Roadmap Digital Procurement: Transformasi Manual ke Otomatis

Banyak perusahaan mulai menyadari pentingnya transformasi digital dalam proses procurement. Bukan sekadar tren, digitalisasi pengadaan telah terbukti meningkatkan efisiensi, transparansi, hingga penghematan biaya secara signifikan. 

Namun, beralih dari proses manual ke sistem digital bukan hal yang instan. Diperlukan strategi dan roadmap yang jelas agar transformasi berjalan lancar dan berdampak nyata bagi operasional. 

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang apa itu digital procurement, manfaatnya bagi perusahaan, serta tahapan praktis membangun procurement digital transformation roadmap. 

Transformasi digital dalam procurement

Transformasi digital dalam procurement adalah proses mengubah cara kerja pengadaan dari manual dan taktis menjadi digital dan strategis, dengan bantuan teknologi seperti software e-Procurement. 

Dengan digitalisasi, proses seperti permintaan barang, pembuatan PO, persetujuan, hingga pembayaran bisa berjalan otomatis dan terkontrol. Ini membantu perusahaan menghemat waktu, menekan biaya, dan meningkatkan transparansi.

Mengapa transformasi ini penting?

• Lebih efisien: Proses pembelian jadi cepat, minim kesalahan manual.
• Kontrol pengeluaran lebih kuat: Semua transaksi bisa dipantau secara real-time.
• Procurement jadi fungsi strategis: Fokusnya bukan hanya beli barang, tapi juga mendukung tujuan bisnis.
• Siap hadapi tantangan baru: Mulai dari tekanan biaya, disrupsi pasokan, sampai tuntutan transparansi dan keberlanjutan.

Meski masih banyak perusahaan belum siap sepenuhnya, penggunaan software e-Procurement yang tepat bisa jadi langkah awal yang kuat untuk memulai transformasi ini.

Baca Juga: Transformasi Digital, Contoh & Dampaknya pada Bisnis

Manfaat transformasi digital dalam proses procurement

Transformasi digital bukan hanya tren, tapi kebutuhan nyata untuk meningkatkan kinerja tim procurement. Berdasarkan survei PwC, berikut beberapa manfaat utama yang dirasakan perusahaan saat menerapkan digitalisasi dalam proses pengadaan:

1. Peningkatan efisiensi dan transparansi pengadaan

Sebanyak 59% perusahaan melakukan transformasi digital untuk membuat proses pengadaan lebih efisien dan transparan. 

Dengan sistem digital, semua tahapan seperti permintaan barang, persetujuan, hingga pembayaran bisa diproses lebih cepat dan mudah dipantau. Ini membantu mengurangi waktu kerja manual dan meminimalkan kesalahan.

2. Penghematan biaya dan peluang efisiensi

47% responden menyatakan bahwa digitalisasi membantu mereka mengurangi biaya pengadaan. 

Sistem yang terintegrasi memungkinkan tim melihat pola pengeluaran, membandingkan harga antar vendor, dan menemukan peluang penghematan yang sebelumnya sulit terlihat secara manual.

3. Mendukung manajemen risiko dan kepatuhan

Sebanyak 19% perusahaan memanfaatkan sistem digital untuk mengelola risiko dan menjaga kepatuhan terhadap regulasi. 

Dengan sistem yang terdokumentasi, perusahaan bisa melacak setiap transaksi dan memastikan proses sesuai dengan kebijakan dan aturan yang berlaku.

Baca Juga: Manajemen Risiko Perusahaan: Strategi, Manfaat, dan Tantangan

4. Otomatisasi proses dengan teknologi canggih

Teknologi seperti AI, machine learning, RPA, dan blockchain dapat menggantikan tugas-tugas manual dan memberikan data real-time yang membantu tim procurement mengambil keputusan dengan lebih cepat dan akurat.

5. Kolaborasi lebih baik dan akses data yang fleksibel

Platform cloud-based dan aplikasi mobile procurement memudahkan tim untuk bekerja dari mana saja, berkolaborasi dengan supplier, dan mengakses informasi pengadaan secara real-time. 

Hal ini meningkatkan produktivitas dan responsivitas dalam menghadapi kebutuhan bisnis.

Tahapan & roadmap transformasi digital procurement

Dengan mengikuti tahapan ini, perusahaan bisa menjalankan transformasi digital procurement secara sistematis dan berkelanjutan, sekaligus membuka jalan menuju efisiensi dan keunggulan kompetitif.

1. Evaluasi proses procurement saat ini

Lakukan penilaian menyeluruh terhadap alur kerja, kebijakan, dan sistem procurement yang sudah berjalan. Identifikasi proses yang masih manual, tumpang tindih, atau menghasilkan data yang terpisah-pisah (data silos).

2. Tentukan area yang perlu ditingkatkan

Petakan bagian-bagian yang bisa dioptimalkan, mulai dari pengajuan permintaan, pengelolaan vendor, hingga pembayaran. Fokus pada proses yang lambat, tidak efisien, atau rawan kesalahan.

3. Tetapkan tujuan dan sasaran transformasi

Susun tujuan yang jelas dan terukur, seperti efisiensi waktu, penghematan biaya, atau peningkatan compliance. Pastikan semua tujuan relevan dengan kebutuhan bisnis dan punya tenggat waktu yang realistis.

4. Buat roadmap transformasi

Kembangkan rencana jangka pendek dan panjang yang mencakup tahapan implementasi, kebutuhan teknologi, integrasi data, sumber daya, dan risiko. Roadmap ini akan jadi panduan utama selama proses transformasi.

Baca Juga: 6 Best Practice Digital Transformation Framework

5. Libatkan dan dapatkan dukungan manajemen

Sosialisasikan pentingnya transformasi digital ke jajaran manajemen. Dukungan dari pimpinan akan mempercepat pengambilan keputusan, alokasi anggaran, dan mendorong adopsi lintas tim.

6. Pilih teknologi yang tepat dan relevan

Gunakan software e-Procurement berbasis cloud yang mendukung otomatisasi proses, integrasi vendor, analisis pengeluaran, hingga approval digital. Pastikan fitur yang dipilih sesuai dengan tujuan transformasi Anda.

7. Tingkatkan manajemen vendor dan kolaborasi

Manfaatkan teknologi untuk memperbaiki komunikasi dengan vendor, mempermudah onboarding, serta meningkatkan visibilitas dan evaluasi kinerja supplier.

Baca Juga: Panduan Spend Management System: Strategi, KPI, Rekomendasi

8. Lakukan pelatihan dan pemantauan berkelanjutan

Berikan pelatihan untuk memastikan semua pengguna memahami sistem baru. Tetapkan KPI dan review rutin untuk mengukur efektivitas, lalu lakukan penyempurnaan sesuai kebutuhan.

Rekomendasi software e-Procurement untuk mendukung digitalisasi pengadaan

Untuk mendukung transformasi digital dalam proses procurement, perusahaan memerlukan sistem yang tidak hanya mempermudah pengadaan, tetapi juga terintegrasi dengan pengelolaan anggaran dan akuntansi. 

Mekari Expense hadir sebagai solusi spend management terintegrasi yang mendukung seluruh proses pengadaan secara end-to-end.

Dengan dua modul utama Procurement, Sourcing/Vendor Management dan Account Payable, Mekari Expense membantu tim procurement mengelola proses pengadaan dengan lebih efisien, akurat, dan terkontrol. Fitur-fitur unggulannya meliputi:

• Purchase Order: Buat dan kelola PO secara otomatis sesuai alur persetujuan.
• Vendor Management: Kelola data vendor dalam satu dashboard, lengkap dengan histori transaksi dan performa.
• Product List: Gunakan katalog produk untuk menghindari pembelian di luar kebijakan.
• Warehouse Management: Pantau stok dan permintaan barang dari setiap departemen secara real-time.
• Purchase Invoice Management: Kelola invoice pembelian dengan lebih cepat dan terstruktur.
• OCR Automatic Capture: Ambil data dari invoice secara otomatis untuk mempercepat input dan menghindari kesalahan manual.

Keunggulan Mekari Expense terletak pada kemampuannya sebagai software e-Procurement yang terhubung langsung dengan modul spend management dan software akuntansi Mekari Jurnal. 

Hal ini memastikan seluruh proses pembelian hingga pembayaran tercatat otomatis, terintegrasi, dan siap untuk dianalisis, membantu perusahaan menekan biaya, memperkuat kontrol, dan meningkatkan efisiensi pengadaan secara menyeluruh.