Panduan Biaya Operasional: Pengertian, Komponen, Cara Hitung

Biaya operasional adalah sejumlah biaya yang harus dikeluarkan supaya proses produksi atau kegiatan perusahaan dapat bergerak secara terus menerus.

Dengan demikian, tentu bisa kita katakan, bahwa semua perusahaan pasti akan mengeluarkan biaya ini.

Biaya operasional sendiri kerap disebut dengan biaya pengorbanan dan ditulis dalam bentuk satuan uang.

Pengertian biaya operasional

Pembahasan mengenai biaya operasional menjadi hal dasar dari manajemen operasional yang mesti Anda pahami. Terutama bagi Anda yang sudah berencana terjun ke dunia bisnis.

Berikut adalah beberapa pengertian yang mesti Anda pahami:

Menurut Wikipedia

Menurut Wikipedia, biaya operasional adalah biaya yang harus dikeluarkan secara berkelanjutan. Hal ini agar proses produksi berjalan lancar.

Biaya produksi sendiri akan sangat berkaitan dengan belanja modal pengembangan perusahaan. Ataupun penyedia komponen yang memang tidak dapat diproduksi.

Menurut Jusuf (2007)

Jusuf (2007) menyatakan, biaya operational adalah semua biaya yang sama sekali tidak terikat langsung dengan produk perusahaan. Tapi berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan setiap harinya.

Menurut Nafarin (2000)

Sementara itu. Nafarin berpendapat, bahwa biaya operasional adalah biaya utama sebuah perusahaan selain harga pokok penjualannya. Biaya usahanya meliputi biaya administrasi, penjualan, hingga biaya umum.

Selain mengenai pengertian tersebut, Anda juga akan bersinggungan dengan biaya non operasional. Di mana, keduanya mempunyai perbedaan yang cukup mencolok.

Biaya non operasional sendiri merupakan biaya untuk hal-hal yang sifatnya di luar kegiatan perusahaan, tapi tetap ditanggung perusahaan. Meskipun sifatnya yang tidak berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan, biaya non operasional tetap menjadi tanggungan wajib sebuah perusahaan.

Adapun contoh dari biaya non operasional ini adalah biaya sumbangan, kerugian penjualan, administrasi bank, kerugian bencana alam, dan lain sebagainya. Sederhananya, biaya yang termasuk ke dalam operasional adalah biaya yang berkaitan dengan kegiatan produksi, sementara biaya non operasional sebaliknya.

Perkara keduanya sebenarnya merupakan hal-hal sederhana bagi yang sudah terbiasa. Namun, bagi akuntan yang awam, tentu gak kesulitan dalam menentukan keduanya. Terlebih lagi, biaya antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya sudah pasti sangat berbeda.

Karena biasanya, terdapat beberapa kasus. Misal, biaya A dimasukkan ke dalam biaya operational, sementara B dimasukkan ke dalam biaya non operasional. Maka, bisa saja ada pemberlakuan yang berbeda pada perusahaan lain.

Karena itulah, perusahaan-perusahaan yang besar kerap melakukan pemisahan dengan menggunakan teknologi aplikasi pembukuan. Sebagai akuntan yang baik, Anda harus menyelesaikan pencatatan keuangan sesuai kegiatan perusahaan

Komponen biaya operasional

Mengetahui dan memahami komponen biaya menjadi hal yang sangat penting.
Supaya pengelompokan kedua biaya tersebut menjadi lebih mudah dan terarah.

Secara umum, komponennya terdiri dari biaya tetap, biaya variabel, bunga, dan penyusutan.

Sebagaimana yang telah disinggung di atas, bahwa biaya operasional adalah komponen yang paling penting, dan memang harus mendapat perhatian khusus.

Rumus sederhananya, ketika biaya di sebuah perusahaan atau bisnis semakin kecil, maka keuntungannya juga akan semakin besar. Akan tetapi, perhitungan dan penggolongan biaya operational setiap perusahaan tentu akan sangat berbeda.

Dan tidak dapat disamaratakan. Sehingga, melakukan pembandingan antara biaya operational satu perusahaan dengan perusahaan lain bukanlah hal yang tepat. Kecuali, perusahaan tersebut bergerak pada bidang yang sama.

1. Biaya tetap (fixed cost) 

Biaya tetap merupakan biaya yang tidak berubah meskipun terdapat peningkatan penjualan dan juga produksi. Biayanya meski dikeluarkan, tanpa menilai kondisi perusahaan.

Misal, gaji karyawan, pemeliharaan mesin industri, sewa gudang, hingga biaya asuransi. Untuk komponen biaya operational satu ini tentu nyaris semua perusahaan sama.

Selain itu biaya operasional juga ada pada call center untuk pelanggan atau mitra perusahaan. Komunikasi perusahaan dapat terintegrasi dengan baik dari chat maupun telepon dengan aplikasi telepon secara cloud.

2. Biaya variabel

Sementara itu, biaya variabel adalah biaya yang sifatnya tergantung dengan kegiatan perusahaan. Biaya ini dapat meningkat apabila jumlah produksi juga meningkat. Pun sebaliknya.

Di mana, ketika produksinya menurun, maka biayanya juga akan menurun. Misal, ongkos kirim dengan bahan baku.

3. Biaya penyusutan

Biaya penyusutan ialah suatu nilai yang akan terus hilang atau berkurang setiap bulan. Hal ini karena penggunaan atau pemakaian. Adapun contoh yang paling sederhana adalah alat kantor dengan mesin produksi.

4. Biaya bunga

Yang selanjutnya adalah biaya bunga. Biaya bunga yang harus dikeluarkan perusahaan dikarenakan adanya hutang yang harus dibayar rutin. Misal, saldo yang belum terbayar dan juga bunga kartu kredit.

Komponen biaya non operasional

Jika dibandingkan dengan biaya operational, maka bisa kita katakan bahwa biaya non operasional ini tergolong kecil. Meskipun demikian, keberadaannya tetap tidak dapat disepelekan.

Karena ia tetap berpengaruh terhadap sebuah perusahaan. Misal, biaya transfer-transfer antar bank. Sehingga, setiap perusahaan tetap harus memperhatikan biaya non operasional. Lengkap dengan komponen-komponen di dalamnya.

Paling tidak, ada tiga komponen biaya non operasional. Yakni biaya sewa peminjaman barang ataupun harta, biaya bunga pinjaman, dan juga biaya kerugian atas penjualan harta.

1. Biaya sewa peminjaman barang atau harta

Biaya sewa peminjaman barang atau harta merupakan biaya yang harus dikeluarkan perusahaan kepada pihak yang lain sebagai jawa peminjaman. Baik yang bentuknya barang atau properti.

Kenapa masuk ke dalam biaya non operasional? Karena sifatnya yang tidak tetap. Dalam artian, perusahaan tidak harus mengeluarkan biayanya setiap waktu.

2. Biaya bunga pinjaman

Adapun komponen lain adalah biaya bunga pinjaman. Biaya bunga pinjaman adalah biaya yang mesti dibayarkan perusahaan kepada pihak lain, yakni kepada si penyedia jawa peminjaman dana.

Sama halnya dengan biaya sewa peminjaman barang atau harta. Di mana, biaya ini tidak harus dibayar secara rutin.

3. Biaya kerugian atas penjualan harta

Komponen biaya non operasional yang terakhir adalah biaya kerugian atau penjualan harta Biaya.

Kerugian ini merupakan biaya yang harus ditanggung perusahaan, dikarenakan penjualan harta atau yang lainnya.

Misal, perlengkapan kantor yang memang tidak bisa digunakan. Sehingga, ada yang namanya selisih biaya beli. Selisih inilah yang termasuk ke dalam biaya rugi.

Selisih penjualan tersebut juga terkenal dengan sebutan penyusutan aset.

Komponen ini juga berlaku dengan biaya lain yang memang berpotensi merugikan. Misal, kehilangan, bencana alam, kurs mata uang, dan lain sebagainya.

Penggunaan software akuntansi online dan mengintegrasikannya dengan ERP seharusnya akan mempercepat dan memudahkan proses pencatatan biaya-biaya dan transaksi yang ada di perusahaan.

Cara Menghitung Biaya Operasional

Memahami cara menghitung biaya operasional sangat penting untuk menilai efisiensi operasional di perusahaan.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda terapkan: 

1. Tentukan periode perhitungan

Tentukan terlebih dahulu apakah Anda ingin menghitung biaya operasional per bulan, per kuartal, atau per tahun. 

Sebab, seluruh data pengeluaran yang Anda catat dan hitung harus konsisten dengan periode tersebut.

2. Kumpulkan seluruh data pengeluaran operasional

Kumpulkan data dari berbagai sumber, seperti catatan penggajian, tagihan vendor, tagihan utilitas, pembayaran sewa, biaya jasa profesional, dan bukti pembelian perlengkapan kantor. 

Kemudian, kelompokkan jenis-jenis biaya tersebut ke dalam kategori biaya operasional.

Anda dapat menggunakan software manajemen pengeluaran untuk mencatat, mengelompokkan, dan mengelola pengeluaran ini secara otomatis.

3. Pisahkan COGS dan biaya non-operasional

Bedakan biaya operasional dengan cost of goods sold (COGS) yang merupakan biaya langsung produksi, karena OpEx mencakup biaya tidak langsung dan biiaya overhead yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis sehari-hari.

Biaya non-operasional seperti kerugian investasi atau kerugian karena bencana juga sebaiknya Anda pisahkan pencatatannya.

4. Jumlahkan seluruh komponen biaya operasional

Setelah terkelompokkan masing-masing, jumlahkan semua biaya operasional untuk periode tersebut secara sederhana. 

Total biaya operasional = Biaya tetap + Biaya variabel

5. Contoh perhitungan biaya operasional

Agar lebih aplikatif, Anda dapat memerhatikan contoh perhitungan berikut:

Misalnya dalam satu bulan, sebuah perusahaan mengeluarkan:

• Gaji dan tunjangan karyawan: Rp50 juta
• Sewa kantor: Rp20 juta
• Utilitas (listrik, air, internet): Rp5 juta
• Biaya pemasaran dan promosi: Rp10 juta
• Harga Pokok Penjualan (HPP/COGS): Rp120 juta
• Beban bunga pinjaman bank: Rp8 juta
• Kerugian penjualan aset tetap: Rp4 juta

Dari daftar tersebut, yang termasuk biaya operasional hanyalah:

• Gaji dan tunjangan karyawan
• Sewa kantor
• Utilitas
• Biaya pemasaran dan promosi

Sementara itu:

• HPP termasuk biaya langsung produksi/penjualan.
• Beban bunga dan kerugian penjualan aset termasuk biaya non operasional.

Oleh karena itu, biaya-biaya tersebut tidak perlu dimasukkan ke dalam perhitungan total biaya operasional.

Maka, total biaya operasional bulan tersebut adalah:

Rp50 juta + Rp20 juta + Rp5 juta + Rp10 juta = Rp85 juta.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan dan Anggaran

Kendalikan Biaya Operasional dengan Spend Management Software

Mengelola biaya operasional butuh visibilitas real-time, aturan yang tegas, dan eksekusi pembayaran yang tertib. 

Mekari Expense menawarkan spend management system untuk mengelola pencatatan, kebijakan, dan kontrol anggaran agar setiap pengeluaran tercatat rapi dan transparan.

Dengan Mekari Expense, Anda dapat:

• Menetapkan pos/akun biaya dan kategori lalu memetakan setiap transaksi ke akun yang tepat untuk analisis yang konsisten.
• Mengalokasikan anggaran per departemen/proyek, serta memantau budget vs actual spending dengan peringatan ketika mendekati batas.
• Mengumpulkan tagihan otomatis melalui OCR invoice, melampirkan bukti, dan menjalankan approval berjenjang berbasis kebijakan.
• Membayar vendor dan reimburse karyawan melalui satu platform, terjadwal, terdokumentasi, dan terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal.
• Memantau komponen biaya operasional melalui dasbor yang menampilkan tren pengeluaran, vendor teratas, dan peluang penghematan.

Bersama Mekari Expense, pengeluaran harian lebih terkendali, anggaran lebih tepat sasaran, dan pengambilan keputusan lebih cepat.