Panduan Account Payable: Pengertian, Contoh, Fungsi, Proses

Account payable adalah salah satu komponen krusial dalam manajemen keuangan. Jika tidak dikelola dengan benar, AP bisa menjadi sumber masalah serius: keterlambatan pembayaran, kesalahan pencatatan, hingga hubungan vendor yang memburuk.

Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu account payable, fungsi dan prosesnya, serta bagaimana solusi otomatisasi dapat membantu perusahaan mengelola AP secara efisien dan akurat. 

Apa itu account payable (AP)?

Account payable (AP) adalah kewajiban jangka pendek perusahaan kepada supplier atau vendor atas pembelian barang maupun jasa yang dilakukan secara kredit. Kewajiban ini muncul ketika perusahaan menerima barang atau jasa terlebih dahulu, sementara pembayarannya dilakukan di kemudian hari sesuai jatuh tempo yang disepakati.

Dalam laporan keuangan, account payable dicatat sebagai liabilitas lancar (current liabilities) di neraca (balance sheet) karena harus diselesaikan dalam periode kurang dari satu tahun. 

AP juga berbeda dari notes payable, yang merupakan utang formal dengan dokumen legal dan biasanya memiliki syarat pembayaran yang lebih spesifik, seperti tingkat bunga atau jadwal pembayaran tertentu.

Baca Juga: Account Payable (AP) Turnover: Rumus, Cara Hitung, dan Contoh

Perbedaan account payable vs account receivable

Berikut perbandingan sederhana antara account payable (AP) dan account receivable (AR) untuk memperjelas bagaimana keduanya berfungsi dalam siklus keuangan perusahaan:

Contoh account payable dalam berbagai jenis transaksi

Account payable dapat muncul dalam banyak jenis transaksi, tidak hanya saat pembelian barang, tetapi juga dalam hal operasional, jasa, hingga sewa aset. Setiap transaksi memiliki karakteristik pencatatan yang berbeda tergantung jenis kewajiban yang timbul. Berikut penjelasan lengkapnya:

1. Contoh jurnal account payable – pembelian bahan baku secara kredit

Pada 1 Januari 2025, Perusahaan Mawar Merah membeli bahan baku senilai Rp20.000.000 dari PT Supplier Jaya. 

Pembelian dilakukan secara kredit dengan ketentuan pembayaran NET 30, artinya utang harus dibayar maksimal 30 hari sejak tanggal transaksi.

Jurnal saat pembelian:

• Debit: Persediaan Bahan Baku Rp20.000.000
• Kredit: Account Payable – PT Supplier Jaya Rp20.000.000

Transaksi ini menunjukkan bahwa perusahaan menerima bahan baku (aset) namun belum membayar tunai. Karena itu, jumlah yang belum dibayar dicatat sebagai kewajiban jangka pendek (account payable) kepada supplier.

2. Contoh retur pembelian (purchase return)

Pada 4 Januari 2025, setelah mengecek barang, perusahaan menemukan sebagian bahan baku rusak senilai Rp4.000.000 dan mengembalikannya ke supplier.

Jurnal retur pembelian:

• Debit: Account Payable – PT Supplier Jaya Rp4.000.000
• Kredit: Persediaan Bahan Baku Rp4.000.000

Karena barang dikembalikan sebelum pembayaran dilakukan, maka jumlah utang perusahaan berkurang. Persediaan juga harus dikoreksi karena barang tersebut tidak akan digunakan.

3. Contoh pembayaran utang secara cicilan

Pada 10 Januari 2025, perusahaan melakukan pembayaran cicilan pertama atas pembelian bahan baku sebesar Rp5.000.000.

Jurnal pembayaran:

• Debit: Account Payable – PT Supplier Jaya Rp5.000.000
• Kredit: Kas/Bank Rp5.000.000

Pembayaran ini mengurangi jumlah kewajiban perusahaan dan sekaligus mengurangi kas.

Jika sebelumnya ada utang Rp20.000.000 dan sudah dilakukan retur Rp4.000.000, maka saldo AP kini: Rp20.000.000 – Rp4.000.000 – Rp5.000.000 = Rp11.000.000.

4. Contoh AP untuk biaya operasional

Skenario 1 – Sewa kantor bulanan:

Perusahaan menyewa kantor dengan biaya Rp15.000.000 per bulan. Pembayaran dilakukan setiap akhir bulan.

Jurnal pada 31 Januari:

• Debit: Beban Sewa Rp15.000.000
• Kredit: Account Payable – Landlord Rp15.000.000

Karena belum dibayar, beban sewa yang sudah terjadi dicatat sebagai kewajiban. Ini umum dalam pencatatan akrual.

Skenario 2 – Tagihan listrik dan utilitas:

Tagihan listrik bulan Januari sebesar Rp8.000.000 dari PLN, dengan jatuh tempo pembayaran 15 Februari.

Jurnal pada akhir Januari:

• Debit: Beban Listrik Rp8.000.000
• Kredit: Account Payable – PLN Rp8.000.000

Meskipun belum dibayar, beban listrik sudah terjadi dan harus dicatat sebagai utang agar laporan keuangan mencerminkan kewajiban yang sebenarnya.

5. Contoh AP untuk jasa profesional

Perusahaan menggunakan jasa konsultan IT untuk proyek implementasi ERP senilai Rp50.000.000. Term pembayaran:

• 50% dibayar di awal sebagai DP
• 50% dibayar setelah sistem go-live

Jurnal pembayaran DP:

• Debit: Uang Muka Jasa Rp25.000.000
• Kredit: Kas/Bank Rp25.000.000

Karena pekerjaan belum dilakukan, pembayaran awal dicatat sebagai uang muka (aset lancar).

Jurnal saat sistem sudah live dan invoice diterbitkan:

• Debit: Beban Konsultan IT Rp50.000.000
• Kredit: Uang Muka Jasa Rp25.000.000
• Kredit: Account Payable – Konsultan IT Rp25.000.000

Seluruh nilai jasa kini menjadi beban. Uang muka dikurangkan, dan sisanya menjadi utang yang akan dibayar kemudian.

6. Contoh AP untuk leasing/sewa aset

Perusahaan melakukan leasing atas 5 mobil operasional dari perusahaan leasing, dengan biaya Rp10.000.000 per bulan selama 36 bulan.

Jurnal bulanan:

• Debit: Beban Sewa Kendaraan Rp10.000.000
• Kredit: Account Payable – Leasing Company Rp10.000.000

Karena pembayaran belum dilakukan, biaya sewa bulanan dicatat sebagai beban dan utang. Ketika pembayaran dilakukan, barulah utang dikurangi.

Baca Juga: Panduan Outstanding Payment: Dampak & Cara Mengelola

Fungsi dan peran penting account payable

Account payable (AP) memiliki peran dalam menjaga kesehatan keuangan dan kelancaran operasional perusahaan. 

Pengelolaan AP yang baik membantu perusahaan menjaga kredibilitas, mengoptimalkan arus kas, dan memperkuat hubungan dengan vendor.

Fungsi utama account payable

1. Mengelola kewajiban utang

Account payable berfungsi sebagai sistem utama untuk mencatat dan melacak seluruh kewajiban utang perusahaan terhadap supplier. 

Dengan sistem AP yang terorganisir, perusahaan dapat memastikan tidak ada tagihan yang terlewat dan setiap kewajiban dibayar tepat waktu.

2. Mengatur cash flow perusahaan

Dengan menjadwalkan pembayaran secara efektif, AP membantu mengelola arus kas perusahaan. Hal ini memungkinkan perusahaan menjaga likuiditas, menghindari denda akibat keterlambatan, dan mengoptimalkan pemanfaatan modal kerja (working capital).

3. Memfasilitasi proses audit dan kepatuhan

AP menyediakan dokumentasi lengkap terkait transaksi utang, seperti invoice, bukti pembayaran, dan persetujuan internal. 

Data ini membentuk audit trail yang memudahkan proses pemeriksaan serta memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi dan regulasi perpajakan.

Manfaat mengelola AP dengan baik

Manajemen AP yang tertata memberikan banyak keuntungan, di antaranya:

• Membangun kredibilitas dengan supplier: Pembayaran yang tepat waktu menunjukkan komitmen dan integritas perusahaan, sehingga supplier lebih percaya dan loyal.
• Memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal: Beberapa vendor memberikan potongan harga bagi perusahaan yang membayar lebih cepat dari jatuh tempo. Pengelolaan AP yang baik memungkinkan perusahaan memanfaatkan peluang ini.
• Meningkatkan posisi tawar dengan vendor: Perusahaan yang memiliki reputasi pembayaran baik cenderung mendapatkan prioritas layanan, harga lebih kompetitif, atau persyaratan kontrak yang lebih fleksibel.
• Menjaga stabilitas operasional: Proses AP yang lancar memastikan tidak ada keterlambatan pengiriman barang atau jasa karena tunggakan pembayaran, sehingga rantai pasok tetap berjalan tanpa hambatan.

Dampak buruk pengelolaan AP yang lemah

Sebaliknya, jika AP dikelola secara asal atau manual, sejumlah risiko dapat muncul, seperti:

• Keterlambatan pembayaran: Hal ini bisa menimbulkan denda, bunga keterlambatan, dan merusak hubungan dengan supplier.
• Hubungan vendor terganggu: Vendor yang merasa tidak dihargai akan menurunkan prioritas pengiriman atau bahkan menghentikan kerja sama.
• Prediksi arus kas tidak akurat: Tanpa data utang yang terupdate, perusahaan kesulitan membuat proyeksi cash flow yang realistis.
• Tingginya risiko fraud dan duplikasi pembayaran: Proses manual rentan terhadap kesalahan pencatatan, manipulasi data, atau pembayaran ganda.
• Reputasi bisnis menurun: Masalah keuangan internal dapat merusak persepsi mitra bisnis, investor, hingga auditor eksternal.

Proses dan cara kerja account payable

Agar setiap tagihan vendor dapat dibayar tepat waktu dan sesuai prosedur, account payable (AP) mengikuti serangkaian proses yang terstruktur. Setiap langkah penting untuk menjaga akurasi data, transparansi keuangan, dan efisiensi kerja.

1. Pembuatan Purchase Order (PO)

Proses dimulai ketika sebuah divisi atau departemen membutuhkan barang atau jasa. Mereka akan mengajukan permintaan pembelian yang kemudian ditindaklanjuti oleh tim procurement.

• Tim procurement membuat PO dengan informasi lengkap: nama barang, jumlah, harga satuan, serta tanggal pengiriman.
• PO dikirim ke vendor sebagai dokumen resmi yang menyepakati detail transaksi.

Baca Juga: Arti Purchase Order (PO): Contoh dan Rekomendasi Aplikasi

2. Penerimaan barang atau jasa (goods receipt)

Setelah PO disetujui dan dikirim, vendor mengirimkan barang atau jasa sesuai permintaan.

• Bagian gudang (warehouse) memeriksa dan memverifikasi barang yang datang, apakah sudah sesuai dengan PO dari segi jumlah, kualitas, dan spesifikasi.
• Jika sesuai, maka dibuat dokumen penerimaan seperti Goods Receipt Note (GRN) atau Receiving Report sebagai bukti fisik barang diterima.

3. Penerimaan dan verifikasi invoice dari vendor

Vendor akan mengirim invoice (faktur tagihan) berdasarkan barang atau jasa yang sudah diterima.

• Tim AP menerima invoice dan memverifikasi isinya.
• Dicek secara detail: tanggal, nominal, jatuh tempo, dan ketentuan pembayaran.

4. Proses 3-Way Matching

Langkah penting dalam proses AP adalah mencocokkan tiga dokumen utama: Purchase Order (PO), Goods Receipt Note (GRN), dan invoice dari vendor.

Tujuannya adalah memastikan tidak ada perbedaan data antara apa yang dipesan, yang diterima, dan yang ditagih. Jika ada ketidaksesuaian, maka harus diklarifikasi sebelum dilanjutkan.

Baca Juga: Panduan Invoice Matching: Metode, Dokumen, Alur, Contoh Use Case Industri

5. Proses approval invoice

Setelah 3-way matching lolos, invoice diteruskan ke pihak yang berwenang untuk disetujui.

• Proses ini bisa melewati beberapa tingkat persetujuan (multi-level approval), tergantung nilai transaksi atau kebijakan perusahaan.
• Threshold atau batasan nominal disesuaikan, misalnya hanya manajer keuangan yang boleh menyetujui pembayaran di atas Rp100 juta.

6. Proses pembayaran ke vendor

Setelah invoice disetujui, pembayaran dijadwalkan sesuai dengan tanggal jatuh tempo.

• Metode pembayaran bisa berupa transfer bank, cek, atau kartu virtual.
• Setelah pembayaran dilakukan, vendor akan menerima notifikasi atau bukti transfer.

7. Pencatatan dan rekonsiliasi

Langkah terakhir adalah memastikan semua transaksi tercatat dan sesuai laporan keuangan.

• Pembayaran dicatat di sistem akuntansi dan diperbarui di buku besar AP.
• Tim keuangan melakukan rekonsiliasi antara catatan sistem dengan mutasi bank.
• Semua dokumen disimpan sebagai bagian dari audit trail dan bukti pertanggungjawaban.

Metode pembayaran dalam account payable

Setiap vendor bisa memiliki ketentuan pembayaran yang berbeda. Oleh karena itu, memahami berbagai metode pembayaran dalam proses AP sangat penting untuk menjaga kelancaran hubungan bisnis.

• Cash After Delivery (CAD): Pembayaran dilakukan setelah barang atau jasa diterima. Contoh: vendor bahan bangunan mengirim material lebih dulu, kemudian ditagih setelah penerimaan.
• Cash Before Delivery (CBD): Pembayaran dilakukan sebelum barang dikirim. Umumnya digunakan untuk barang khusus atau vendor baru yang belum memiliki hubungan jangka panjang.
• Down Payment + Pelunasan: Perusahaan membayar uang muka (DP) di awal, sisanya dilunasi setelah pengiriman. Misalnya: DP 30% untuk jasa konsultan, dan 70% dibayar setelah proyek selesai.
• Payment Terms Umum:
  • NET 30: Pembayaran dilakukan paling lambat 30 hari setelah invoice diterbitkan.
  • NET 45 / NET 60: Variasi waktu pembayaran 45 atau 60 hari.
  • 2/10 NET 30: Diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, jika tidak, tetap harus dibayar penuh dalam 30 hari.

Pemilihan metode ini tidak hanya bergantung pada kebijakan vendor, tetapi juga strategi arus kas perusahaan.

Tantangan dalam mengelola account payable

Meski terlihat administratif, pengelolaan AP menyimpan banyak tantangan yang bisa berdampak besar pada kelancaran operasional perusahaan. Berikut beberapa masalah umum yang sering terjadi:

1. Invoice yang hilang atau terselip

Dokumen tagihan masih sering dikirim dalam bentuk kertas atau email yang tidak terorganisir. 

Akibatnya, invoice bisa hilang atau terabaikan di inbox yang menumpuk. Hal ini menyebabkan keterlambatan pembayaran dan berisiko merusak hubungan dengan vendor.

2. Kesalahan input data

Saat invoice diinput secara manual, human error sangat mungkin terjadi. Kesalahan angka, nama vendor, atau termin pembayaran bisa menyebabkan pembayaran ganda, selisih pencatatan, hingga kegagalan rekonsiliasi.

3. Hambatan di proses approval

Proses persetujuan invoice bisa memakan waktu jika pihak yang berwenang sedang tidak tersedia atau terlalu banyak invoice yang menumpuk di antrian. Tanpa sistem yang efisien, tim AP harus terus mengejar persetujuan secara manual.

4. Risiko fraud

AP juga rawan disalahgunakan, terutama jika tidak ada sistem kontrol internal yang kuat. Contohnya, invoice fiktif, pembayaran ganda, hingga manipulasi data vendor bisa terjadi jika proses tidak diawasi dengan ketat.

5. Tantangan kepatuhan dan regulasi

Perusahaan harus memastikan seluruh proses AP sesuai regulasi pajak (PPN, PPh), audit keuangan, dan standar pelaporan (seperti SOX untuk perusahaan publik). 

Selain itu, kebijakan privasi data juga harus diperhatikan, terutama jika sistem melibatkan informasi vendor.

Otomasi account payable untuk efisiensi maksimal

Mengelola account payable secara manual bukan hanya menyita waktu, tetapi juga meningkatkan risiko kesalahan, keterlambatan pembayaran, dan gangguan pada arus kas. Karena itu, beralih ke sistem otomatis adalah langkah tepat.

Mekari Expense hadir sebagai solusi spend management software yang dilengkapi modul account payable, dirancang khusus untuk menyederhanakan proses pencatatan dan pembayaran utang usaha dalam satu platform terintegrasi.

Beberapa kapabilitas utama yang ditawarkan:

• Pencatatan purchase invoice yang terpusat, baik melalui input manual, pemrosesan otomatis dengan teknologi OCR, maupun langsung dari email vendor.
• Pengelolaan pembayaran vendor, baik lokal maupun internasional, dengan sistem terjadwal, pelacakan status, dan jejak audit yang lengkap.
• Integrasi dengan sistem akuntansi Mekari Jurnal, yang secara otomatis menyinkronkan pencatatan transaksi dan mengurangi beban rekonsiliasi manual.

Tiga fitur unggulan dalam modul Account Payable Mekari Expense:

1. Purchase Invoice: Entri dan kelola tagihan pembelian dari berbagai sumber secara terstruktur.
2. International Remittance: Kirim pembayaran ke vendor luar negeri dengan aman dan terlacak.
3. OCR (Optical Character Recognition): Ekstraksi otomatis data invoice dari gambar atau PDF untuk mengurangi input manual dan kesalahan data.

Temukan bagaimana proses Account Payable bisa lebih mudah dengan account payable software terbaik dari Mekari Expense.