Cara Membuat Formulir Online Internal Perusahaan dengan Mudah

Formulir adalah bagian yang hampir tidak terpisahkan dari berbagai aktivitas kantor. Mulai dari cuti, reimbursement, permintaan pembelian ATK, hingga proses onboarding karyawan baru. 

Masalahnya, kalau masih pakai cara manual atau spreadsheet, prosesnya cukup memakan waktu dan terlalu ribet. Kini, ada cara yang lebih mudah dan cepat: pakai formulir online yang langsung terhubung ke alur kerja otomatis. 

Artikel ini membahas cara buat formulir internal perusahaan yang digital, sehingga proses approval jadi lebih cepat, rapi, dan efisien.

Apa itu formulir online internal perusahaan

Formulir online internal perusahaan adalah formulir digital yang digunakan untuk keperluan administratif dan operasional di dalam organisasi. 

Berbeda dari formulir survei eksternal yang ditujukan ke pelanggan atau publik, formulir ini hanya diakses oleh karyawan untuk mendukung proses internal, seperti pengajuan, persetujuan, pelaporan, atau pendataan.

Jenis formulir internal yang umum meliputi:

• Form permintaan cuti, lembur, atau reimbursement
• Checklist operasional harian
• Form onboarding karyawan baru
• Form administrasi pengajuan barang/logistik
• Approval form untuk pembelian atau anggaran
• Incident report form untuk laporan kejadian

Dibandingkan formulir kertas, versi digital jauh lebih efisien karena:

• Lebih cepat diisi dan diproses tanpa perlu cetak
• Bisa diakses kapan saja, termasuk oleh tim remote
• Mengurangi risiko kehilangan data
• Memudahkan pelacakan, arsip, dan audit
• Hemat biaya dan ramah lingkungan

Jenis-jenis formulir online internal perusahaan

Formulir online internal dapat disesuaikan untuk berbagai keperluan di dalam organisasi. Masing-masing jenis memiliki fungsi spesifik yang membantu mempercepat proses kerja, menjaga dokumentasi, dan meningkatkan efisiensi lintas divisi. 

1. Form permintaan & request

Form ini digunakan untuk pengajuan kebutuhan oleh karyawan kepada divisi terkait, seperti HR, GA, IT, atau finance. Prosesnya biasanya membutuhkan approval dari atasan sebelum diproses lebih lanjut.

Contoh penggunaannya:

• Form cuti atau izin tidak masuk kerja
• Pengajuan reimbursement biaya perjalanan dinas
• Permintaan pengadaan barang atau ATK
• IT support request untuk perbaikan perangkat atau akses sistem
• Permintaan penggunaan fasilitas kantor seperti ruang meeting atau kendaraan dinas

2. Form checklist & inspection

Formulir ini berbentuk daftar tugas atau pemeriksaan yang harus dilakukan secara rutin, harian, atau periodik oleh tim operasional. Checklist ini memastikan semua tahapan kerja telah dilakukan sesuai SOP.

Contoh penggunaannya:

• Form safety inspection di area kerja berisiko tinggi
• Checklist quality control produk sebelum dikirim
• Checklist pembukaan dan penutupan toko/gerai
• Form preventive maintenance untuk peralatan atau mesin

Baca Juga: Identifikasi Bahaya K3: Panduan Lengkap HIRA & HIRADC

3. Form onboarding & offboarding

Digunakan oleh tim HR dan IT saat ada karyawan baru masuk atau keluar dari perusahaan. Tujuannya adalah memastikan seluruh proses administrasi dan teknis dijalankan dengan rapi dan terdokumentasi.

Contoh penggunaannya:

• Employee onboarding checklist (dokumen, pelatihan, akses sistem)
• Form serah terima aset kantor seperti laptop, ID card
• Setup akun email atau software kerja untuk karyawan baru
• Exit interview form untuk feedback saat karyawan resign

4. Form administratif & HR

Formulir ini berkaitan dengan pengelolaan data personal dan administratif karyawan. Biasanya digunakan untuk perubahan data, pengajuan surat, atau keperluan HR lainnya.

Contoh penggunaannya:

• Pengisian data karyawan baru atau update data keluarga
• Perubahan data pribadi seperti alamat atau nomor rekening
• Permintaan surat keterangan kerja atau domisili
• Pengajuan dan approval form lembur

Baca Juga: Contoh Form Reimburse & Surat Permohonan Reimbursement

5. Form pelaporan & incident

Jenis formulir ini digunakan untuk mendokumentasikan kejadian tertentu di tempat kerja. Penting untuk keperluan investigasi, perbaikan sistem, atau pelaporan resmi.

Contoh penggunaannya:

• Laporan insiden kecelakaan kerja
• Customer complaint form untuk tim CS atau sales
• Audit finding form untuk mencatat temuan selama audit
• Laporan kehilangan barang atau pelanggaran SOP

Baca Juga: Mengenal Risk Assessment Software, Pentingnya & Rekomendasi

Langkah-langkah membuat formulir online internal perusahaan

Agar formulir online internal benar-benar efektif dan sesuai kebutuhan, proses pembuatannya perlu dilakukan secara sistematis. Berikut langkah-langkah yang bisa diikuti:

1. Identifikasi kebutuhan & tujuan formulir

Langkah pertama adalah memahami dengan jelas untuk apa formulir dibuat. Ini akan menentukan struktur, alur, dan fitur yang dibutuhkan nantinya.

Hal-hal yang perlu Anda identifikasi:

• Tujuan utama form: apakah untuk approval, pengumpulan data, atau pelaporan
• Siapa yang akan mengisi dan siapa yang akan menerima atau memproses form
• Data apa saja yang harus dikumpulkan
• Apakah perlu alur approval, dan jika iya, seperti apa level dan urutannya

Dengan pemetaan ini, Anda bisa menghindari form yang terlalu rumit atau tidak relevan.

2. Pilih platform form builder yang tepat

Pemilihan platform sangat penting karena akan memengaruhi kemudahan pembuatan dan skalabilitas form ke depannya. Beberapa pertimbangan utama:

• Kemudahan penggunaan, terutama bagi non-teknikal
• Fitur automasi dan integrasi dengan sistem lain
• Keamanan data dan kontrol akses
• Kemampuan platform untuk menangani volume besar (skalabilitas)

Untuk perusahaan, platform low code/no code sangat direkomendasikan karena:

• Tidak perlu kemampuan coding
• Proses pembuatan form cukup dengan drag-and-drop
• Bisa di-deploy dengan cepat
• Fleksibel untuk kustomisasi alur dan tampilan sesuai kebutuhan bisnis

3. Desain struktur formulir

Setelah platform dipilih, susun pertanyaan atau field dalam form secara terstruktur dan logis.

Tips desain form yang baik:

• Urutkan pertanyaan dari umum ke spesifik
• Gunakan jenis input yang tepat: text field, dropdown, checkbox, date picker, file upload, atau signature
• Terapkan conditional logic, misalnya pertanyaan hanya muncul jika jawaban sebelumnya memenuhi kriteria tertentu
• Tambahkan validasi seperti field wajib isi, format email, atau nomor telepon
• Pastikan form bersifat mobile-friendly, agar mudah diakses kapan saja

4. Setup automasi & workflow

Agar proses approval dan notifikasi berjalan otomatis, Anda perlu mengatur alur kerja secara detail.

Beberapa konfigurasi penting:

• Approval flow: satu level, multi-level, atau parallel approval
• Notifikasi otomatis via email atau WhatsApp ke pengisi dan approver
• Integrasi dengan sistem lain, seperti HRIS, ERP, atau database internal
• Atur auto-assignment berdasarkan divisi, jabatan, atau tipe permintaan
• Tambahkan reminder otomatis jika form belum di-approve dalam waktu tertentu

5. Konfigurasi keamanan & akses

Keamanan data internal harus menjadi prioritas dalam setiap formulir online.

Langkah-langkah penting:

• Batasi akses form berdasarkan role atau departemen
• Atur approval authority berdasarkan level jabatan atau tanggung jawab
• Aktifkan audit trail untuk melacak aktivitas atau riwayat approval
• Enkripsi data sensitif seperti NIK, rekening, atau informasi pribadi lainnya
• Setup backup berkala untuk mencegah kehilangan data

6. Testing & deployment

Sebelum digunakan secara luas, penting untuk memastikan form sudah berjalan dengan baik.

Tahapan akhir ini meliputi:

• Lakukan internal testing dengan tim kecil
• Kumpulkan feedback, lalu revisi jika diperlukan
• Buat panduan penggunaan singkat agar user tidak kebingungan
• Deploy form ke seluruh organisasi
• Lakukan monitoring rutin, dan update form sesuai kebutuhan di lapangan

Contoh use case formulir online dengan automasi

Dengan bantuan automasi, formulir online tidak hanya berfungsi sebagai alat pengumpulan data, tapi juga menggerakkan alur kerja secara otomatis. Berikut beberapa contoh implementasi formulir online yang efisien di perusahaan:

Case 1: Form pengajuan cuti karyawan

Form ini mempermudah proses cuti yang sebelumnya manual dan lambat.

Alur automasinya:

• Karyawan mengisi form cuti secara online
• Sistem langsung mengirim permintaan ke atasan (direct manager) untuk persetujuan
• Jika disetujui, cuti otomatis tercatat di sistem HR dan kalender tim
• Karyawan menerima notifikasi otomatis tentang status pengajuan
• Data pengajuan tersimpan rapi untuk kebutuhan rekap atau audit cuti

Case 2: Form safety inspection harian

Cocok untuk industri yang punya standar K3 dan aktivitas lapangan rutin.

Alur automasinya:

• Supervisor mengisi checklist langsung dari perangkat mobile saat inspeksi
• Bila ditemukan unsafe condition, sistem otomatis membuat task untuk tim maintenance
• Foto dan titik lokasi GPS terekam sebagai bukti
• Laporan inspeksi langsung tergenerate dan dikirim ke HSE manager
• Semua data bisa dimonitor lewat dashboard real-time untuk mengecek kepatuhan harian

Case 3: Form IT support request

Mempercepat penanganan keluhan teknis tanpa perlu bolak-balik email.

Alur automasinya:

• User mengisi form permintaan bantuan IT sesuai kategori masalah
• Sistem otomatis meng-assign tiket ke IT support yang sesuai keahliannya
• Tim IT mengupdate status penanganan secara real-time (in progress, resolved, dll)
• Reminder otomatis dikirim jika SLA terlewat
• User menerima notifikasi setiap ada update, dan bisa memberikan rating saat tiket ditutup

Platform low code no code terbaik untuk form builder enterprise

Jika Anda mencari solusi praktis untuk membuat formulir online internal tanpa coding rumit, Mekari Officeless adalah pilihan platform low code no code form builder terbaik. 

Platform ini dirancang khusus untuk kebutuhan perusahaan skala menengah hingga besar, dengan fitur lengkap yang mendukung automasi, keamanan, dan skalabilitas tinggi.

Beberapa keunggulan Mekari Officeless sebagai form builder enterprise:

• Drag-and-drop builder yang intuitif, tanpa perlu coding
• Workflow persetujuan multi-level yang fleksibel
• Integrasi mudah dengan sistem internal (HRIS, ERP, dsb.)
• Mobile app native untuk iOS & Android
• Notifikasi real-time via email, WhatsApp, dan push notification
• Analitik lanjutan dan laporan yang bisa dikustom
• Kontrol akses berbasis role & audit trail
• Tanda tangan digital tersertifikasi
• Opsi deployment on-premise atau private cloud
• Mampu menangani ribuan pengguna dalam satu platform
• Tim support & training lokal dari Mekari

Bangun proses internal yang lebih efisien dan terdigitalisasi sepenuhnya. Pelajari lebih lanjut di platform low code no code form builder terbaik.