Invoice pembelian ini tentu sudah tidak asing lagi dalam dunia bisnis atau perdagangan karena secara luas pengertian dari Invoice pembelian adalah suatu faktur atau juga bisa disebut sebagai sebuah dokumen penagihan di mana faktur ini akan dikeluarkan oleh seorang penjual kepada pembeli yang menunjukkan jumlah serta biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli tersebut setelah kegiatannya membeli sesuatu atau bisa juga karena ada sebuah kesepakatan di Purchase Order.
Memang Invoice pembelian ini secara bisa dikatakan sebagai suatu hal atau tagihan yang harus dibayarkan seorang pelanggan dan menentukan apa yang harus dibayar oleh pembeli kepada seorang penjual yang telah sesuai dengan ketentuan yang telah diberikan oleh penjual tersebut. Dari ketentuan pembayaran yang dilakukan akan menunjukkan sebuah jumlah yang harus dibayarkan oleh pembeli dengan waktu maksimal pembeli untuk melunasi segala tagihan barang yang diberikan oleh penjual tersebut.
Jika Anda masih belum begitu memahami terkait Invoice pembelian ini, maka sebaiknya Anda terus membaca penjelasan kami mengenai invoice pembelian lebih dalam. Terlebih, jika Anda seorang pengusaha yang bergerak pada bidang perdagangan maka memahami tentang Invoice pembelian adalah salah satu hal yang sebaiknya Anda lakukan.
Mengenal Lebih Jelas Apa Itu Invoice Pembelian
Jika melihat dari pengertian kamur besar bahasa indonesia (KBBI) maka bisa diartikan jika Invoice pembelian ini merupakan suatu daftar yang berisi kiriman barang yang telah diberi sebuah keterangan mulai dari nama barang, jumlah barang, dan tidak lupa harga dari barang yang harus dibayarkan oleh pelanggan tersebut kepada penjual nantinya.
Invoice pembelian atau yang juga dikenal sebagai faktur dan dokumen tagihan ini sebenarnya juga bisa diartikan sebagai suatu perhitungan penjualan kredit yang mana hitungan ini diberikan oleh penjual kepada pembeli yang membeli barang dari mereka. Dengan adanya Invoice pembelian ini maka bisa memberi suatu bukti bahwa pembeli masih memiliki utang atau belum membayar barang yang telah mereka order kepada penjual.
Oleh karena itu, jika Anda melihat dari sudut pandang seorang penjual maka invoice yang diperuntukan kepada seorang penjual maka invoice tersebut bernama invoice penjual. Sementara, jika Anda melihat dari sudut pandang seorang pembeli maka invoice tersebut bernama Invoice pembelian dan Invoice pembelian akan berisi tentang harga atau layanan yang telah diberikan kepada seorang pembeli.
Baca Juga: Contoh Invoice Pembayaran, Penjualan, dan Tagihan, Paling Lengkap!
Alasan Yang Membuat Invoice Pembelian Begitu Penting Bagi Perusahaan
Secara umum, peran dari Invoice pembelian ini sangat lah penting bagi jalannya bisnis pada suatu perusahaan sehingga penggunaan dari invoice pembelian ini wajib untuk diterapkan dan digunakan. Alasan yang membuat invoice begitu penting bagi jalannya bisnis suatu perusahaan adalah dengan sebuah invoice maka akan memudahkan suatu perusahaan dalam menghitung total dari pembelian yang belum dibayarkan oleh pembeli kepada mereka.
Tidak hanya itu saja, peranan sebuah invoice ini juga bisa menjadi sebuah bukti transaksi pembelian dan perusahaan akan mencatat hal tersebut di dalam pembukuan perusahaan. Bisa dikatakan jika invoice dari pembelian ini bisa berperan sebagai kwitansi bagi pembeli sekaligus suatu dokumen akuntansi bagi sebuah perusahaan.
Akan tetapi, tidak hanya itu saja karena sebenarnya masih banyak alasan alasan penting lainnya yang membuat invoice dari pembelian ini sangat penting dan berguna bagi perusahaan. Berikut ada beberapa alasan yang membuat invoice begitu penting bagi perusahaan, antara lain:
1. Invoice Bisa Digunakan Sebagai Bukti Pembayaran
Ketika Anda sebagai pelanggan atau pembeli akan membeli suatu barang pada pembeli, tentu sebuah bukti pembayaran bisa menjadi sebuah aspek yang sangat penting dan tidak boleh Anda lewatkan. Dengan adanya sebuah kwitansi atau bukti pembayaran ini maka dokumen tersebut bisa digunakan sebagai sebuah dokumen instruksional. Maksud dari dokumen instruksional ini sendiri adalah dokumen yang akan membantu jalannya pembayaran terhadap pembelian suatu barang maupun penggunaan dari jasa yang telah pembeli lakukan sebelumnya.
Invoice atau yang juga dikenal sebagai dokumen tagihan ini pada dasarnya dibuat karena terdapat sebuah tagihan atau pembayaran dengan nominal yang cukup besar dan hal tersebut tentunya membuat dokumen tagihan ini sangat diperlukan sebagai sebuah bukti pembayaran yang valid. Tidak ada satu pun yang bisa memprediksi masa depan, tetapi jika suatu saat nanti terjadi suatu hal yang tidak diinginkan maka dokumen dari Invoice pembelian ini bisa dijadikan sebagai sebuah bukti. Oleh karena itu, sebaiknya Anda menyimpan bukti pembayaran ini dengan baik untuk menghadapi hal hal yang tidak diinginkan di kemudian hari.
2. Sebagai Dokumen Perusahaan Yang Valid
Jika melihat sudut pandang suatu perusahaan maka bisa dikatakan jika pembuatan dari invoice ini memiliki sebuah tujuan di mana faktur atau dokumen tagihan ini akan memberi kemudahan dalam proses pembukuan akuntansi perusahaan. Selain itu, faktur atau dokumen tagihan ini juga bisa menjadi suatu bukti dokumen yang nyata di mana dokumen tagihan ini diberikan oleh seorang penjual barang maupun jasa.
Suatu perusahaan yang memiliki kredibilitas baik dan manajemen yang terstruktur tentu akan menyimpan segala bukti dari arsip transaksi keuangan yang telah dilakukan. Biasanya, perusahaan akan merinci arsip transaksi keuangan tersebut sehingga pada saat dokumen tersebut dibutuhkan maka bisa ditemukan dengan mudah.
Selain dijadikan sebagai bukti arsip transaksi keuangan milik perusahaan, invoice atau faktur ini juga memiliki tujuan untuk memudahkan segala perhitungan perhitungan akuntansi keuangan milik perusahaan sehingga ketika seorang tenaga kerja keuangan atau akuntansi perusahaan sedang melakukan pembukuan bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan efisien.
3. Bisa Digunakan Sebagai Bukti Untuk Laporan Pajak Perusahaan
Seperti yang Anda ketahui bahwa membayar pajak merupakan hal yang wajib untuk dilakukan. Tidak hanya bagi individu, tetapi perusahaan perusahaan pun akan dikenakan pajak ketika beroperasi. Secara umum, suatu perusahaan akan membayar pajak setiap tahunnya. Pembayaran pajak kini juga jauh lebih mudah menggunakan eBilling pajak online yang resmi dari DJP Indonesia.
Menariknya, keberadaan dari invoice bagi perusahaan ini tidak hanya akan membantu perusahaan dalam proses pengerjaan pembukuan seluruh transaksi keuangan yang sudah dilakukan oleh perusahaan, tetapi adanya invoice atau faktur ini juga bisa digunakan oleh perusahaan sebagai bukti laporan pajak.
4. Bisa Menjadi Sebuah Bukti Jika Terjadi Suatu Kesalahan
Tentunya, suatu kesalahan sangat wajar dan bisa saja terjadi. Sebagai contoh, saat akan mengirimkan barang tetapi barang tersebut tidak sampai tujuan maka dengan adanya invoice ini akan membantu suatu perusahaan untuk melakukan cross check barang pengiriman yang telah dikirim serta jumlah dari tagihan yang diberikan.
Komponen Utama Yang Harus Diketahui Dalam Invoice Pembelian
Secara umum, pembuatan dari invoice pembelian ini sendiri akan dilakukan sebanyak tiga rangkap atau tahap. Tahap tersebut terdiri dari invoice yang akan diberikan kepada pembeli atau invoice pembelian, tahap kedua adalah invoice akan disimpan oleh penjual di mana dokumen tagihan ini akan digunakan sebagai lampiran penagihan bagi seorang penjual, dan yang terakhir adalah invoice akan disimpan pada buku faktur.
Pada dasarnya, ketika Anda ingin membuat invoice pembelian ini tidak ada format baku ketika Anda akan membuatnya. Akan tetapi, meskipun tahap pembuatan dari invoice ini tidak memiliki format yang baku, sebenarnya ada beberapa komponen yang perlu untuk Ands ketahui atau cantumkan jika membuat faktur atau dokumen tagihan satu ini.
Lalu, kira kira apa saja kah komponen penting yang tidak boleh dilewatkan ketika akan membuat sebuah invoice? Berikut adalah beberapa komponen yang harus ada dalam invoice, antara lain:
1. Identitas pelanggan
Perusahaan yang membuat invoice tidak lupa untuk menuliskan nama pelanggan sebagai tujuan dari penagihan dari jumlah pembelian yang belum dibayarkan. Tentunya, hal ini merupakan hal yang penting di dalam invoice pembelian karena jika perusahaan tidak menuliskan nama pelanggan secara jelas maka bisa saja invoice tersebut tertukar dengan milik orang lain dan membuat perusahaan harus melakukan pekerjaan dua kali.
2. Identitas penjual
Identitas penjual juga menjadi salah satu aspek atau komponen yang tidak boleh Anda lewatkan ketika akan membuat faktur tagihan karena dengan mengetahui identitas penjual akan membuat pembeli juga mengetahui dan menjadi bukti jika memang mereka pernah membeli suatu barang pada Anda. Tanpa adanya identitas penjual yang jelas, bukan hal yang tidak mungkin jika nantinya para pembeli tidak ingin membayarkan total dari tagihan yang dikirim kepada mereka untuk menghindari risiko risiko penipuan yang bisa saja terjadi.
3. Nomor invoice
Nomor invoice juga menjadi salah satu aspek yang berperan penting, tanpa adanya nomor invoice pembelian yang jelas maka akan membuat faktur tagihan tersebut tidak pasti harus dikirim kemana.
4. Daftar Pemesanan
Apa saja daftar barang yang dibeli, hal itu termasuk jumlah dari pemesanan yang dilakukan, harga dari satuan, total tagihan, hingga jumlah dari pajak yang harus dibayarkan wajib untuk dimasukkan ke dalam faktur tagihan pembelian secara rinci. Jika terdapat diskon barang atau adanya tambahan biaya pengiriman maka hal ini juga wajib untuk Ands masukkan.
5. Sistem pembayaran
Untuk sistem pembayaran ini jika pembayaran tersebut dilakukan dengan proses transfer yang dilakukan melalui rekening bank, maka sebagai seorang penjual harus untuk menuliskan nomor rekening perusahaan. Tetapi, untuk tagihan pembayaran ini sebenarnya tidak hanya bisa dilakukan melalui transfer bank saja karena jika pembeli ingin menggunakan kartu debit atau kredit pun bisa dilakukan.
6. Tempo pembayaran
Hal penting yang tidak boleh Anda sebagai penjual lewatkan adalah menuliskan kapan waktu dari jatuh tempo pembayaran sehingga pembeli yang dikirimi faktur tagihan akan tahu dan tidak membayar tagihan melewati batas jatuh tempo dari yang sudah ditetapkan.
7. Syarat dan Ketentuan Pembayaran
Syarat dan ketentuan pembayaran yang diinginkan oleh perusahaan sebenarnya merupakan aspek yang sangat opsional. Jika Anda sebagai penjual ingin memberi ketentuan ketika pembeli akan melakukan pembayaran, maka Anda bisa menuliskannya. Akan tetapi, jika Anda tidak memiliki ketentuan atau syarat maka Anda tidak perlu menuliskannya.
Perbedaan Invoice Pembelian Dengan Kwitansi
Pada dasarnya invoice pembelian tidak sama dengan kwitansi. Akan tetapi, untuk sebagian orang yang tidak terlalu memahaminya pasti akan beranggapan jika invoice pembelian dan kwintansi adalah dua hal yang sama. Padahal baik itu invoice dan kwitansi memiliki fungsi yang berbeda.
Invoice pembelian ini sendiri merupakan suatu bukti dari dokumen transaksi yang berisi tentang perhitungan penjualan maupun pembayaran yang harus dibayarkan dan tidak boleh melewati batas jatuh tempo. Secara umum, faktur pembelian ini akan diterima oleh seorang pembeli ketika pembeli tersebut telah selesai melakukan proses pemesanan. Sementara untuk kwitasi sendiri bisa diartikan sebagai bukti yang diberikan oleh penjual kepada pembeli setelah melakukan pembayaran.
Untuk kwitansi, setelah pembeli melakukan pembayaran maka bukti tersebut akan diberikan tanda tangan penerima uang. Jadi, bisa disimpulkan secara sederhana jika kwitansi ini baru akan diberikan jika penyerahan sejumlah uang telah dilakukan.
Cara Membuat Invoice Yang Lengkap dan Tepat
Setelah Anda memahami pengertian serta bagaimana pentingnya sebuah invoice bagi suatu perusahaan, maka hal lain yang tidak boleh Anda lewatkan selanjutnya adalah dengan memahami bagaimana cara membuat invoice yang baik dan tepat.
Tentunya, mengetahui bagaimana cara yang tepat dalam membuat sebuah invoice ini sangat penting karena pembuatan invoice yang baik ini juga bisa meningkatkan kredibilitas dari perusahaan Anda nantinya. Pada dasarnya, untuk membuat invoice ini pun lebih mudah dan otomatis ketika menggunakan aplikasi invoice online dengan sistem pencatatan transaksi yang terintegrasi dengan aplikasi pembukuan.
Berikut adalah langkah yang tepat dalam membuat invoice perusahaan, antara lain:
- Invoice dijadikan sebagai nama atau judul dari dokumen tagihan yang akan diberikan kepada pelanggan.
- Gunakan nomor invoice yang unik baik itu untuk penjual maupun pembeli di mana nomor invoice ini bisa digunakan untuk mengurutkan berbagai tagihan yang satu dengan tagihan yang lainnya.
- Nama sekaligus kontak dari pembeli. Tentunya, pengisian nama ini sangat penting karena dengan adanya nama atau kontak dari pembeli ini, invoice tersebut baru bisa diberikan.
- Tanggal produk dikirim atau tanggal kapan layanan tersebut diberikan kepada pelanggan. Dengan adanya tanggal atau waktu kapan produk ini dibuat, hal ini untuk membantu dalam mengetahui barang atau jasa tersebut dibeli oleh pelanggan atau kapan saat pelanggan membeli barang tersebut dari penjual.
- Tanggal pengiriman invoice.
- Ketentuan pembayaran. Hal ini terdiri dari bagaimana metode pembayaran, kapan pembayaran tersebut harus diterima, bagaimana rincian tentang keterlambatan pembayaran barang, diskon pembayaran awal, dan lain sebagainya.
- Memberi deskripsi produk atau layanan. Hal ini merupakan komponen yang sangat penting di dalam invoice, jika deskripsi ini tidak ada maka akan membuat informasi menjadi kurang lengkap.
- Harga per unit dari produk, jika ada.
- Jumlah total yang dibebankan merupakan biaya yang harus dibayarkan oleh pelanggan kepada kita sehingga hal ini akan memudahkan pelanggan untuk mengetahui berapa total yang harus pembeli bayarkan kepada pelanggan.
Manfaat Dari Penerapan Faktur Pembelian Pada Jalannya Bisnis
Seperti yang Anda ketahui bahwa penerapan dari faktur atau dokumen tagihan pembelian pelanggan ini memiliki manfaat yang penting bagi jalannya suatu bisnis selain faktur tersebut akan digunakan sebagai salah satu bukti dari transaksi fisik yang sah atau resmi di antara penjual dan pembeli terkait.
Berikut adalah beberapa manfaat dari faktur atau dokumen tagihan pembelian yang perlu untuk Anda ketahui kegunaannya dalam jalannya suatu bisnis, antara lain:
- Faktur atau dokumen tagihan pembelian ini merupakan sebuah alat bukti yang sah ketika para pembeli akan membayarkan tagihan pembelian kepada penjual. Faktur pembelian ini akan berisi nilai tagihan yang harus dibayarkan pembeli kepada penjual.
- Faktur pembelian bisa digunakan sebagai sebuah laporan dokumen yang saat untuk digunakan perusahaan untuk laporan keuangan mereka.
- Faktur pembelian bisa digunakan sebagai sebuah alat untuk memeriksa persediaan barang di gudang
Melihat bagaimana manfaat yang diberikan faktur pembelian, rasanya tidak heran jika faktur ini sangat penting dan banyak digunakan pengusaha sebagai suatu dokumen transaksi kepada pemasok. Hal ini membuat faktur pembelian penting dalam kegiatan bisnis.
Jika Anda ingin proses pembuatan dari invoice ini berjalan dengan lebih mudah dan cepat serta minim kesalahan maka sebaiknya perusahaan Anda menggunakan software akuntansi terbaik yang memiliki fitur untuk membuat invoice secara otomatis dan bisa diintegrasikan dengan fitur-fitur akuntansi lainnya sehingga laporan keuangan akan menjadi lebih akurat.
