Apa Itu Konversi Data, Proses, Manfaat dan Contohnya

Dalam dunia teknologi yang terus berkembang, data menjadi aset yang tak ternilai bagi individu maupun perusahaan. 

Akan tetapi, data tidak selalu tersedia dalam format yang kita perlukan. 

Perbedaan sistem, perangkat, hingga jenis file kerap menjadi penghalang dalam mengolah dan memanfaatkan data secara maksimal.

Oleh karena itu, kemampuan untuk mengubah format data sesuai kebutuhan, atau yang saat ini kita kenal dengan konversi data, menjadi sangat krusial.

Artikel ini akan membahas apa itu konversi data, proses, manfaat, contoh penerapan, serta teknologi yang dapat melakukannya.

Apa Itu konversi data?

Konversi data adalah proses mengubah data dari satu format file ke format file lainnya. 

Artinya, data yang semula hanya bisa diakses melalui satu sistem atau aplikasi, setelah dikonversi dapat digunakan atau diolah di platform lain dengan mudah.

Proses ini dapat meningkatkan kompatibilitas serta memudahkan akses dan pengelolaan data.

Konversi data seringkali diperlukan saat kita berurusan dengan software yang berbeda, berbagi informasi dengan orang lain, atau menyimpan data dalam format yang lebih efisien.

Contoh konversi data yang mungkin sering Anda temui adalah mengubah dokumen PDF menjadi format teks word, yang memungkinkan Anda mengeditnya dengan komputer.

Bahkan, jika Anda melakukan konversi dokumen tersebut menggunakan software IDP (Intelligent Document Processing), teks akan langsung terklasifikasi berdasarkan metrik yang Anda butuhkan.

Mengapa konversi data penting?

Konversi data memiliki sejumlah manfaat yang signifikan, seperti:

1. Kompatibilitas: Berbagai software dan sistem mungkin hanya mendukung format file tertentu. Dengan konversi data, kita dapat memastikan bahwa data dapat diakses dan digunakan oleh aplikasi yang kita inginkan.
2. Aksesibilitas: Konversi data dapat membuat data lebih mudah diakses oleh orang lain, terutama jika mereka tidak memiliki software yang kompatibel dengan format asli data tersebut.
3. Efisiensi penyimpanan: Beberapa format file lebih efisien dalam hal penyimpanan data. Dengan konversi data, kita dapat menghemat ruang penyimpanan dengan memilih format yang lebih ringkas.
4. Analisis data: Beberapa alat analisis data mungkin hanya dapat bekerja dengan format file tertentu. Konversi data memungkinkan kita untuk menyiapkan data agar sesuai dengan persyaratan alat analisis yang kita gunakan.
5. Keamanan data: Dalam beberapa kasus, konversi data dapat digunakan untuk melindungi data sensitif dengan mengubahnya menjadi format yang dienkripsi atau lebih aman.

Proses konversi data

Secara umum, proses konversi data melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi format sumber dan target: Tentukan format file asli data (format sumber) dan format file yang diinginkan (format target).
2. Pilih metode konversi: Pilih metode konversi yang sesuai, seperti menggunakan fungsi “Save As”, software konversi data seperti OCR dan IDP, atau pemrograman kustom.
3. Lakukan konversi: Gunakan metode yang dipilih untuk melakukan konversi data dari format sumber ke format target.
4. Verifikasi hasil: Periksa apakah data telah berhasil dikonversi dengan benar dan apakah semua informasi penting masih tersedia dengan jelas. Ini bisa berkaitan dengan perbedaan character set dalam setiap alat untuk mengonversi data.

Bagaimana cara melakukan konversi data?

Ada beberapa metode yang dapat Anda gunakan untuk melakukan konversi data, dan di bawah ini akan dijelaskan beberapa contoh konversi data.

1. Menggunakan fungsi “Save As” dalam aplikasi

Banyak aplikasi, seperti Microsoft Word atau Excel, memiliki fungsi “Save As” yang memungkinkan Anda menyimpan file dalam berbagai format.

Contoh: Anda memiliki dokumen laporan dalam format Microsoft Word (.docx) dan ingin membagikannya dengan rekan kerja yang hanya menggunakan software pengolah kata OpenOffice Writer.

Anda dapat menggunakan fungsi “Save As” di Word untuk menyimpan laporan tersebut dalam format OpenDocument Text (.odt) yang kompatibel dengan OpenOffice Writer.

2. Software konversi data

Tersedia berbagai software khusus yang dirancang untuk melakukan konversi data antara berbagai format file. Beberapa software bahkan dilengkapi dengan teknologi OCR (Optical Character Recognition) yang memungkinkan Anda mengekstrak teks dari gambar atau dokumen yang dipindai.

Contoh: Anda memiliki salinan pindaian kontrak dalam format PDF, tetapi Anda perlu mengedit beberapa klausul di dalamnya. Anda dapat menggunakan software OCR seperti Mekari Stream untuk mengekstrak teks dari hasil gambar yang sudah dipindai tersebut menjadi format Word yang dapat diedit.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

3. Pengembangan aplikasi khusus

Jika Anda memiliki kebutuhan konversi data yang sangat spesifik atau berurusan dengan format file yang jarang digunakan, Anda mungkin perlu mengembangkan aplikasi konversi data khusus.

Contoh: Sebuah perusahaan memiliki database pelanggan dalam format proprietary yang tidak didukung oleh software analisis data modern. Mereka dapat mengembangkan aplikasi custom untuk mengekstrak data dari database tersebut dan mengonversinya menjadi format CSV (.csv) yang dapat diimpor ke dalam alat analisis data.

Kesimpulan

Konversi data adalah proses penting dalam dunia digital saat ini. Dengan kemampuan mengubah data antar format, kita dapat memastikan kompatibilitas, memudahkan akses, dan meningkatkan efisiensi dalam berbagai aktivitas.

Untuk mempermudah proses konversi data, Anda dapat memanfaatkan software pendukung seperti Mekari Stream. Mekari Stream menawarkan teknologi OCR canggih dan kemampuan konversi data yang komprehensif, menjadikannya solusi ideal untuk kebutuhan bisnis Anda.

Dengan otomatisasi dan akurasi tinggi, software OCR dari Mekari Stream dapat membantu Anda menghemat waktu dan sumber daya, sehingga Anda dapat fokus pada pengembangan bisnis Anda.

Bahkan kini, Mekari Stream telah dapat terintegrasi dengan Mekari Expense sebagai solusi komprehensif untuk pengadaan dan mengelola pengeluaran perusahaan.

Integrasi ini memungkinkan Anda untuk mengekstrak data dari invoice dan mengelompokkannya secara otomatis berdasarkan vendor, tanggal, dan deadline pembayaran.

Setelah itu, Anda dapat mengelola faktur tersebut beserta pembayarannya secara langsung melalui satu aplikasi.

Bersama Mekari Expense, konversi data dan kelola invoice menjadi lebih seamless dan otomatis.

Referensi

PCmag. “Data Conversion”