Cara Mengelola Account Payable dengan Framework & Strategi

Masalah dalam proses account payable seperti pembayaran telat, invoice ganda, hingga potensi fraud masih sering terjadi di banyak perusahaan. Tak jarang, semua berawal dari proses manual yang rentan human error.

Artikel ini membahas bagaimana framework account payable bisa membantu perusahaan membangun sistem yang lebih rapi, efisien, dan minim risiko. Yuk, baca selengkapnya.

Apa itu account payable framework

Account payable framework adalah sistem yang berisi prosedur dan kontrol standar untuk mengelola seluruh siklus pembayaran kepada vendor, mulai dari penerimaan invoice, proses verifikasi, hingga pembayaran dan pencatatan akuntansi.

Tujuan utama dari framework ini adalah memastikan bahwa setiap transaksi pembayaran dilakukan dengan benar, tepat waktu, dan sesuai kebijakan perusahaan. 

Dengan framework yang terstruktur, perusahaan bisa menghindari berbagai risiko dalam pengelolaan utang usaha.

Tanpa framework yang kuat, perusahaan berisiko mengalami:

• Masalah arus kas akibat pengeluaran yang tidak terencana
• Hubungan yang memburuk dengan vendor karena keterlambatan pembayaran
• Potensi kerugian finansial akibat fraud dan human error

Baca Juga: Panduan Account Payable: Pengertian, Contoh, Fungsi, Proses

Pentingnya framework account payable untuk bisnis

Framework AP yang terstandarisasi membawa banyak manfaat nyata bagi perusahaan. Berikut beberapa alasan mengapa setiap bisnis perlu menerapkannya:

• Optimasi cash flow: Timing pembayaran yang tepat membantu memaksimalkan working capital
• Menjaga hubungan vendor yang baik: Pembayaran tepat waktu membangun kepercayaan dan membuka peluang diskon atau syarat pembayaran yang lebih menguntungkan
• Mencegah fraud dan error: Framework yang kuat mengurangi risiko pembayaran ganda, invoice palsu, dan fraud internal maupun eksternal
• Compliance dan kesiapan untuk audit: Dokumentasi yang rapi memudahkan proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi
• Penghematan biaya: Proses yang efisien menekan biaya pemrosesan invoice (rata-rata industri $9.40 vs best-in-class $2.78 per invoice)
• Visibilitas dan kontrol: Memberikan insight real-time atas kewajiban pembayaran dan membantu perencanaan keuangan yang lebih akurat

Siklus & proses account payable (AP cycle)

Siklus account payable (AP cycle) adalah bagian dari proses procure-to-pay (P2P) yang mencakup semua tahapan pembayaran kepada vendor, mulai dari permintaan pembelian hingga pencatatan transaksi. 

Berikut adalah tahapan utama dalam siklus AP secara end-to-end:

1. Purchase request & PO creation: Proses dimulai saat kebutuhan pembelian diidentifikasi. Setelah itu, dibuat purchase order (PO) yang telah disetujui oleh pihak terkait di internal perusahaan.
2. Receipt of goods/services: Barang atau jasa yang dipesan diterima oleh tim operasional, lalu didokumentasikan dalam receiving document sebagai bukti penerimaan fisik.
3. Invoice receipt: Vendor mengirimkan invoice sebagai tagihan atas barang atau jasa yang sudah dikirim. Invoice ini bisa diterima melalui email, pos, atau platform elektronik.
4. Invoice validation: Tim keuangan memverifikasi akurasi isi invoice, kelengkapan data, serta kesesuaian dengan kesepakatan atau kontrak yang berlaku.
5. Three-way matching: Dilakukan pencocokan antara PO, receiving document, dan invoice untuk memastikan ketiganya konsisten dan tidak ada perbedaan nilai atau kuantitas.
6. Invoice approval: Setelah lolos tahap verifikasi, invoice dikirim ke pihak yang berwenang untuk disetujui berdasarkan alur persetujuan (approval workflow) yang telah ditentukan.
7. Payment processing: Pembayaran dilakukan setelah mendapat persetujuan, menggunakan metode yang telah disepakati seperti transfer bank, cek, atau kartu pembayaran bisnis.
8. Record keeping & rekonsiliasi: Semua transaksi dicatat dalam sistem akuntansi (general ledger), dan dilakukan rekonsiliasi rutin untuk memastikan seluruh pembayaran sudah terekam dengan akurat.

Baca Juga: Account Payable (AP) Turnover: Rumus, Cara Hitung, dan Contoh

Internal controls sebagai framework account payable

Internal control dalam proses account payable adalah sistem pengamanan internal yang memastikan transaksi pembayaran berjalan akurat, aman, dan sesuai kebijakan. 

Kontrol ini menciptakan titik-titik verifikasi di seluruh tahapan, mulai dari penerimaan invoice hingga pelunasan pembayaran, untuk mencegah fraud, duplikasi, atau kesalahan pencatatan.

Setiap perusahaan, baik kecil maupun besar, membutuhkan kontrol AP yang memadai. Bisnis kecil membutuhkannya untuk menutupi keterbatasan staf, perusahaan menengah mengandalkannya untuk akurasi saat volume transaksi meningkat, dan korporasi besar menjadikannya dasar untuk memenuhi standar audit dan kepatuhan.

Tiga kategori utama dalam kontrol internal AP meliputi:

• Obligation to pay controls, seperti sistem approval PO, verifikasi vendor, dan three-way matching antara PO, invoice, dan bukti penerimaan barang.
• Data entry controls, mencakup pemisahan tugas, otorisasi ganda untuk pembayaran besar, serta penggunaan sistem otomatis untuk validasi dan pengamanan data.
• Payment controls, yaitu alur persetujuan pembayaran berbasis nilai transaksi, audit rutin atas data vendor, dan sistem deteksi pembayaran ganda.

Best practices & cara pengelolaan account payable

Ada beberapa best practices yang bisa dijadikan acuan untuk mengelola account payable secara optimal. 

1. Automasi proses AP 

Teknologi seperti OCR memungkinkan data dari invoice diproses otomatis tanpa input manual, mengurangi risiko human error. Selain itu, invoice bisa langsung diarahkan ke jalur persetujuan yang sesuai (automated workflow), sementara proses matching dan validasi bisa dijalankan secara otomatis. 

Pembayaran pun lebih aman dan cepat jika dilakukan secara elektronik, mengurangi ketergantungan pada cek fisik atau proses manual lainnya.

2. Standarisasi workflow 

Tahap ini membantu memastikan semua pihak menjalankan proses dengan cara yang sama. Setiap langkah, mulai dari penerimaan invoice hingga pelunasan pembayaran, perlu didokumentasikan dengan jelas. 

Tugas dan tanggung jawab tiap pihak harus ditentukan sejak awal agar tidak terjadi tumpang tindih. Penjadwalan pembayaran dan persetujuan yang konsisten juga menjaga ritme kerja tim dan mempercepat siklus pengeluaran.

3. Manajemen vendor yang baik 

Mulai dari pengelolaan data vendor yang tersentralisasi. Informasi harus selalu diperbarui dan diverifikasi secara berkala untuk menghindari duplikasi atau data tidak valid. Selain itu, perusahaan perlu membangun komunikasi yang terbuka dengan vendor, termasuk melakukan evaluasi performa mereka secara rutin. 

Ini penting untuk menjaga kualitas layanan, meminimalkan kesalahpahaman, dan membuka peluang negosiasi yang lebih menguntungkan.

Baca Juga: Panduan Vendor Management: Proses dan Strategi

4. Optimasi pembayaran 

Perusahaan sebaiknya membayar berdasarkan tanggal jatuh tempo, bukan tanggal invoice, agar dapat mempertahankan dana lebih lama. Namun, jika vendor menawarkan diskon pembayaran awal yang menguntungkan, hal itu bisa dimanfaatkan.

Selain itu, negosiasi ulang terhadap payment terms juga bisa dilakukan untuk mendapatkan fleksibilitas yang lebih sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan.

5. Rekonsiliasi dan audit berkala 

Proses rekonsiliasi wajib dilakukan minimal setiap bulan untuk memastikan tidak ada transaksi yang tertinggal atau tercatat ganda. 

Audit internal membantu mendeteksi penyimpangan sedini mungkin, sementara laporan aging AP memberikan gambaran utang yang belum dibayar secara real-time. Dengan evaluasi proses yang rutin, perusahaan dapat terus memperbaiki sistem dan mendorong efisiensi jangka panjang.

Optimalkan framework account payable Anda dengan Mekari Expense

Mengelola account payable secara efektif tidak cukup hanya dengan prosedur manual atau sistem dasar. 

Diperlukan kombinasi antara framework yang terstruktur dan teknologi yang tepat. Bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan proses AP, penting untuk memilih solusi yang mampu:

• Mengotomasi end-to-end AP workflow, mulai dari penerimaan invoice hingga eksekusi pembayaran, dengan intervensi manual seminimal mungkin
• Menyediakan internal controls yang kuat, seperti built-in approval workflows, pemisahan tugas, dan sistem deteksi fraud
• Memberikan visibilitas real-time, melalui dashboard dan laporan analitik untuk memantau KPI dan arus kas secara menyeluruh
• Integrasi yang mulus, dengan sistem ERP, akuntansi, dan perbankan yang sudah digunakan
• Solusi yang scalable, yang dapat berkembang sesuai dengan pertumbuhan dan kompleksitas bisnis Anda

Mekari Expense hadir sebagai solusi Spend Management System modern yang dilengkapi dengan modul Account Payable Automation. 

Dengan fitur yang sesuai dengan poin-poin penting di atas, Mekari Expense membantu perusahaan mengelola utang usaha dengan lebih efisien, sehingga tim keuangan bisa fokus pada hal-hal yang lebih strategis.

Yuk, optimalkan framework AP Anda bersama Mekari Expense.