Panduan Lengkap Enterprise Data Management & Rekomendasi

Perusahaan skala enterprise seringkali kesulitan mengelola volume data yang masif dari berbagai sumber. Masalah umum seperti data silo, kualitas informasi yang buruk, dan risiko keamanan menjadi penghalang utama. 

Kendala ini membuat perusahaan sulit mendapatkan single source of truth, yang menghambat pengambilan keputusan strategis. Akibatnya, efisiensi operasional juga menurun dan menghalangi inovasi akselerasi perusahaan. 

Untuk mengatasinya, diperlukan sebuah solusi terstruktur yang dikenal sebagai Enterprise Data Management (EDM). Simak bagaimana EDM dapat membantu perusahaan dalam mengelola data lebih efektif.

Apa itu Enterprise Data Management?

Enterprise Data Management (EDM) adalah proses untuk mendata, mengatur, dan mengelola seluruh aset data yang dimiliki perusahaan. Namun lebih dari itu, EDM juga merupakan upaya perusahaan untuk memastikan semua orang di dalam organisasi memahami dan mengikuti aturan main dalam pengelolaan data tersebut.

Dengan kata lain, EDM bukan hanya soal teknologi untuk mengurus data, tetapi juga tentang bagaimana mengelola orang-orang yang menggunakannya. 

Tujuan utamanya adalah memastikan setiap tim memiliki data yang akurat dan relevan kapan pun mereka butuh. Sekaligus, memastikan mereka menyimpan data berkualitas sesuai standar di satu lokasi yang terpusat, aman, dan terkelola dengan baik.

Singkatnya, EDM adalah sistem yang dapat mengelola data menjadi aset strategis yang dapat diandalkan untuk analisis, pelaporan, dan pengambilan keputusan di seluruh level organisasi.

Pentingnya Enterprise Data Management dalam bisnis

Tanpa manajemen data yang solid, perusahaan berisiko membuat keputusan berdasarkan informasi yang tidak akurat atau tidak lengkap. EDM menjadi sangat penting karena beberapa alasan utama:

1. Mendukung pengambilan keputusan

Enterprise Data Management menyediakan data yang bersih, konsisten, dan terpercaya, yang menjadi fondasi bagi business intelligence dan analitik untuk menghasilkan insight akurat. Sehingga, perusahaan dapat mengambil keputusan lebih cepat dan strategis dari akses yang mudah.

Baca Juga: 7 Langkah-Langkah Pengambilan Keputusan Taktis untuk Bisnis!

2. Memastikan kepatuhan regulasi

Dengan peraturan seperti GDPR (General Data Protection Regulation) dan regulasi industri spesifik lainnya, EDM membantu perusahaan mengelola data sensitif sesuai standar hukum untuk menghindari denda dan sanksi.

3. Meningkatkan produktivitas karyawan

Dengan menghilangkan data silo, mengotomatiskan alur kerja data, dan membuat trigger ataupun notifikasi otomatis; karyawan dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan dengan lebih cepat, sekaligus mengurangi pekerjaan manual yang berulang.

4. Meningkatkan keamanan data

Enterprise Data Management dapat menjadi acuan kerangka kerja yang jelas untuk melindungi data dari akses tidak sah, pelanggaran, atau kehilangan data. 

Sistem ini dirancang khusus untuk meningkatkan keamanan dan limitasi akses khusus untuk role yang berwenang.

Manfaat penggunaan Enterprise Data Management

Manfaat utama dari penggunaan Enterprise Data Management System adalah memudahkan akses data dan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Selain itu, implementasi sistem EDM yang efektif juga membawa sejumlah manfaat lainnya bagi perusahaan, antara lain:

• Satu sumber kebenaran (single source of truth): Menyatukan data dari berbagai sistem ke dalam satu pandangan tunggal, menghilangkan inkonsistensi.
• Kualitas data yang lebih baik: Proses pembersihan dan validasi data memastikan informasi yang digunakan selalu akurat dan andal.
• Kolaborasi yang lebih mudah: Departemen yang berbeda dapat dengan mudah berbagi dan menggunakan data yang sama, mendorong kerja sama tim yang lebih baik.
• Penghematan biaya dan space: Mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan data duplikat maupun dokumen fisik yang memerlukan ruangan khusus, serta mengurangi inefisiensi proses.

Komponen Enterprise Data Management

Sistem Enterprise Data Management memerlukan beberapa fitur atau komponen kunci untuk dapat memberikan actionable insight bagi stakeholders. 

Komponen ini juga dapat dilihat sebagai strategi, dimana perusahaan bisa menilai sistem EDM yang komprehensif:

• Data Governance: Kerangka kerja yang terdiri dari aturan, standar, kebijakan, dan proses untuk mengelola aset data. Ini menentukan siapa yang dapat melakukan tindakan apa, atas data apa, dan bagaimana tindakan itu dilakukan.
• Data Architecture: Desain atau cetak biru tentang bagaimana data diperoleh, disimpan, diintegrasikan, dan digunakan dalam sistem TI perusahaan.
• Master Data Management (MDM): Proses untuk mengelola data inti perusahaan (seperti data pelanggan, produk, dan karyawan) sebagai satu titik referensi tunggal dan terpercaya.
• Data Quality Management: Proses untuk memastikan data sesuai dengan tujuannya, termasuk akurasi, kelengkapan, dan konsistensinya.
• Data Security: Langkah-langkah teknis dan prosedural untuk melindungi data dari ancaman internal maupun eksternal.
• Data Warehousing & BI: Proses pengumpulan dan pengelolaan data dari berbagai sumber untuk menyediakan wawasan bisnis yang bermakna.

Baca Juga: 10 Aplikasi untuk Membuat Database Tanpa Coding: No Code Database

Best practice & strategi dalam Enterprise Data Management

Jika Anda ingin memulai implementasi Enterprise Data Management yang ideal, berikut adalah best practice dan tahapan strategis dalam pengembangan sistem EDM

1. Dapatkan dukungan eksekutif: Proyek EDM memerlukan dukungan dan sponsor dari pimpinan eksekutif untuk memastikan sumber daya dan prioritas yang memadai.
2. Bentuk tim data governance: Tunjuk dewan atau tim yang bertanggung jawab untuk menetapkan kebijakan dan mengawasi pelaksanaan strategi data.
3. Mulai dari yang kecil: Fokus pada satu atau dua area bisnis yang paling kritis terlebih dahulu untuk menunjukkan nilai dan mendapatkan momentum.
4. Identifikasi data kritis: Prioritaskan pengelolaan data yang paling penting bagi tujuan bisnis Anda (misalnya, data pelanggan atau data produk).
5. Pilih teknologi yang tepat: Investasikan pada alat dan platform yang sesuai dengan kebutuhan dan skala perusahaan Anda.
6. Lakukan komunikasi & pelatihan: Edukasi karyawan tentang pentingnya manajemen data dan peran mereka dalam menjaga kualitas dan keamanan data.

Rekomendasi custom Enterprise Data Management

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan tantangan data yang unik. Menggunakan solusi generik seringkali tidak cukup untuk mengatasi kompleksitas spesifik dalam operasional bisnis. Oleh karena itu, platform Enterprise Data Management yang dirancang khusus (custom) menjadi pilihan strategis.

Mekari Officeless hadir sebagai penyedia custom software Enterprise Data Management yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda.

Setiap komponen, integrasi platform, dan automasi alur kerja nya dapat di-desain sesuai dengan proses bisnis perusahaan Anda; untuk menghasilkan insight terbaik. Custom solution dari Mekari Officeless memungkinkan perusahaan untuk memiliki sistem yang fleksibel, skalabel, dan adaptif sesuai cara kerja Anda.

Gunakan Mekari Officeless sekarang untuk bangun Custom Software Enterprise Data Management.