Purchase Invoice: Contoh, Perbedaan dengan PO, Solusi Manajemen Invoice

Dalam setiap transaksi pembelian, ada dokumen yang harus disiapkan untuk mencatat semuanya dengan lengkap. 

Salah satunya adalah purchase invoice atau faktur pembelian. Terdengar sepele, tapi penting untuk pencatatan keuangan, pengendalian cash flow, hingga keperluan audit. 

Artikel ini akan mengulas tuntas apa itu purchase invoice, perbedaannya dengan dokumen lain seperti purchase order, serta bagaimana solusi manajemen invoice dapat membantu bisnis mengelolanya secara lebih efisien.

Apa itu purchase invoice?

Purchase invoice atau faktur pembelian adalah dokumen yang diterbitkan oleh supplier atau vendor sebagai tagihan atas barang atau jasa yang telah dikirim kepada pembeli. 

Dari sudut pandang bisnis sebagai penerima barang, dokumen ini menjadi bukti sah atas transaksi pembelian yang terjadi.

Meskipun isinya sama, istilah yang digunakan berbeda tergantung dari pihak yang melihatnya. Bagi penjual, dokumen ini disebut sales invoice, sementara bagi pembeli disebut purchase invoice.

Selain itu, purchase invoice juga berperan penting dalam pembukuan karena:

• Menjadi dasar pencatatan account payable atau utang usaha.
• Digunakan untuk mengelola kewajiban pembayaran secara tepat waktu dan terstruktur.
• Membantu menyusun laporan keuangan yang akurat dan siap untuk keperluan audit.

Fungsi dan manfaat purchase invoice untuk bisnis

Purchase invoice punya peran penting dalam operasional bisnis, terutama dalam pengelolaan keuangan dan kepatuhan pajak. Berikut beberapa fungsinya:

• Dokumentasi transaksi pembelian: Bukti resmi atas pembelian barang atau jasa yang dilakukan perusahaan.
• Dasar pembayaran: Menjadi acuan untuk melakukan pembayaran kepada supplier sesuai term yang telah disepakati.
• Pencatatan akuntansi: Digunakan untuk mencatat utang usaha (account payable) dan biaya dalam laporan keuangan.
• Keperluan audit dan pajak: Dokumen pendukung yang dibutuhkan saat audit internal/eksternal dan pelaporan PPN masukan.
• Manajemen arus kas: Membantu perusahaan melacak utang yang jatuh tempo dan merencanakan pembayaran agar arus kas tetap sehat.
• Rekonsiliasi: Dipakai untuk mencocokkan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice dalam proses three-way matching.

Komponen penting dalam purchase invoice

Agar purchase invoice valid dan fungsional, berikut komponen-komponen yang wajib ada di dalamnya:

• Invoice number: Nomor unik sebagai identifikasi dan alat tracking invoice.
• Invoice date: Tanggal penerbitan invoice.
• Seller information: Nama, alamat, dan kontak supplier/vendor.
• Buyer information: Nama, alamat, dan kontak pembeli.
• Purchase order number: Referensi ke purchase order (PO) yang terkait, jika ada.
• Description of goods/services: Rincian barang atau jasa yang dibeli, termasuk jumlah (quantity) dan harga satuan.
• Subtotal dan total amount: Jumlah tagihan sebelum dan sesudah dikenakan pajak.
• Tax information: Rincian pajak seperti PPN yang dikenakan pada transaksi.
• Payment terms: Ketentuan pembayaran seperti net 30, net 60, dll.
• Payment details: Informasi rekening bank atau metode pembayaran yang digunakan oleh supplier.

Perbedaan purchase invoice dengan dokumen pembelian lainnya

Dalam proses pengadaan, purchase invoice sering kali disamakan dengan dokumen lain seperti purchase order atau receipt. Padahal, masing-masing punya fungsi yang berbeda. Berikut penjelasan perbedaannya:

Perbedaan purchase invoice vs purchase order

• Purchase order (PO): Dibuat oleh pembeli sebelum transaksi sebagai permintaan resmi pembelian barang atau jasa. PO adalah dokumen komitmen.
• Purchase invoice: Diterbitkan oleh penjual setelah barang dikirim sebagai tagihan pembayaran. Invoice adalah dokumen penagihan.

Baca Juga: Arti Purchase Order (PO): Contoh dan Rekomendasi Aplikasi

Perbedaan purchase invoice vs sales invoice

Keduanya berisi informasi transaksi yang identik, hanya berbeda dari sisi pihak yang menerbitkan.

• Sales invoice: Diterbitkan dari sudut pandang penjual.
• Purchase invoice: Diterima dan dicatat dari sudut pandang pembeli.

Perbedaan purchase invoice vs receipt

• Receipt: Bukti bahwa pembayaran telah dilakukan oleh pembeli.
• Invoice: Permintaan pembayaran yang belum tentu dibayar saat itu juga.

Perbedaan purchase invoice vs delivery note

• Delivery note: Dokumen yang menyertai pengiriman barang sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim.
• Purchase invoice: Merupakan dokumen tagihan yang mencakup nilai transaksi dan rincian pembayaran.

Jenis-jenis purchase invoice

Setiap jenis transaksi atau koreksi dalam pembelian bisa menghasilkan tipe purchase invoice yang berbeda. Berikut beberapa jenis yang umum digunakan:

• Standard purchase invoice: Invoice reguler untuk pembelian barang atau jasa.
• Credit note (nota kredit): Invoice pengurang yang diterbitkan saat ada retur barang atau koreksi nilai.
• Debit note (nota debit): Invoice tambahan saat terjadi penambahan biaya atau koreksi nilai ke atas.
• Proforma invoice: Invoice sementara yang diberikan sebelum invoice final diterbitkan.
• Recurring invoice: Invoice berulang untuk pembelian yang bersifat langganan atau kontrak jangka panjang.

Alur proses purchase invoice dalam siklus procure-to-pay

Purchase invoice adalah bagian dari siklus yang lebih besar, yaitu procure-to-pay. Berikut alur lengkapnya:

• Purchase requisition: Permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen terkait.
• Purchase order: PO diterbitkan setelah disetujui, lalu dikirim ke supplier.
• Goods receipt: Barang diterima di warehouse dan diperiksa kesesuaiannya.
• Invoice receipt: Supplier mengirimkan invoice ke perusahaan. Inilah tahap purchase invoice masuk ke sistem.
• Three-way matching: Verifikasi antara PO, goods receipt, dan invoice untuk memastikan kesesuaian.
• Invoice approval: Invoice yang valid diajukan untuk proses persetujuan pembayaran.
• Payment: Eksekusi pembayaran kepada supplier sesuai term.
• Reconciliation: Proses pencocokan antara pembayaran dan utang usaha dalam sistem akuntansi.

Tantangan dalam pengelolaan purchase invoice

Tanpa sistem yang baik, pengelolaan invoice bisa menjadi sumber masalah serius, mulai dari keterlambatan hingga risiko audit. Berikut beberapa tantangan yang umum dihadapi:

• Invoice manual dan paper-based: Proses lambat, tidak efisien, dan rawan kesalahan input.
• Missing atau late invoice: Invoice yang hilang atau terlambat menyebabkan pencatatan keuangan tidak akurat.
• Invoice discrepancies: Ketidaksesuaian antara PO, delivery, dan invoice memerlukan pengecekan manual.
• Duplicate invoice: Risiko pembayaran ganda jika tidak ada sistem verifikasi otomatis.
• Approval bottleneck: Proses persetujuan yang memakan waktu memperlambat payment cycle.
• Compliance dan audit trail: Sulit melacak jejak dokumen untuk audit jika sistem tidak terintegrasi.
• Data entry errors: Kesalahan input manual menyebabkan ketidaksesuaian data dan pencatatan.

Baca Juga: Vendor Invoice Portal: Contoh, Rekomendasi Vendor, dan Fungsinya

Solusi digital untuk manajemen purchase invoice

Mengelola purchase invoice secara manual tak hanya menyita waktu, tapi juga berisiko menimbulkan kesalahan yang bisa berdampak pada arus kas, kepatuhan pajak, hingga hubungan dengan vendor. Untuk itu, bisnis perlu beralih ke sistem yang lebih modern dan terintegrasi.

Mekari Expense hadir sebagai solusi spend management lengkap dengan modul Account Payable yang dilengkapi fitur purchase invoice. Dengan teknologi cerdas yang ditanamkan, pengelolaan invoice jadi lebih efisien, otomatis, dan minim risiko.

Beberapa keunggulan yang ditawarkan Mekari Expense dalam mengelola purchase invoice:

• Input faktur otomatis dengan OCR: Data invoice langsung terbaca tanpa harus input manual.
• Pengaturan jadwal pembayaran: Membantu menghindari keterlambatan bayar dan menjaga hubungan baik dengan vendor.
• Pembayaran vendor langsung dari aplikasi: Termasuk dukungan transaksi dalam mata uang asing ke lebih dari 40 negara.
• Automasi pajak dan perhitungan nilai faktur: Semua perhitungan PPN hingga total pembayaran dilakukan otomatis.
• Workflow automation: Pantau dan kelola proses approval pembayaran dengan lebih transparan dan cepat.

Ingin pengelolaan invoice yang lebih praktis dan terintegrasi? Gunakan Purchase Invoice Management Software terbaik dari Mekari Expense dan nikmati proses yang lebih rapi, cepat, dan bebas ribet.