Mengenal Enterprise Content Management: Cara Kerja dan Implementasinya

Setiap hari, bisnis menghasilkan banyak data dan informasi baru. Ada kontrak, invoice, laporan, hingga data pelanggan. Bila tidak dikelola dengan baik, hal tersebut dapat menjadi masalah. Dokumen tercecer, proses kerja lambat, hingga risiko kehilangan data. 

Solusi dari tantangan tersebut adalah Enterprise Content Management (ECM). Perusahaan dapat mengatur dokumen lebih rapi, mempercepat alur kerja, meningkatkan layanan pelanggan, sambil tetap patuh pada aturan yang berlaku. 

Seperti apa cara kerjanya? Yuk, baca lebih lanjut. 

Apa itu Enterprise Content Management System

Enterprise Content Management (ECM) adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola seluruh konten dan dokumen bisnis. 

Bukan hanya menyimpan file, ECM juga mencakup proses mengatur, menganalisis, hingga mengotomatisasi penggunaan informasi yang sebelumnya tercecer. 

Dengan ECM, perusahaan bisa mengakses setiap data dan informasi lebih mudah. Sehingga alur kerja lebih cepat, kolaborasi tim lebih baik, dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan. 

Baca Juga: Apa Itu Enterprise Software, Jenis, Manfaat, dan Rekomendasinya

Pentingnya Enterprise Content Management System (ECM)

Enterprise Content Management (ECM) adalah cara efektif bagi perusahaan untuk mengatur dokumen dan informasi bisnis. 

Tidak hanya menyimpan file, ECM memastikan data bisa dipakai kembali untuk mempercepat kerja, meningkatkan keamanan, dan membuat proses lebih efisien.

Beberapa manfaat utama ECM antara lain:

• Menghemat biaya penyimpanan: Hanya menyimpan data penting dan menyingkirkan informasi yang sudah tidak relevan.
• Menekan biaya operasional: Proses serba digital membuat alur kerja lebih sederhana dan mengurangi biaya akibat rumitnya proses manual.
• Meningkatkan produktivitas: Informasi lebih mudah ditemukan dan banyak tugas rutin bisa dijalankan otomatis.
• Mempercepat layanan pelanggan: Tim dapat memberikan jawaban lebih cepat karena akses data lebih mudah.
• Mendukung pengambilan keputusan: Data yang rapi memudahkan analisis dan membuat keputusan lebih tepat waktu.
• Menjaga keberlangsungan bisnis: Backup dan sistem keamanan melindungi data dari risiko kehilangan atau kebocoran.

Cara kerja Enterprise Content Management System (ECM)

Enterprise Content Management System mengelola seluruh lifecycle dokumen. Mulai dari dibuat, dipakai, hingga akhirnya diarsipkan atau dihapus.

Secara umum, cara kerja ECM melalui lima tahap utama:

• Capture: Semua dokumen, baik fisik maupun digital, dimasukkan ke sistem. Dokumen kertas bisa dipindai dan diubah jadi file digital dengan OCR, sedangkan file seperti email, PDF, atau Word bisa langsung diunggah.
  
• Manage: Setelah masuk, dokumen diatur dengan sistem kontrol versi, alur kerja otomatis, dan pengaturan akses. Misalnya, persetujuan invoice bisa otomatis dikirim ke manajer terkait tanpa perlu bolak-balik manual.
  
• Store: Semua konten disimpan dalam repositori digital terpusat. Dokumen diberi metadata (seperti tanggal, jenis, atau nama klien) agar mudah dicari kapan pun dibutuhkan.
  
• Preserve: Dokumen yang tidak lagi aktif disimpan jangka panjang sesuai aturan retensi dan regulasi. Jika masa simpan habis, sistem bisa otomatis mengarsipkan atau menghapusnya dengan aman.
  
• Deliver: Informasi bisa diakses dengan cepat lewat fitur pencarian canggih dan bisa dibuka dari berbagai perangkat, baik komputer maupun ponsel, oleh orang yang berwenang.

Jenis-jenis ECM

Istilah Enterprise Content Management (ECM) sekarang mencakup beragam layanan yang bisa membantu bisnis dalam cara berbeda. Secara umum, ada tiga jenis utama ECM yang banyak digunakan perusahaan:

1. Web Content Management (WCM)

WCM digunakan untuk mengelola tampilan dan isi website. Biasanya, jenis ini digunakan organisasi yang memiliki situs yang kompleks dan brand guideline yang ketat. 

Tim berwenang dapat memperbarui, mengubah, dan mempublikasikan konten berbasis web dengan mudah, tanpa melanggar brand guideline yang sudah ditetapkan.

2. Collaborative Content Management (CCM)

Cocok untuk tim yang perlu berkolaborasi dalam satu dokumen secara bersamaan, misalnya kontrak hukum atau proposal proyek. 

Banyak orang dapat mengakses, mengedit, dan melacak versi terbaru dari sebuah dokumen, sehingga proses kerja tim lebih lancar dan tidak perlu menduplikasi dokumen yang sama. 

3. Transactional Content Management (TCM)

Biasanya digunakan oleh perusahaan yang harus mengelola berbagai dokumen setiap harinya, baik dalam bentuk kertas maupun digital. 

TCM menangkap data dari berbagai sumber, mengklasifikasikannya, menyimpannya, lalu mengatur alur kerja otomatis agar sampai ke orang yang tepat. 

Sistem ini juga bisa menghapus dokumen yang sudah tidak diperlukan, sekaligus terintegrasi dengan aplikasi atau database lain di perusahaan.

Baca Juga: Panduan Memilih Enterprise Project Management Software

5 cara terbaik untuk menerapkan ECM

Agar benar-benar bermanfaat, perusahaan perlu strategi yang matang untuk menerapkan ECM. Berikut lima praktik terbaik yang bisa dijadikan panduan:

1. Tetapkan visi dan tujuan yang jelas

Mulai dengan mendefinisikan apa yang ingin dicapai: apakah untuk mempercepat proses persetujuan dokumen, mengurangi biaya penyimpanan, atau meningkatkan kepatuhan terhadap regulasi. 

Dengan visi yang jelas, tim IT dan manajemen bisa menyusun roadmap yang tepat.

2. Libatkan stakeholder sejak awal

ECM menyangkut hampir semua departemen: HR, legal, finance, sampai customer service. 

Itulah kenapa penting untuk melibatkan manajer dan karyawan sejak tahap perencanaan. Dukungan dari eksekutif juga krusial agar proyek punya legitimasi dan prioritas yang jelas.

3. Bangun mekanisme metadata yang konsisten

Gunakan metadata dan kategorisasi yang konsisten. Metadata seperti seperti nama dokumen, tanggal, jenis, atau departemen – membantu pengguna menemukan informasi dalam hitungan detik. 

Ini penting apalagi untuk perusahaan besar dengan ribuan file yang terus bertambah.

4. Terapkan tata kelola konten dan keamanan

Tanpa aturan tata kelola konten, risiko kebocoran data atau penggunaan yang tidak semestinya bisa terjadi. Ini bisa dilakukan dengan membuat kebijakan akses berbasis peran (role-based access), enkripsi dokumen sensitif, serta aturan retensi yang jelas. 

Misalnya, dokumen pajak wajib disimpan minimal lima tahun sesuai regulasi. ECM bisa otomatis mengarsipkan atau menghapus dokumen sesuai aturan ini, sehingga perusahaan tetap aman sekaligus patuh hukum.

5. Siapkan pelatihan dan dukungan pengguna

Sistem secanggih apa pun akan percuma jika karyawan tidak paham cara memakainya. Itulah kenapa pelatihan menjadi bagian penting dari implementasi ECM. Buat sesi training singkat, panduan praktis, bahkan helpdesk internal agar pengguna merasa terbantu. 

Misalnya, tim HR bisa dilatih cara memproses dan menyimpan kontrak kerja secara digital, sementara tim customer service belajar cara cepat mencari data pelanggan. Dengan begitu, adopsi sistem lebih lancar dan manfaatnya terasa.

Baca Juga: Tips & Cara Memilih Vendor Custom Enterprise Software

Rekomendasi Custom Enterprise Content Management

Setiap perusahaan punya cara kerja dan kebutuhan pengelolaan konten yang berbeda. Karena itu, solusi Enterprise Content Management (ECM) sebaiknya fleksibel, mudah diadaptasi, dan bisa mengikuti dinamika bisnis.

Mekari Officeless adalah jawabannya. Sebagai solusi custom software berbasis low-code/no-code, Mekari Officeless memungkinkan perusahaan membangun sistem ECM sesuai kebutuhan unik Anda, tanpa coding yang kompleks. 

Mengapa Mekari Officeless jadi pilihan terbaik?

• Bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan tiap perusahaan, dari alur dokumen hingga approval.
• Mendukung otomatisasi proses agar kerja lebih cepat dan minim human error.
• Terintegrasi dengan ekosistem Mekari lain seperti HR, akuntansi, dan pajak.
• Menawarkan kemudahan low-code/no-code, sehingga lebih cepat diimplementasikan dan lebih hemat biaya pengembangan.
• Scalable untuk perusahaan yang sedang berkembang maupun korporasi besar dengan kebutuhan kompleks.

Dengan Mekari Officeless, perusahaan tidak hanya punya ECM yang rapi dan aman, tapi juga alat fleksibel untuk mendukung efisiensi, kolaborasi, dan pertumbuhan jangka panjang.