Mekari Insight
- Outstanding payment bukan selalu tanda kelalaian, tapi tetap perlu dikelola dengan baik. Proses pencatatan dan verifikasi invoice yang rapi jadi kunci agar tidak ada pembayaran terlewat atau ganda.
- Tantangan umum seperti proses persetujuan yang lambat, kesalahan pencatatan, atau sistem yang tidak terhubung bisa membuat pengelolaan outstanding payment jadi rumit.
- Dengan software purchasing Mekari Expense, pengelolaan outstanding payment jadi lebih cepat, aman, dan terstruktur. Fiturnya mempermudah tim finance untuk memantau tagihan, menghindari denda, dan menjaga hubungan baik dengan vendor.
Dalam proses purchasing atau procurement, istilah seperti outstanding payment dan overdue payment sering muncul dalam laporan keuangan.
Keduanya sama-sama mencerminkan kewajiban yang belum diselesaikan, tapi punya arti dan dampak yang berbeda terhadap operasional dan reputasi bisnis Anda.
Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang apa itu outstanding payment, perbedaannya dengan overdue payment, penyebab umum yang perlu diwaspadai, serta strategi pengelolaannya agar tidak mengganggu cash flow perusahaan.
Simak penjelasan lengkapnya!
Apa itu outstanding payment
Outstanding payment adalah jumlah tagihan yang masih harus dibayar oleh pembeli kepada penjual, untuk barang atau jasa yang sudah diterima.
Biasanya, informasi ini tercantum dalam invoice, mulai dari jumlah yang harus dibayar, tanggal jatuh tempo, hingga detail pelanggan.
Sederhananya, outstanding payment adalah tagihan yang harus dibayar pembeli sebelum melewati tanggal jatuh tempo. Selama belum lewat tenggat, pembayaran tersebut masih dianggap wajar dan tidak menimbulkan penalti.
Perbedaan outstanding payment dan overdue payment
| Aspek | Outstanding payment | Overdue payment |
|---|---|---|
| Definisi | Belum dibayar, tapi belum jatuh tempo | Belum dibayar dan sudah lewat jatuh tempo |
| Dampak | Tidak berdampak negatif | Bisa merusak skor kredit atau reputasi |
| Biaya tambahan | Tidak ada denda atau penalti | Dikenakan biaya keterlambatan atau penalti |
| Posisi debitur | Masih dianggap patuh pada syarat pembayaran | Dianggap terlambat bayar |
| Contoh | Tagihan kartu kredit yang jatuh tempo minggu depan | Tagihan kartu kredit yang belum dibayar setelah jatuh tempo |
Faktor penyebab outstanding payment
Ada banyak alasan mengapa sebuah tagihan masih belum dibayar meskipun jatuh temponya semakin dekat. Berikut beberapa penyebab umum yang sering terjadi:
- Masalah keuangan: Perusahaan mengalami kekurangan kas sementara sehingga tidak mampu membayar invoice tepat waktu.
- Kesalahan pencatatan invoice: Kesalahan mencatat jumlah tagihan atau tanggal jatuh tempo bisa membuat pembayaran terlewat.
- Alur persetujuan yang kompleks: Invoice harus melewati banyak tahap persetujuan internal sebelum bisa dibayar, sehingga memperlambat proses.
- Penundaan sebagai strategi keuangan: Beberapa bisnis sengaja menunda pembayaran untuk mengatur arus kas dan memprioritaskan kebutuhan lain.
- Masalah teknis pada sistem pembayaran: Gangguan sistem, kesalahan input rekening, atau kegagalan transaksi bisa menyebabkan pembayaran tertunda meski dana tersedia.
Cara mengelola outstanding payment untuk perusahaan
Jika tidak dikelola dengan baik, tagihan yang menumpuk bisa mengganggu cash flow, merusak reputasi bisnis, bahkan memicu potensi fraud.
Berikut beberapa strategi penting yang bisa diterapkan perusahaan:
1. Rapikan proses pencatatan dan verifikasi invoice
Salah satu penyebab utama tagihan menumpuk adalah kesalahan pencatatan. Pastikan setiap invoice yang masuk sudah cocok dengan purchase order (PO), barang sudah diterima sesuai, dan semua detail pembayaran tercatat dengan benar.
Selain itu, manfaatkan peluang seperti diskon pembayaran awal yang sering terlewat karena kurangnya visibilitas atas status invoice.
Baca Juga: Vendor Invoice Portal: Contoh, Rekomendasi Vendor, dan Fungsinya2. Permudah alur kerja tim keuangan
Semakin banyak vendor, semakin kompleks alur kerja departemen keuangan. Proses persetujuan pembayaran yang terlalu panjang bisa membuat invoice menumpuk dan melewati tenggat.
Otomatisasi bisa memangkas banyak langkah manual dan mengurangi beban tim, sekaligus menjaga akurasi pencatatan dan efisiensi kerja.
3. Tetapkan indikator performa (KPI) untuk AP
Agar pengelolaan utang usaha berjalan optimal, perusahaan perlu tahu sejauh mana kinerja tim accounts payable (AP).
Tetapkan indikator seperti biaya per invoice, akurasi pembayaran, rata-rata waktu pemrosesan, dan jumlah invoice yang diselesaikan harian. KPI ini akan membantu Anda tahu area mana yang masih perlu diperbaiki.
Baca Juga: Account Payable Turnover: Definisi, Rumus, Cara Hitung4. Jaga sistem dari risiko penipuan
Penipuan tidak hanya datang dari luar, tapi juga bisa muncul dari dalam. Tanpa sistem kontrol yang baik, bisa saja ada vendor fiktif atau pembayaran ganda yang tidak terdeteksi.
Sistem otomatis dengan jejak audit yang jelas dan pembatasan akses bisa membantu mendeteksi potensi fraud lebih awal dan mencegah kerugian.
5. Tingkatkan akurasi dengan proses yang terstandar
Banyak kesalahan pembayaran terjadi karena proses yang tidak standar. Misalnya, pembayaran dilakukan sebelum barang diterima, atau ada invoice yang tidak sesuai PO.
Pastikan setiap invoice melalui verifikasi menyeluruh, dari nominal, pajak, hingga akun tujuan, agar tidak ada pembayaran salah alamat.
6. Atur otorisasi dengan jelas
Siapa yang menyetujui pembayaran sering kali menjadi titik lemah dalam alur AP. Pastikan ada struktur yang jelas: siapa yang berwenang menyetujui pembayaran, berapa batas nominalnya, dan bagaimana alurnya.
Terlalu banyak orang terlibat bisa menyebabkan kebingungan, sementara terlalu sedikit bisa menimbulkan risiko. Otomasi approval bisa jadi solusi yang praktis dan aman.
7. Prioritaskan pembayaran yang mendekati jatuh tempo
Tidak semua invoice perlu dibayar sekaligus. Dengan mengatur prioritas, mana yang paling mendekati jatuh tempo, mana yang punya diskon early payment, perusahaan bisa menjaga cash flow tetap sehat.
Sistem yang baik akan membantu menandai tagihan prioritas secara otomatis dan mencegah pembayaran yang terlambat maupun terlalu cepat.
Untuk memudahkan semua proses di atas, perusahaan sangat disarankan menggunakan sistem vendor management dan purchase automation yang terintegrasi.
Otomatisasi bukan hanya menyederhanakan proses, tapi juga membantu bisnis lebih fokus pada hal strategis.
Rekomendasi software purchase untuk kelola outstanding payment
Mengelola pembayaran terutang secara manual berisiko menimbulkan keterlambatan, duplikasi pembayaran, atau kesalahan pencatatan yang berdampak pada cash flow perusahaan.
Untuk itu, dibutuhkan sistem yang mampu menyederhanakan proses dari awal, mulai dari permintaan pembelian, pencatatan invoice, hingga pelunasan tagihan.
Mekari Expense hadir sebagai solusi software purchasing terbaik yang membantu perusahaan mengelola outstanding payment dengan lebih efisien dan terkontrol.
- Katalog produk terpusat: Semua informasi produk, mulai dari nama, harga, deskripsi, hingga gambar, tersimpan rapi dalam satu katalog yang bisa dikategorikan sesuai kebutuhan.
- Pengajuan pembelian terpusat: Permintaan pembelian dari berbagai tim bisa diajukan dan dipantau dalam satu platform, sehingga proses persetujuan jadi lebih mudah dan transparan.
- Pembuatan PO otomatis: Setiap permintaan yang disetujui langsung berubah menjadi purchase order (PO) secara otomatis, mengurangi beban kerja manual dan risiko terlewat.
- Terintegrasi dengan software akuntansi: Semua aktivitas pembelian langsung tercatat ke dalam sistem akuntansi tanpa perlu input ulang, menjaga akurasi dan mempercepat proses pencatatan.
Dengan Mekari Expense, perusahaan bisa memantau status pembayaran, menghindari tagihan yang menumpuk, dan mempercepat pengambilan keputusan, semua dalam satu sistem yang saling terhubung.
