Mekari Insight
- Procurement fokus pada strategi dan hubungan jangka panjang, sementara purchasing mengurusi pembelian langsung untuk kebutuhan operasional.
- Purchasing sering menghadapi tantangan seperti kesalahan manual dan koordinasi vendor yang rumit, tapi software purchasingdapat menyederhanakan proses ini.
- Mekari Purchase menawarkan otomatisasi dan integrasi lengkap yang mempercepat proses, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan transparansi pengadaan.
Procurement dan purchasing memiliki peran penting dalam mengelola pengeluaran, namun keduanya bukan hal yang sama.
Procurement adalah proses strategis yang meliputi perencanaan, pemilihan supplier, dan pengelolaan hubungan jangka panjang untuk mendukung tujuan bisnis. Sementara itu, purchasing fokus pada pembelian barang atau jasa secara langsung untuk kebutuhan operasional.
Pahami lebih lanjut perbedaan procurement dan purchasing dalam artikel ini untuk memahami mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Pengertian procurement
Procurement adalah proses lengkap dari menentukan kebutuhan hingga barang sampai ke tangan. Dikenal juga sebagai procure to pay, yang mencakup seluruh tahapan pengadaan.
Dalam procurement, ada tiga tahapan utama yang saling terhubung: purchasing, expediting, dan traffic.
- Purchasing adalah tahap di mana barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan.
- Setelah itu, expediting berperan mengawasi dan memastikan proses pembelian berjalan lancar.
- Terakhir, traffic menangani pengiriman—mengatur logistik dan memastikan barang sampai tepat waktu dan dalam kondisi baik ke tujuan.
Pengertian purchasing
Purchasing artinya proses di mana perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi yang sudah ditetapkan sebelumnya.
Tahap ini mencakup pemilihan supplier, negosiasi harga, serta pengaturan syarat pembayaran dan garansi.
Merupakan bagian dari procurement, purchasing lebih fokus pada pelaksanaan pembelian secara langsung untuk memastikan kebutuhan bisnis terpenuhi secara efisien dan tepat waktu.
Baca Juga: Panduan Lengkap KPI Purchasing: 10 Contoh KPI dan TipsnyaPerbedaan procurement dan purchasing
Procurement dan purchasing memang sering terdengar mirip, tapi keduanya punya peran dan cakupan yang berbeda dalam pengelolaan pengadaan barang dan jasa.
Supaya lebih jelas, simak perbandingan singkatnya di bawah ini:
| Aspek | Procurement | Purchasing |
|---|---|---|
| Definisi | Proses strategis dan menyeluruh yang meliputi perencanaan kebutuhan, riset, negosiasi, pemilihan vendor, serta pengelolaan kontrak dan hubungan jangka panjang. | Proses spesifik dan transaksional yang fokus pada pembelian, termasuk pemesanan, penerimaan, dan pembayaran. |
| Tujuan Akhir | Memastikan barang/jasa yang dibeli berkualitas dan sesuai kebutuhan bisnis jangka panjang. | Membeli barang/jasa dengan tepat waktu dan efisien. |
| Fokus Utama | Kualitas, nilai, dan manfaat jangka panjang. | Harga dan biaya pembelian. |
| Tahapan Keterlibatan | Terlibat sejak awal: mulai pengenalan kebutuhan, evaluasi vendor, negosiasi, pembelian, hingga pemantauan. | Terlibat pada tahap pembelian: pemesanan, penerimaan, dan pembayaran. |
| Hubungan dengan Vendor | Membangun dan memelihara hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan (fokus relasional). | Fokus pada efisiensi transaksi tanpa fokus hubungan jangka panjang (fokus transaksional). |
| Karakter Proses | Proaktif dan strategis | Reaktif dan operasional |
Tantangan yang sering terjadi dalam proses purchasing
Secara umum, ada beberapa bagian paling rumit dalam tahapan purchasing. Berikut adalah beberapa di antaranya:
1. Risiko kesalahan manual
Masalah klasik yang masih sering terjadi: salah input data, pesanan ganda, atau terlupa mencatat detail penting.
Hal-hal kecil ini bisa berujung pada kelebihan stok, pemborosan anggaran, atau keterlambatan produksi. Terutama jika masih bergantung pada formulir manual atau spreadsheet.
Dengan solusi purchasing digital, tim dapat mengakses katalog produk terpusat yang lengkap, dan membuat pesanan pembelian otomatis dari permintaan yang disetujui, sehingga mengurangi kerja manual dan risiko kesalahan.
Baca Juga: Purchase Order (PO) Management Software: Manfaat & Cara Kerja2. Koordinasi vendor yang kompleks
Koordinasi dengan banyak vendor yang kompleks juga jadi kendala umum, terutama tanpa sistem yang terorganisir, sehingga sulit memantau performa dan membandingkan penawaran secara objektif.
Software purchasing menawarkan katalog produk yang dikategorikan dan terpusat, mengelola vendor secara lebih sistematis sehingga koordinasi menjadi lebih efisien dan terstruktur.
Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform3. Memastikan kualitas dan ketepatan pengiriman
Masalah lain yang sering muncul adalah ketidaksesuaian atau keterlambatan pengiriman barang, yang biasanya disebabkan oleh komunikasi yang kurang lancar dan proses persetujuan yang bertele-tele.
Namun, dengan pengajuan permintaan pembelian terpusat, proses approval dapat berjalan cepat dan terkontrol. Hal ini memastikan detail pesanan tersimpan rapi tanpa perlu input ulang — mengurangi risiko kesalahan dan ketidaksesuaian.
4. Kurangnya transparansi proses
Transparansi dalam proses purchasing juga sangat penting agar seluruh tim dapat memantau status pengajuan, persetujuan, hingga penerimaan barang secara real-time.
Gunakan platform yang secara otomatis mencatat seluruh aktivitas pembelian langsung ke software akuntansi, tanpa perlu input manual, sehingga proses menjadi lebih transparan, terintegrasi, dan siap untuk audit kapan saja.
Software purchasing sebagai solusi proses purchasing yang efisien
Software purchasing dari Mekari Expense hadir sebagai solusi cerdas untuk membuat proses purchasing lebih efisien dan bebas dari kerepotan manual.
Mengapa Mekari Expense dapat menjadi jawaban atas kebutuhan proses purchasing perusahaan Anda?
- Otomatisasi pengajuan PR dan pembuatan PO memastikan data akurat dan terstandarisasi.
- Approval workflow dengan notifikasi otomatis menghindari keterlambatan persetujuan.
- Simpan data lengkap vendor dan performa untuk pemilihan yang tepat.
- 3-way match otomatis cocokkan PO, penerimaan barang, dan invoice.
- Semua proses tercatat digital untuk audit dan kontrol yang mudah.
Untuk solusi purchasing yang praktis, transparan, dan hemat waktu, pelajari lebih lanjut di Mekari Purchase dan optimalkan pengelolaan purchasing Anda sekarang juga.
Referensi
Tipalti. ”Procurement vs Purchasing: Key Differences Explained”
