Transformasi Digital Bisnis: Kolaborasi Antar Divisi untuk Efisiensi Menyeluruh

Di era transformasi digital seperti saat ini, banyak bisnis sudah menerapkan sistem HRIS atau akuntansi digital untuk mengotomatisasi berbagai tugas administratif sekaligus meningkatkan akurasi data. Namun, efisiensi bisnis belum optimal jika hanya satu atau dua divisi yang terdigitalisasi. 

Contohnya ketika payroll dan invoicing sudah otomatis tapi tim operasional masih kesulitan melacak pesanan karena data tidak terintegrasi secara real-time karena sistemnya masih manual.

Menurut penelitian Sumarto dkk. (2024), digitalisasi pada operasional perusahaan bisa meningkatkan efisiensi sebesar 66,5% dan produktivitas hingga 56%. Jadi, untuk mencapai efisiensi sejati pada transformasi digital bisnis, pendekatan end-to-end lintas divisi sangat diperlukan, di mana HR, keuangan, dan operasional berjalan sinkron.

Bagaimana Kolaborasi Antar Departemen Mendorong Efisiensi Bisnis

Efisiensi bisnis tidak hanya bergantung pada performa tiap departemen, tetapi juga kolaborasi antar HR, keuangan, dan operasional. Karena setiap bagian saling terhubung, masalah di satu titik bisa memicu efek domino pada proses lainnya.

Contohnya, keterlambatan pengiriman barang akibat pengecekan stok manual bukan hanya menurunkan kepuasan pelanggan, tetapi juga menghambat cash flow karena penagihan ikut tertunda.

Dampaknya meluas ke keuangan yang harus menyesuaikan arus kas dan anggaran, sementara penerbitan invoice tertunda karena data pesanan dan pengiriman belum lengkap.

Situasi ini juga memengaruhi HR, mulai dari akurasi payroll tim gudang hingga evaluasi kinerja dan perhitungan insentif.

Intinya, satu titik lemah dapat mengganggu seluruh alur bisnis. Untuk mendukung transformasi digital yang efektif, perusahaan membutuhkan sistem dengan visibilitas lintas fungsi secara real-time.

Dengan sistem ini, semua tim dapat mengakses informasi yang sama mulai dari status transaksi, stok, hingga beban kerja karyawan; sehingga koordinasi lebih cepat dan akurat, dan efisiensi bisnis meningkat.

Baca Juga: Transformasi Digital, Contoh & Dampaknya pada Bisnis

Peran Sistem Digital dalam Meningkatkan Efisiensi Internal

Dalam transformasi digital, setiap sistem memiliki peran spesifik dalam meningkatkan efisiensi internal bisnis. Berikut uraiannya. 

1. HRIS 

Human Resources Information System (HRIS) adalah sistem yang biasanya digunakan oleh tim HR. Fungsinya yaitu membantu mengotomatisasi proses absensi, penggajian (payroll), pengelolaan data karyawan, manajemen kinerja, hingga pengembangan produktivitas karyawan. Contoh perangkat lunak untuk mengelola semua fungsi tersebut adalah Mekari Talenta.

2. Accounting Software

Accounting software adalah sistem digital yang dirancang untuk memudahkan kerja bagian tim keuangan. Fungsi utamanya adalah memastikan laporan keuangan selalu real-time dan meminimalkan risiko kesalahan manusia. Contoh populernya adalah Mekari Jurnal yang mendukung pencatatan akuntansi, pelacakan transaksi, dan pelaporan keuangan secara otomatis.

3. CRM 

Customer Relationship Management (CRM) merupakan tools yang biasanya digunakan oleh tim marketing dan layanan pelanggan untuk menjaga komunikasi yang konsisten dengan pelanggan, meningkatkan kecepatan respons, serta meningkatkan kepuasan melalui pemantauan interaksi dan follow-up yang terstruktur. Salah satu contoh yang umum adalah Mekari Qontak.

4. Fulfillment & WMS 

Fulfillment & WMS (Warehouse Management System) merupakan sistem yang digunakan oleh tim operasional dan gudang secara digital, terutama untuk pengelolaan proses e-commerce secara terpusat. Peranannya mencakup peningkatan efisiensi operasional gudang, manajemen stok secara real-time, pemrosesan pesanan, serta pengiriman yang lebih akurat. Salah satu contoh yang dapat digunakan yaitu Fulfillment Biteship. 

Benang merah dari semua sistem transformasi digital bisnis ini adalah menciptakan efisiensi lintas fungsi, di mana HR, keuangan, operasional, dan layanan pelanggan dapat berkolaborasi dengan lebih efektif. 

Sistem-sistem ini memungkinkan setiap departemen bekerja dengan data yang sama, sehingga dapat mempercepat alur komunikasi, mengurangi potensi kesalahan akibat proses manual, dan mempercepat pengambilan keputusan strategis.

Mengapa Bisnis Perlu Melihat Operasional secara End-to-End

Digitalisasi yang optimal tidak cukup jika hanya diterapkan pada satu sisi bisnis. Efisiensi sejati baru tercapai ketika digitalisasi HR, keuangan, dan operasional berjalan secara sinkron dan terintegrasi.

Dengan menggabungkan sistem transformasi digital bisnis seperti Mekari untuk manajemen internal (HR, payroll, dan keuangan) dan Biteship untuk fulfillment serta logistik, perusahaan dapat menciptakan efisiensi menyeluruh tanpa harus membangun sistem sendiri dari nol. Adapun dalam penerapannya, pendekatan end-to-end ini memberikan berbagai dampak positif, antara lain:

• Efisiensi waktu, karena koordinasi antar-departemen berjalan lebih harmonis dan lancar.
• Penghematan biaya, karena mengurangi risiko kesalahan operasional akibat dari pekerjaan manual dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada.
• Peningkatan akurasi data, karena seluruh informasi tercatat secara otomatis dalam satu sistem terpadu. Dampaknya, penghitungan gaji/insentif, evaluasi kinerja, penyusunan laporan keuangan, hingga penentuan proyeksi anggaran menjadi lebih tepat.
• Kepuasan pelanggan, karena pemrosesan pesanan menjadi lebih cepat dan layanan menjadi lebih responsif. Pada akhirnya, ini turut mendukung stabilitas arus kas perusahaan karena proses penagihan dan pencocokan data pembayaran berjalan lebih teratur.

Langkah Awal Menuju Efisiensi Terpadu

Agar bisa mencapai efisiensi bisnis secara menyeluruh, Anda membutuhkan langkah-langkah transformasi digital bisnis yang terstruktur dan terukur. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan.

1. Audit Proses Bisnis yang Masih Manual

Identifikasi beberapa area, seperti operasional, keuangan, dan SDM yang masih mengandalkan proses manual. Jika ditemukan proses yang masih manual dan menghambat efisiensi keseluruhan, Anda dapat mulai merencanakan langkah digitalisasi sesuai kebutuhan bisnis. Pastikan setiap departemen didukung oleh sistem yang saling terhubung agar alur kerja lebih terstruktur.

2. Tentukan Prioritas Digitalisasi 

Proses digitalisasi akan membutuhkan investasi, baik uang, waktu, maupun tenaga. Oleh karena itu, tentukan prioritas berdasarkan area yang memberikan dampak terbesar terhadap efisiensi dan profitabilitas. 

Fokus pada proses yang sering menjadi hambatan operasional, memakan waktu dan sumber daya terbanyak, berisiko tinggi terhadap kesalahan manusia, atau berdampak langsung pada kepuasan pelanggan.

3. Pilih Sistem yang Kompatibel dan Mudah Diadopsi

Tidak semua sistem cocok untuk bisnis Anda. Jika salah memilih, integrasi bisa terhambat, biaya meningkat, dan operasional terganggu. Oleh karena itu, pastikan untuk memilih sistem digital sesuai kebutuhan dan mudah terhubung dengan sistem lainnya, seperti Mekari untuk manajemen operasional dan Biteship untuk fulfillment serta sistem manajemen gudang.

4. Libatkan Lintas Divisi Sejak Awal

Selanjutnya, untuk mewujudkan sistem bisnis yang terpadu, disarankan untuk melakukan kolaborasi lintas divisi sejak awal. Pastikan seluruh departemen terlibat, mulai dari proses perencanaan hingga implementasi digitalisasi, agar proses transisi lebih lancar dan adopsi teknologi lebih cepat terwujud.

Efisiensi Lintas Divisi, Fondasi Bisnis yang Tangguh

Bisnis yang efisien bukanlah yang paling besar, tetapi yang paling adaptif terhadap perubahan dan tantangan. Efisiensi lintas divisi, mulai dari HR, keuangan, hingga operasional, menjadi fondasi utama untuk memastikan bisnis tetap gesit dan mampu bersaing di pasaran.

Mekari dan Biteship hadir dengan fokus berbeda, namun memiliki tujuan yang sama, yaitu membantu bisnis tumbuh melalui transformasi digital bisnis yang efisien. Ketika dua sistem ini berjalan berdampingan melalui pemanfaatan teknologi untuk efisiensi bisnis, seluruh lini bisnis akan bekerja lebih selaras. Operasional bisnis pun dapat berjalan lebih lancar, terintegrasi, dan mampu menghadapi segala tantangan pasar yang terus berubah. 

Untuk mengetahui bagaimana solusi fulfillment dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda, terutama ketika terintegrasi dengan sistem manajemen internal seperti Mekari, pelajari lebih lanjut layanan Fulfillment Biteship di sini.

*Artikel ini hasil kerja sama Mekari dan Biteship