Cara Memilih Software Hospitality Management: Kriteria & Tips

Sebagai pengelola hotel, Anda pasti paham rumitnya ketika manajemen hotel tidak teratur.

Proses check-in lambat, data berantakan, dan banyak tugas yang harus dikerjakan berulang; sehingga pegawai tidak fokus pada kualitas layanan. 

Hospitality management software adalah solusi yang bisa mengatasi masalah operasional hotel yang kompleks. 

Artikel ini akan membahas kriteria, pertimbangan, hingga tips memilih hospitality management software untuk dukung efisiensi operasional dan tingkatkan pengalaman tamu. Yuk, baca selengkapnya.

Kriteria hospitality management software yang ideal

Sebelum memilih software hospitality management, penting untuk mengetahui bagaimana sistem tersebut mendukung efisiensi operasional dan kepuasan tamu secara menyeluruh. Berikut kriteria penting yang perlu dipertimbangkan:

• Fitur lengkap dan terintegrasi: Mendukung reservasi, manajemen kamar, billing, laporan operasional, serta modul tambahan seperti inventaris, manajemen staf, dan pemasaran.
• Meningkatkan pengalaman tamu: Memungkinkan personalisasi layanan berdasarkan histori tamu dan preferensi, serta mempercepat proses check-in/check-out.
• Automasi untuk efisiensi kerja: Mengurangi pekerjaan manual melalui sistem otomatis seperti pembaruan ketersediaan kamar, notifikasi pembayaran, dan laporan berkala.
• Mudah digunakan: Interface intuitif yang bisa dioperasikan oleh staf dengan berbagai tingkat kemampuan teknologi, sehingga meminimalkan waktu pelatihan.
• Multi-platform: Dapat diakses melalui desktop, tablet, atau ponsel untuk mendukung fleksibilitas kerja di berbagai situasi.
• Keamanan data: Proteksi informasi pelanggan dan transaksi melalui enkripsi, backup rutin, serta pengaturan akses berbasis peran (role-based access).
• Mendukung integrasi eksternal: Terhubung dengan sistem pembayaran, channel manager, POS, hingga program loyalitas untuk menunjang operasional end-to-end.
• Dukungan dan pelatihan: Menyediakan support yang responsif serta materi pelatihan bagi pengguna baru untuk memastikan implementasi berjalan lancar.

Pertimbangan sebelum berinvestasi pada software manajemen hotel

Sebelum memilih software manajemen hotel, penting bagi manajemen untuk mempertimbangkan aspek-aspek berikut agar investasi yang dilakukan tepat sasaran dan berdampak jangka panjang:

• Kebutuhan spesifik perusahaan: Pastikan software mampu menangani skala operasional bisnis, mulai dari jumlah kamar, jenis layanan (restoran, spa, event), hingga volume transaksi harian.
• Ulasan dan reputasi vendor: Tinjau feedback dari pengguna lain, cek studi kasus, dan pastikan vendor memiliki rekam jejak yang kuat di industri perhotelan.
• Kemudahan implementasi: Pilih software dengan proses setup yang cepat dan minim gangguan operasional. Dukungan onboarding dari vendor juga menjadi nilai plus.
• Fleksibilitas kontrak dan lisensi: Tinjau apakah lisensinya berbasis cloud atau on-premise, serta bagaimana ketentuan upgrade, skalabilitas, dan penghentian layanan.
• Trial atau demo: Manfaatkan fitur uji coba untuk menilai langsung performa, interface, dan kecocokan software dengan kebutuhan operasional tim.

Baca Juga: Bangun 10 Software Hotel Tanpa Coding: Booking, PMS, Guest Profile

Tips memilih software hospitality management

Pilih software yang benar-benar mendukung kebutuhan operasional di lapangan dan mampu beradaptasi dalam jangka panjang. Berikut beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan:

1. Libatkan tim operasional sejak awal

Tim yang terlibat langsung dalam operasional harian paling memahami proses yang perlu didukung sistem. Melibatkan mereka akan membantu mengevaluasi apakah alur kerja software sesuai dengan realitas di lapangan, bukan hanya sekadar terlihat ideal di demo.

2. Prioritaskan fungsi, bukan jumlah fitur

Terlalu banyak fitur justru bisa membingungkan pengguna. Fokus pada fungsi inti seperti manajemen reservasi, billing, dan housekeeping yang benar-benar berdampak pada efisiensi dan kepuasan tamu.

3. Pilih software yang terintegrasi dan otomatis

Integrasi dengan sistem lain seperti pembayaran, channel manager, dan POS; mempercepat proses tanpa perlu input berulang kali. Automasi juga mengurangi ketergantungan pada proses manual yang rawan kesalahan.

Baca Juga: 7 Software Hotel Terbaik untuk Manajemen Bisnis Lebih Efisien

4. Pastikan ada dukungan purna jual

Software yang baik harus didukung oleh tim teknis yang responsif dan dokumentasi yang jelas. Ketersediaan pelatihan, update berkala, dan layanan bantuan akan memastikan sistem tetap optimal digunakan dalam jangka panjang.

Rekomendasi hospitality management software terbaik di Indonesia

Untuk industri hospitality yang menuntut kecepatan layanan dan efisiensi operasional, ekosistem software Mekari hadir sebagai hospitality management software terbaik yang mendukung berbagai aspek manajemen hotel.

Mekari menawarkan rangkaian solusi lengkap: 

• Operasional front office: Mendukung check-in/out cepat dan reservasi terhubung dengan CRM.
• Supply chain: Mempermudah manajemen stok dan pemasok secara real-time.
• Manajemen tenaga kerja: Mengelola shift, payroll, dan benefit karyawan secara otomatis.
• Keuangan & akuntansi: Mengatur pembukuan, laporan keuangan, dan pajak secara terpusat.
• Pemasaran & dukungan pelanggan: Mengelola komunikasi tamu dan transaksi dengan sistem omnichannel.

Melalui Mekari Officeless, bisnis juga dapat mengembangkan software yang disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, seperti: 

• Sistem manajemen check-in/check-out
• Reservasi terintegrasi dengan CRM
• Sistem manajemen K3 untuk mendukung standar operasional dan keselamatan kerja.

Pelajari lebih lanjut solusi lengkapnya melalui laman software hospitality management terintegrasi.