Contoh Penggunaan AI dalam Otomatisasi Dokumen dan Cara Kerja

Efisiensi dan produktivitas adalah kunci sukses di dunia bisnis modern. Namun, pengelolaan dokumen yang tidak efektif seringkali menjadi batu sandungan.

Tumpukan dokumen yang terus bertambah, proses manual yang memakan waktu, dan potensi kesalahan manusia dapat menghambat laju pertumbuhan perusahaan.

Untungnya, teknologi kecerdasan buatan (AI) menawarkan solusi inovatif: otomatisasi dokumen berbasis AI, yang mampu mengubah cara bisnis menangani dokumen secara radikal.

Lantas, bagaimana sebenarnya peran AI dalam otomatisasi dokumen, dan bagaimana teknologi ini diterapkan dalam dunia nyata? Mari simak pembahasannya!

Apa itu otomatisasi dokumen?

Otomatisasi dokumen, atau document automation, adalah penggunaan teknologi untuk mengotomatiskan tugas-tugas pengelolaan dokumen.

Tugas-tugas ini meliputi pembuatan, pengeditan, pengarsipan, dan pengambilan dokumen.

Seiring perkembangan teknologi, pengerjaan tugas-tugas di atas telah mengalami transformasi signifikan dengan hadirnya kecerdasan buatan (AI).

Data dari Indicodata menunjukkan bahwa dengan otomatisasi berbasis AI, bisnis dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual hingga 80%. 

Ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan meminimalkan risiko kesalahan manusia yang dapat mencapai 3-5% dalam proses manual.

Dengan otomatisasi, bisnis dapat mengurangi ketergantungan pada proses manual, yang pada gilirannya akan meningkatkan efisiensi dan meminimalkan risiko kesalahan.

Teknologi Inti AI dalam Otomatisasi Dokumen

AI document automation mengandalkan beberapa teknologi inti untuk mengubah dokumen fisik menjadi data digital yang terstruktur. 

Berikut adalah teknologi-teknologi utama berbasis AI dalam proses otomatisasi dokumen:

1. Optical Character Recognition (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) merupakan teknologi dasar yang bertindak sebagai “mata” dalam sistem otomatisasi dokumen.

OCR berfungsi untuk mengekstrak dan mengkonversi teks dari hasil pemindaian dokumen fisik atau PDF berbasis gambar menjadi teks digital yang dapat dibaca dan diproses komputer.

2. Machine Learning (ML)

Ini adalah “otak” dari sistem yang memungkinkan AI untuk terus belajar dan meningkatkan akurasi dari waktu ke waktu. 

Teknologi dalam pemrosesan dokumen memiliki dua fungsi krusial:

• Pattern Recognition: Algoritma AI ini dapat mengidentifikasi pola dalam dokumen untuk mengklasifikasikan jenis dokumen secara otomatis, seperti membedakan antara faktur, kontrak, atau laporan.
• Continuous Learning: Sistem dapat mempelajari format dokumen baru dan meningkatkan akurasi ekstraksi data berdasarkan feedback dari proses sebelumnya.

3. Natural Language Processing

Natural Language Processing memungkinkan sistem memahami konteks dan makna dari teks yang telah diekstrak. 

NLP berperan penting dalam mengidentifikasi informasi penting serta konteksnya di dalam sebuah dokumen.

Contohnya seperti mengenali nama vendor, nomor invoice, tanggal transaksi, dan tenggat pembayaran dari sebuah invoice. 

Dengan NLP, proses input data dari dokumen menjadi serba otomatis.

Peran AI dalam otomatisasi dokumen

Kecerdasan buatan telah membawa otomatisasi dokumen ke level yang lebih tinggi. Dengan kemampuannya untuk belajar dan beradaptasi, AI dapat melakukan tugas-tugas yang sebelumnya hanya bisa dilakukan oleh manusia.

Beberapa kemampuan AI dalam otomatisasi dokumen meliputi:

• Ekstraksi Data: AI dapat secara otomatis mengambil informasi penting dari berbagai jenis dokumen, seperti faktur, kontrak, dan formulir.
• Klasifikasi Dokumen: AI dapat mengkategorikan dokumen berdasarkan jenis, isi, atau kriteria lainnya, sehingga memudahkan pengarsipan dan pencarian.
• Pemrosesan Bahasa Alami (NLP): AI dapat memahami dan memproses bahasa manusia, memungkinkan otomatisasi tugas-tugas seperti pembuatan ringkasan dokumen dan penerjemahan.
• Pengambilan Keputusan: AI dapat menganalisis data dan membuat keputusan berdasarkan aturan atau pola yang telah dipelajari, memungkinkan otomatisasi alur kerja yang kompleks.

Contoh penggunaan AI dalam otomatisasi dokumen

Otomatisasi dokumen telah mengalami transformasi signifikan berkat AI. Salah satu contoh penerapan AI yang paling menonjol adalah Intellectual Document Processing (IDP), yang memungkinkan sistem untuk memahami, mengekstrak, dan memproses informasi dari berbagai jenis dokumen.

Dengan kemampuan ini, AI telah membuka peluang baru untuk otomatisasi di berbagai industri. Berikut adalah beberapa contoh penggunaan AI dalam otomatisasi dokumen yang memberikan dampak nyata:

1. Akuntansi

Dalam bidang akuntansi, otomatisasi rekonsiliasi akun menjadi salah satu contoh penerapan AI yang sangat bermanfaat. Proses ini, yang biasanya memakan waktu dan rentan kesalahan, melibatkan pencocokan data dari berbagai sumber untuk memastikan keakuratan catatan keuangan.

Contoh utama penggunaan AI dalam bidang akuntansi dan keuangan adalah dalam proses pengelolaan invoice.

Dengan software IDP, data transaksi dapat diekstrak dari berbagai sumber, termasuk dokumen yang tidak terstruktur. 

Algoritma canggih secara otomatis mencocokkan transaksi, serta mengidentifikasi dan mengelompokkan informasi di dalamnya berdasarkan metrik yang Anda butuhkan.

AI juga belajar dari kesalahan manusia sehingga akurasi pencocokan semakin meningkat seiring waktu.

Hasilnya, proses rekonsiliasi akun menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien, sehingga tim keuangan dapat fokus pada analisis keuangan dan tugas-tugas yang lebih strategis.

Baca Juga: Apa Itu Digital Accounting: Manfaat dan Contoh Penggunaannya

2. Kesehatan

Di bidang kesehatan, otomatisasi pengkodean medis menjadi salah satu terobosan penting berkat AI. Pengkodean medis, yang merupakan proses menerjemahkan diagnosis, prosedur, dan layanan kesehatan ke dalam kode standar, sangat kompleks dan membutuhkan keahlian khusus.

Dengan memanfaatkan NLP, AI dapat memahami catatan medis dan mengidentifikasi informasi yang relevan untuk pengkodean. AI kemudian dapat secara otomatis memberikan kode yang sesuai berdasarkan informasi klinis, membantu mengurangi kesalahan pengkodean dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan.

Dengan demikian, proses pengkodean medis menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien, memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk meningkatkan efisiensi penagihan dan mengurangi penolakan klaim.

3. Asuransi

Pemrosesan klaim asuransi adalah proses yang kompleks dan memakan waktu, melibatkan banyak dokumen dan verifikasi data. Dengan bantuan IDP, informasi dari dokumen klaim, termasuk laporan medis, bukti kerugian, dan underwriting, dapat diekstrak secara otomatis.

AI kemudian dapat memverifikasi data klaim, menilai risiko, dan menghitung pembayaran secara otomatis, serta mendeteksi potensi penipuan dan mengurangi kerugian finansial.

Dengan demikian, proses klaim asuransi menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien, memungkinkan perusahaan asuransi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya administrasi.

4. Logistik

Proses logistik seringkali melibatkan banyak dokumen pengiriman yang harus diproses secara manual, menyebabkan keterlambatan dan kesalahan. Namun, dengan IDP, informasi penting dari dokumen pengiriman dalam berbagai format dapat diekstrak secara otomatis.

AI juga dapat melacak pengiriman secara real-time, memberikan visibilitas kepada pelanggan dan perusahaan logistik. Selain itu, AI dapat mengotomatiskan proses persetujuan dan pembayaran, mempercepat siklus pengiriman.

Dengan demikian, proses logistik menjadi lebih efisien dan transparan, memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi biaya operasional.

Kesimpulan

Otomatisasi dokumen berbasis AI adalah solusi inovatif yang dapat membantu bisnis mengotomatiskan tugas-tugas yang memakan waktu, mengurangi risiko kesalahan, dan fokus pada pertumbuhan bisnis.

Dengan memanfaatkan teknologi AI, seperti intelligent document processing software, perusahaan dapat mengekstrak, memahami, dan memproses informasi dari berbagai jenis dokumen secara otomatis dan akurat.

Mekari Stream menawarkan software IDP yang canggih dengan berbagai fitur yang dapat membantu Anda mengoptimalkan pengolahan dokumen.

Kini, Mekari Stream tersedia dalam Mekari Expense sebagai bagian dari solusi manajemen pengeluaran bisnis yang komprehensif.

Dengan Mekari Expense, Anda dapat melakukan input data invoice secara otomatis dalam beberapa klik saja.

Anda juga dapat langsung menjadwalkan, mengelola, hingga melakukan pembayaran dalam satu aplikasi yang sama.

Dengan demikian, proses menjadi lebih efisien dan transparan sehingga tim keuangan bisa fokus kepada tugas-tugas yang lebih strategis. 

Mekari sendiri telah dipercaya oleh lebih dari 35.000 bisnis untuk mengembangkan inovasi digital mereka.

Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang Mekari Expense dan bagaimana solusi ini dapat membantu Anda mengelola invoice dan tagihan secara lebih efektif.