Administrasi Keuangan: Pengertian, Fungsi, Tugas, dan Tujuan

Administrasi keuangan adalah tulang punggung keteraturan arus uang di perusahaan, mulai dari pencatatan transaksi harian, pengelolaan anggaran, hingga rekonsiliasi dan pelaporan. 

Fungsi administrasi keuangan bukan sekadar membukuka uang, melainkan memastikan likuiditas terjaga, biaya terkendali, dan kepatuhan pajak maupun audit terpenuhi. 

Dengan sistem yang rapi, manajemen mendapat data yang akurat untuk mengambil keputusan, memprediksi kebutuhan kas, dan mengukur kinerja. 

Dengan demikian, operasional lebih efisien, risiko kesalahan berkurang, dan kesehatan finansial bisnis lebih terpantau.

Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah rangkaian kegiatan untuk mengelola dan menata arus uang dalam suatu organisasi atau perusahaan, mulai dari perencanaan, pencatatan, hingga pelaporan, agar setiap penggunaan dana tercatat dengan rapi dan mudah ditelusuri.

Dengan kata lain, administrasi keuangan memastikan setiap transaksi keuangan terdokumentasi secara sistematis sehingga kondisi keuangan perusahaan dapat dipantau dengan jelas.

Dalam praktiknya, administrasi keuangan biasanya mencakup kegiatan-kegiatan seperti:

• Mengumpulkan dan mencatat seluruh transaksi yang berkaitan dengan pemasukan dan pengeluaran uang.
• Menyusun dan memperbarui dokumen keuangan (bukti transaksi, arsip pembayaran, dan lain-lain) agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.
• Mengelompokkan transaksi ke dalam pos-pos keuangan yang tepat untuk mendukung proses akuntansi.
• Menjaga kerapian data keuangan sehingga proses pemeriksaan (audit) lebih mudah dilakukan.

Dengan pengelolaan administrasi keuangan yang tertata, perusahaan memiliki dasar data yang kuat untuk melanjutkan ke tahap pengaturan sistem keuangan, penyusunan anggaran, hingga pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan.

Untuk melakukannya dengan lebih efisien, Anda dapat memanfaatkan software akuntansi atau pun ERP, atau bahkan mengintegrasikan keduanya.

Tujuan Administrasi Keuangan

Selain mengetahui pengertian administrasi keuangan, Anda juga perlu tahu apa tujuan dari adanya administrasi keuangan.

Pada dasarnya, tujuan dari administrasi keuangan yaitu untuk memproses dan mengatur keuangan perusahaan dengantujuan agar sistem keuangan perusahaan berjalan dengan baik.

Dengan demikian sistem keuangan tersebut dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya sesuai dengan ketetapan yang berlaku.

Tidak hanya itu, administrasi keuangan juga bertujuan untuk memudahkan proses pemasukan dan pengeluaran suatu perusahaan.

Selanjutnya, administrasi keuangan juga bertujuan untuk memudahkan seluruh kegiatan transaksi keuangan perusahaan.

Hal ini karena semua transaksi keuangan bisa dibuktikan dengan bukti yang dapat dipertanggung jawabkan.

Terakhir, administrasi keuangan juga bertujuan untuk memudahkan seorang manajer keuangan untuk tahu bagaimana kondisi keuangan dari sebuah perusahaan.

Fungsi Administrasi Keuangan

Nah, setelah Anda tahu pengertian dan tujuan dari administrasi keuangan, sekarang saatnya Anda tahu fungsi administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan sebagaimana berikut ini.

1. Investment Function

Fungsi administrasi keuangan yang pertama yaitu sebagai wadah yang perusahaan gunakan untuk menyimpan dana atau debit perusahaan.

Kemudian, dana atau debit perusahaan tersebut akan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pada umumnya, ada dua jenis investment function dalam administrasi keuangan, yakni long term investment dan short term investment.

Long Term Investment adalah aset perusahaan tertinggi yang perusahaan gunakan untuk kebutuhan perusahaan di masa depan, seperti alat produksi, tanah, kas, dan lain sebagainya.

Short Term Investment adalah aset yang dimiliki perusahaan dengan nilai rendah, sehingga lebih cepat habis.

Contoh administrasi keuangan yaitu persediaan, utang-piutang, kas, dan lain sebagainya.

2. Shopping Function

Fungsi administrasi keuangan yang kedua yaitu shopping function.

Dengan fungsi ini, maka bagian administrasi keuangan bertugas dalam melakukan pembelanjaan atau debit suatu perusahaan untuk kebutuhan perusahaan itu sendiri.

3. Profit Sharing Function

Profit sharing function merupakan fungsi administrasi keuangan yang bertugas dalam membuat dan menentukan aturan dalam hal pembagian keuntungan perusahaan.

4. Fundraising Function

Fungsi administrasi keuangan yang terakhir adalah fundraising function.

Pada dasarnya, fungsi ini bertujuan untuk menyediakan dana untuk perusahaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, seperti mencari investor atau sponsor.

Tugas-Tugas Seorang Administrasi Keuangan

Setelah mengetahui apa saja fungsi administrasi keuangan, Anda juga perlu tahu tugas dari petugas administrasi keuangan dalam sebuah perusahaan.

Setiap petugas atau staf administrasi keuangan mempunyai tugas dan peran khusus dalam sebuah perusahaan, sebagaimana penjelasan berikut ini.

1. Membuat Rencana Keuangan

Tugas pertama dari seorang staff administrasi keuangan adalah membuat rencana keuangan perusahaan.

Pada dasarnya, rencana keuangan tersebut meliputi aspek pendapatan, pinjaman terstruktur dan sistematis, serta pembayaran.

Pembuatan rencana keuangan bisa Anda buat dengan menggunakan acuan laporan keuangan dari periode sebelumnya.

2. Membuat Laporan Keuangan

Selain membuat rencana keuangan, fungsi administrasi keuangan selanjutnya adalah membuat laporan keuangan tahunan.

Namun, pembuatan laporan keuangan bisa dibuat secara bertahap, seperti harian, mingguan, sampai dengan tahunan.

Hal ini bisa dibuat berdasarkan aliran arus kas masuk, utang, keluar, dan lain sebagainya.

3. Mengelola Uang Tunai

Tugas dari staff administrasi keuangan yang selanjutnya adalah mengelola uang tunai.

Pada umumnya, tanggung jawab mengelola uang tunai merupakan tanggung jawab dari manajemen keuangan.

Lantas, apa saja tugas yang terkait dalam pengelolaan uang tunai?

Sebagai contoh, tugasnya yaitu melaporkan penarikan setoran atau dana, menentukan jumlah setoran dana, membuka rekening, dan mencatat semua transaksi terkait dengan uang tunai milik perusahaan.

4. Mengelola Kredit atau Pinjaman

Tugas staff administrasi keuangan yang selanjutnya yaitu mengelola pinjaman atau kredit perusahaan.

Pada umumnya, hal tersebut berhubungan dengan pembayaran dan pemberian tagihan seperti dari utang-piutang perusahaan. Contohnya seperti pencatatan nota kredit.

Petugas Administrasi Keuangan

Mungkin Anda bertanya-tanya siapa sajakah petugas administrasi keuangan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Nah, berikut ini petugas-petugas administrasi keuangan yang perlu Anda ketahui.

1. Sekretaris

Petugas administrasi keuangan yang pertama yaitu sekretaris. Tugas sekretaris yaitu bertanggung jawab dalam kegiatan keuangan perusahaan dengan bank.

Selain itu, sekretaris juga bertugas dalam melakukan akuntansi untuk sumbangan dana atau pajak atas pemilik perusahaan.

Tugas keuangan sekretaris lainnya yaitu menangani kas kecil serta menyediakan biaya untuk kegiatan rutin dengan modal kecil.

2. Bendahara

Petugas administrasi keuangan selanjutnya yaitu bendahara. Lalu, apa sajakah tugas dari bendahara perusahaan?

Tugas dari seorang bendahara adalah bertanggung jawab dalam mengelola akuntansi keuangan dengan software akuntansi dengan menerima seluruh aplikasi kas, baik itu kas kecil maupun laporan akuntansi kas kecil yang berasal dari admin perusahaan.

3. Manajer Keuangan

Petugas administrasi keuangan yang terakhir yaitu manajer keuangan yang bertugas dalam menerima dan melakukan pemeriksaan laporan keuangan untuk kas kecil yang dihasilkan dari aplikasi laporan keuangan.

Rapikan Administrasi Keuangan Perusahaan dengan Software Akuntansi

Administrasi keuangan yang rapi berawal dari pencatatan konsisten, dokumen tertib, dan arus kas yang mudah dipantau. Oleh karena itu, peran software akuntansi sangatlah vital.

Mekari Jurnal adalah software akuntansi terbaik di Indonesia yang dapat membantu menstandarkan proses pembukuan dan finansial harian agar laporan keuangan selalu akurat dan siap dianalisis.

Dengan Mekari Jurnal, Anda dapat:

• Menata bagan akun dan otomatisasi pencatatan sehingga transaksi harian langsung terpetakan ke akun yang tepat dan siap dilaporkan.
• Membuat faktur dan mengelola piutang lengkap dengan pengingat, tenggat waktu, dan pencatatan penerimaan agar kas masuk tepat waktu.
• Rekonsiliasi bank secara cepat dengan bank feed dan pencocokan transaksi sehingga saldo kas selalu mutakhir.
• Memantau arus kas dan laporan keuangan (neraca, laba rugi, buku besar, dan lainnya) sebagai dasar keputusan yang lebih cepat.
• Menempelkan bukti & catatan transaksi pada jurnal/faktur untuk dokumentasi yang rapi dan audit trail yang jelas.
• Mengelola account payable dan jadwal bayar–berkat integrasi Mekari Jurnal dengan spend management system Mekari Expense–melalui perekaman tagihan, alur persetujuan, serta tanda lunas yang tertelusur.

Tingkatkan profit perusahaan dengan administrasi keuangan yang tertib, transparan, dan efisien bersama Mekari Jurnal!