SOP Purchasing: Template, Contoh, Cara Membuat & Komponen

SOP purchasing adalah panduan tertulis yang mengatur alur pembelian barang atau jasa, mulai dari permintaan hingga pembayaran. SOP ini membantu tim bekerja lebih terstruktur, mencegah pembelian tanpa kontrol, dan memastikan setiap proses sesuai anggaran.

Salah satu bagian pentingnya adalah SOP purchase order, yang mengatur cara penerbitan dan persetujuan PO agar semua transaksi tercatat dengan jelas.

Di artikel ini, Mekari akan bahas contoh, komponen penting, dan cara membuat SOP purchasing yang efektif untuk bisnis atau organisasi Anda.

Tujuan & manfaat SOP purchasing

SOP purchasing penting untuk memastikan proses pembelian berjalan rapi, efisien, dan bisa dipertanggungjawabkan. 

Dengan langkah-langkah yang terstandarisasi, perusahaan atau organisasi dapat menghindari pembelian yang serampangan, boros, atau menimbulkan konflik.

Berikut beberapa tujuan dan manfaat utama dari SOP purchasing:

1. Menjaga efisiensi dan alur kerja tetap lancar

Dengan SOP, setiap tahapan pembelian jadi lebih terstruktur, dari permintaan hingga pembayaran. Ini membantu menghindari proses yang berulang, duplikasi, atau keterlambatan yang bisa menghambat operasional.

2. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

Semua pihak yang terlibat tahu perannya masing-masing. Setiap langkah terdokumentasi, sehingga keputusan bisa dilacak, dan tanggung jawab pun jelas. Ini penting untuk membangun kepercayaan internal maupun eksternal.

3. Mengontrol biaya dan meminimalkan risiko

SOP membantu memastikan pembelian dilakukan sesuai kebutuhan dan anggaran. Evaluasi vendor yang lebih sistematis juga memungkinkan perusahaan memilih mitra terbaik tanpa mengorbankan kualitas.

4. Mengurangi kesalahan dan mempercepat audit

Dengan panduan yang jelas, risiko salah beli atau salah bayar bisa ditekan. Selain itu, dokumentasi yang rapi memudahkan proses audit karena semua transaksi bisa ditelusuri dengan cepat dan transparan.

Secara keseluruhan, SOP purchasing membantu perusahaan mengelola pengadaan secara lebih efisien, hemat, dan terarah, baik untuk mendukung operasional sehari-hari maupun pencapaian tujuan jangka panjang.

Komponen SOP purchase order

Agar proses pembelian berjalan lancar, akuntabel, dan bisa ditelusuri dengan jelas, sebuah SOP purchase order perlu memuat beberapa komponen penting. 

1. Tujuan dan ruang lingkup

Bagian ini menjelaskan alasan dibuatnya SOP dan apa saja yang termasuk dalam cakupannya. Misalnya, apakah SOP ini hanya berlaku untuk pembelian barang rutin, atau juga mencakup jasa, alat berat, dan sebagainya.

2. Peran dan tanggung jawab

Menjelaskan siapa saja yang terlibat dalam proses pembelian dan apa tugas masing-masing. 

Mulai dari tim yang mengajukan kebutuhan, bagian yang menyetujui, hingga siapa yang bertugas mencatat dan melakukan pembayaran. Dengan pembagian ini, tidak ada tumpang tindih atau kebingungan dalam pelaksanaan.

3. Prosedur pembelian yang terperinci

Bagian ini berisi urutan langkah-langkah pembelian dari awal hingga akhir. Misalnya:

• Permintaan barang: Tim atau divisi yang membutuhkan mengisi form permintaan pembelian.
• Pencarian dan evaluasi supplier: Tim procurement mencari penawaran dari beberapa supplier untuk dibandingkan.
• Negosiasi harga dan kondisi: Setelah supplier dipilih, lakukan negosiasi untuk mendapatkan harga dan syarat terbaik.
• Persetujuan PO: Draft PO harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang, sesuai struktur organisasi.
• Penerbitan PO: PO resmi dibuat dan memuat detail lengkap pesanan, termasuk jumlah, harga, dan alamat pengiriman.
• Pengiriman PO ke supplier: Dokumen PO dikirimkan ke supplier sebagai dasar pemrosesan pesanan.
• Penerimaan barang: Barang diterima oleh bagian gudang atau pemohon, dicek kesesuaiannya dengan PO.
• Pembayaran: Setelah barang diterima dan invoice sesuai, bagian keuangan memproses pembayaran.
• Pelaporan: Disusun laporan pembelian sebagai bahan evaluasi, baik secara operasional maupun keuangan.

4. Proses persetujuan

SOP juga harus menjelaskan tahapan mana saja yang perlu persetujuan, dan siapa yang berwenang memberikan persetujuan di tiap level nominal atau jenis pembelian tertentu.

5. Persyaratan dokumentasi

Semua proses harus dilengkapi dokumen pendukung yang tersimpan rapi, seperti form permintaan barang, PO, invoice, dan bukti pembayaran. Ini penting untuk keperluan audit, pertanggungjawaban, dan evaluasi ke depan.

Baca Juga: Arti Purchase Order (PO): Contoh dan Rekomendasi Aplikasi

Langkah membuat SOP purchasing untuk departemen pengadaan

Berikut langkah-langkah membuat SOP purchasing yang efektif dan mudah diterapkan:

1. Tentukan dulu tujuan SOP purchasing

Mulailah dengan pertanyaan: Kenapa SOP purchasing ini dibuat? Apakah untuk mempercepat proses, menjaga akuntabilitas, atau mencegah pemborosan? Menentukan tujuan di awal akan membantu menyusun alur yang sesuai kebutuhan organisasi.

2. Pahami proses yang sudah berjalan

Sebelum membuat yang baru, pelajari alur pembelian yang selama ini diterapkan. Catat bagaimana permintaan diajukan, siapa yang menyetujui, dan bagaimana barang/jasa dipesan. Ini akan jadi dasar dalam menyempurnakan SOP ke depannya.

3. Petakan alur dan identifikasi celah untuk perbaikan 

Analisis proses yang ada. Apakah prosesnya terlalu panjang? Apakah approval sering terlambat? Atau apakah vendor dipilih tanpa evaluasi? Dengan memahami titik lemah, Anda bisa menyusun SOP purchasing yang lebih efisien dan tepat guna.

4. Tetapkan standar dan protokol

Tentukan langkah-langkah baku di setiap tahap pembelian, mulai dari permintaan barang, evaluasi vendor, negosiasi harga, hingga pembayaran. Misalnya, vendor wajib memiliki minimal dua referensi, atau PO di atas nominal tertentu harus disetujui manajer.

5. Susun isi dokumen SOP purchasing

Setelah alurnya jelas, mulai tuangkan ke dalam dokumen. Umumnya, SOP purchasing mencakup:

• Permintaan pembelian (PR): Pengajuan kebutuhan dari divisi terkait.
• Persetujuan PR: Disetujui oleh pihak berwenang sesuai anggaran.
• Pemilihan vendor: Proses seleksi dan perbandingan penawaran.
• Penerbitan PO: PO dibuat dan disetujui, berisi detail barang/jasa.
• Penerimaan barang: Barang diperiksa, dicocokkan dengan PO.
• Verifikasi dan pembayaran: Invoice dicek sebelum pembayaran diproses.
• Pengarsipan dokumen: Semua dokumen disimpan untuk audit dan pelacakan.

6. Tinjau bersama tim terkait

Setelah draft selesai, diskusikan bersama tim purchasing, keuangan, dan manajemen terkait. Pastikan SOP sudah realistis, tidak tumpang tindih, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

7. Sosialisasikan dan latih tim

Pastikan semua staf yang terlibat dalam proses pengadaan paham isi SOP dan tahu bagaimana menerapkannya di lapangan. Bisa melalui training singkat, sesi simulasi, atau panduan visual.

Baca Juga: Tugas & Skill Purchasing beserta 10 Tips Mengelola Purchasing

8. Evaluasi dan perbarui secara berkala

Setelah SOP dijalankan, pantau efektivitasnya. Jika ada proses yang ternyata masih menyulitkan, atau muncul kebutuhan baru, lakukan revisi. SOP yang baik adalah SOP yang selalu relevan.

Baca Juga: Panduan Lengkap KPI Purchasing: 10 Contoh KPI dan Tipsnya

Contoh dan template SOP purchasing

Anda bisa mengunduh template SOP Purchasing dalam format Docx berikut ini. Sesuaikan isi dan strukturnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. 

Cara pantau proses purchasing lebih transparan

Mengelola purchasing secara manual seringkali membuat proses approval, monitoring vendor, dan pembayaran kurang transparan. Dengan software purchasing, seluruh alur dapat dipantau secara real-time mulai dari request hingga pembayaran.

Mekari Expense hadir sebagai solusi spend management yang sudah dilengkapi fungsi purchasing, serta didukung fitur Sourcing Management dan Account Payable. Perusahaan juga bisa membuat custom SOP Purchasing sesuai kebutuhan internal.

• Membuat purchase order lengkap dengan detail vendor, produk, gudang, hingga dokumen pendukung.
• Mengajukan deposit langsung dari pembuatan PO, tanpa proses terpisah.
• Menyusun alur approval otomatis (untuk PO dan deposit) berdasarkan role, departemen, atau nominal transaksi.
• Memudahkan approver untuk review, approve, atau reject dalam satu workflow, dengan notifikasi otomatis.
• Finance dapat mengeksekusi pembayaran deposit terhubung langsung dengan detail rekening vendor dan memantau status (pending, approved, completed).
• Tersedia menu persetujuan terpusat untuk mengelola PO, deposit, dan pembayaran.
• Deposit otomatis terhubung dan direkonsiliasi dengan invoice pembelian (baik manual maupun via OCR).
• Kelola vendor, produk, gudang, dan alokasi pembayaran langsung dalam modul purchasing.

Yuk, tingkatkan efisiensi dan kontrol pengadaan bisnis Anda bersama Mekari Expense.