Mekari Insight
- Expense reporting adalah proses mencatat dan melaporkan pengeluaran bisnis. Mengerjakannya secara manual cenderung lambat dan rentan akan kesalahan.
- Oleh karena itu, mengautomasi prosesnya dengan OCR penting untuk mengurangi human error dan mempercepat pelaporan. Ini memungkinkan tim finance fokus pada pekerjaan strategis.
- Mekari Expense adalah software expense reporting yang memiliki OCR sehingga memungkinkan penyusunan laporan pengeluaran secara otomatis dan komprehensif.
Melakukan input data dan menyusun laporan pengeluaran bisnis secara manual seringkali memakan waktu dan kurang akurat.
Proses expense reporting yang manual ini menghambat efisiensi operasional dan memakan banyak sumber daya tim keuangan.
Rata-rata karyawan menghabiskan 58 US Dollar dan waktu 20 menit untuk memproses satu expense report.
Oleh karena itu, perusahaan perlu solusi konkret untuk mempercepat, mempermudah, dan mengurangi biaya dalam proses tersebut.
Di sinilah software expense reporting otomatis hadir.
Platform ini umumnya memiliki OCR (Optical Character Recognition), kecerdasan buatan (AI), dan custom aprroval workflow, sehingga memungkinkan perusahaan mengotomatisasi seluruh proses pelaporan pengeluarannya, mulai dari data entry hingga persetujuan.
Masalah dalam pembuatan expense reporting
Expense report adalah dokumen keuangan yang berisi rincian biaya-biaya bisnis dari sebuah perusahaan, seperti tagihan untuk pengadaan maupun tagihan rutin.
Dalam membuatnya, Anda mungkin pernah mengalami beberapa masalah umum, seperti:
1. Risiko kesalahan yang meningkat
Input data secara manual rentan terhadap kesalahan manusia, seperti salah ketik, input data yang tidak tepat, atau informasi yang terlewat.
Kesalahan-kesalahan ini bisa menyebabkan ketidakakuratan dalam catatan keuangan, masalah kepatuhan, dan kesulitan dalam menyesuaikan akun.
2. Input data manual yang memakan waktu
Memasukkan data dari faktur pembelian ke dalam sistem manajemen pengeluaran secara manual adalah tugas yang membosankan dan memakan waktu.
Hal ini dapat secara signifikan mengurangi produktivitas dan menghalangi tim keuangan untuk fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
3. Akurasi data berkurang
Input data manual dapat memperkenalkan kesalahan dan ketidakkonsistenan ke dalam catatan keuangan, yang mengarah pada berkurangnya akurasi dan keandalan data.
Ini dapat berdampak besar pada pelaporan keuangan, pengambilan keputusan, dan audit.
Untuk mengatasi tiga masalah di atas, Anda dapat memanfaatkan software expense reporting otomatis.
Salah satu pilihan terbaik di Indonesia adalah Mekari Expense, dengan dukungan OCR dan AI yang dapat mengautomasi pelaporan secara menyeluruh.
4 Langkah Otomatisasi Expense Reporting dengan OCR Mekari Expense
Cara kerja expense reporting menggunakan OCR dalam fitur Bills dalam Mekari Expense sangatlah mudah.
Berikut adalah bagaimana sistem expense reporting otomatis bekerja untuk menyederhanakan pelaporan tagihan dan pengadaan perusahaan Anda:
1. Ekstraksi dan entri data
Pertama, Anda cukup memindai invoice yang ingin di-input dengan HP atau melakukan impor faktur otomatis melalui email atau Whatsapp.
Kemudian, OCR akan membaca faktur tersebut, mengekstrak data di dalamnya dan memasukkannya ke dalam dashboard Mekari Expense.
2. Kategorisasi dan validasi data
Data yang telah terekstrak oleh OCR akan diidentifikasi, dipahami, lalu dikelompokkan oleh teknologi AI seperti machine learning dan natural language processing (NLP).
Jadi, Anda benar-benar tidak perlu lagi melakukan input data secara manual.
3. Automasi dan custom approval workflow
Dalam Mekari Expense, Anda juga dapat mengatur alur persetujuan untuk setiap transaksi account payable, baik pengadaan maupun tagihan rutin.
Dengan demikian, stakeholders terkait dapat meninjau laporan serta menyetujui atau menolaknya secara langsung.
4. Integrasi dengan sistem akuntansi
Setelah seluruh data masuk ke dalam sistem dan disetujui, transaksi akan langsung tercatat dalam pembukuan dan dapat menghasilkan laporan keuangan secara otomatis.
Ini bisa berjalan berkat kemampuan integrasi Mekari Expense dengan Mekari Jurnal sebagai software akuntansi.
Jadi, tim keuangan benar-benar tidak perlu lagi melakukan pencatatan dan pelaporan secara manual, karena seluruh proses dapat berjalan otomatis melalui sistem Mekari Expense.
Manfaat teknologi OCR dalam fitur Bills Mekari Expense
Kini, ada solusi yang akan mengubah proses expense reporting menjadi lebih efisien. Dengan dukungan teknologi OCR oleh Mekari Stream pada fitur Bills di Mekari Expense, input data dalam pelaporan menjadi jauh lebih efektif.
Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Meningkatkan akurasi data
OCR expense management memastikan ekstraksi data yang akurat, meminimalisir kesalahan, sekaligus meningkatkan reliability catatan keuangan.
2. Menghemat waktu dan tenaga
Fitur Bills Mekari Expense yang disupport teknologi OCR, menghilangkan proses data entry manual, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga tim secara signifikan.
3. Alur kerja yang lebih efisien
Automasi proses data entry menggunakan teknologi OCR menyederhanakan keseluruhan alur kerja expense management, mengurangi hambatan, dan meningkatkan efisiensi.
4. Operasional yang mudah
Dengan interface dan operasional yang mudah, penggunaan fitur Bills Mekari Expense dapat digunakan oleh siapapun terlebih tim finance.
Mekari juga menyediakan layanan onboarding atau sosialisasi untuk mengenalkan seluruh fitur termasuk cara penggunaannya
Kapabilitas OCR dalam fitur Bills Mekari Expense
Ada dua kapabilitas utama yang dapat Anda lakukan dengan teknologi OCR dalam fitur Bills di Mekari Expense.
1. Teknologi OCR untuk tagihan
Pengguna dapat memindai dokumen agar secara otomatis dimasukkan ke dalam kolom ‘Create Bill’.
Pengguna juga dapat:
- Memilih input otomatis atau manual
- Mengedit dan menambahkan lebih banyak dokumen
- Memindai ulang dokumen yang diunggah
2. Email OCR
Pengguna dapat mengaktifkan tombol OCR untuk secara otomatis mengirimkan lampiran invoice dari email ke Mekari Expense OCR.
Pengguna juga dapat:
- Mengedit, menghapus, dan mengirimkan invoice
- Melihat email pengirim lampiran
Automasikan expense reporting dengan Mekari Expense
Investasikan waktu Anda untuk melakukan pekerjaan yang lebih strategis, dengan bantuan teknologi OCR yang mampu mengotomasikan expense reporting lebih mudah.
Kelola tagihan lebih efisien dengan Mekari Expense yang dilengkapi berbagai fitur canggih.
Hubungi tim Mekari untuk detail produk lebih lanjut!
