Mengelola reimbursement kantor secara manual bisa sangat merepotkan, terutama untuk perusahaan di industri yang sering melakukan banyak transaksi, seperti ritel, FnB, atau perdagangan. Setiap pengeluaran perlu dicatat dengan teliti, yang bisa memakan waktu dan meningkatkan risiko kesalahan.
Karyawan harus mengisi formulir, lalu tim keuangan mengecek dan menyetujui satu per satu, membuat proses ini lambat dan rentan error. Namun, kini ada expense management software yang bisa mempermudah proses reimbursement tanpa perlu formulir manual.
Dengan otomatisasi dan pelacakan real-time, perusahaan bisa mempercepat dan mempermudah sistem reimbursement, mengurangi kesalahan, serta menghemat waktu untuk hal yang lebih penting.
Sistem Reimbursement
Sistem reimbursement adalah proses penggantian dana yang umumnya dilakukan perusahaan kepada karyawan, setelah karyawan mengeluarkan biaya untuk keperluan bisnis.
Biaya ini bisa mencakup perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kerja, subscription tools, atau biaya operasional lainnya yang dibayarkan terlebih dahulu oleh karyawan.
Tujuan utama dari sistem reimbursement adalah memastikan bahwa karyawan tidak menanggung beban finansial pribadi untuk pengeluaran yang seharusnya menjadi tanggung jawab perusahaan.
Umumnya dalam berbagai skala perusahaan, reimbursement kantor biasanya melibatkan beberapa tahap untuk memastikan transparansi, akurasi, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. Berikut adalah gambaran umum alur tersebut:
- Pengajuan Klaim oleh Karyawan: Karyawan yang telah mengeluarkan biaya untuk keperluan bisnis mengajukan klaim reimbursement. Pengajuan ini biasanya dilakukan melalui form, spreadsheet, atau juga sistem manajemen pengeluaran perusahaan, di mana karyawan mengisi detail pengeluaran, tanggal, jumlah, dan melampirkan bukti transaksi seperti kwitansi atau faktur.
- Verifikasi oleh Atasan Langsung: Setelah pengajuan, klaim tersebut diteruskan ke atasan langsung karyawan untuk diverifikasi. Atasan memastikan bahwa pengeluaran tersebut sah, sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan memang diperlukan untuk keperluan bisnis.
- Pemeriksaan oleh Departemen Keuangan: Klaim yang telah disetujui oleh atasan kemudian diperiksa oleh tim finance. Mereka memverifikasi kelengkapan dokumen, keakuratan perhitungan, dan kesesuaian dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Persetujuan Akhir: Beberapa perusahaan besar mungkin memiliki lapisan persetujuan tambahan, terutama untuk pengeluaran dengan jumlah besar atau yang berada di luar kebijakan standar. Persetujuan ini bisa melibatkan manajemen senior atau departemen terkait lainnya.
- Penggantian Dana: Setelah semua persetujuan diperoleh, departemen keuangan memproses penggantian dana kepada karyawan. Penggantian ini biasanya dilakukan melalui transfer bank ke rekening karyawan atau ditambahkan ke dalam gaji bulanan mereka.
- Pencatatan dan Pelaporan: Semua transaksi reimbursement dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan. Data ini juga digunakan untuk menganalisis tren pengeluaran dan membantu dalam perencanaan anggaran di masa mendatang.
Kendala umum yang terjadi saat reimbursement
Tahapan reimbursement di atas biasanya menimbulkan beberapa kendala, karena proses yang masih sangat manual. Berikut adalah lima kendala umum yang sering dialami saat melakukan reimbursement manual:
Kendala umum yang terjadi saat reimbursement
Berikut adalah lima kendala umum yang sering dialami dengan sistem reimbursement manual:
1. Proses yang lambat dan memakan waktu
Karyawan harus mengisi formulir secara manual, lalu mengumpulkannya ke tim keuangan, yang kemudian harus memverifikasi satu per satu. Proses ini bisa memakan waktu lama dan menghambat alur kerja.
2. Risiko kesalahan dan kehilangan data
Penginputan data secara manual berisiko tinggi terjadi kesalahan, seperti salah memasukkan nominal atau kategori pengeluaran. Selain itu, ada kemungkinan formulir hilang atau terselip di antara dokumen lain.
Baca Juga: Menyusun Expense Reporting Lebih Akurat dan Mudah dengan Teknologi OCR3. Kontrol dan pengawasan yang lemah
Dengan proses manual, perusahaan sulit memantau status pengajuan reimbursement secara real-time. Ini menyulitkan tim keuangan untuk memantau apakah ada klaim yang belum selesai atau tertunda.
4. Biaya administrasi yang tinggi
Proses manual sering kali membutuhkan lebih banyak sumber daya manusia dan waktu, yang pada akhirnya meningkatkan biaya administrasi untuk perusahaan, terutama jika klaim reimbursement terjadi dalam jumlah besar.
5. Kurangnya transparansi dan akurasi
Dalam proses manual, transparansi sering menjadi masalah karena karyawan tidak bisa memantau status klaim mereka secara langsung, sehingga bisa menimbulkan ketidakpuasan dan kebingungan.
Pentingnya expense management software untuk sistem reimbursement
Expense management software adalah perangkat lunak yang dirancang untuk mempermudah pencatatan dan reimbursemen pengeluaran karyawan secara otomatis.
Dengan fitur pencatatan, karyawan bisa melampirkan bukti dan mengkategorikan pengeluaran dengan mudah, serta memastikan klaim sesuai kebijakan perusahaan. Otomatisasi proses persetujuan dan pelaporan juga mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses.
Software ini memungkinkan karyawan mencatat pengeluaran langsung dari perangkat mereka tanpa struk fisik, sementara tim keuangan menghemat waktu dan mengurangi kesalahan dalam klaim. Dengan kepatuhan yang terjaga, perusahaan terhindar dari penalti yang merugikan.
Bagi sektor ritel, FnB, dan perdagangan dengan volume pengeluaran tinggi, software ini meningkatkan efisiensi, menghemat biaya administrasi, dan memberi wawasan pengeluaran yang membantu pengambilan keputusan finansial yang lebih baik.
Cara mengotomasi expense management
Berikut adalah lima langkah mudah yang dapat membantu perusahaan Anda dalam mengotomatiskan sistem manajemen pengeluaran secara optimal.
1. Pilih expense management software yang tepat
Mulailah dengan meneliti dan memilih expense management software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Pilih platform yang memiliki fitur otomatisasi yang kuat, antarmuka yang mudah digunakan (untuk web dan seluler), serta kemampuan integrasi dengan sistem keuangan atau software akuntansi yang sudah Anda gunakan.
Mekari Expense dapat menjadi pilihan tepat yang menawarkan gabungan semua fitur tersebut untuk mendukung kebutuhan Anda.
2. Unggah kebijakan pengeluaran Anda
Selanjutnya, atur kebijakan pengeluaran dalam software dengan menentukan batasan anggaran, kategori pengeluaran, dan dokumen pendukung yang dibutuhkan.
Pastikan sistem dapat secara otomatis menegakkan kebijakan tersebut dengan menandai transaksi yang tidak sesuai atau, lebih baik lagi, memblokirnya sebelum diproses.
Dengan Mekari Expense, Anda dapat menyimpan dan menerapkan kebijakan tertentu secara digital. Ini membantu tim mengurangi kesalahan manual dan meningkatkan kepatuhan — tanpa perlu pengawasan langsung.
3. Integrasikan kartu korporat
Jika bisnis Anda menggunakan kartu pengeluaran perusahaan, pastikan software otomatisasi pengeluaran dapat terintegrasi dengan kartu tersebut, sehingga setiap transaksi dapat dicatat dan dikategorikan otomatis.
Misalnya, software seperti Ramp dapat mengkonsolidasikan semua data pengeluaran dalam satu platform.
Mekari Expense menyediakan kartu kredit virtual untuk membuat bisnis Anda menjadi lebih fleksibel untuk mengatur pengeluaran. Selain lebih aman karena nomor kartu unik, setiap transaksi juga dapat dipantau secara real time melalui satu dashboard.
4. Terapkan alur persetujuan otomatis
Atur alur persetujuan otomatis untuk mempercepat proses tinjauan dan persetujuan. Tetapkan siapa saja yang berhak menyetujui, atur persetujuan bertingkat jika diperlukan, dan tentukan aturan alur agar setiap klaim pengeluaran melewati jalur yang benar.
Mekari Expense memungkinkan pengaturan alur persetujuan berdasarkan departemen, jabatan, atau kebutuhan lain — sehingga setiap pengajuan dapat diproses secara lebih efisien tanpa hambatan.
5. Sinkronkan dengan sistem akuntansi untuk rekonsiliasi jurnal reimbursement
Terakhir, integrasikan expense management software dengan software akuntansi Anda untuk otomatisasi proses rekonsiliasi jurnal reimbursement.
Jurnal reimbursement adalah catatan kronologis penggantian dana karyawan, untuk memberikan gambaran urutan riwayat penggunaan biaya hingga saldo debit & kredit.
Dengan ini, data dapat ditransfer dengan mulus antara kedua sistem, mengurangi kesalahan manual dan menghemat waktu.
Mekari Expense juga terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal. Sinkronisasi data pengeluaran menjadi lebih mudah, dan tidak ada lagi duplikasi data.
Selain langkah-langkah di atas, ada fitur khusus yang dapat membantu Anda mengotomatisasi, salah satunya adalah OCR. OCR dapat membaca dan mengekstrak data dari struk. Ini membuat proses pengelolaan tagihan dan keseluruhan pengeluaran menjadi lebih cepat dan terorganisir.
Kesimpulan
Mempercepat sistem reimbursement tanpa form tradisional bukan hanya membantu proses lebih cepat, tetapi juga mengurangi potensi kesalahan manusia yang sering terjadi saat memasukkan data secara manual.
Dengan mengotomatiskan proses, perusahaan dapat menghemat waktu dan meningkatkan akurasi data, sehingga tim keuangan dapat fokus pada strategi yang lebih baik.
Untuk mempermudah transisi ke sistem otomatis, Anda bisa memanfaatkan fitur OCR kami yang memungkinkan pengunggahan tagihan secara otomatis. Hal ini akan meminimalisir risiko kesalahan input, menjaga akurasi data, dan mengoptimalkan produktivitas tim.
Gunakan Mekari Expense sekarang untuk pengalaman yang lebih efisien!
