Panduan Lengkap Susun HSE Plan & Contoh Template Standar K3

Sebagai safety officer, Anda pasti tahu betapa pentingnya memiliki HSE plan yang solid untuk menjaga keselamatan dan kesehatan di tempat kerja. Menyusun rencana ini tidak harus rumit! 

Di panduan ini, Mekari akan bantu Anda memahami langkah-langkah penting dalam menyusun HSE Plan yang efektif, lengkap dengan contoh template standar K3 yang bisa langsung Anda terapkan. 

HSE Plan / Rencana Kerja K3

HSE plan atau rencana kerja K3 (RK3L) adalah dokumen yang merinci langkah-langkah perusahaan untuk menjaga kesehatan, keselamatan kerja, dan lingkungan selama proyek berlangsung. 

Dokumen ini mencakup identifikasi risiko, prosedur keselamatan, serta tanggung jawab semua pihak di lokasi kerja.

RK3L biasanya jadi bagian dari dokumen kontrak atau sistem manajemen proyek. Di sektor seperti konstruksi dan minyak & gas, RK3L adalah syarat utama untuk ikut tender—menunjukkan komitmen perusahaan terhadap standar K3 yang berlaku.

Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen K3 dan Cara Efektif Menerapkannya

Standar penyusunan dokumen HSE plan

Agar tersusun dengan baik dan sesuai standar, penyusunan HSE plan biasanya mengacu pada:

• ISO 45001:2018 – standar internasional sistem manajemen K3;
• PP No. 50 Tahun 2012 – tentang penerapan sistem manajemen K3 di Indonesia;
• Persyaratan dari pemilik proyek atau pemberi kerja (misalnya syarat tender);
• Ruang lingkup kegiatan proyek (jenis pekerjaan, durasi, lokasi, risiko);
• Peraturan dan perundangan K3 lainnya yang relevan, baik nasional maupun sektoral.

Isi dokumen HSE plan

Dokumen HSE plan terdiri dari beberapa bagian penting yang harus disusun dengan detail agar mencakup semua aspek keselamatan, kesehatan, dan perlindungan lingkungan dalam proyek. 

Berikut adalah pembagian umum dalam dokumen RK3L:

1. Pendahuluan

Berisi informasi dasar mengenai dokumen ini, termasuk:

• Tujuan RK3L
• Ruang lingkup kegiatan yang tercakup dalam rencana K3
• Referensi yang digunakan sebagai acuan penyusunan dokumen ini (misalnya standar, peraturan, dan regulasi terkait).

2. Gambaran umum

Menyediakan informasi tentang perusahaan dan proyek, termasuk:

• Profil Perusahaan yang akan melaksanakan proyek
• Gambaran Umum Pekerjaan yang akan dilakukan
• Ruang Lingkup Proyek yang meliputi aktivitas utama dalam proyek
• Penanggung Jawab Pekerjaan, yaitu pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan HSE di proyek tersebut.

3. HSE plan atau rencana K3-Lingkungan

Merupakan inti dari dokumen RK3L yang menjabarkan hal-hal sebagai berikut:

• Kepemimpinan dan komitmen dari manajemen dalam penerapan HSE
• Kebijakan dan sasaran strategis K3L, yaitu kebijakan perusahaan dalam menjaga keselamatan kerja dan lingkungan
• Struktur organisasi yang mengatur pembagian tanggung jawab terkait K3L, termasuk sumber daya yang diperlukan
• Manajemen risiko, yaitu identifikasi dan penanganan risiko yang mungkin terjadi selama proyek
• Perencanaan dan prosedur, termasuk prosedur keselamatan yang harus diikuti selama pekerjaan berlangsung
• Implementasi dan pemantauan kinerja K3L, bagaimana rencana tersebut diimplementasikan dan dipantau
• Audit dan tinjauan manajemen, untuk memastikan bahwa penerapan HSE plan sesuai dengan yang direncanakan dan memenuhi standar yang ditetapkan.

4. Penutup

Menyimpulkan dokumen dengan informasi tambahan atau kesimpulan penting yang perlu ditekankan.

5. Dokumen pendukung

Berisi semua dokumen yang mendukung pelaksanaan RK3L, seperti formulir, laporan audit, sertifikat, atau dokumen lainnya yang relevan dengan pelaksanaan K3L di proyek tersebut.

Cara membuat HSE plan

Berikut adalah langkah-langkah dan bagian-bagian yang perlu diperhatikan dalam pembuatan HSE plan.

Proses pembuatan HSE plan

Proses pembuatan RK3L dapat bervariasi di setiap tempat kerja. Namun, langkah-langkah utama yang perlu diikuti adalah:

1. Permintaan dari klien

Klien dapat meminta peserta tender untuk menyiapkan HSE plan yang sesuai dengan persyaratan tertentu, termasuk:

• Ruang lingkup pekerjaan
• Jenis kontrak
• Risiko yang terlibat

Klien harus memberikan rincian yang jelas tentang dokumen yang diperlukan sebagai bagian dari respons tender.

2. Penyusunan oleh peserta tender

Peserta tender menyiapkan dokumen HSE plan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

3. Review dan pembaruan

Setelah dokumen disiapkan, dilakukan proses review dan pembaruan bersama klien selama fase persiapan kontrak.

4. Audit selama kontrak

HSE plan dapat diaudit sepanjang pelaksanaan kontrak untuk memastikan bahwa rencana ini diterapkan dengan benar di lapangan.

HSE plan checklist

Untuk memastikan bahwa HSE plan memenuhi standar yang diperlukan, IOGP menyarankan menggunakan HSE plan checklist, yang merujuk pada IOGP Report 510. Checklist ini membantu dalam:

• Kerangka kerja terstruktur: Memberikan kerangka kerja yang terorganisasi untuk proses dan pekerjaan yang diterapkan perusahaan.
• Memenuhi standar operasional: Menjamin bahwa perusahaan memenuhi keinginan dari Operating Management System.
• Akses ke checklist IOGP: Checklist HSE plan dapat dilihat di Annex A dalam IOGP Report 423-02 yang dapat diunduh melalui tautan yang disediakan oleh IOGP.

Baca Juga: Pentingnya Aplikasi K3 Perusahaan Beserta Rekomendasi

Contoh template dokumen HSE plan

Agar penerapan prinsip Health, Safety, and Environment (HSE) berjalan efektif, diperlukan dokumen perencanaan yang terstruktur.

Berikut adalah contoh template RK3L yang dapat digunakan sebagai acuan, dalam bentuk docs maupun sheet yang dapat Anda pilih sesuai kebutuhan.

Template RK3L dalam format Docs

Link Download Template Format Docs

Template RK3L dalam format Sheet

Link Download Template Format Sheet

Cara audit dan monitoring implementasi HSE plan

Setelah menyusun HSE plan, langkah terakhir adalah melakukan audit dan monitoring. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua elemen dalam RK3L diterapkan sesuai dengan rencana yang telah disusun.

Selain itu, audit dan monitoring juga memantau efektivitas penerapan RK3L secara berkelanjutan. 

Namun, dalam pelaksanaannya, sering kali muncul berbagai tantangan, seperti: 

• Kurangnya kesadaran dan keterlibatan pekerja: Kurangnya pelatihan dan komunikasi yang jelas membuat prosedur HSE tidak efektif di lapangan.
• Keterbatasan sumber daya: Monitoring dan audit yang efektif membutuhkan sumber daya yang cukup, seperti tenaga ahli dan tools yang memadai. 
• Perubahan lingkungan kerja dan proyek: Monitoring RK3L harus bisa beradaptasi dengan perubahan ini, namun terkadang hal ini sulit dilakukan dengan sistem yang tidak fleksibel.
• Dokumentasi yang tidak terstruktur: Mengandalkan dokumen manual atau spreadsheet untuk mencatat, serta data yang tersebar di berbagai tempat bisa sulit untuk dianalisis secara menyeluruh dan memerlukan banyak waktu untuk memverifikasi kebenarannya.

Sebagai cara untuk mengatasi berbagai tantangan dalam menyusun dan memonitor implementasi HSE plan, terutama pada ketergantungan akan dokumen manual dan ketidakteraturan data, Anda bisa mulai menggunakan software HSE. 

Bagiamana software HSE dapat membantu pengerjaan hingga pengawasan implementasi HSE plan Anda?

1. Centralized data management

Dengan software HSE, semua data tentang keselamatan dan kesehatan kerja bisa terkumpul dalam satu platform. 

Ini memungkinkan manajer untuk mengakses informasi secara langsung dan mengurangi risiko kesalahan yang sering muncul dari sistem manual seperti dokumen atau spreadsheet.

2. Efisiensi proses

Proses audit dan monitoring jadi jauh lebih efisien. Dengan sistem yang terintegrasi, Anda bisa mendapatkan checklist otomatis, pelaporan kinerja HSE, dan pencatatan kejadian yang mudah diakses kapan saja.

3. Pelaporan dan analisis real-time

Software HSE memudahkan perusahaan untuk melakukan pelaporan instan dan analisis data secara langsung. Hal ini membuat identifikasi masalah atau potensi bahaya lebih cepat, dan pengambilan keputusan bisa lebih tepat waktu.

4. Memastikan kepatuhan

Software HSE membantu perusahaan untuk selalu patuh terhadap peraturan yang berlaku. Dengan sistem yang memungkinkan pelacakan otomatis terhadap prosedur, audit internal, dan dokumentasi, perusahaan bisa selalu stay on track.

5. Pengurangan kesalahan manual

Berkat software HSE, kesalahan manual bisa diminimalkan. Tanpa lagi bergantung pada spreadsheet atau dokumen manual, semua pencatatan dan pengawasan bisa otomatis, sehingga peluang kelalaian jadi lebih kecil.

6. Peningkatan kolaborasi

Software HSE membuat kolaborasi antar tim jadi lebih mudah. Informasi penting bisa dibagikan dengan cepat antar departemen, dan respons terhadap isu HSE bisa lebih cepat diatasi tanpa hambatan.

Software HSE Mekari Officeless untuk Implementasi HSE plan

Mencari software HSE yang dapat membantu membuat HSE plan sekaligus memonitor pelaksanaannya? Mekari Officeless adalah solusi terbaik yang bisa Anda pilih untuk menyusun dan mengelola RK3L secara efektif.

Kenapa Mekari Officeless?

1. Semua bagian penting dalam HSE plan—dari identifikasi risiko, SOP, hingga evaluasi performa—bisa disusun langsung di sistem. Tidak perlu repot pindah-pindah dokumen manual atau spreadsheet lagi.
2. Lewat fitur seperti Incident & Accident Management dan Safety Observation, potensi bahaya bisa terdeteksi lebih awal dan langsung ditindak. Ini penting untuk memastikan rencana HSE benar-benar berjalan di lapangan.
3. Sistem Mekari Officeless udah selaras dengan regulasi K3 yang berlaku. Jika ada audit, semua data sudah terdokumentasi dengan baik dan bisa langsung ditarik dari sistem.
4. Mekari Officeless mempermudah monitoring pelaksanaan RK3L secara real-time, jadi Anda bisa langsung ambil keputusan berbasis data yang terekam otomatis.
5. Semua proses dilakukan secara digital—mulai dari risk assessment, site instruction, hingga reporting analytics—sehingga tim HSE bisa fokus ke hal strategis, bukan urusan administrasi.

Dengan Mekari Officeless, penyusunan dan pelaksanaan HSE plan jadi lebih mudah, efisien, dan terdokumentasi rapi. Cocok untuk perusahaan yang serius ingin membangun budaya kerja yang aman, patuh regulasi, dan minim risiko.

Referensi

Belajar K3 Indonesia. ”HSE Plan”
Katigaku. ”7 Contoh HSE Plan untuk Proyek Anda”