Sektor logistik di Indonesia sedang mengalami masa keemasan. Pertumbuhan e-commerce yang pesat telah mendorong kontribusi sektor ini terhadap PDB mencapai 14,29% pada tahun 2023. Namun, di balik angka pertumbuhan yang menjanjikan, industri logistik juga dihadapkan pada sejumlah tantangan kompleks.
Mulai dari biaya operasional yang tinggi akibat infrastruktur yang belum merata hingga persaingan ketat dengan perusahaan asing, memaksa pelaku industri untuk terus berinovasi. Industri logistik perlu solusi yang lebih efisien.
Salah satu jawabannya adalah teknologi SaaS. Artikel ini akan mengungkap bagaimana SaaS dapat membantu mengatasi berbagai tantangan logistik di Indonesia.
1. Pencatatan stok manual menggunakan kertas
Dalam satu gudang logistik besar, setiap kali ada barang masuk atau keluar, harus ada petugas yang menuliskannya di buku catatan. Pasti tidak efisien, bukan? Ada beberapa masalah yang kemungkinan timbul dari situasi tersebut:
- Kemungkinan human error, seperti barang hilang, stok tidak akurat, dan laporan keuangan yang tidak valid.
- Memakan banyak waktu, terutama jika volume barang yang keluar masuk sangat besar.
- Kurangnya fleksibilitas, ketika ingin mengetahui jumlah stok tertentu, petugas harus mencari-cari data di tumpukan kertas.
- Rentan rusak, karena ata yang tercatat di kertas bisa hilang, rusak, atau sulit dibaca.
SaaS (Software as a Service) menawarkan solusi yang lebih efisien dan akurat untuk tantangan logistik di Indonesia. Dengan sistem manajemen stok barang digital, seluruh proses pencatatan stok dapat dilakukan secara otomatis.
- Setiap kali ada transaksi barang, data dapat langsung diinput ke dalam sistem.
- Sistem akan secara otomatis menghitung stok, membuat laporan, dan menghasilkan dokumen yang diperlukan, seperti invoice dan dokumen bea cukai.
- Data dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung dengan internet.
- Dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti akuntansi dan e-commerce untuk meningkatkan efisiensi.
2. Manajemen stok gudang / inventaris yang kurang transparan
Terdapat ribuan hingga jutaan barang dengan berbagai jenis dan ukuran di dalam satu gudang logistik pada umumnya. Apa yang terjadi jika manajemen stok gudang tidak berjalan dengan baik?
- Tanpa sistem terintegrasi untuk melacak keberadaan barang, petugas gudang akan kesulitan mencari barang yang dibutuhkan. Waktu pemrosesan pesanan menjadi lebih lama dan berpotensi membuat pelanggan kecewa.
- Tanpa sistem yang akurat untuk menghitung stok, perusahaan bisa mengalami kelebihan atau kekurangan stok. Kelebihan stok akan mengikat modal, sedangkan kekurangan stok dapat menyebabkan kehilangan penjualan.
- Tanpa data yang akurat dan real-time, sulit bagi perusahaan untuk merencanakan produksi, pembelian, dan distribusi.
- Kesalahan dalam pencatatan stok dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti pengiriman barang yang salah atau kehilangan barang.
SaaS menawarkan solusi yang komprehensif untuk mengatasi masalah manajemen stok gudang. Dengan supply chain management, seluruh proses di gudang dapat diotomatisasi dan dipantau secara real-time.
- Melacak setiap pesanan dari saat masuk hingga saat dikirimkan. Petugas gudang dapat dengan mudah melihat lokasi barang dan status pesanan.
- Mengarahkan petugas gudang untuk mengambil barang yang tepat, mengemasnya dengan benar, dan mengirimkannya ke alamat yang benar.
- Secara otomatis menghitung jumlah stok barang dan memberikan peringatan jika stok suatu barang hampir habis.
- Menghasilkan berbagai laporan yang berguna untuk mengoptimalkan kinerja gudang, seperti laporan pergerakan barang, laporan tingkat kesalahan, dan laporan kinerja karyawan.
3. Mengelola absen dan shift karyawan
Industri logistik memiliki karakteristik unik dengan jadwal kerja yang fleksibel dan lokasi kerja yang beragam. Hal ini membuat pengelolaan absen karyawan menjadi tantangan tersendiri. Beberapa tantangan yang sering dihadapi antara lain:
- Karyawan logistik seringkali bekerja dengan jadwal shift yang berbeda-beda, baik itu shift pagi, siang, malam, atau bahkan sistem shift rolling.
- Pekerjaan logistik seringkali melibatkan mobilitas tinggi, baik itu di gudang, di lapangan, atau bahkan di kendaraan.
- Dengan adanya perbedaan waktu dan lokasi kerja, sulit untuk memantau kehadiran karyawan secara real-time.
- Perhitungan gaji dan distribusi gaji menjadi lebih kompleks karena adanya berbagai komponen gaji seperti lembur, tunjangan, dan insentif.
Solusi SaaS HRIS dari Mekari Talenta dapat menjadi solusi yang efektif untuk mengatasi salah satu tantangan logistik di Indonesia, yaitu absen dan shift karyawan di industri logistik.
- Kelola absensi dan jam kerja fleksibel melalui aplikasi mobile yang bisa diakses kapan saja dan di mana saja.
- Absensi lebih akurat dengan Face Recognition dan GPS Tracking, meminimalkan risiko kecurangan menggunakan AI.
- Atur batas maksimal lembur, toleransi keterlambatan, dan durasi istirahat yang dapat disesuaikan untuk meningkatkan kedisiplinan karyawan.
- Cegah kesalahan shift dan pengiriman dengan jadwal yang fleksibel serta penyesuaian real-time.
- Sistem otomatis mengikuti peraturan pemerintah terkait hari kerja dan libur, termasuk hari libur khusus kantor cabang.
4. Manajemen hubungan vendor
Industri logistik melibatkan banyak sekali pihak, mulai dari pemasok bahan baku, perusahaan transportasi, hingga penyedia layanan logistik lainnya. Banyaknya vendor ini menjadi tantangan tersendiri dalam pengelolaan bisnis. Beberapa tantangan utama yang sering dihadapi adalah:
- Seiring dengan pertumbuhan bisnis, jumlah vendor yang bekerja sama juga akan terus bertambah.
- Data kontak, kinerja, dan perjanjian kontrak dengan vendor seringkali tersebar di berbagai tempat, seperti email, spreadsheet, atau bahkan hanya tersimpan di kepala karyawan.
- Tanpa data yang terstruktur, sulit untuk melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala dan objektif.
- Negosiasi harga, syarat pembayaran, dan kontrak dengan banyak vendor membutuhkan waktu dan sumber daya yang cukup besar.
- Keterlambatan pengiriman dari salah satu vendor dapat mengganggu seluruh rantai pasok.
Vendor Management System (VMS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola hubungan dengan vendor secara terpusat dan efisien. Dengan VMS, perusahaan dapat:
- Membuat database vendor yang terpusat: Semua informasi tentang vendor, seperti data kontak, sejarah transaksi, dan perjanjian kontrak, dapat disimpan dalam satu database.
- Melakukan evaluasi kinerja vendor secara otomatis: Sistem dapat secara otomatis mengumpulkan data kinerja vendor dan menghasilkan laporan evaluasi.
- Memudahkan proses negosiasi: VMS dapat membantu dalam proses negosiasi dengan vendor, seperti perbandingan penawaran dan pembuatan kontrak.
- Meningkatkan kolaborasi: VMS dapat memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi antara perusahaan dan vendor.
- Mengurangi risiko: Dengan data yang akurat dan up-to-date, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengurangi risiko yang terkait dengan vendor.
Mekari Jurnal adalah salah satu contoh software akuntansi yang menyediakan fitur VMS. Dengan menggunakannya, Anda dapat menampilkan seluruh rincian informasi terkait vendor, termasuk informasi umum, ringkasan transaksi, dan sejarah transaksi.
- Mencakup detail latar belakang vendor seperti nama supplier, perusahaan, alamat, nomor telepon, hingga saldo
- Memuat ringkasan transaksi antara perusahaan dan vendor, seperti hutang, waktu jatuh tempo, total pembayaran, nominal piutang
- Menampilkan laporan komprehensif mengenai seluruh transaksi yang telah terjadi, sehingga memudahkan pemantauan dan pengambilan keputusan berbasis data historis.
- Mengakses laporan rekening untuk melihat detail transaksi
5. Prediksi pendapatan penjualan untuk merencanakan biaya operasional
Industri logistik memiliki karakteristik unik di mana biaya operasional, terutama biaya transportasi dan biaya gudang, merupakan porsi yang signifikan dari total biaya. Fluktuasi dalam permintaan dapat membuat perencanaan biaya operasional menjadi sangat menantang. Beberapa tantangan spesifik yang dihadapi adalah:
- Permintaan terhadap layanan logistik seringkali bersifat musiman atau dipengaruhi oleh faktor eksternal seperti perubahan ekonomi atau bencana alam.
- Faktor lain seperti harga bahan bakar, tarif tol, dan biaya tenaga kerja juga dapat mempengaruhi biaya operasional.
- Data penjualan historis mungkin tidak selalu mencerminkan kondisi masa depan, terutama jika ada perubahan signifikan dalam pasar atau model bisnis.
Software akuntansi modern dilengkapi dengan fitur-fitur analitik yang memungkinkan perusahaan untuk memprediksi pendapatan penjualan di masa depan. Dengan menggunakan data historis dan algoritma prediksi, software ini dapat memberikan insight yang berharga untuk perencanaan biaya operasional.
- Software akan menganalisis data penjualan historis untuk mengidentifikasi tren dan pola musiman.
- Menggunakan berbagai model statistik, software dapat memprediksi penjualan di masa depan dengan tingkat akurasi yang cukup tinggi.
- Data prediksi akan disajikan dalam bentuk grafik dan laporan yang mudah dipahami, sehingga memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan.
- Software akuntansi yang terintegrasi dengan modul lain seperti modul inventori dan modul keuangan dapat memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang kinerja bisnis.
6. Sistem pelacakan real-time, visibilitas supir logistik
Salah satu tantangan terbesar dalam industri logistik adalah keterbatasan visibilitas terhadap lokasi dan status pengiriman barang selama proses transportasi. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain:
- Masih menggunakan metode pelacakan tradisional seperti telepon atau email, yang membutuhkan waktu dan seringkali tidak memberikan informasi yang akurat dan real-time.
- Tidak semua kendaraan logistik dilengkapi dengan teknologi pelacakan yang canggih, sehingga sulit untuk memantau pergerakan mereka secara real-time.
- Rpasok modern melibatkan banyak pihak, seperti agen pengiriman, perusahaan transportasi, dan gudang penyimpanan. Koordinasi antara semua pihak ini dapat menjadi sulit, sehingga sulit untuk mendapatkan gambaran yang lengkap tentang lokasi dan status pengiriman.
Sistem pelacakan real-time menggunakan teknologi GPS untuk memantau lokasi dan pergerakan kendaraan logistik. Dengan sistem ini, perusahaan logistik dapat:
- Mendapatkan informasi lokasi secara real-time: Sistem akan memberikan informasi tentang lokasi kendaraan secara terus-menerus, sehingga perusahaan dapat mengetahui kapan barang akan tiba.
- Memantau status pengiriman: Sistem dapat memberikan informasi tentang status pengiriman, seperti apakah barang sudah diambil, sedang dalam perjalanan, atau sudah sampai di tujuan.
- Meningkatkan komunikasi dengan pelanggan: Perusahaan dapat menggunakan informasi dari sistem pelacakan untuk berkomunikasi secara lebih efektif dengan pelanggan, memberikan perkiraan waktu pengiriman yang lebih akurat, dan menjawab pertanyaan pelanggan dengan lebih cepat.
- Meningkatkan efisiensi: Dengan informasi yang lebih baik tentang lokasi dan status pengiriman, perusahaan dapat mengoptimalkan rute pengiriman, mengurangi waktu tunggu, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Contoh fitur yang umumnya terdapat dalam sistem pelacakan real-time:
- Peta interaktif: Menampilkan lokasi kendaraan pada peta secara real-time.
- Notifikasi otomatis: Mengirimkan notifikasi kepada pelanggan atau pihak terkait ketika terjadi perubahan status pengiriman.
- Laporan terperinci: Menyajikan laporan tentang kinerja pengiriman, seperti jarak tempuh, waktu pengiriman, dan tingkat kepuasan pelanggan.
- Integrasi dengan sistem lainnya: Dapat diintegrasikan dengan sistem ERP, CRM, dan sistem manajemen transportasi lainnya.
7. Customer service yang buruk
Keterlambatan komunikasi dengan pelanggan terkait status pengiriman juga menjadi tantangan logistik di Indonesia yang umum. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain:
- Mengandalkan proses manual seperti panggilan telepon dan email, yang dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
- Pelanggan mungkin tidak memiliki akses ke informasi real-time tentang pengiriman mereka, sehingga mereka merasa tidak jelas dan khawatir.
Keterlambatan komunikasi dapat menyebabkan pelanggan merasa tidak puas, sehingga memutuskan untuk membawa bisnis mereka ke tempat lain. Akibatnya, hilangnya pendapatan bagi penyedia logistik.
Platform SaaS (Software as a Service) menawarkan solusi yang kuat untuk mengatasi tantangan ini. Platform ini mengintegrasikan portal pelanggan yang menyediakan pembaruan pengiriman waktu nyata, saluran penyelesaian masalah, dan fitur lain yang dirancang untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
- Visibilitas Real-Time: Pelanggan dapat melacak pengiriman mereka secara real-time, mengurangi kecemasan dan meningkatkan transparansi.
- Komunikasi yang Efisien: Platform SaaS menyediakan beberapa saluran komunikasi, seperti live chat, email, dan dukungan telepon, sehingga memudahkan pelanggan untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
- Penyelesaian Masalah: Pelanggan dapat melaporkan dan melacak masalah langsung melalui portal, menyederhanakan proses penyelesaian.
- Peningkatan Pengalaman Pelanggan: Dengan menyediakan komunikasi dan visibilitas yang lebih baik, platform SaaS dapat secara signifikan meningkatkan pengalaman pelanggan secara keseluruhan.
8. Alokasi sumber daya yang kurang tepat
Perusahaan logistik mungkin pernah kesulitan dalam memprediksi permintaan, yang dapat menyebabkan alokasi sumber daya yang tidak tepat. Demand forecasting yang buruk dapat mengakibatkan kekurangan atau kelebihan kapasitas, yang keduanya berdampak negatif pada efisiensi operasional dan biaya.
- Permintaan dalam industri logistik seringkali mengalami fluktuasi yang tidak dapat diprediksi, seperti perubahan musiman, peristiwa tak terduga, atau tren pasar yang berubah.
- Data historis yang digunakan untuk demand forecasting mungkin tidak lengkap atau tidak akurat, sehingga menghasilkan perkiraan yang tidak tepat.
- Masih menggunakan metode peramalan yang sederhana dan tidak canggih, yang tidak dapat menangkap pola kompleks dalam data permintaan.
Demand forecasting yang tidak akurat dapat menghambat pengambilan keputusan yang tepat terkait investasi dalam infrastruktur, perekrutan karyawan, dan pembelian peralatan.
Platform analitik SaaS (Software as a Service) yang canggih dapat membantu mengatasi tantangan tantangan logistik di Indonesia, yaitu peramalan permintaan. Platform ini menggunakan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin untuk menganalisis data historis dan pola permintaan, sehingga dapat memberikan prediksi yang lebih akurat.
- Memberikan prediksi permintaan yang lebih akurat dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti tren musiman, peristiwa tak terduga, dan perubahan pasar.
- Perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya seperti kendaraan, gudang, dan tenaga kerja secara lebih efisien.
- Membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik terkait investasi, perekrutan, dan pembelian peralatan.
- Dengan mengurangi kekurangan atau kelebihan kapasitas, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan menghemat biaya.
9. Alokasi sumber daya yang kurang tepat
Perencanaan rute yang buruk adalah salah satu tantangan logistik di Indonesia. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman, peningkatan biaya bahan bakar, dan penurunan efisiensi operasional.
- Masih menggunakan metode perencanaan rute manual yang tidak efisien, yang seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor seperti kemacetan lalu lintas, kondisi cuaca, atau perubahan alamat pengiriman.
- Tidak mempertimbangkan data real-time dapat mengakibatkan rute yang tidak optimal, seperti menghindari jalan yang macet.
Perencanaan rute yang tidak optimal dapat menyebabkan jarak tempuh yang lebih jauh dan waktu perjalanan yang lebih lama, yang berdampak pada biaya bahan bakar dan efisiensi operasional.
Platform optimasi rute berbasis cloud adalah solusi yang efektif untuk mengatasi tantangan perencanaan rute dalam industri logistik. Platform ini menggunakan data real-time seperti kondisi lalu lintas, cuaca, dan lokasi pengiriman untuk mengoptimalkan rute dan mengurangi biaya.
- Platform ini dapat mengoptimalkan rute dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti kemacetan lalu lintas, kondisi cuaca, dan perubahan alamat pengiriman.
- Dengan rute yang lebih optimal, perusahaan dapat mengurangi jarak tempuh dan konsumsi bahan bakar.
- Membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengurangi waktu perjalanan dan meningkatkan produktivitas.
- Dengan pengiriman yang lebih tepat waktu, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan dengan mereka.
10. Infrastruktur kuno dan kurangnya skalabilitas
Industri logistik saat ini menghadapi tantangan besar dalam hal infrastruktur sistem yang ketinggalan zaman dan kurangnya skalabilitas. Banyak perusahaan logistik masih mengandalkan sistem legacy yang tidak fleksibel atau terintegrasi, mengakibatkan inefisiensi dalam operasi mereka.
- Tidak memiliki fitur-fitur modern yang diperlukan untuk mendukung operasi logistik yang kompleks dan efisien.
- Sulit diintegrasikan dengan sistem lain, seperti sistem manajemen gudang atau transportasi, sehingga menyebabkan proses bisnis menjadi terfragmentasi.
- Memerlukan biaya pemeliharaan yang tinggi karena memerlukan tenaga ahli khusus untuk mengoperasikan dan memperbaikinya.
- Sulit untuk diadaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis, sehingga dapat menghambat pertumbuhan perusahaan.
SaaS (Software as a Service) menawarkan solusi modern yang dapat mengatasi tantangan logistik di Indonesia, terutama terkait infrastruktur. Platform SaaS menyediakan sistem yang:
- Fleksibel dan terintegrasi: SaaS platform dirancang untuk menjadi fleksibel dan dapat diintegrasikan dengan mudah dengan sistem lain, sehingga memungkinkan perusahaan logistik untuk mengoptimalkan proses bisnis mereka.
- Mudah diperbarui: SaaS platform dapat diupdate secara rutin dengan fitur-fitur terbaru, sehingga perusahaan logistik dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi dan tren industri.
- Skalabilitas tinggi: SaaS platform dapat dengan mudah disesuaikan dengan perubahan kebutuhan bisnis, sehingga perusahaan dapat tumbuh dan berkembang tanpa harus melakukan investasi besar dalam infrastruktur IT.
- Biaya operasional yang rendah: Dengan menggunakan SaaS, perusahaan logistik dapat mengurangi biaya operasional mereka karena tidak perlu membeli dan memelihara perangkat keras atau perangkat lunak secara internal.
Kesimpulan
Perkembangan pesat e-commerce telah membawa perubahan besar pada industri logistik. Berbagai tantangan logistik di Indonesia seperti meningkatnya permintaan dan kompleksitas rantai pasok bisa diatasi dengan solusi teknologi yang tepat.
SaaS menawarkan fleksibilitas dan skalabilitas yang dibutuhkan industri logistik untuk tetap kompetitif. Dengan mengadopsi solusi SaaS, bisnis logistik dapat mengoptimalkan operasi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Untuk merasakan manfaat teknologi SaaS secara langsung, Anda bisa mencoba Mekari, solusi SaaS terintegrasi yang dapat membantu bisnis Anda mengelola berbagai aspek logistik dengan lebih efisien. Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk informasi lebih lanjut.