Expense Claim Reimbursement: Cara Mudah Kelola Pengajuan Klaim

Reimbursement adalah proses penggantian dana kepada karyawan atas uang yang mereka keluarkan untuk kebutuhan perusahaan. 

Skema ini umum digunakan, khususnya dalam urusan perjalanan dinas, pembelian perlengkapan, atau kebutuhan operasional lainnya. Pengajuan reimbursement terlihat sederhana, tapi bisa jadi rumit jika tidak mengikuti prosedur atau kebijakan yang berlaku. 

Artikel ini akan membahas apa itu reimbursement, jenis-jenis pengeluaran yang bisa diklaim, cara pengajuannya, hingga solusi digital untuk membuat proses ini lebih cepat dan praktis. Baca selengkapnya.

Apa itu klaim reimbursement

Klaim reimbursement adalah permintaan dari karyawan untuk mengganti biaya pribadi yang dikeluarkan saat menjalankan tugas pekerjaan. Pengeluarannya bisa mencakup perjalanan dinas, makan, penginapan, transportasi, hingga pembelian perlengkapan kerja.

Agar bisa diproses, klaim biasanya dilengkapi dengan bukti pengeluaran seperti struk, invoice, atau dokumen pendukung lainnya. 

Setelah dicek dan disetujui oleh pihak yang berwenang, biasanya atasan atau tim finance, biaya tersebut akan diganti sesuai nominal dan ketentuan yang berlaku.

Baca Juga: Sistem Reimbursement: Pengertian & Cara Mempercepat Klaim

Kualifikasi dan syarat pengeluaran yang dapat direimburse

Tidak semua pengeluaran bisa diklaim. Supaya claim reimbursement disetujui, ada beberapa kriteria umum yang perlu dipenuhi:

1. Ada tujuan bisnis yang jelas: Pengeluaran harus berkaitan langsung dengan tugas pekerjaan atau kepentingan operasional perusahaan, bukan untuk kebutuhan pribadi.

2. Bersifat perlu dan relevan: Hanya pengeluaran yang benar-benar dibutuhkan untuk mendukung kegiatan kerja yang bisa diklaim.

3. Masuk akal secara nilai dan konteks: Nominalnya harus wajar sesuai harga pasar, tidak berlebihan, dan sesuai dengan standar industri.

4. Sesuai dengan kebijakan internal perusahaan: Perusahaan biasanya memiliki batas maksimum biaya, kategori yang diizinkan, serta proses persetujuan tertentu yang wajib diikuti.

5. Termasuk dalam kategori yang disetujui: Contohnya: tiket perjalanan, hotel, makan saat dinas, biaya transportasi, atau pembelian alat pendukung kerja.

6. Didukung bukti pembayaran lengkap: Harus menyertakan dokumen resmi seperti struk atau invoice yang memuat tanggal, deskripsi, nominal, dan nama penyedia layanan.

7. Memenuhi aturan pajak yang berlaku: Pengeluaran harus bisa dicatat dan dilaporkan sesuai peraturan perpajakan.

8. Diajukan tepat waktu: Klaim sebaiknya diajukan segera setelah perjalanan atau transaksi selesai, sesuai tenggat waktu yang ditentukan perusahaan.

9. Melewati proses persetujuan: Klaim perlu mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang seperti atasan langsung atau bagian keuangan.

10. Bukan termasuk pengecualian: Biaya hiburan pribadi, denda, atau pembelian yang tidak berhubungan dengan pekerjaan biasanya tidak bisa direimburse.

Jenis-jenis expense claim

Setiap pengeluaran yang diklaim biasanya dikategorikan berdasarkan tujuan dan jenis aktivitasnya. Berikut beberapa kategori umum expense claim beserta dokumen pendukung yang biasanya dibutuhkan:

1. Biaya perjalanan dinas: Meliputi tiket pesawat, kereta, bus, sewa kendaraan, hingga transportasi lokal selama perjalanan bisnis. Juga termasuk biaya penginapan di hotel atau akomodasi lainnya.

2. Biaya makan dan representasi: Termasuk pengeluaran saat menjamu klien, mitra, atau rekan kerja dalam konteks bisnis, baik di dalam maupun luar kantor.

3. Biaya perlengkapan kantor: Mencakup pembelian alat tulis, tinta printer, kabel, aksesori komputer, dan barang lain yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan harian.

4. Biaya transportasi lokal: Bisa berupa biaya bahan bakar, parkir, tol, atau ongkos transportasi umum yang digunakan saat bekerja di luar kantor. Jika menggunakan kendaraan pribadi, biasanya diganti berdasarkan jarak tempuh.

5. Biaya komunikasi dan langganan: Termasuk tagihan telepon, pulsa, paket data, langganan perangkat lunak, atau layanan cloud yang digunakan dalam pekerjaan.

6. Biaya asuransi dan kesehatan saat dinas: Bila terjadi kondisi darurat saat perjalanan kerja, biaya rumah sakit atau asuransi yang relevan dapat diklaim.

7. Biaya operasional lainnya: Merujuk pada pengeluaran bisnis yang tidak masuk ke kategori di atas, seperti biaya kirim dokumen (kurir), ongkos kirim barang, atau keanggotaan organisasi profesional yang mendukung aktivitas kerja.

Cara pengajuan reimbursement

Agar claim reimbursement diproses dengan lancar, perhatikan tujuh langkah penting berikut:

1. Pahami syarat dan kebijakan perusahaan

Pastikan pengeluaran yang diajukan sesuai dengan ketentuan, termasuk jenis biaya, batas nominal, dan waktu pengajuan.

2. Siapkan dokumen pendukung lengkap

Kumpulkan semua bukti transaksi yang relevan sesuai jenis klaim, seperti struk, invoice, surat jalan, atau dokumen medis.

3. Ajukan klaim secepat mungkin

Jangan menunda pengajuan. Beberapa perusahaan menerapkan batas waktu klaim, misalnya maksimal 30 hari setelah transaksi.

4. Ikuti alur pengajuan yang berlaku

Lengkapi form klaim, mintalah persetujuan atasan jika dibutuhkan, dan ajukan dokumen melalui sistem atau saluran resmi.

5. Cek ulang semua item pengeluaran

Pastikan semua bukti transaksi sudah urut, tidak ada pengeluaran pribadi yang ikut tercampur, dan tidak ada duplikasi klaim.

6. Hitung ulang total klaim

Periksa kembali jumlah yang diajukan agar tidak ada selisih nominal yang berisiko menimbulkan kerugian atau penolakan klaim.

7. Hindari kecurangan dalam klaim

Jangan memalsukan bukti, menaikkan nominal, atau mengklaim biaya yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Ini bisa berdampak serius secara profesional.

Baca Juga: 9 Aplikasi Reimbursement Karyawan Terbaik di Indonesia

Kelola reimbursement lebih mudah dan cepat dengan spend management

Proses reimbursement manual seperti pengumpulan struk, input spreadsheet, dan kirim-kirim email sering kali menghambat alur kerja dan meningkatkan risiko kesalahan. 

Mekari Expense hadir sebagai spend management software yang dilengkapi fitur klaim reimbursement end-to-end, mulai dari pengajuan, persetujuan, hingga pencairan dana. Semua dapat dilakukan secara digital, tanpa perlu dokumen fisik atau proses manual yang berulang.

Dengan fitur Claims di Mekari Expense, perusahaan dapat:

• Proses reimbursement lebih cepat dan efisien
• Risiko kesalahan dan duplikasi data berkurang
• Kepatuhan terhadap kebijakan lebih mudah dikontrol
• Kepuasan dan pengalaman karyawan meningkat

Optimalkan pengelolaan reimbursement di perusahaan Anda dengan aplikasi reimbursement terbaik dari Mekari Expense.