Mekari Insight
- Approval manual menyita hingga 28% waktu kerja karyawan lewat email dan follow-up berulang, memperlambat proses di procurement, HR, hingga legal.
- Tools approval siap pakai sering memaksa tim menyesuaikan cara kerja dengan sistem, bukan sebaliknya, sehingga adopsi berjalan lambat dan alur kerja lama tetap berjalan paralel.
- Mekari Officeless membangun document approval system custom yang mengikuti struktur organisasi dan kebijakan internal perusahaan, didukung tim ahli dari eksplorasi kebutuhan hingga pendampingan berkelanjutan.
Proses approval dokumen yang tersebar di email, chat, dan kertas menjadi salah satu titik hambatan operasional paling umum di perusahaan. Permintaan mudah tenggelam, status tidak jelas, dan tim harus follow up berkali-kali hanya untuk memastikan siapa yang belum menyetujui.
McKinsey mencatat karyawan dapat menghabiskan sekitar 28% waktu kerjanya untuk mengelola email dan follow-up koordinasi.
Memilih document approval system yang tepat bukan sekadar soal digitalisasi tanda tangan. Ini soal menyesuaikan alur persetujuan dengan struktur organisasi yang sudah berjalan, bukan memaksa tim beradaptasi dengan sistem baru.
Dalam artikel ini, kita akan membahas tujuh rekomendasi document approval system, mulai dari tools siap pakai hingga solusi yang bisa dibangun custom sesuai kebutuhan perusahaan.
Apa itu document approval system?
Document approval system adalah perangkat lunak yang mengotomatiskan alur pengajuan, review, dan persetujuan dokumen dalam satu proses terstruktur. Sistem ini menggantikan rantai email dan chat manual dengan alur kerja yang jelas, lengkap dengan notifikasi otomatis, status real-time, dan audit trail.
Perlu dibedakan dari cloud storage biasa atau e-signature standalone. Cloud storage hanya menyimpan file, sementara e-signature tools umumnya fokus pada tanda tangan di tahap akhir dokumen. Document approval system mencakup seluruh perjalanan dokumen, dari draf hingga disetujui.
Kenapa perusahaan butuh document approval system
Ketika approval masih berjalan manual, beberapa masalah biasanya muncul dan berulang:
- Dokumentasi tersebar: File dan bukti persetujuan tercecer di email, folder pribadi, dan chat, sehingga sulit dilacak saat dibutuhkan.
- Status tidak jelas: Pihak yang mengajukan tidak tahu dokumen sudah sampai di tahap mana, sehingga harus follow up manual berkali-kali.
- Minim audit trail: Sulit membuktikan siapa yang menyetujui dan kapan, terutama saat audit atau investigasi internal.
- Approval berlarut-larut: Approver lupa membalas, atau permintaan tenggelam di antara pesan lain.
Dampaknya nyata pada waktu kerja. Riset McKinsey Global Institute mencatat bahwa sekitar 28% waktu kerja karyawan tersedot untuk email dan follow-up koordinasi, termasuk urusan menunggu dan mengingatkan approval.
Berikut perbandingan singkat approval manual dan approval digital lewat document approval system:
| Aspek | Approval manual | Document approval system |
| Lokasi dokumen | Tersebar di email, chat, folder pribadi | Terpusat di satu platform |
| Status persetujuan | Harus ditanyakan satu per satu | Terlihat real-time oleh semua pihak |
| Jejak audit | Sulit ditelusuri ulang | Tercatat otomatis, siapa dan kapan |
| Eskalasi keterlambatan | Bergantung pada inisiatif pengaju | Notifikasi dan reminder otomatis |
| Kesesuaian alur kerja | Mengikuti kebiasaan tiap tim, tidak konsisten | Bisa distandardisasi sesuai kebijakan perusahaan |
Perbedaan ini yang membuat semakin banyak perusahaan, dari tim finance, HR, hingga procurement, mulai beralih ke sistem approval digital untuk operasional yang terautomasi dan rapi.
7 rekomendasi document approval system terbaik
Berikut tujuh pilihan document approval system yang bisa dipertimbangkan, dari tools siap pakai hingga solusi custom.
1. Google Workspace
Google Drive dan Google Chat sering menjadi titik awal perusahaan mendigitalkan dokumen, terutama tim kecil yang belum butuh sistem kompleks. Namun untuk kebutuhan approval berlayer dan arsip data besar, masih membutuhkan banyak kustomisasi.
Berikut beberapa capability dari Google Workspace:
- Kolaborasi dokumen real-time dengan komentar dan riwayat versi.
- Notifikasi sederhana lewat Chat atau email terintegrasi Gmail.
- Cocok untuk volume dokumen rendah, kurang ideal untuk alur approval berjenjang yang kompleks.
2. Mekari Officeless
Mekari Officeless adalah solusi enterprise sebagai extended ERP yang berperan untuk menutup gap operasional bisnis, dengan solution accelerator (ready made app, custom workflow & dashboard, dan custom service).
Berbeda dari tools siap pakai, Mekari Officeless hadir sebagai solusi custom yang membangun workflow document approval system sesuai dengan proses bisnis perusahaan, tanpa memaksa tim beradaptasi dengan sistem baru.
- Alur approval, struktur formulir, dan hierarki persetujuan dikustom mengikuti kebijakan internal perusahaan, dibangun di atas platform no-code/low-code sehingga implementasi menyesuaikan siklus lebih cepat tanpa bergantung pada tim IT internal.
- Automated Document Approvals, mengelola alur persetujuan dokumen baru, revisi, dan tinjauan berkala lewat rules yang bisa dikonfigurasi admin dari satu control center, lengkap dengan struktur folder dan skema penomoran otomatis.
- Role Based Access Control (RBAC) dan audit trail yang tidak dapat diubah mencatat setiap aktivitas persetujuan, revisi, dan perubahan status dokumen untuk kebutuhan compliance.
- Tersedia sebagai ready-made app yang siap dipakai dalam hitungan hari hingga minggu, dengan opsi kustomisasi lanjutan mengikuti struktur organisasi dan kebijakan approval perusahaan.
3. Microsoft SharePoint dan Power Automate
Kombinasi ini populer di perusahaan yang sudah menggunakan ekosistem Microsoft 365 secara luas. Beberapa kapabilitasnya adalah:
- Power Automate memungkinkan alur approval otomatis terhubung langsung dengan dokumen di SharePoint.
- Terintegrasi dengan Teams, Outlook, dan aplikasi Microsoft lainnya.
- Kurva belajar cukup tinggi untuk konfigurasi alur yang kompleks tanpa bantuan tim IT.
4. Kissflow
Kissflow adalah platform low-code yang memungkinkan tim non-teknis membangun alur approval sendiri lewat workflow builder visual; yang menyediakan keleluasaan untuk:
- Builder drag-and-drop untuk merancang alur persetujuan tanpa coding.
- Mendukung conditional routing dan approval paralel.
- Fokus utama pada workflow otomatis, bukan manajemen dokumen jangka panjang.
5. DocuSign
DocuSign lebih dikenal sebagai solusi e-signature, namun juga menyediakan fitur approval dokumen legal dan kontrak seperti:
- Tanda tangan elektronik dengan jejak audit yang diakui secara hukum di berbagai yurisdiksi.
- Template dokumen dan pengingat otomatis untuk penandatangan.
- Kurang fleksibel untuk approval internal di luar dokumen legal dan kontrak.
6. Zoho WorkDrive
Bagian dari ekosistem Zoho, cocok untuk perusahaan skala kecil hingga menengah yang sudah memakai produk Zoho lain, dengan kapabilitas:
- Penyimpanan dokumen terpusat dengan kontrol akses berbasis tim.
- Terintegrasi dengan Zoho Sign untuk penandatanganan dokumen.
- Fitur approval berjenjang masih relatif dasar dibanding platform enterprise.
7. monday.com
Awalnya dikenal sebagai tools manajemen proyek, monday.com kini juga dapat dipakai untuk approval berbasis board, khususnya untuk tim kreatif dan operasional:
- Board dan automation untuk melacak status approval secara visual.
- Integrasi luas dengan aplikasi produktivitas lain.
- Notifikasi mobile app dinilai kurang optimal untuk alur approval yang butuh input manual bertingkat.
Kriteria memilih document approval system yang tepat
Sebelum membandingkan tools, tentukan dulu kriteria yang relevan dengan kebutuhan perusahaan:
- Multi-level approval: Mendukung alur persetujuan berjenjang sesuai hierarki perusahaan.
- Integrasi sistem: Terhubung dengan tools lain yang sudah dipakai tim, seperti email, HRIS, atau sistem keuangan.
- Audit trail lengkap: Mencatat setiap aktivitas dokumen secara otomatis untuk kebutuhan compliance.
- Fleksibilitas kustomisasi: Alur approval bisa disesuaikan dengan proses bisnis, bukan sebaliknya.
- Keamanan data: Kontrol akses berbasis peran agar dokumen sensitif hanya bisa diakses pihak berwenang.
Selain kriteria di atas, pertimbangkan juga siapa yang akan menggunakan sistem sehari-hari. Tim non-teknis biasanya membutuhkan antarmuka yang sederhana, sementara tim IT mungkin lebih mementingkan kemampuan integrasi lewat API.
Perusahaan dengan struktur persetujuan yang kompleks, misalnya melibatkan beberapa divisi dan level jabatan sekaligus, perlu memastikan sistem yang dipilih benar-benar bisa mengikuti alur tersebut, bukan sebaliknya.
Mekari Officeless sebagai solusi document approval workflow terbaik
Ingin document approval system yang mengikuti alur kerja perusahaan, bukan sebaliknya? Mekari Officeless membangun sistem approval custom sesuai struktur organisasi dan kebijakan internal Anda.
Dibandingkan pengembangan custom yang umumnya membutuhkan waktu 3 sampai 12 bulan, sistem ini siap diimplementasikan dalam hitungan hari hingga minggu, lengkap dengan Role Based Access Control (RBAC) dan audit trail yang tidak dapat diubah untuk kebutuhan governance dan compliance.
Perusahaan tetap mendapat opsi kustomisasi lanjutan agar alur approval, struktur folder, dan skema penomoran mengikuti kebijakan internal, bukan sebaliknya.
