Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

Memilih vendor tidak hanya soal memilih yang paling murah atau tercepat mengirim barang. Bila tidak sesuai standar dan persetujuan dalam kontrak, bisa berdampak pada kualitas output, keterlambatan pengiriman, hingga pelanggaran. 

Untuk itu, setiap bisnis perlu memahami dan menerapkan Vendor Risk Management, sehingga Anda bisa mengelola risiko yang mungkin muncul dari kerja sama dengan pihak ketiga. 

Pahami lebih lanjut tentang Vendor Risk Management dalam artikel ini.

Apa itu Vendor Risk Management (VRM)?

Vendor Risk Management (VRM) adalah proses untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan risiko yang muncul dari kerja sama dengan vendor atau supplier. 

Risiko yang biasa dikelola lewat VRM mencakup:

• Keamanan data yang lemah
• Insiden siber dari vendor
• Keterlambatan atau kegagalan pasokan
• Ketidakpatuhan terhadap aturan

VRM dilakukan sejak tahap seleksi vendor, lalu dilanjutkan dengan pemantauan berkala selama kerja sama berjalan. 

Ini sering juga disebut supplier risk management, dan kini banyak dibantu oleh teknologi untuk memantau risiko secara real-time, terutama pada vendor yang menangani data sensitif atau layanan IT.

Baca Juga: Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Mengapa Vendor Risk Management penting dilakukan

Bila memilih vendor yang gagal memenuhi standar, dampaknya tidak hanya ke kualitas,  namun juga mengganggu operasional, regulasi, merusak reputasi, hingga menyebabkan kerugian finansial.

Berikut alasan utama kenapa Vendor Risk Management (VRM) wajib diterapkan:

• Membantu mengelola anggaran secara efisien, menghindari pemborosan, dan menjaga arus kas tetap sehat.
• Memastikan seluruh rantai pasok dan mitra kerja mematuhi regulasi yang berlaku, sehingga perusahaan tetap berada dalam koridor hukum.
• Membangun citra positif perusahaan lewat kolaborasi dengan vendor yang memiliki standar etika dan profesionalisme tinggi.
• Menjaga kelancaran pasokan dan proses produksi dengan sistem yang mampu mengantisipasi potensi hambatan sejak awal.
• Memastikan operasional tetap berjalan stabil, bahkan saat terjadi perubahan atau tantangan dari sisi vendor.

Baca Juga: 8 Langkah Strategi Procurement & Jenisnya

Jenis risiko vendor yang wajib diketahui

Dalam kerja sama dengan vendor, risiko datang dari berbagai sisi. Memahami jenis-jenis risiko ini membantu bisnis mengantisipasi potensi gangguan sebelum terjadi.

1. Risiko finansial

Vendor yang tidak stabil secara keuangan berisiko gagal memenuhi kewajiban, dan ini bisa mengganggu alur kerja perusahaan. Mengevaluasi kondisi finansial mereka sejak awal sangat penting untuk menghindari potensi gangguan.

2. Risiko etika

Isu seperti pelanggaran HAM atau praktik kerja yang tidak manusiawi dari pihak vendor bisa berimbas buruk ke citra bisnis, meskipun tidak dilakukan langsung oleh perusahaan. Maka, kredibilitas dan rekam jejak vendor perlu diperiksa secara menyeluruh.

3. Risiko lingkungan

Kegiatan vendor yang merusak lingkungan bisa menimbulkan tekanan publik atau bahkan tuntutan hukum. Memilih vendor dengan komitmen keberlanjutan dapat membantu mengurangi risiko ini.

4. Risiko politik dan ekonomi

Vendor yang berbasis di wilayah dengan ketidakstabilan politik atau ekonomi bisa mengalami hambatan produksi atau pengiriman. Penting bagi bisnis untuk memiliki opsi cadangan dan tidak bergantung pada satu sumber saja.

5. Risiko keamanan digital

Bila vendor mengakses sistem atau data sensitif perusahaan, celah keamanan bisa terbuka. Penting untuk memastikan standar keamanan siber mereka sejalan dengan kebijakan internal perusahaan.

6. Risiko hukum dan kepatuhan

Setiap vendor harus mengikuti regulasi yang relevan dengan bidang kerja mereka. Jika tidak, perusahaan pun bisa terkena dampaknya. Maka, perlu ada kejelasan soal tanggung jawab hukum sejak awal kerja sama.

7. Risiko reputasi

Segala tindakan atau kelalaian vendor yang bertentangan dengan standar perusahaan dapat merusak citra brand. Menjaga reputasi berarti memilih vendor yang sejalan secara nilai dan standar kualitas.

8. Risiko pihak keempat

Vendor utama sering bekerja sama dengan pihak lain. Risiko bisa muncul dari pihak-pihak ini tanpa disadari, oleh karena itu, penting untuk memantau tidak hanya vendor utama, tapi juga siapa saja yang ada di belakang mereka.

Checklist dan cara implementasi vendor risk management

Sebelum menerapkan vendor risk management, ada checklist yang perlu Anda amati untuk memastikan bahwa mitra kerja tidak menjadi sumber risiko.

1. Tetapkan kebijakan perusahaan

Sebelum mulai kerja sama, perusahaan butuh kebijakan jelas soal cara pilih vendor. Mulai dari kriteria minimum, proses seleksi, sampai jumlah vendor cadangan.

Bila ada satu vendor yang bermasalah, masih ada opsi lain yang siap untuk jalan. 

2. Lakukan penilaian awal 

Tanya langsung ke klien-klien sebelumnya atau cek ulasan vendor. Lihat juga kondisi keuangannya—apakah sehat, stabil, dan bisa diandalkan jangka panjang. 

Anda tentu enggan, bukan, kerja sama terhenti karena vendor bangkrut di tengah jalan?

3. Gunakan matriks evaluasi risiko

Buat matriks risiko untuk memetakan tingkat risiko tiap vendor berdasarkan kemungkinan kejadian dan dampaknya. Dari sini, Anda bisa memberi skor dan menentukan tindak lanjut yang dibutuhkan—misalnya, mitigasi atau pemantauan lebih ketat.

Baca Juga: Manajemen Risiko Perusahaan: Strategi, Manfaat, dan Tantangan

4. Tanda tangani service level agreement (SLA)

Jelaskan ekspektasi sejak awal melalui SLA. Dokumen ini memuat standar layanan, indikator performa, serta konsekuensi bila vendor gagal memenuhi kewajiban. SLA yang kuat membantu menjaga akuntabilitas dan meningkatkan transparansi kerja sama.

5. Proses onboarding yang rapi

Saat vendor sudah terpilih, pastikan mereka menyerahkan dokumen legal seperti bukti kepatuhan pajak atau sertifikasi tertentu. Screening awal ini penting agar kerja sama tidak menimbulkan masalah administratif di kemudian hari.

6. Lakukan pemantauan berkelanjutan

Evaluasi vendor tidak berhenti setelah kontrak ditandatangani. Selama masa kerja sama, tetap lakukan due diligence secara berkala—bisa dengan survei, audit internal, atau pemantauan otomatis lewat software. Ini membantu mendeteksi risiko lebih awal.

7. Evaluasi keamanan siber vendor

Kenali sejauh mana vendor memiliki sistem keamanan yang memadai, terutama jika mereka mengelola data sensitif perusahaan. Berbagai metode bisa digunakan untuk mengidentifikasi, melindungi, mendeteksi, merespons, dan memulihkan risiko digital.

8. Gunakan teknologi untuk otomatisasi

Manfaatkan software manajemen vendor untuk mempercepat proses screening, dokumentasi, dan pelaporan. Prosesnya lebih cepat, data lebih rapi, dan Anda bisa hemat waktu dalam monitoring risiko.

Bagaimana Vendor Management System membantu mitigasi risiko

Vendor Management System (VMS) adalah sistem terpusat yang digunakan untuk mengelola seluruh data vendor, termasuk kontrak, sertifikasi, dan dokumen kepatuhan. 

Dengan sistem ini, perusahaan dapat memantau risiko secara real-time dan memastikan bahwa semua informasi selalu terbarui dan terdokumentasi dengan baik.

VMS juga mendukung otomatisasi berbagai proses penting, seperti:

• Penilaian risiko vendor berdasarkan parameter yang telah ditentukan
• Proses onboarding dan verifikasi dokumen secara sistematis
• Pemantauan kinerja vendor secara berkala dan berbasis data
• Pelaporan otomatis untuk mendukung pengambilan keputusan

Dengan fungsi-fungsi ini, VMS membantu mengurangi potensi human error, meningkatkan efisiensi kerja, dan memperkuat kontrol atas risiko yang mungkin muncul dari hubungan dengan pihak ketiga.

Rekomendasi Vendor Management System untuk perusahaan di Indonesia

Untuk perusahaan di Indonesia yang ingin mengelola vendor secara lebih terstruktur dan efisien, software Procurement dari Mekari Officeless dapat menjadi pilihan yang tepat. 

Solusi ini dilengkapi dengan fitur Vendor Management System (VMS) yang membantu perusahaan dalam mengelola database, kualifikasi, dan kinerja vendor secara end-to-end,

Fitur unggulannya: 

• Vendor Master Data: Kelola data vendor, proses onboarding, status aktif/nonaktif, dan performa.
  • Vendor Data Profile: Informasi lengkap dan penilaian kinerja vendor.
  • Document Legal: Penyimpanan dokumen legal dan notifikasi masa berlaku.
    
• Contract & Purchase Management: Mengatur siklus kontrak dan pengadaan secara otomatis.
  • Create Contract + E-Sign: Buat kontrak digital dengan alur persetujuan otomatis.
  • Contract Archive & Report: Simpan kontrak, lacak revisi, dan akses laporan kepatuhan.

Fitur pendukung lainnya: Database vendor, status, performa, manajemen kontrak & pembayaran, serta data reporting tools.

Dengan fitur ini, Mekari Officeless membantu perusahaan menjaga transparansi, efisiensi, dan kepatuhan dalam seluruh proses kerja sama dengan vendor.

Referensi

Tipalti. ”What Is Vendor Risk Management & How Do You Implement It?”