Panduan Stock Opname, Manfaat dan Caranya untuk Bisnis

Stock opname merupakan proses penting yang perlu dilakukan secara rutin oleh setiap bisnis, baik skala kecil maupun besar.

Tujuan utamanya adalah memastikan jumlah persediaan barang sesuai dengan catatan yang ada di sistem, memantau arus keluar-masuk barang, serta memastikan seluruh transaksi tercatat secara akurat dan transparan.

Dalam praktiknya, stock opname dapat dilakukan menggunakan berbagai metode, mulai dari pencatatan manual, spreadsheet, hingga sistem inventaris terintegrasi.

Namun, apa pun metode yang digunakan, pengecekan fisik barang tetap menjadi bagian utama dari proses ini.

Apa Itu Stock Opname

Stock opname adalah proses penghitungan dan pencocokan jumlah persediaan barang secara fisik dengan data stok yang tercatat di sistem atau pembukuan perusahaan.

Proses ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara catatan administrasi dan kondisi nyata di lapangan.

Melalui stock opname, bisnis dapat mengetahui apakah terdapat selisih stok, baik kelebihan maupun kekurangan, yang perlu segera ditindaklanjuti.

Selisih tersebut bisa disebabkan oleh kesalahan pencatatan, proses operasional yang kurang rapi, hingga potensi kecurangan.

Dengan demikian, stock opname menjadi bagian penting dalam menjaga akurasi data persediaan sekaligus mendukung pengelolaan penjualan, pengadaan barang, dan penyusunan laporan keuangan yang lebih andal.

Manfaat Melakukan Stock Opname

Melakukan stock opname secara rutin memberikan berbagai manfaat penting bagi keberlangsungan bisnis, di antaranya:

Mengetahui jumlah stok secara akurat

Penghitungan fisik di toko dan gudang membantu memastikan data stok di sistem benar-benar sesuai dengan kondisi nyata. Akurasi stok ini sangat penting untuk perencanaan pembelian, penjualan, dan pengelolaan persediaan.

Mempermudah penyusunan laporan keuangan

Persediaan barang merupakan komponen penting dalam laporan keuangan seperti neraca, arus kas, dan laba rugi.

Stock opname membantu memastikan nilai persediaan tercatat secara akurat sehingga laporan keuangan lebih valid dan dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan.

Mendeteksi potensi kerugian lebih dini

Selisih stok sering menjadi indikator adanya masalah operasional, seperti kehilangan barang, pencurian, atau kesalahan administrasi. Dengan stock opname, potensi kerugian dapat terdeteksi lebih cepat sebelum berdampak lebih besar.

Memastikan pencatatan sesuai Sistem Pengendalian Internal (SPI)

Stock opname membantu mengevaluasi apakah prosedur operasional dan pencatatan sudah berjalan sesuai dengan Sistem Pengendalian Internal. Jika ditemukan ketidaksesuaian, bisnis dapat segera melakukan perbaikan SOP.

Mempermudah evaluasi operasional

Selama proses stock opname, sering ditemukan barang rusak, tidak layak jual, atau kesalahan penempatan stok. Temuan ini dapat dijadikan bahan evaluasi untuk meningkatkan efisiensi operasional ke depannya.

Menghindari terjadinya selisih stok

Dengan jadwal stock opname yang rutin, risiko selisih stok dapat diminimalkan. Operasional pun menjadi lebih stabil, efisien, dan mudah dikontrol.

Baca Juga: Pengertian Sistem Inventory, Fungsi, dan Manfaatnya

Jenis-Jenis Stock Opname

Berikut beberapa metode stock opname yang umum diterapkan oleh bisnis:

1. Cycle Count

Cycle count dilakukan secara berkala (harian, mingguan, atau bulanan) pada produk tertentu, biasanya yang memiliki perputaran cepat.

Metode ini tidak mengganggu operasional dan efektif untuk mendeteksi selisih stok lebih awal.

2. Metode ABC

Produk dikelompokkan berdasarkan tingkat kepentingan dan pergerakannya:

• A: Produk dengan permintaan dan perputaran tinggi
• B: Produk dengan permintaan stabil
• C: Produk dengan permintaan rendah atau nilai tinggi

Kategori A menjadi prioritas utama karena perputarannya paling cepat, sementara kategori C tidak memerlukan pengecekan sesering kategori lainnya.

3. Daily Stock Taking

Dilakukan setiap hari, biasanya sebelum atau setelah jam operasional. Metode ini umum digunakan pada bisnis dengan perputaran harian tinggi seperti minimarket, apotek, dan restoran.

4. Annual Stock Taking

Dilakukan satu kali dalam setahun, umumnya untuk keperluan laporan keuangan tahunan. Karena mencakup seluruh persediaan, proses ini memerlukan waktu lebih lama dan perencanaan yang matang.

Langkah-Langkah Melakukan Stock Opname

Agar stock opname berjalan lancar dan akurat, berikut tahapan yang perlu dilakukan:

a. Menentukan waktu pelaksanaan

Tentukan jadwal, durasi, serta kebijakan operasional selama stock opname sejak awal agar seluruh tim dapat bersiap.

b. Mempersiapkan lokasi dan tim

Rapikan gudang, susun barang berdasarkan kategori, beri label yang jelas, serta berikan arahan dan SOP kepada tim yang terlibat.

c. Proses pelaksanaan stock opname

Tahapan ini meliputi:

• Menghitung jumlah barang secara fisik
• Memeriksa kondisi produk
• Mengunci sementara sistem inventaris
• Mencocokkan data fisik dengan sistem
• Mencatat selisih atau barang rusak

d. Tindak lanjut setelah stock opname

Lakukan analisis selisih, perbarui data di sistem, serta evaluasi proses operasional. Jika diperlukan, perbaiki alur keluar-masuk barang atau sistem pencatatan.

Baca Juga: Cara Menghitung Buffer Stock dan Pencegahannya

Rekomendasi Software untuk Stock Opname

Untuk mempermudah pengelolaan dan pencatatan stok, bisnis dapat menggunakan beberapa software berikut:

1. Mekari Jurnal

Software akuntansi berbasis cloud yang dilengkapi fitur manajemen persediaan dan laporan keuangan.

Mekari Jurnal terintegrasi dengan software omnichannel Mekari Desty, sehingga stok dari berbagai marketplace dapat dipantau dan dicocokkan secara real-time.

Dengan menggunakan Mekari Jurnal memastikan sinkronisasi stok, pesanan, dan data penjualan di marketplace, e-commerce, POS, dan toko offline tetap konsisten.

Dilengkapi laporan analitik mendalam dan insight berbasis data, Mekari Jurnal membantu bisnis mengambil keputusan lebih cepat, efisien, dan siap tumbuh dalam skala besar.

2. Fishbowl Inventory

Cocok untuk UMKM dengan kebutuhan manajemen gudang. Terintegrasi dengan QuickBooks dan mendukung penggunaan mobile.

3. Beecould

Software pembukuan cloud dengan fitur pemantauan stok, laporan pembelian, penjualan, dan dukungan multi-cabang.

4. Beepos

Aplikasi kasir yang mencatat transaksi penjualan, pembelian, dan stok. Dapat digunakan secara offline dan mendukung laporan pajak serta laba rugi.

5. QuickBooks Commerce

Berfokus pada manajemen inventaris dan pesanan otomatis, termasuk pelacakan pengiriman, retur, dan laporan stok real-time.

Kesimpulan

Stock opname merupakan proses krusial yang perlu dilakukan secara rutin untuk memastikan kesesuaian antara data persediaan dan kondisi fisik barang.

Dengan stock opname, bisnis dapat meningkatkan akurasi stok, menyusun laporan keuangan yang lebih valid, mendeteksi potensi kerugian, serta mengevaluasi efektivitas operasional dan sistem pengendalian internal.

Dengan perencanaan yang matang, tindak lanjut yang tepat, serta dukungan software inventaris yang terintegrasi, stock opname tidak hanya menjadi aktivitas administratif, tetapi juga alat strategis untuk menjaga efisiensi, transparansi, dan keberlanjutan bisnis.