Panduan Lengkap KPI Purchasing: 10 Contoh KPI dan Tipsnya

Peran tim purchasing kini sudah berkembang fokusnya, menjadi sumber untuk membuat bisnis mendapatkan untung lebih besar. Agar bisa mencapainya, tim purchasing butuh data pengeluaran yang lengkap agar keputusan yang diambil tepat sasaran. 

Di sinilah peran KPI purchasing krusial. Dengan KPI yang pas, Anda bisa tahu seberapa lancar proses pembelian berjalan serta buat kerja tim jadi lebih produktif dan efisien.

Artikel ini akan membahas 10 contoh KPI purchasing yang relevan beserta tips praktis untuk membuat dan mengelolanya.

Pentingnya KPI purchasing

KPI purchasing adalah alat ukur yang digunakan untuk melihat seberapa baik proses  purchasing dijalankan, baik dari segi kecepatan maupun biaya yang dikeluarkan. 

Kenapa KPI sangat dibutuhkan dalam purchasing? Karena tanpa tolok ukur yang jelas, sulit bagi perusahaan untuk tahu bagian mana yang butuh perbaikan. KPI membantu:

• Mengungkap masalah yang mungkin tersembunyi
• Mengatur biaya agar tidak membengkak
• Mempercepat alur pembelian
• Memastikan kualitas produk tetap terjaga

Baca Juga: Procure to Pay (P2P): Proses dan Cara Efisiensi Pengadaan

Contoh KPI purchasing dan penjelasannya

Berikut adalah beberapa contoh KPI purchasing yang digunakan untuk menilai seberapa efektif dan efisien proses pembelian dalam sebuah perusahaan:

1. Waktu siklus pembelian (purchase order cycle time)

Mengukur rata-rata waktu yang dibutuhkan tim purchasing untuk memproses pesanan, mulai dari pengajuan hingga pesanan diterima, tanpa menghitung waktu tunggu pemasok. 

Aspek ini penting untuk menilai kecepatan dan efisiensi proses internal dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.

Rumus: Cycle Time = Waktu Pesanan Datang – Waktu Pengajuan Pesanan

2. Waktu tunggu pemasok (supplier lead time)

Mengukur berapa lama waktu yang diperlukan pemasok untuk mengirimkan barang setelah menerima pesanan. Ini penting untuk mengevaluasi keandalan pemasok dan kemampuan mereka dalam memenuhi deadline pengiriman yang sudah ditetapkan.

Rumus: Supplier Lead Time = Waktu Pengiriman – Waktu Pemesanan

3. Kualitas barang yang diterima (quality)

Mengukur persentase barang yang ditolak karena tidak memenuhi standar kualitas dibandingkan dengan total barang yang dipesan. 

Aspek ini membantu perusahaan memastikan bahwa pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan menghindari kerugian akibat barang cacat.

Rumus: Nilai Quality = (Jumlah Barang Ditolak ÷ Total Barang Dipesan) × 100%

4. Biaya pembelian dan efisiensi biaya (cost)

Mengukur penghematan biaya yang dicapai melalui negosiasi harga lebih baik atau menghindari biaya yang tidak perlu. Ini membantu perusahaan dalam mengoptimalkan anggaran pengadaan dan meningkatkan efisiensi biaya.

• Cost Avoidance: Penghematan dari menghindari biaya tambahan
• Cost Saving: Penghematan dari negosiasi harga yang lebih rendah
• ROI: (Manfaat finansial – Biaya investasi) ÷ Biaya investasi × 100%

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

5. Akurasi pesanan pembelian

Mengukur seberapa banyak pesanan yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta tanpa kesalahan atau perubahan. 

Ini penting untuk memastikan bahwa produk yang diterima tepat sesuai dengan kebutuhan, menghindari pemborosan dan kesalahan pemesanan.

Rumus: Akurasi Pesanan = (Jumlah Pesanan Tepat × 100%) ÷ Total Pesanan

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

6. Rasio pembelian darurat

Mengukur seberapa sering pembelian mendadak dilakukan, yang biasanya lebih mahal dibandingkan dengan pengadaan yang sudah direncanakan. 

Rasio yang tinggi bisa menunjukkan adanya masalah dalam perencanaan atau pengelolaan stok.

Rumus: Rasio Pembelian Darurat = (Jumlah Pembelian Darurat ÷ Total Pembelian) × 100%

7. Kepatuhan terhadap anggaran dan jadwal

Mengukur persentase pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran dan waktu yang telah ditentukan. 

Ini membantu perusahaan menjaga kontrol atas pengeluaran dan memastikan proses pembelian tidak terlambat.

Rumus:

• Kepatuhan Anggaran = (Jumlah Pembelian Sesuai Anggaran ÷ Total Pembelian) × 100%
• Kepatuhan Jadwal = (Jumlah Pembelian Tepat Waktu ÷ Total Pembelian) × 100%

Baca Juga: Cara Alokasi Budget Perusahaan dengan Efisien

8. Pembelajaran karyawan (employee learning)

Mengukur seberapa banyak peningkatan yang dicapai oleh tim purchasing melalui pelatihan atau sertifikasi yang diikuti. 

Penilaian ini bisa bersifat kuantitatif (jumlah pelatihan) atau kualitatif (tingkat kemajuan yang tercapai). Ini memastikan bahwa tim terus berkembang dan meningkatkan keterampilan mereka dalam pengelolaan purchasing.

Tips membuat dan mengelola KPI purchasing

Berikut beberapa tips praktis yang bisa membantu dalam membuat dan mengelola KPI purchasing secara efektif:

1. Sesuaikan KPI dengan tujuan bisnis dan kebutuhan perusahaan

Pastikan KPI yang dibuat benar-benar mencerminkan apa yang ingin dicapai perusahaan. Misalnya, jika fokus perusahaan pada penghematan biaya, KPI seperti “Cost Saving” atau “Cost Avoidance” bisa jadi prioritas. 

Namun, jika fokusnya pada kecepatan pengiriman, KPI seperti “Supplier Lead Time” lebih relevan. Pastikan setiap KPI punya kaitan jelas dengan tujuan bisnis agar pengukuran benar-benar akurat.

2. Gunakan data yang akurat dan real-time

Kualitas KPI sangat tergantung pada data yang digunakan. Data yang lama, salah, atau tidak lengkap bisa membuat keputusan jadi keliru. 

Gunakan software yang otomatis menangkap data secara konsisten dan terkini. Lakukan validasi data secara rutin agar laporan KPI selalu akurat. 

3. Lakukan evaluasi secara berkala

KPI tidak bisa hanya diukur sekali saja. Lakukan pengecekan rutin, misalnya tiap bulan, untuk melihat perkembangan. 

Jika ada yang belum sesuai target, cari penyebabnya dan buat rencana perbaikan. Setelah itu, pastikan rencana itu dijalankan supaya hasilnya benar-benar meningkat. Jangan ragu sesuaikan target KPI jika kondisi bisnis berubah.

4. Libatkan seluruh tim purchasing dan stakeholder terkait

KPI akan lebih efektif jika semua yang terlibat paham dan ikut berkontribusi. Ajak tim purchasing dan pihak lain yang terkait untuk menyusun dan memahami KPI bersama-sama.

Komunikasikan arti dan tujuan KPI dengan jelas agar semua bergerak bersama mencapai hasil yang diharapkan. Selain itu, kolaborasi dengan departemen lain seperti keuangan atau operasional juga penting untuk mencapai hasil terbaik. 

Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

Tingkatkan efisiensi purchasing dengan Mekari Expense Purchase

Mekari Expense Purchase memberikan kemudahan luar biasa bagi tim finance dan purchasing dengan menggabungkan berbagai fitur dalam satu platform terpusat.

Selain itu, fitur ini juga membantu tim purchasing memantau dan mengelola KPI purchasing secara lebih mudah, transparan, dan terukur.

Keunggulan Mekari Expense Purchase meliputi:

• Data pengadaan tersimpan terpusat, memudahkan pemantauan KPI tanpa pengumpulan manual.
• Proses persetujuan dan pembayaran otomatis mempercepat siklus pembelian dan tingkatkan kepatuhan jadwal.
• Transaksi tercatat otomatis, mengurangi kesalahan dan memastikan akurasi biaya untuk analisis efisiensi dan ROI.
• Dashboard real-time membantu tim cepat deteksi hambatan dan ambil tindakan perbaikan KPI.

Coba Mekari Expense Purchase dan bawa pengelolaan purchasing Anda ke level selanjutnya!

Referensi

Zoho. ”8 Important KPIs for the purchasing department”