5 Aplikasi Pengajuan Anggaran: Rekomendasi & Contoh

Mengelola pengeluaran bisnis sering kali terhambat proses manual yang panjang; mulai dari reimburse, cash advance, hingga pembayaran vendor. Tanpa sistem yang terstruktur, anggaran mudah bocor dan sulit dikendalikan.

Di Indonesia sendiri, jarang ada aplikasi pengajuan anggaran khusus yang berdiri sendiri. Biasanya, fitur tersebut sudah menjadi bagian dari software manajemen pengeluaran yang lebih lengkap. 

Dengan sistem terintegrasi ini, perusahaan bisa mengatur alur persetujuan otomatis, menyesuaikan kebijakan sesuai kebutuhan, sekaligus menjaga transparansi.

Aplikasi pengajuan anggaran: budgeting & approval

Aplikasi pengajuan anggaran adalah sistem digital yang mempermudah proses permintaan dan persetujuan dana; baik untuk budgeting, reimbursement, maupun pembelian. 

Istilah aplikasi pengajuan anggaran umum dipakai di sektor pemerintahan, sedangkan di perusahaan swasta, aplikasi ini lebih familiar dengan istilah aplikasi budgeting.

Dengan fitur custom workflow dan approval berjenjang, pengajuan bisa disesuaikan dengan struktur organisasi dan kebutuhan masing-masing divisi.

Fungsinya mencakup: 

• Pengajuan anggaran operasional atau proyek
• Approval otomatis sesuai struktur jabatan
• Reimbursement karyawan
• Pengadaan barang/jasa terintegrasi
• Notifikasi dan pelacakan status real-time

Baca Juga: Cara Alokasi Budget Perusahaan dengan Efisien

Contoh aplikasi pengajuan anggaran di sektor pemerintah

Di sektor pemerintahan, beberapa instansi memiliki aplikasi pengajuan anggaran khusus untuk mengelola anggaran mereka.

1. SIMO BUMN

SIMO atau Sistem Informasi Monitoring Online adalah aplikasi mobile milik Kementerian BUMN yang membantu monitoring data anggaran, keuangan, hingga kinerja perusahaan BUMN secara real time.

Meski tampilannya ringkas, SIMO terhubung dengan berbagai sistem backend sehingga memudahkan pejabat dan pemangku kepentingan untuk mengakses data penting hanya lewat ponsel.

Fitur utama:

• Akses data anggaran dan pelaporan keuangan dari perangkat mobile
• Terintegrasi dengan sistem utama Kementerian BUMN
• Monitoring kinerja, keuangan, SDM, dan pengajuan dana secara menyeluruh

2. SIMPADA (Sistem Informasi Pengajuan Dana Anggaran)

SIMPADA adalah aplikasi berbasis web yang umum digunakan oleh instansi pemerintah, universitas, atau organisasi sosial untuk mempermudah proses pengajuan anggaran kegiatan. Sistem ini mengubah proses manual jadi lebih cepat dan transparan.

Fitur utama:

• Pengajuan proposal kegiatan lengkap dengan rincian anggaran
• Alur persetujuan berjenjang sesuai struktur organisasi
• Monitoring status pengajuan dan histori persetujuan

Dengan SIMPADA, pengusul kegiatan bisa tahu status pengajuan mereka secara real time tanpa perlu bertanya manual ke banyak pihak.

3. SIPD RI (Sistem Informasi Pemerintahan Daerah)

SIPD adalah sistem resmi dari Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) untuk membantu pemerintah daerah dalam menyusun, mengelola, dan melaporkan seluruh proses anggaran dan keuangan daerah; mulai dari perencanaan hingga pertanggungjawaban.

Saat ini, SIPD RI menjadi platform wajib untuk seluruh pemerintah daerah di Indonesia.

Fitur utama:

• Penyusunan dokumen anggaran (KUA-PPAS, RKA, APBD) secara digital
• Pengelolaan belanja dan penerimaan daerah dalam satu sistem
• Integrasi langsung ke sistem pelaporan dan akuntansi pemerintah daerah

4. SAKTI (Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi)

SAKTI adalah sistem terintegrasi milik Kementerian Keuangan yang digunakan oleh instansi pemerintah pusat untuk mengelola keuangan negara; mulai dari penyusunan anggaran, belanja, pencatatan aset, hingga laporan keuangan.

Sistem ini menggantikan berbagai aplikasi terpisah menjadi satu platform, sehingga lebih efisien dan akurat.

Fitur utama:

• Modul penganggaran untuk menyusun RKA dan DIPA secara digital
• Modul pembayaran, persediaan, aset, hingga komitmen kontrak
• Sistem terpusat dan seragam di seluruh instansi pemerintah pusat

Rekomendasi aplikasi pengajuan anggaran

Ada juga solusi pengajuan anggaran yang ditawarkan oleh penyedia swasta, yang dapat digunakan oleh berbagai industri dan skala bisnis. 

1. Mekari Expense

Mekari Expense adalah solusi manajemen pengeluaran yang dirancang untuk menyederhanakan proses pengajuan anggaran, reimbursement, hingga pembelian dan procurement dalam satu platform terpadu.

Dengan fitur custom approval workflow, perusahaan dapat mengatur alur persetujuan yang sesuai dengan struktur organisasi dan kebijakan internal. 

Untuk kebutuhan reimbursement perjalanan dinas, misalnya, karyawan cukup unggah bukti biaya, ajukan lewat Mekari Expense, dan sistem akan otomatis mengarahkan ke atasan atau finance untuk persetujuan. Tidak perlu bolak-balik email atau cetak formulir.

Beberapa fitur unggulannya:

• Alur persetujuan fleksibel, bisa disesuaikan berdasarkan kategori pengeluaran, divisi, atau nilai pengajuan.
• Multi-level approval, memungkinkan persetujuan berjenjang sesuai kebijakan perusahaan.
• Limit anggaran, pengajuan bisa dibatasi sesuai posisi, proyek, atau jenis biaya untuk menjaga kedisiplinan.
• Otomatisasi penarikan dana, pengeluaran bisa ditarik otomatis dari akun tertentu sesuai kategori biaya.
• Real-time tracking, semua pengajuan, status approval, hingga penggunaan anggaran bisa dipantau langsung.
• Integrasi dengan software akuntansi, Mekari Jurnal, membuat pengeluaran yang sudah disetujui bisa langsung tercatat ke laporan keuangan secara otomatis. 

Mekari Expense cocok untuk perusahaan yang ingin:

• Mengelola anggaran operasional harian secara transparan dan akurat
• Menyederhanakan proses approval yang sebelumnya rumit dan manual
• Menjaga efisiensi biaya dan disiplin anggaran di seluruh divisi

Baca Juga: Contoh Budgeting Perusahaan dengan Template dan Software

2. Expensify

Expensify adalah salah satu aplikasi manajemen keuangan yang populer berkat tampilan sederhana dan dukungan AI. Dengan satu platform, perusahaan bisa melacak pengeluaran, mengajukan reimburse, membayar tagihan, hingga mengelola kartu korporat.

Dalam konteks aplikasi pengajuan anggaran, Expensify memungkinkan perusahaan menyusun alur persetujuan yang fleksibel, dari sederhana hingga multi-level. Sistem juga otomatis menandai klaim yang melanggar aturan sehingga lebih mudah dikendalikan.

• Mode Persetujuan Fleksibel: Mulai dari persetujuan instan untuk klaim standar hingga alur bertingkat dengan logika khusus.
• Routing Berbasis Kategori atau Tag: Setiap pengeluaran diarahkan ke approver sesuai kategori atau proyek.
• Spending Limit-Based Routing: Klaim di atas nominal tertentu langsung diteruskan ke level persetujuan lebih tinggi.
• Kebijakan Otomatis: Sistem secara otomatis menolak atau menandai klaim di luar aturan.
• Dashboard Terpusat: Semua pengajuan yang menunggu persetujuan terkumpul dalam satu tempat.

Dengan AI yang canggih, reimburs instan, dan integrasi luas, Expensify sangat membantu perusahaan yang mobilitasnya tinggi.

3. SAP Concur

SAP Concur adalah platform cloud untuk perusahaan menengah hingga besar. Sistem ini tidak hanya membantu mengelola perjalanan dinas, tetapi juga memastikan setiap pengeluaran sesuai aturan yang berlaku.

Dengan salah satu fiturnya sebagai aplikasi pengajuan anggaran, Concur menekankan akuntabilitas melalui alur persetujuan berlapis. 

Administrator bisa menetapkan kebijakan belanja, sementara sistem akan memberikan peringatan otomatis jika ada potensi pelanggaran.

• Alur Persetujuan Hierarkis: Setiap klaim harus melewati tahapan sesuai urutan yang ditentukan.
• Kebijakan Otomatis: Aturan pengeluaran ditegakkan sejak awal proses.
• Fleksibilitas Ad-Hoc: Approver bisa menambah atau menghapus langkah persetujuan untuk kasus khusus.
• Integrasi Lintas Sistem: Alur persetujuan bisa langsung tersambung ke ERP atau sistem internal lain.

Bagi korporasi global, terutama yang sudah menggunakan SAP ERP, Concur adalah pilihan tepat dengan kepatuhan lintas negara yang kuat.

4. Ramp

Ramp merupakan platform manajemen pengeluaran modern yang menggabungkan kartu korporat, expense management, pembayaran tagihan, dan otomasi akuntansi.

Aplikasi ini juga memberikan visibilitas real-time agar perusahaan bisa mengontrol sekaligus menghemat pengeluaran.

Ramp mengandalkan AI untuk mengotomatisasi persetujuan, dalam fiturnya sebagai aplikasi pengajuan anggaran. Alurnya bisa diatur berdasarkan jumlah transaksi, kategori merchant, atau aturan khusus yang ditetapkan perusahaan.

• Persetujuan Otomatis Berbasis AI: Klaim dialihkan sesuai nilai atau kategori transaksi.
• Kebijakan Di Titik Transaksi: Pembelian di luar aturan otomatis ditolak sebelum terjadi.
• Alur Dinamis: Admin bisa mengubah jalur persetujuan melalui visual builder.
• Kartu Dengan Limit Pre-Approval: Membantu mempercepat pembelian rutin tanpa proses manual.

Ramp cocok untuk startup dan bisnis yang berkembang cepat karena menyederhanakan pengelolaan anggaran sekaligus mempercepat tutup buku keuangan.

5. Webexpenses

Webexpenses adalah solusi berbasis cloud yang mempermudah seluruh siklus pengeluaran, dari unggah struk digital, pengajuan klaim, persetujuan, hingga reimburse. Dengan integrasi kartu expense, proses jadi lebih cepat dan akurat.

Sebagai expense management dengan fitur aplikasi pengajuan anggaran, Webexpenses mendukung alur persetujuan multi-level yang bisa disesuaikan dengan nilai transaksi, proyek, atau klien. Setiap klaim juga diperiksa otomatis agar sesuai kebijakan perusahaan.

• Alur Multi-Approver: Klaim bisa melewati hingga enam level persetujuan.
• Cek Kebijakan Otomatis: Klaim di luar aturan langsung ditandai sejak awal.
• Approval Mobile: Persetujuan bisa dilakukan kapan saja lewat aplikasi ponsel.
• Approval Berbasis Proyek/Klien: Pengeluaran diarahkan sesuai kebutuhan spesifik.
• Audit Trail: Semua transaksi terdokumentasi untuk kepatuhan dan audit.

Webexpenses sangat membantu tim finance yang ingin mengurangi risiko kesalahan, mempercepat reimburse, dan menjaga kepatuhan.

Aplikasi pengajuan anggaran terbaik

Jika Anda mencari aplikasi pengajuan anggaran yang fleksibel dan efisien untuk berbagai kebutuhan; baik di sektor swasta maupun pemerintahan, Mekari Expense adalah pilihan yang tepat.

Dilengkapi fitur custom approval dan workflow, Mekari Expense memungkinkan Anda menyusun alur persetujuan sesuai struktur organisasi dan kebijakan pengeluaran. Mulai dari reimbursement, perjalanan dinas, hingga procurement, semua bisa diajukan, disetujui, dan dilacak secara otomatis dalam satu sistem.

Selain itu, integrasi dengan software akuntansi seperti Mekari Jurnal memastikan pencatatan keuangan berjalan mulus tanpa input manual. Hasilnya? Proses lebih cepat, transparan, dan minim kesalahan.