan akuntan untuk mencatat semua arus kas masuk dan keluar yang ada dalam pembukuan suatu perusahaan. Beberapa contoh dari kwitansi atau kwintasi pembayaran umum membutuhkan beberapa detail.
Isinya meliputi nama penerima kwitansi, nomor kwitansi, nama perusahaan, sejumlah nominal uang yang ditulis dalam bentuk huruf dan angka, tujuan dan maksud dari penerimaan atau pembayaran uang, serta tanda tangan penerima pembayaran dibubuhi nama jelasnya.
Dalam beberapa transaksi, biasanya penerima kwitansi atau kwitansi pembayaran juga akan membubuhi materai dengan tanda tangan di atasnya. Kwitansi ini pun menjadi jaminan kedua belah pihak dengan kekuatan hukum yang sah.
Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran, Penjualan, dan Tagihan, Paling Lengkap!
Format Kwitansi Pembayaran
Tentunya, penulisan kwitansi atau bukti kwitansi pembayaran memiliki format tertentu. Seperti yang dibahas sebelumnya, kwitansi memiliki beberapa detail isinya. Oleh karena itu, kami akan menjabarkan beberapa format penting tersebut di bawah ini.
1. Nomor Kwitansi Atau Tanda Terima Pembayaran
Untuk poin ini, penerima harus menuliskan nomor kwitansi atau kwitansi dengan menggunakan angka atau juga huruf abjad. Bentuk penulisan juga harus disepakati oleh keinginan belah pihak penjual. Tujuannya untuk membedakan antara yang satu dan yang lainnya.
2. Penulisan Tanggal Dan Tempat Pembuatan Kwitansi Pembayaran
Tanggal dan tempat pembuatan kwitansi pembayaran sangat penting, sebaiknya penulisan dilakukan dengan jelas dan terperinci karena ini akan menjadi poin penting sebagai bukti transaksi yang terjadi. Nantinya bukti ini akan bermanfaat untuk mencatat arus kas masuk dan keluar.
Apabila di masa depan terjadi suatu masalah yang membutuhkan pemeriksaan, Anda dapat mengecek kembali informasi yang sudah tertera dengan jelas. Tujuan dari penulisan tanggal dan tempat ini untuk menghindari kesalahpahaman kedua belah pihak antara penjual dan pembeli.
3. Penulisan Nama Yang Jelas Dan Benar
Nama pemberi dan penerima pembayaran harus dituliskan dengan benar dan jelas. Hal ini sangat penting karena akan menjadi bukti kepada siapa saja kwitansi atau kwitansi pembayaran tersebut diberikan. Pastikan nama terang pemberi dan penerima uang dicantumkan dengan jelas.
4. Penulisan Detail Nama Atau Jenis Produk
Penerima pembayaran juga wajib menuliskan detail dari nama atau jenis produk dengan jelas dan terperinci. Biasanya di kolom ini berisi tentang kuantitas barang, harga, jenis barang dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bukti sah tentang produk apa yang ditransaksikan penjual dan pembeli.
5. Penulisan Jumlah Nominal Pembayaran Produk
Nominal dalam kwitansi atau bukti kwitansi pembayaran juga harus dituliskan dengan jelas dan detail. Umumnya, penerima akan menuliskan nominal tersebut bukan dalam angka saja. Namun, dituliskan juga dalam bentuk huruf abjad.
Dengan contoh detail penulisannya yaitu rupiah atau mata uang dituliskan dengan bentuk lambang. Lalu, penulisan nominal angka ditulis dalam bentuk kalimat penjabaran.
6. Tujuan Dari Transaksi Pembayaran
Selanjutnya terdapat poin untuk tujuan pembayaran. Fungsi dari poin ini adalah untuk memberikan penjelasan atas tujuan apa transaksi tersebut dilakukan. Pastikan untuk menulis tujuan kwitansi atau kwitansi pembayaran dengan singkat dan jelas.
Seperti contohnya jika terjadi transaksi pembelian sebuah barang otomotif pada show room atau toko. Maka apabila suatu saat terjadi komplain karena suatu masalah dari barang yang diperjualbelikan tersebut, si pembeli bisa dengan mudah mengklaim garansi dari produknya yang diberikan.
7. Pembubuhan Tanda Tangan
Pihak penerima uang pembayaran wajib membubuhi tanda tangan di atas kwitansi. Hal ini bertujuan untuk menjadi bukti tanggung jawab atas transaksi ekonomi atau perdagangan yang terjadi. Pastikan kwitansi yang Anda terima jika membeli tidak hanya kwitansi kosong.
Kasus seperti ini banyak dan sering kali terjadi karena disalahgunakan oleh pihak tertentu. Umumnya kwitansi atau bukti kwitansi pembayaran akan dibubuhkan materai dan diberi tanda tangan di atasnya. Hal ini menjadi bukti hukum yang sah dan valid.
8. Pemberian Materai Di Atas Kertas
Umumnya untuk menjadi bukti yang lebih sah, penerima pembayaran akan memberikan materi di kwitansi tersebut. Sebenarnya tidak semua kwitansi akan diberikan materai, umumnya dilakukan untuk transaksi yang melibatkan penjualan dengan nilai atau nominal besar.
Tujuannya yaitu untuk memberikan korelasi hukum. Salah satu contoh pembeliannya adalah transaksi pembelian mobil, motor, atau tanah. Biasanya materai yang digunakan adalah materai dengan nilai Rp 10.000.
Untuk lebih detailnya, berikut aturan dan ketentuan penggunaan materai pada kwitansi atau kwitansi pembayaran sesuai arahan dari Menteri Keuangan Indonesia:
- Transaksi pembelian atau penjualan dengan nominal di bawah Rp 250 ribu tidak perlu menggunakan materai.
- Transaksi pembelian atau penjualan dengan nominal Rp 250 ribu hingga mencapai Rp 1 juta wajib menggunakan materai. Materai yang digunakan harus senilai Rp 10.000.Transaksi pembelian atau penjualan dengan nominal di atas Rp 1 juta juga wajib menggunakan materai. Materai yang digunakan harus senilai Rp 10.000.
9. Pemberian Stempel Dari Perusahaan
Poin penting terakhir yang juga wajib ada dalam kwitansi pembayaran adalah stempel dari perusahaan. Stempel ini menjadi salah satu bukti sah yang menunjukkan bahwa pembayaran atas transaksi yang dilakukan telah lunas.
Stempel ini menjadi bukti atas transaksi yang dilakukan berada di bawah kewenangan suatu perusahaan. Tentunya dengan stempel ini, kwitansi atau kwitansi pembayaran tersebut menjadi bukti valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
Semua poin di atas akan menjadi acuan akan sahnya sebuah kwitansi atau kwitansi yang dibuat atas suatu transaksi jual beli.
Ciri-Ciri Umum Kwitansi Pembayaran
Selain format dari poin-poin di atas yang sangat penting, kwitansi atau kwitansi memiliki ciri-ciri tertentu yang menjadi pembeda antara satu bukti pembayaran dan lainnya. Berikut beberapa contoh dari ciri-ciri sebuah kwitansi atau kwitansi:
- Dalam setiap transaksi, kwitansi dibagi menjadi dua bagian. Biasanya terdapat dua lembar dalam setiap kwitansi atau bukti kwitansi pembayaran yaitu lembaran kecil yang dikenal dengan sub kwitansi, berguna untuk bukti bagi sang penerima pembayaran.Lembar kedua yaitu lembaran besar yang berupa kwitansi yang akan disimpan oleh pemberi uang.
- Perlu Anda ketahui bahwa layaknya nota, kwitansi juga dibuat secara rangkap. Bagian paling atas kwitansi atau bagian asli akan diberikan untuk pembeli atau pihak yang membayar. Sedangkan, bagian bawah digunakan sebagai arsip bagi penerima pembayaran.
- Informasi yang dicantumkan dalam kwitansi tersebut nama pemberi uang, jumlah nominal uang, tempat dan tanggal transaksi terjadi dan sebagainya.
Fungsi dari Kwitansi Pembayaran
Kwitansi yang merupakan bukti sah dan tanda akan suatu pembayaran atau kegiatan ekonomi yang terjadi memiliki fungsi yang perlu Anda ketahui, berikut di antaranya:
- Menjadi alat bukti atau tanda sah dan valid untuk pembeli yang telah menyerahkan sejumlah uang atas transaksi pembelian yang dilakukan kepada penjual. Apabila suatu saat terjadi masalah, seperti penagihan uang, pembeli dapat menunjukkan kwitansi pembayaran.
- Selain pembeli, kwitansi juga menjadi bukti transaksi atas penjualan yang dilakukan oleh si penjual. Kertas ini menjadi bukti atas penerimaan sejumlah uang. Jika suatu saat sang pembeli komplain, penjual dapat menunjukkan kwitansi sebagai bukti pertanggungjawaban.
- Selain itu, kwitansi atau kwitansi pembayaran juga menjadi bukti sah atas nama hukum jika suatu saat terjadi gugatan dalam sebuah persidangan. Kwitansi memiliki nilai hukum yang kuat dan valid.
Jenis-Jenis Kwintansi
Sebagai bentuk bukti atas pembayaran yang sah suatu transaksi jual beli, kwitansi atau kwitansi memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan fungsi dan tujuannya. Berikut beberapa jenis kwitansi dan kegunaannya, seperti dijabarkan di bawah ini:
1. Kwitansi Transaksi Produk
Tipe kwitansi yang satu ini berisi penjelasan tentang rincian barang yang diperjualbelikan oleh pembeli dan penjual. Umumnya kwitansi atau kwitansi pembayaran ini memuat tipe barang, nomor seri barang, harga produk, dan juga alamat si pembeli.
2. Kwitansi Bukti Pembayaran
Tipe kwitansi ini juga biasanya digunakan sebagai bukti atau tanda pembayaran cicilan alias angsuran. Bisa juga menjadi bukti atas pelunasan suatu transaksi yang dilakukan.
3. Kwitansi Transfer Uang
Pada tipe kwitansi atau kwitansi ini, umumnya digunakan untuk transaksi atas transfer atau pengiriman sejumlah nominal uang. Salah satu pengguna kwitansi ini adalah lembaga atau instansi perbankan. Dalam kwitansi jenis ini juga tercantum nomor rekening nasabah dan nama terangnya.
4. Kwitansi Cash Receipt
Berbeda dengan sebelumnya, kwitansi atau bukti kwitansi pembayaran yang satu ini lebih umum digunakan oleh perusahaan yang memiliki badan kwitansi, dengan tujuan sebagai bukti penjelasan terkait aliran dana kas keluar dan dana kas masuk.
Aliran kas masuk dan kas keluar juga dapat dikelola dengan adanya laporan arus kas agar perusahaan maupun pemilik usaha mampu mengevaluasi keuangan perusahaan.
Kwitansi cash receipt juga digunakan sebagai alat arsip suatu perusahaan sebagai bukti transaksi keuangan yang telah terjadi saat di audit.
5. Kwitansi Serah Terima
Jenis kwitansi terakhir ini adalah yang paling sering digunakan. Umumnya sebagai bukti serah terima sejumlah nominal uang atas suatu transaksi jual beli, kwitansi ini menjadi bukti sah dan valid.
Cara Penulisan Kwitansi yang Baik dan Benar
Pada umumnya, Anda dapat dengan mudah menemukan atau membeli buku kwitansi kosong yang dijual di berbagai toko buku atau toko alat tulis di pasaran. Dengan kwitansi pembayaran tersebut, cara penulisannya juga sangat mudah dan praktis.
Tak heran jika banyak penjual atau pelaku transaksi memilih untuk membeli kwitansi kosong yang dijual bebas sebagai bukti transaksi. Namun kekurangan dari ini adalah format yang terlalu sederhana dan tidak spesifik.
Akibat hal ini, penjual biasanya menambahkan beberapa format dengan ditulis secara manual. Hal ini menjadikan transaksi terlihat tidak profesional. Jika Anda ingin memberikan transaksi yang lebih formal dan profesional, caranya juga sebenarnya sangat mudah.
Anda cukup mengunjungi internet dan mencari beberapa template kwitansi atau kwitansi yang sudah banyak tersedia di mesin pencari. Hal yang perlu dilakukan hanya mengunduh kwitansi tersebut lalu mencetaknya. Kemudian, mengisi sendiri secara manual.
Cara lain dari penulisan kwitansi atau kwitansi pembayaran adalah dengan penggunaan Microsoft Excel atau Word. Anda bisa menggunakan format kertas dengan ukuran A6, lalu membuat kolom utama sendiri.
Bisa dimulai dari nomor, kop kwitansi, tanda terima dari, kolom nominal, terbilang, kolom tujuan pembayaran, tanggal transaksi, kolom nama penerima hingga tanda tangan. Pastikan untuk memasukkan semua poin penting kwitansi sebelum mencetaknya.
Pembuatan kwintansi juga dapat dilakukan secara otomatis melalui aplikasi invoice online yang lebih efisien dan terintegrasi dengan software akuntasi online untuk keuangan perusahaan.
Dengan kwitansi yang memiliki detail lengkap dan jelas, transaksi pun terlihat semakin profesional dan kwitansi dapat dijadikan bukti sah dan terpercaya.
Hal Wajib Diperhatikan Ketika Menerbitkan Kwitansi
Sebelum membuat kwitansi atau kwitansi, Anda perlu tahu bagaimana agar bisa menjadi bukti kwitansi pembayaran yang sah. Anda wajib mengetahui beberapa poin penting dalam membuat kwitansi, berikut di antaranya:
Pastikan Anda untuk tidak secara asal menandatangani kwitansi atau kwitansi kosong. Ditakutkan hal ini akan disalahgunakan oleh pihak tertentu atau orang lain untuk keperluan tertentu yang tidak diinginkan.
Kwitansi merupakan bukti bayar yang sah dan menjadi tanda pertanggungjawaban atas penerbitan tersebut. Jika suatu saat terjadi masalah, pembeli atau penjual dapat langsung menghubungi nama orang yang tertera pada kwitansi saat transaksi dilakukan.
Jangan lupa untuk membubuhkan tanda akhir dengan tulisan pada bagian kolom tujuan penerbitan kwitansi pembayaran atau pemberian uang. Tujuannya adalah agar tidak bisa disalahgunakan dengan penambahan tulisan lain yang akan berakibat kerugian.
Pastikan juga untuk penulisan tanggal dan tempat penerbitan kwitansi dekat dengan kolom tandatangan penjual atau penerima uang saat transaksi. Jika menggunakan materai, pastikan juga agar tanda tangan si penerima uang mengenai atas permukaan materai.
Pastikan juga tanda tangan mengenai kertas kwitansinya, dengan begitu kwitansi dianggap sah dan saling berhubungan.
Apa Saja Perbedaan Antara Kwitansi, Faktur, Dan Nota?
Dengan beberapa penjelasan mengenai informasi terkait bukti kwitansi pembayaran, nyatanya masih banyak yang belum paham perbedaan antara kwitansi dengan nota ataupun faktur. Ketiganya memang terlihat mirip dan menjadi bukti pembayaran yang sah pada suatu transaksi.
Kebanyakan orang menganggap bahwa kwitansi atau kwitansi merupakan nota, dan nota dianggap sebagai faktur. Padahal ketiga bukti pembayaran tersebut memiliki definisi dan format yang berbeda pula.
Seperti yang Anda sudah ketahui bahwa kwitansi merupakan satu lembar kertas yang berfungsi sebagai alat atau tanda bukti dari penerimaan sejumlah nominal uang disetujui oleh pihak penerima dan pihak pemberi pada suatu transaksi.
Setiap kwitansi pembayaran harus dilengkapi dengan detail dan format tertentu seperti adanya nomor kwitansi, sejumlah nominal uang yang disetujui, tujuan dari penerbitan kwitansi atau penerimaan uang, nama pemberi yang, tempat dan tanggal transaksi, hingga tanda tangan dari pihak penerima.
Untuk legalitasnya dan penerimaan nominal dalam jumlah besar, dipergunakan juga materai untuk memberikan kekuatan nilai hukum. Berbeda dengan kwitansi, faktur merupakan sebuah dokumen yang berfungsi untuk menghitung berapa banyak transaksi suatu penjualan barang.
Faktur biasanya dibuat oleh penjual atau pihak penerima uang. Selain itu, bukti pembayaran tipe ini memiliki tiga rangkap. Di mana rangkap pertama akan diberikan untuk pihak pembeli. Lalu, rangkap kedua akan diambil oleh pihak penjual. Tujuannya adalah untuk penagihan pembayaran.
Lembar ketiga dalam faktur akan disimpan juga ke dalam buku faktur suatu perusahaan. Tak jauh fungsinya dari faktur, nota juga umumnya dibuat oleh si penjual. Jika dalam faktur terdiri dari 3 rangkap, di nota hanya terdiri dari 2 rangkap.
Pada lembar nota pertama akan diserahkan dan disimpan oleh si pembeli, sedangkan lembar kedua akan diambil oleh si penjual. Keduanya, nota dan faktur menjadi bukti pembayaran yang sah tanpa penggunaan materai.
Setiap transaksi jual beli membutuhkan bukti sah dalam bentuk kwitansi pembayaran, nota atau faktur. Pastikan untuk mempelajarinya lebih dalam terlebih dahulu, sehingga ketika Anda ingin menerbitkan sebuah kwitansi, tidak akan disalahgunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.
Buat Kwitansi Pembayaran dengan Mekari
Mekari adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.
Mekari hadir sebagai solusi otomasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, sofware akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations. Saat ini Mekari telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000+
Anda dapat mengelola kwintansi pembayaran dan laporan keuangan melalui Mekari. Perusahaan juga dapat mengatur pengeluaran keuangan melalui sistem manajemen biaya dan anggaran.
