Panduan Compliance Management System dan Rekomendasi Implementasinya

Perubahan regulasi berlangsung dinamis disaat banyak perusahaan masih mengandalkan proses penyesuaian secara manual. Tim compliance harus memeriksa dan memantau dokumen, serta memastikan kebijakan perusahaan sesuai dengan aturan baru yang berlaku. 

Karena masih mengadopsi cara manual, potensi pelanggaran regulasi umumnya teridentifikasi saat proses audit berlangsung. Konsekuensinya, sanksi finansial atau denda, penurunan reputasi hingga hilangnya kepercayaan pelanggan. 

Sebagai respons terhadap kompleksitas tersebut, perusahaan mulai mengadopsi compliance management system software untuk mengotomasi pemantauan kepatuhan dan memastikan keselarasan berkelanjutan terhadap perubahan regulasi.

Apa itu compliance management system

Compliance management system (CMS) merupakan sistem terintegrasi untuk memenuhi persyaratan peraturan, kebijakan internal, dan standar industri. Implementasinya berperan dalam mitigasi risiko pelanggaran serta menjaga keberlangsungan kepatuhan perusahaan.

Secara konsep, CMS didefinisikan sebagai framework terstruktur untuk mengidentifikasi, menilai, memantau serta mengurangi risiko compliance pada perusahaan. Sistem ini menjadi acuan dalam navigasi regulasi yang kompleks.

Mengacu pada ISO 37301,  standar internasional ini turut mengatur framework compliance dengan memberikan pedoman untuk membangun, mengembangkan, menerapkan, mengevaluasi dan memelihara CMS yang terstruktur di perusahaan. 

Penerapan ISO 37301 penting bagi perusahaan modern untuk memastikan kepatuhan hukum, peraturan dan standar etika dalam operasional bisnis. Tak hanya itu, standar ini membantu meningkatkan integritas dan tata kelola sekaligus reputasi perusahaan. 

Baca Juga: Perbedaan Low Code & RPA: Mana yang Anda Butuhkan?

Mengapa perusahaan memerlukan compliance management system

Sistem ini memungkinkan perusahaan dapat melakukan pemantauan area berisiko pelanggaran secara real-time tanpa harus bergantung pada pemeriksaan manual. Mempercepat penyesuaian terhadap perubahan terkait peraturan dan persyaratan hukum yang berlaku.

Perubahan perilaku konsumen terhadap suatu pembelian juga memperkuat urgensi perusahaan dalam penggunaan compliance management system software. 

Mengutip studi McKinsey, bahwa 85% responden ingin mengetahui kebijakan privasi data perusahaan sebelum mereka melakukan pembelian. Artinya, kepatuhan bukan lagi sekadar kewajiban, namun terdapat faktor kepercayaan pelanggan di dalamnya.

Kini, banyak perusahaan mulai melihat kepatuhan sebagai bagian dari strategi bisnis. Berikut beberapa alasan perusahaan menggunakan compliance management system:

• Mitigasi risiko: Identifikasi risiko kepatuhan sejak dini melalui proses audit dan penilaian berkala, untuk mencegah eskalasi pelanggaran. 
• Konsistensi dan standarisasi: Memastikan praktik kepatuhan sesuai standar dan konsisten di setiap departemen untuk mengurangi risiko kesalahan operasional. 
• Efisiensi operasional: Otomatisasi tugas dan pelaporan untuk mendukung optimalisasi proses sehingga tim dapat fokus pada isu prioritas. 
• Menyelaraskan budaya: Mendorong budaya kepatuhan di setiap departemen dengan memberikan sosialisasi pentingnya memahami peraturan dan kebijakan yang berlaku. 
• Reputasi terjaga: Menjaga reputasi dengan menunjukan kepatuhan terhadap praktik bisnis yang etis dan sesuai hukum.
• Pemenuhan regulasi: Setiap industri memiliki peraturan yang kompleks dan selalu berubah. CMS membantu perusahaan untuk selalu mengikuti perubahan dan mengurangi risiko sanksi hukum. 
• Kepercayaan stakeholder: Penerapan kepatuhan yang terpantau dan dikelola dengan baik memberikan rasa kepercayaan para stakeholders — investor, manajemen, regulator — terkait. 
• Keputusan strategis: Data yang dianalisis melalui CMS, memberikan insight terkait tren kepatuhan dan area bermasalah sebagai dasar pengambilan keputusan.

Keuntungan penggunaan compliance management system

Compliance management system memberikan sederet keuntungan bagi perusahaan modern, diantaranya yaitu:

• Kepatuhan peraturan dan hukum: Mematuhi peraturan dan hukum yang berlaku, mengurangi risiko terkena denda dan sanksi yang berlaku. 
• Mengurangi risiko: Mengidentifikasi dan mengurangi potensi risiko, serta meminimalkan sanksi hukum yang dapat menghambat operasional.
• Optimalisasi biaya: Mengatasi masalah kepatuhan sejak awal, mengurangi risiko pembayaran denda dan tuntutan hukum yang merugikan finansial perusahaan.
• Konsistensi keputusan: Standarisasi proses untuk meningkatkan akurasi pengambilan keputusan perusahaan.

Baca Juga: RegTech: Teknologi Anti-Fraud & Compliance Otomatis

Komponen utama dalam compliance management system

Compliance management yang efektif membantu perusahaan beroperasi sesuai ketentuan hukum dan standar industri yang berlaku. Berikut beberapa komponen utama yang berperan untuk membentuk compliance management system yang efektif. 

• Komitmen manajemen: Manajemen perlu menunjukkan komitmennya terhadap compliance. Sikap ini membentuk budaya perusahaan yang menghargai etika dan kepatuhan hukum. 
• Kebijakan dan prosedur: Perusahaan perlu memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas dan terdokumentasi serta diperbarui berkala sesuai perubahan regulasi.
• Penilaian risiko: Digunakan dalam proses identifikasi dan analisis risiko untuk menentukan prioritas pengendalian kepatuhan.
• Monitoring & Audit: Deteksi pelanggaran sekaligus evaluasi terkait kebijakan dan prosedur melalui pemantauan dan audit secara rutin.
• Pelatihan dan komunikasi: Program pelatihan untuk membantu karyawan memahami peran mereka dalam kebijakan kepatuhan.
• Metode pelaporan: Membangun saluran pelaporan yang aman dan rahasia untuk melaporkan pelanggaran tanpa takut terintimidasi. 
• Respon dan penerapan aturan: Mengembangkan aturan untuk merespon masalah kepatuhan, termasuk investigasi dan tindakan korektif.
• Perbaikan berkelanjutan: Evaluasi sistem kepatuhan secara rutin berdasarkan perubahan regulasi dan hasil audit.

Pertimbangan dalam memilih compliance management system

Sebelum memilih solusi yang tepat, perusahaan perlu memahami kapabilitas yang dimiliki sistem compliance. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih compliance management system software.

1. Tracking dan Monitoring

Pelacakan dan pemantauan seluruh aktivitas kepatuhan dalam platform terpusat, seperti perubahan dan pembaruan peraturan. Memastikan perusahaan dapat menyesuaikan proses operasional. 

2. Pemberitahuan otomatis

CMS harus memiliki kemampuan untuk mengirimkan peringatan dan pemberitahuan otomatis mengenai deadline kepatuhan. Memastikan perusahaan tidak melewati tenggat waktu yang sudah ditentukan. 

3. Analisis risiko

CMS harus mampu menganalisis risiko berkala, memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi celah kepatuhan dan mengatasinya sebelum pelanggaran berkembang besar.

4. Dokumentasi laporan

CMS harus memiliki kapabilitas untuk menyimpan dokumentasi laporan yang terstruktur. Memudahkan perusahaan dalam melakukan aktivitas kepatuhan, proses audit dan program pelatihan. 

5. Program pelatihan berkelanjutan

Program untuk melatih karyawan terkait peraturan dan kebijakan kepatuhan. Pelatihan ini berguna untuk meningkatkan kesadaran para karyawan dan mengurangi kesalahan operasional. 

6. Manajemen dan analisis data

Mengumpulkan dan menganalisis data terkait aktivitas kepatuhan. Memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan insight berdasarkan data untuk memahami tren dan risiko celah kepatuhan. 

7. Audit trail dan transparansi

Mencatat seluruh aktivitas kepatuhan dalam jejak audit yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga memudahkan proses pemeriksaan regulator.

Bagaimana Mekari Officeless membantu implementasi compliance management system

Mekari Officeless merupakan platform yang mendemokratisasi pembuatan aplikasi bisnis tanpa harus mengembangkan sistem dari nol. Menggabungkan otomasi workflow dan analitik untuk menghasilkan solusi inovatif untuk mendorong pertumbuhan bisnis yang terukur. 

Sebagai platform low-code/no-code, Mekari Officeless membantu perusahaan membangun sistem digital tanpa proses pengembangan yang kompleks, melalui:

• app builder studio dengan Antarmuka intuitif berbasis drag-and-drop untuk membuat aplikasi kustom sekaligus mendukung pemeliharaan dan deployment terstandarisasi.
• Workflow builder sebagai penghubung sistem dan otomatisasi proses kerja dengan membuat alur kerja berbasis trigger dan action, mengintegrasikan berbagai sistem, dan mengurangi pekerjaan manual. 
• Insight pada dashboard dan laporan kustom yang mengkonsolidasikan data lintas sistem secara real-time dengan keamanan enterprise seperti MFA dan role-based access control. 

Selain sebagai platform, Mekari Officeless juga menyediakan layanan custom software dengan sistem end-to-end, mulai dari merancang, membangun, mengimplementasikan, dan memelihara sistem sesuai kebutuhan bisnis

Perusahaan dapat memilih mengembangkan solusi dari nol atau menggunakan solusi siap pakai dengan tingkat kustomisasi tertentu sehingga sistem tetap selaras dengan proses operasional.

Dalam konteks compliance management system, Mekari Officeless dapat:

• Membangun sistem kepatuhan kustom: Menyesuaikan alur kerja sesuai regulasi industri seperti ISO, OJK, atau K3 tanpa harus membuat sistem baru.
• Mengotomasi proses kepatuhan: Mulai dari pelaporan insiden, penjadwalan audit, hingga tindak lanjut temuan otomatis dengan workflow approval.
• Memusatkan dokumen kepatuhan: Semua dokumen tersimpan dalam satu platform dengan pencarian cepat, kontrol versi, dan dukungan AI agent.
• Monitoring real-time: Dashboard analitik untuk memantau status kepatuhan, keterlambatan, dan risiko secara real-time.
• Implementasi lebih cepat: Template solusi siap pakai dan pendampingan tim ahli membantu proses dari perencanaan hingga go-live.
• Skalabilitas sistem: Ketika regulasi berubah atau bisnis berkembang, sistem dapat disesuaikan tanpa harus membangun ulang.

Bangun sistem kepatuhan terstandarisasi dan konsultasikan kebutuhan compliance management system Anda bersama Mekari Officeless!

Referensi

McKinsey. “Why digital trust truly matters”

IBM. ”What is a compliance management system (CMS)?”

Compliance Equest. “What is Compliance?”

Security Compass. ”Top 10 Compliance Management Software”