Panduan Purchasing Hotel: SOP, Form PO, dan Rekomendasi Sistem

Purchasing hotel adalah proses mengatur pengadaan semua kebutuhan hotel, dari bahan makanan di dapur, perlengkapan kamar, sampai barang untuk fasilitas umum. 

Tantangannya tidak sedikit, mulai permintaan barang yang kadang mendadak berakibat stok kurang atau malah berlebih, apalagi untuk bahan yang cepat rusak. Ada juga urusan supplier: pengiriman yang telat, kualitas barang yang tidak konsisten, sampai negosiasi harga yang harus tetap menjaga kualitas. 

Di panduan ini, Mekari akan membahas SOP purchasing hotel, format form PO yang rapi, dan sistem yang bisa membantu pekerjaan jadi lebih mudah dan terkontrol.

Fungsi dan tugas purchasing hotel

Tim purchasing hotel memiliki tanggung jawab dalam menjaga kelancaran operasional hotel. Mereka memastikan setiap kebutuhan hotel tersedia tepat waktu dengan standar harga dan kualitas yang ditetapkan. 

Tugas-tugas staf purchasing hotel biasanya meliputi:

• Mengidentifikasi kebutuhan dari setiap departemen, baik untuk operasional harian maupun acara khusus.
• Mencari dan memilih pemasok yang dapat memenuhi standar kualitas dan harga yang kompetitif.
• Melakukan negosiasi harga, jumlah, dan waktu pengiriman agar sesuai anggaran dan jadwal.
• Mengelola proses pemesanan dan administrasi mulai dari pembuatan purchase order hingga penerimaan barang.
• Memastikan kualitas barang sesuai spesifikasi sebelum digunakan atau disimpan di gudang.

Baca Juga: Panduan Lengkap KPI Purchasing: 10 Contoh KPI dan Tipsnya

Contoh format purchase order hotel

Formulir purchase order untuk hotel adalah dokumen resmi untuk memesan dan mencatat pembelian barang atau jasa. 

Isinya mencakup data pemesan, tanggal, jenis dan jumlah pesanan, total biaya, kontak pihak terkait, serta detail pembayaran. Formulir ini biasanya ditandatangani pembeli dan dikirim ke pemasok sebagai bukti pemesanan.

Berikut adalah contoh template yang dapat Anda unduh dan gunakan.

Download Template Formulir Pemesanan Purchasing Hotel

Cara membuat SOP purchasing hotel

Berikut tahapan SOP purchasing hotel yang sistematis, lengkap dengan penanggung jawab (PIC), deskripsi prosedur, formulir/dokumen yang digunakan, serta output tiap tahap.

1. Permintaan pembelian (purchase requisition)

PIC: Kepala Departemen atau staf yang berwenang (contoh: Chef Eksekutif untuk bahan makanan, Manajer Tata Graha untuk perlengkapan kebersihan)

Prosedur:

• Departemen mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa.
• Mengisi PR lengkap: nama departemen, tanggal, deskripsi barang/jasa (spesifikasi, merek, ukuran, warna, nomor model, detail teknis), jumlah, tanggal dibutuhkan, tujuan penggunaan, estimasi biaya, kode akun/pusat biaya.
• Untuk permintaan mendesak, sertakan alasan dan dampak jika tidak segera dipenuhi.

Form/Dokumen: Formulir PR standar (manual atau e-procurement).

Output: PR terisi lengkap, siap diajukan untuk persetujuan.

Baca Juga: Software Purchase Requisition: Penjelasan Terlengkap & Cara Memilih

2. Persetujuan permintaan pembelian (purchase requisition approval)

PIC: Kepala Departemen, Manajer Umum/Direktur Operasi, dan/atau Manajer Keuangan.

Prosedur:

• Kepala Departemen memeriksa kebenaran kebutuhan.
• Persetujuan akhir oleh manajemen sesuai otorisasi.
• Tinjau relevansi kebutuhan, anggaran, kebijakan hotel, stok yang ada.
• Jika disetujui, beri tanda tangan/persetujuan digital. Jika ditolak, beri alasan jelas untuk revisi atau pembatalan.

Form/Dokumen: Alur persetujuan di sistem e-procurement atau form manual dengan tanda tangan.

Output: PR disetujui (lanjut ke proses pengadaan) atau ditolak.

3. Pemilihan pemasok & permintaan penawaran (vendor selection & quotation)

PIC: Departemen Pengadaan.

Prosedur:

• Terima PR yang sudah disetujui.
• Pilih pemasok dari daftar AVL hotel atau cari pemasok baru jika perlu.
• Kirim RFQ ke minimal 3 pemasok (jika memungkinkan).
• RFQ mencakup spesifikasi, jumlah, waktu pengiriman, syarat pembayaran.
• Bandingkan penawaran berdasarkan harga, kualitas, pengiriman, layanan, reputasi, dan kepatuhan standar.
• Negosiasi untuk mendapatkan syarat terbaik.

Form/Dokumen: RFQ, tabel perbandingan penawaran, catatan negosiasi.

Output: Pemasok terpilih berdasarkan evaluasi.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

4. Pembuatan & penerbitan purchase order (PO)

PIC: Departemen Pengadaan.

Prosedur:

• Buat PO berdasarkan penawaran yang disepakati.
• Cantumkan nomor PO, detail hotel & pemasok, tanggal, nomor PR, deskripsi barang/jasa, harga, diskon, total, tanggal & lokasi pengiriman, syarat pembayaran, ketentuan pembelian.
• PO disetujui oleh Manajer Pengadaan/Keuangan sesuai otorisasi.
• Kirim PO resmi ke pemasok dan distribusikan salinannya ke Receiving, Keuangan, dan departemen pemohon.

Form/Dokumen: Form PO resmi.

Output: PO terbit dan terdokumentasi.

Baca Juga: Arti Purchase Order (PO): Contoh dan Rekomendasi Aplikasi

5. Penerimaan barang (goods receiving)

PIC: Receiving Department atau staf penerima yang ditunjuk.

Prosedur:

• Verifikasi pengiriman sesuai PO.
• Cek fisik barang: jumlah, kualitas, spesifikasi, kerusakan, tanggal kedaluwarsa (untuk F&B), standar kebersihan & suhu penyimpanan.
• Jika sesuai: tandatangani Surat Jalan, buat GRR, distribusikan ke Pengadaan & Keuangan.
• Jika tidak sesuai: catat ketidaksesuaian, informasikan ke Pengadaan, isolasi barang bermasalah.

Form/Dokumen: Surat Jalan, GRR.

Output: Barang diterima/ditolak dengan dokumentasi lengkap.

6. Verifikasi faktur & pembayaran 

PIC: Departemen Keuangan.

Prosedur:

• Terima faktur dari pemasok.
• Lakukan three-way matching (Faktur–PO–GRR).
• Jika cocok: setujui untuk pembayaran sesuai syarat.
• Jika ada selisih: koordinasi dengan Pengadaan untuk penyelesaian sebelum membayar.

Form/Dokumen: Faktur, PO, GRR, bukti pembayaran.

Output: Faktur terbayar atau masalah diselesaikan sebelum pembayaran.

Baca Juga: Vendor Invoice Portal: Contoh, Rekomendasi Vendor, dan Fungsinya

7. Pengelolaan dokumen & pengarsipan

PIC: Pengadaan, Receiving, Keuangan.

Prosedur:

• Arsipkan semua dokumen pengadaan (PR, RFQ, PO, Surat Jalan, GRR, Faktur, bukti pembayaran).
• Gunakan arsip fisik atau digital (disarankan digital dengan backup).
• Pastikan mudah diakses untuk audit dan laporan.

Form/Dokumen: Semua dokumen proses pengadaan.

Output: Arsip lengkap, rapi, dan dapat diaudit.

8. Evaluasi kinerja pemasok

PIC: Pengadaan, Manajemen, Departemen Pengguna.

Prosedur:

• Lakukan evaluasi berkala (misalnya setiap 3–6 bulan) untuk pemasok utama/volume tinggi.
• Nilai kualitas, ketepatan pengiriman, komunikasi, kepatuhan kontrak, layanan purna jual, dan keberlanjutan.
• Gunakan hasil evaluasi untuk mempertahankan, memperbaiki, atau menghentikan kerja sama.

Form/Dokumen: Form evaluasi pemasok, laporan hasil evaluasi.

Output: Laporan evaluasi pemasok dan keputusan tindak lanjut.

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

Rekomendasi hotel purchasing system

Untuk meningkatkan efisiensi kerja tim purchasing hotel, Mekari Expense adalah solusi yang patut dipertimbangkan.

Sebagai hotel purchasing system, Mekari Expense membantu mengelola seluruh proses pembelian secara digital, mulai dari permintaan pembelian, persetujuan, pembuatan PO, hingga pelacakan pengeluaran, dalam satu platform terintegrasi.

Keunggulan Mekari Expense untuk hotel:

• Katalog produk terpusat: Simpan dan kelola semua kebutuhan hotel dalam satu daftar lengkap.
• Pengajuan terpusat: Ajukan dan pantau semua permintaan pembelian di satu platform.
• PO otomatis: Buat pesanan pembelian otomatis dari permintaan yang disetujui.
• Integrasi akuntansi: Transaksi langsung tercatat di sistem akuntansi tanpa input manual.

Dengan Mekari Expense, tim purchasing hotel dapat bekerja lebih cepat, akurat, dan efisien, sekaligus menjaga kualitas layanan yang diterima oleh tamu.