Unpaid Leave: Pengertian, Dasar Hukum, dan Cara Pengajuan

Unpaid leave menjadi pilihan yang bisa diambil oleh seorang karyawan yang terdesak untuk mengajukan cuti dalam waktu yang lama, misalnya karena urusan melanjutkan studi atau keadaan mendesak lainnya. Cuti seperti ini biasanya memakan waktu yang cukup lama sehingga harus ada kesepakatan antara pemilik perusahaan dan pengajuan cuti.

Apabila seseorang mengajukan cuti tersebut, maka pada akhirnya ia akan bersedia mengajukan cuti tidak dibayar atau istilah lainnya unpaid leave. Unpaid leave artinya cuti yang tidak dibayar. Maksudnya, unpaid leave artinya cuti yang diajukan pekerja di mana perusahaan tidak wajib membayar upah selama cuti itu dilakukan.

Oleh karena itu, sebelum mengajukan unpaid leave penting kiranya Anda memahami terlebih dahulu aturan di perusahaan tersebut, pertimbangkan risiko yang akan diperoleh, serta perhatikan waktu yang tepat untuk mengajukan. Diskusikan hal-hal tersebut dengan manajer atau pihak HRD. Untuk penjelasan lebih lengkapnya, simak ulasannya berikut ini.

Pengertian Unpaid Leave atau Cuti Tidak Dibayar

Cuti tidak dibayar atau unpaid leave artinya adalah jenis cuti yang diajukan pekerja di mana perusahaan tersebut tidak wajib membayar upah selama cuti itu dilakukan. Umumnya prinsip yang digunakan dalam cuti jenis unpaid leave yaitu, “no work no pay”. Artinya, karyawan tersebut diperbolehkan untuk cuti dan tidak melakukan pekerjaannya dengan catatan juga tidak digaji.

Ada beberapa hal yang biasanya dijadikan sebagai alasan bagi karyawan untuk mengajukan unpaid leave, antara lain :

• Harus merawat keluarga yang sakit dalam waktu lama
• Mengikuti misi kemanusiaan di luar daerah atau luar negeri
• Mengikuti kejuaraan atau lomba
• Menemani suami tugas belajar di luar kota
• Mendapat kesempatan kursus singkat dari sponsor di luar perusahaan
• Melanjutkan pendidikan karena mendapat beasiswa ataupun atas kemauan sendiri

Meskipun karyawan tersebut memiliki alasan mendesak yang mengharuskan ia untuk mengajukan unpaid leave, namun perlu disadari bahwa pemberi kerja atau perusahaan dapat memilih untuk menolaknya karena berbagai alasan.

Perusahaan memiliki hak untuk menolak pengajuan cuti tidak dibayar misalnya karena kurangnya jumlah pekerja sehingga ketidakhadiran karyawan tersebut saat itu dianggap dapat mempengaruhi produksi perusahaan. Biasanya penolakan seperti ini terjadi di dalam perusahaan ritel dimana karyawan biasanya lebih sulit untuk mengajukan cuti tambahan.

Baca Juga: Turnover Karyawan: Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya

Dasar Hukum Unpaid Leave

Seperti yang disebutkan sebelumnya, perusahaan tidak wajib memberikan unpaid leave pada karyawannya karena aturan mengenai unpaid leave artinya tidak dijelaskan dengan jelas dalam Undang-Undang.

Hal ini berarti pengajuan unpaid leave artinya adalah pengajuan cuti yang tidak diatur dengan dengan cuti berbayar yang memang menjadi hak karyawan dan sudah diatur dalam Undang-undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 pasal 93 ayat 2. Di dalam peraturan tersebut, telah dijelaskan bahwa para pekerja / buruh diperbolehkan mengajukan cuti kepada perusahaan apabila :

• sakit sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan;
• perempuan yang sakit karena haid di hari pertama dan kedua
• masuk bekerja karena pekerja/buruh menikah, menikahkan, mengkhatamkan, membaptiskan anaknya, istri melahirkan, atau keguguran kandungan, suami atau istri atau anak atau menantu atau orang tua atau mertua atau anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia;
• sedang menjalankan kewajiban terhadap negara;
• karena menjalankan ibadah yang diperintahkan agamanya;
• bersedia melakukan pekerjaan yang telah dijanjikan tetapi tidak sesuai dengan perjanjian
• melaksanakan hak istirahat;
• melaksanakan tugas serikat pekerja/serikat buruh atas persetujuan pengusaha dan pekerja/buruh melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan.

Selain alasan tersebut, maka pengajuan cuti dinyatakan tidak dibayar alias unpaid leave. Oleh karena itu, pemberian unpaid leave artinya akan dikembalikan ke perusahaan masing-masing. Hal ini sesuai dengan UU Ketenagakerjaan tadi di pasal 93 ayat 1. Di sana dijelaskan bahwa apabila pekerja atau buruh tidak melakukan pekerjaan, maka upah tidak dibayarkan.

Unpaid Leave di Era Pandemi

Akan tetapi, di era pandemi seperti saat ini muncul peraturan unpaid leave. Hal ini dikarenakan dalam beberapa situasi tertentu seperti saat menghadapi pandemi atau adanya kemerosotan ekonomi dan bisnis, perusahaan banyak yang menawarkan dan memaksa karyawannya untuk mengambil unpaid leave.

Ada beberapa perusahaan yang menawarkan unpaid leave kepada karyawannya, yakni :

• Berusaha memotong biaya perusahaan tanpa harus menghilangkan jabatan mereka di kantor.
• Untuk menghemat biaya selama musim sepi karena pendem
• Untuk mengatasi kemunduran perusahaan dan menyeimbangkan kembali anggaran akibat terdampak pandemi.

Lalu, apakah perusahaan yang menawarkan atau memaksa karyawan mengambil unpaid leave artinya diperbolehkan secara hukum? Terkait hal ini, salah seorang pakar hukum ketenagakerjaan UI, Aloysius Uwiyono, ia mengatakan bahwa unpaid leave artinya tidak bisa ditawarkan pada pekerja yang terkena Covid-19 sebagai alasan untuk melakukan PHK. Selain itu, unpaid leave artinya adalah hak pekerja bukan hak pengusaha, sehingga harus disepakati terlebih dahulu.

Tak hanya Aloysius saja, Kahar Cahyono selaku Ketua Departemen Komunikasi dan Media Konfederasi Serikat Pekerja Indonesia (KSPI) juga menilai bahwa karyawan yang alami unpaid leave dan dirumahkan termasuk pelanggaran.

Pernyataan ini didasarkan pada aturan yang terdapat dalam poin F ayat 2 pasal 93 UU Ketenagakerjaan yang intinya adalah bahwa karyawan tersebut sudah bersedia untuk melakukan pekerjaan yang sudah dijanjikan oleh perusahaan tersebut. Akan tetapi, perusahaan tersebut justru tidak mempekerjakannya meskipun karena kesalahan sendiri maupun karena ada halangan yang seharusnya dapat dihindari perusahaan.

Dengan berpedoman pada prinsip ini, Kahar berpendapat bahwa karyawan yang terdampak unpaid leave artinya harus tetap dibayar. Di sisi lain, pemberlakuan unpaid leave artinya sejatinya cukup merugikan perusahaan. Di antaranya adalah menurunkan motivasi kerja dan produktivitas karyawan yang tersisa, mengganggu kemajuan perusahaan, karyawan yang diberi kesempatan unpaid leave artinya bisa saja menemukan pekerjaan lain.

Oleh karena itu, bagi perusahaan terdampak pandemi yang menawarkan melakukan unpaid leave kepada karyawannya di masa pandemi ini, ada baiknya tawaran tersebut dibicarakan dengan baik antara pengusaha dan karyawan agar terjadi kesepakatan di antara kedua belah pihak.

Nah, itulah tadi ulasan mengenai dasar hukum dan aturan unpaid leave. Setelah mengetahui aturan tersebut, maka jika seseorang tetap mengajukan unpaid leave artinya ia siap untuk tidak dibayar. Sehingga sebaiknya Anda bisa mempertimbangkan dengan matang untuk mengajukannya bila dibutuhkan pada situasi yang mendesak.

Ketentuan Unpaid Leave

Berdasarkan pengertian dan dasar hukum yang sudah disebutkan sebelumnya, maka bisa diambil beberapa kesimpulan terkait dengan ketentuan unpaid leave, sebagai berikut.

1. Upah Tidak Wajib Dibayarkan

Berdasarkan pengertian sebelumnya, unpaid leave artinya adalah cuti yang berada di luar tanggungan pihak perusahaan, sehingga pihak perusahaan tidak memiliki kewajiban untuk membayar upah dan juga tunjangan pada karyawan.

Hal ini memang sama dengan yang termuat UU Ketenagakerjaan tadi di pasal 93 ayat 1. Di sana dijelaskan bahwa apabila pekerja atau buruh tidak melakukan pekerjaan, maka upah tidak dibayarkan.

2. Kesepakatan Antara Kedua Pihak

Meskipun tidak dibayar, bukan berarti karyawan bebas mengajukan unpaid leave. Unpaid leave artinya yang diajukan harus sudah mendapatkan persetujuan dari pihak perusahaan. Itulah mengapa penting kiranya untuk mendiskusikan kepada pihak perusahaan terkait syarat dan risiko pengajuan cuti tak berbayar ini.

Biasanya akan ada kesepakatan seperti jika karyawan melewati batas durasi unpaid leave yang sebelumnya sudah disepakati, maka pihak perusahaan bisa mencari kandidat lain agar tidak banyak pekerjaan yang tertunda karena cuti yang diajukan karyawan tersebut.

3. Tetap Terikat Hubungan Kerja

Meskipun durasi unpaid leave ini biasanya lebih banyak dibandingkan hak cuti yang sesuai diperbolehkan, namun pihak karyawan dan perusahaan tetap saling terikat hubungan.
Intinya adalah karyawan yang tidak melakukan pekerjaannya namun tidak terkena PHK atau pengunduran diri, maka akan tetap berlaku perjanjian kerja yang sebelumnya terjalin antar kedua belah pihak.

Cara Mengajukan Unpaid Leave

Sebelum mengajukan unpaid leave, sebaiknya Anda cari tahu terlebih dahulu apakah perusahaan tempat Anda bekerja mengizinkan karyawannya untuk mengambil unpaid leave. Jika perusahaan mengizinkan, Anda juga harus mencari tahu apakah Anda termasuk karyawan yang bisa mengajukan unpaid leave atau bukan.

Beberapa perusahaan menerapkan beberapa peraturan tertentu. Sebagai contoh, perusahaan hanya memberikan kesempatan tersebut kepada karyawan yang sudah lama bekerja di sana.

Lalu bagaimana cara mengajukan unpaid leave? Perhatikan beberapa hal berikut ini sebelum mengajukan unpaid leave.

1. Aturan Perusahaan yang Berlaku

Untuk bisa mengajukan unpaid leave artinya Anda perlu mencari tahu mengenai peraturan yang berlaku di perusahaan tempat kamu bekerja, seperti :

• apakah Anda termasuk karyawan yang bisa mengajukan unpaid leave?
• berapa lama waktu yang diizinkan untuk mengajukan unpaid leave?

Beberapa perusahaan biasanya mengizinkan pengajuan unpaid leave untuk alasan lanjut pendidikan namun tidak untuk alasan lainnya. Ada pula perusahaan yang sama sekali tidak mengizinkan unpaid leave.Umumnya, perusahaan menerapkan aturan cuti tidak dibayar ini boleh diambil oleh karyawan yang telah menjalani masa kerja di perusahaan selama 2 (dua) tahun.

Namun, ada pula yang yang membolehkan karyawannya mengambil jatah cuti di luar tanggungan walaupun belum mempunyai jatah cuti tahunan. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa unpaid leave yang akan diambil tidak termasuk dalam jenis cuti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan.

2. Sudah Mengerti Risiko Pengajuan Unpaid Leave

Sebelum mengajukan unpaid leave, pahami terlebih dahulu risiko yang akan Anda terima. Yang pasti, ketika mengambil unpaid leave artinya karyawan harus rela tidak digaji. Selain itu, perusahaan biasanya memberlakukan aturan fasilitas cuti di luar tanggungan dapat diambil minimal 12 hari, seperti fasilitas yang menyangkut hal atau barang yang sifatnya pribadi atau untuk kepentingan keluarga.

Oleh karena itu, Anda sebaiknya mendiskusikan terlebih dahulu dengan atasan Anda terkait dengan risiko yang akan Anda peroleh apabila mengajukan unpaid leave.
Hal-hal yang perlu didiskusikan antara lain :

• Tanyakan apakah dengan kekosongan Anda di perusahaan akan memberikan dampak buruk terhadap kerja tim.
• Diskusikan juga apakah Anda akan menerima dampak buruk karena tidak berada di kantor selama beberapa waktu.
• Mencari solusi yang terbaik untuk Anda dan perusahaan karena unpaid leave yang kamu ajukan.
• Diskusikan mengenai pekerjaan yang Anda tinggalkan, apakah akan ada orang lain yang bisa menggantikan? Apa yang akan terjadi setelah Anda kembali bekerja lagi nantinya.

Setelah itu, pertimbangkan secara matang dampak yang akan terjadi pada diri Anda dan juga kondisi perusahaan jika Anda mengajukan unpaid leave. Ingat, mengajukan unpaid leave artinya kadang kala cukup mempengaruhi proyeksi karier selanjutnya. Anda bisa saja mendapat risiko pribadi seperti kemungkinan adanya peluang ataupun proyek besar yang bisa saja Anda lewatkan ketika sedang unpaid leave.

Biasanya akan ada kesepakatan seperti jika karyawan melewati batas durasi unpaid leave yang sebelumnya sudah disepakati, maka pihak perusahaan bisa mencari kandidat lain agar tidak banyak pekerjaan yang tertunda karena cuti yang diajukan karyawan tersebut.

Hal ini dikarenakan sebenarnya perusahaan juga tidak wajib memberikan jaminan kepada karyawan yang bersangkutan untuk dapat kembali bekerja setelah ia cuti. Sehingga harus ada kesepakatan dari kedua belah pihak terkait ini. Jangan sampai ketika mengajukan unpaid leave artinya malah Anda dianggap mengundurkan diri bila tidak hadir secara berturut-turut dalam kurun waktu yang lama.

Apabila posisi Anda kosong dan harus digantikan, maka perusahaan akan menerima karyawan yang bersangkutan kembali jika ada posisi yang kosong dan sesuai dengan kualifikasi karyawan tersebut.

3. Cari Waktu yang Tepat

Setelah melakukan pertimbangan terhadap risiko yang matang, selanjutnya adalah pertimbangkan waktu yang tepat untuk mengambil unpaid leave. Jika perusahaan tersebut sangat membutuhkan Anda saat itu dan tidak ada yang bisa menggantikan pekerjaan Anda, maka kemungkinan Anda tidak dapat mengajukan unpaid leave.

Apalagi jika Anda adalah seseorang yang terlibat penting dalam sebuah proyek besar atau pekerjaan yang vital, Anda juga mungkin bakal kesusahan untuk mendapatkan izin tersebut. Namun, apabila saat itu tidak ada sesuatu yang memberatkan Anda untuk mengambil unpaid leave artinya sebenarnya perusahaan mungkin akan lebih mudah memberikan izin karena unpaid leave artinya berbeda dengan cuti tahunan.

Itulah tadi ulasan mengenai cara mengajukan unpaid leave. Adapun catatan selanjutnya adalah jika Anda mengajukan unpaid leave artinya maka harus melalui proses administrasi yang baik, seperti pengajuan surat permohonan dan persetujuan. Hal ini dikarenakan jika tanpa proses administrasi yang jelas, maka karyawan bisa saja dianggap menghilang.

Alasannya adalah karena adanya ketentuan dalam UU Ketenagakerjaan yang menyebutkan bahwa apabila karyawan setelah 5 (lima) hari berturut-turut tidak masuk kerja tanpa kabar, karyawan akan dianggap mengundurkan diri.

Jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi cuti karyawan online, pengajuan unpaid leave tentu akan lebih mudah dilakukan oleh karyawan karena semua proses administrasi dilakukan melalui aplikasi.

Selain itu, Anda harus mempersiapkan diri Anda karena dapat membuat Anda tertinggal dengan perubahan-perubahan yang terjadi di perusahaan. Saat ditinggal unpaid leave artinya kemungkinan akan terjadi beberapa perubahan, baik dari cara kerja, lingkungan kerja, maupun posisi jabatan di perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menyadari bahwa kinerja kantor akan tetap maju, walaupun tanpa keberadaan salah satu karyawannya.

Baca Juga: Kalender 2023 Lengkap Hari Libur dan Cuti Bersama Nasional

Cara Perhitungan Gaji Unpaid Leave

Peraturan unpaid leave artinya memang tidak ditetapkan secara jelas dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang mengatur tentang cuti karyawan. Namun, perusahaan dapat membuat aturan terkait cara perhitungan gaji atau upah yang diterima karyawan.

Umumnya rumus yang digunakan adalah sebagai berikut.
Hasil Gaji yang Diterima = gaji pokok – (jumlah gaji per hari x jumlah hari unpaid leave)

Akan tetapi pada dasarnya perhitungan gaji bagi karyawan yang mengajukan unpaid leave ini ditentukan masing-masing perusahaan dan bisa juga berdasarkan hasil kesepakatan antara pihak perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu, pelaksanaan cuti dan perhitungan gajinya akan bergantung pada negosiasi antara masing-masing karyawan dengan perusahaan. Yang jelas, pengajuan unpaid leave artinya adalah akan ada pemotongan terhadap gaji bulanan karyawan.

Jika Anda tetap ingin mengajukan unpaid leave, maka pastikan Anda sudah memahami aturan di perusahaan tersebut, pertimbangkan risiko yang akan diperoleh, serta perhatikan waktu yang tepat untuk mengajukan. Diskusikan hal-hal tersebut dengan manajer atau pihak HRD.

Oleh karena itu, tugas dan dan juga tanggung jawab HRD sangat penting untuk suatu perusahaan, untuk itu diperlukan suatu teknologi yang mampu mempermudah alur kerja mereka agar lebih efisien.

Salah satu software yang canggih yang bisa dipilih oleh HRD adalah aplikasi HR dari Mekari Talenta. Mekari Talenta merupakan salah satu aplikasi HR terbaik yang memiliki fitur Dashboard HR Analytics. Fitur ini memudahkan HR untuk menganalisis data karyawan sehingga dapat meningkatkan kualitas kinerja karyawan lebih maksimal berdasarkan data yang sudah terintegrasi HRIS. Software ini dapat mempermudah Anda dalam melakukan pekerjaan administratif HR.

Dengan menggunakan dashboard HR analytics, data-data karyawan akan ditampilkan secara terorganisir dan komprehensif. Rekap dan analisis data karyawan terkait absensi kehadiran juga dipastikan lengkap dan minim kesalahan. Dengan demikian, data keseluruhan pengeluaran payroll dapat terdeteksi secara jelas dan detail.