Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja

Sebagai tim finance yang terlibat langsung dalam pengelolaan pengadaan, Anda pasti paham bahwa proses purchase order (PO) yang berantakan bisa jadi beban besar. 

Tanpa sistem yang tepat, Anda berisiko kehilangan kontrol atas pengeluaran, memperlambat alur kerja, dan bahkan merusak hubungan dengan supplier. 

Namun, dengan purchase order management software yang efisien, Anda bisa mempercepat proses, meminimalkan kesalahan, dan memastikan pengelolaan keuangan yang lebih terkontrol. Simak mekanismenya.

Tantangan pengelolaan purchase order secara manual

Mengelola Purchase Order (PO) secara manual membawa banyak tantangan yang dapat mengganggu efisiensi bisnis:

• Human error dalam pencatatan dan pelaporan, seperti kesalahan input atau hilangnya dokumen.
• Rekonsiliasi PO, invoice, dan pembayaran yang rumit dan memakan waktu.
• Kurangnya visibilitas atas status PO, menghambat perencanaan pembayaran yang tepat.
• Proses approval yang lambat, memperlambat pengiriman barang atau layanan.
• Potensi fraud atau duplikasi pembayaran karena kontrol yang kurang ketat.
• Sulitnya tracking dan audit, menghabiskan waktu dan sumber daya.

Tantangan-tantangan ini menunjukkan betapa pentingnya sistem yang lebih terstruktur untuk mengelola PO dengan lebih efisien.

Baca Juga: Procure to Pay (P2P): Proses dan Cara Efisiensi Pengadaan

Purchase order management software sebagai solusi

Purchase order management software adalah alat yang membantu bisnis mengelola pembuatan, pelacakan, dan persetujuan Purchase Order (PO) secara otomatis.

PO management software mempercepat seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan barang hingga pembayaran. Software ini menghubungkan berbagai elemen dalam supply chain untuk memastikan alur kerja berjalan dengan lancar.

Apa saja fitur utama yang bermanfaat untuk tim finance?

• Otomatisasi approval: Mempercepat proses persetujuan PO dan menjaga pengeluaran tetap terkendali.
• Integrasi dengan sistem akuntansi: PO dan pembayaran langsung tersinkronisasi dengan sistem akuntansi, mempercepat rekonsiliasi.
• Pelacakan status pembayaran: Memudahkan tim finance memantau status pembayaran secara real-time.
• Laporan real-time: Memberikan wawasan langsung tentang pengeluaran dan status PO untuk keputusan yang lebih cepat.

Peran purchase order management dalam proses keuangan

Tim finance membutuhkan purchase order management untuk mengelola pengadaan serta mengontrol keuangan yang lebih baik. 

Dengan sistem PO yang terorganisir, proses pencatatan dan pembayaran menjadi lebih terstruktur, memudahkan tim finance dalam mengelola anggaran.

Bagaimana software PO management membantu?

Software ini mempercepat closing bulanan dan audit keuangan. Semua transaksi PO otomatis tersinkronisasi dengan sistem akuntansi, jadi data keuangan bisa dihasilkan lebih cepat dan akurat.

PO management yang efektif memastikan pengeluaran tercatat dengan jelas, memudahkan tim finance dalam mengelola cash flow dan memprediksi pengeluaran ke depan.

Baca Juga: Panduan Spend Analysis: Cara, Contoh Metode, Sumber Data, Tools

Cara kerja purchase order management system

Purchase Order Management System (POMS) adalah solusi yang membantu perusahaan dalam mengelola seluruh proses purchase order (PO) secara otomatis, mulai dari pengajuan hingga pembayaran. 

Berikut adalah langkah-langkah cara kerjanya:

• Tim pengadaan mengajukan permintaan barang atau jasa dengan spesifikasi lengkap melalui POMS. Sistem otomatis mencatat data ini untuk referensi lebih lanjut.
• Permintaan kemudian diajukan untuk persetujuan manajer atau atasan. Jika disetujui, PO siap diproses lebih lanjut; jika tidak, permintaan harus direvisi sesuai dengan instruksi.
• Setelah disetujui, sistem membuat purchase order (PO) secara otomatis dan mengirimkan dokumen ini ke vendor atau supplier yang dituju.
• Vendor atau supplier akan memverifikasi PO yang diterima, memastikan ketersediaan barang atau jasa sesuai permintaan. Jika sesuai, mereka akan mengonfirmasi PO tersebut.
• Setiap status pesanan akan diperbarui dalam sistem secara real-time, mulai dari pengiriman hingga penerimaan barang. Ini memungkinkan tim untuk melacak progres secara mudah.
• Setelah barang diterima dan diperiksa, sistem akan memperbarui status inventaris dan mencatat transaksi untuk referensi lebih lanjut.

Keuntungan dan manfaat penggunaan purchase order management software

Bagi tim finance yang terlibat dalam pengadaan dan pembayaran, purchase order management software memberikan banyak manfaat yang membantu pekerjaan lebih cepat dan efisien:

• Akurasi data & minim human error: Semua data tercatat otomatis dan terpusat, meminimalkan risiko kesalahan input dan memastikan akurasi pengelolaan pengadaan.
• Transparansi & audit trail: Setiap transaksi tercatat jelas. Hal ini memudahkan tim finance saat melakukan audit internal atau eksternal, karena semua data bisa ditelusuri dengan mudah.
• Kontrol anggaran: POMS memungkinkan tim finance untuk memantau pengeluaran secara real-time dan membandingkannya dengan anggaran yang telah ditetapkan.
• Efisiensi proses: Proses approval dan rekonsiliasi jadi lebih cepat, mempercepat proses closing bulanan dan pengelolaan keuangan.
• Integrasi sistem: Sistem ini dapat terintegrasi dengan software akuntansi dan ERP yang ada, memastikan data selalu sinkron dan memudahkan pencatatan keuangan.

Rekomendasi purchase order management software

Dengan Mekari Expense, tim finance yang terlibat dalam pengadaan bisa merasakan kemudahan luar biasa dalam mengelola seluruh siklus pengadaan—mulai dari permintaan hingga pembayaran. 

Fitur Purchase di Mekari Expense memungkinkan automasi penuh, yang mengurangi pekerjaan manual dan mempercepat proses pengadaan. Hasilnya? Proses lebih efisien, pengelolaan anggaran lebih terkontrol, dan produktivitas tim yang meningkat.

Berikut adalah fitur utama yang membantu mempermudah pekerjaan Anda:

• Katalog produk terpusat: Mengelola informasi produk dalam satu platform yang terorganisir dengan mudah.
• Pengajuan terpusat: Mengajukan dan melacak semua permintaan pembelian dalam satu platform terpadu.
• Pembuatan PO otomatis: Membuat pesanan pembelian secara otomatis berdasarkan permintaan yang disetujui.
• Integrasi dengan software akuntansi: Aktivitas pembelian tercatat otomatis di software akuntansi tanpa input manual.

Hubungi kami untuk mengetahui informasi lebih lanjut tentang Mekari Expense dan mencoba gratis.