Business Process Diagram: Pengertian, Fungsi, Komponen, dan Contohnya

Business Process Diagram adalah urutan langkah-langkah penting dalam membentuk sebuah proses bisnis. Diagram ini berfungsi sebagai alat komunikasi yang jelas antara tim developer dan pemangku kepentingan.

Dalam dunia bisnis saat ini, diagram proses bisnis sangat penting untuk membantu memahami, menganalisis, dan meningkatkan kinerja operasional. Tujuannya agar proses bisnis berjalan lebih efisien dan efektif.

Apa Itu Business Process Diagram?

Menurut situs resmi Telkom University, Business Process Diagram (BPD) adalah representasi grafis yang menyajikan urutan langkah-langkah atau aktivitas dalam suatu proses bisnis secara sistematis dan terstruktur. Diagram ini membantu memperlihatkan bagaimana alur kerja (workflow) berjalan dari awal hingga akhir, termasuk interaksi antara berbagai elemen dalam proses bisnis tersebut.

Dalam ranah pengembangan sistem, istilah workflow diagram dan process flowchart juga kerap ditemui dan digunakan secara luas. Meskipun sekilas ketiganya mirip namun ternyata terdapat beberapa perbedaan penting.

Diagram Proses Bisnis merupakan diagram yang lebih lengkap karena tidak hanya menampilkan langkah aktivitas, tetapi juga interaksi dan pengambilan keputusan dalam konteks bisnis secara keseluruhan. Process Flowchart lebih menekankan urutan langkah prosedur secara teknis, dan Workflow Diagram lebih fokus pada aliran kerja berdasarkan peran pelaku atau siapa melakukan apa dalam proses tersebut.

Baca Juga: Contoh Manajemen Proses Bisnis dan Cara Penerapannya

Fungsi Business Process Diagram

Business Process Diagram (atau diagram proses bisnis) berfungsi untuk membantu semua pemangku kepentingan melihat rangkaian aktivitas secara berurutan. Dengan visualisasi ini, tim dapat :

• Mengetahui langkah‑langkah utama dari awal hingga akhir.
• Menyadari siapa yang bertanggung jawab pada tiap tahapan.
• Mengidentifikasi titik masuk dan keluar data atau keputusan.

Hasilnya, seluruh organisasi memiliki “peta jalan” yang jelas, sehingga tidak ada kebingungan tentang bagaimana proses seharusnya beroperasi.

Business Process Modeling & BPMN

Business Process Diagram adalah visual akhir yang menampilkan urutan aktivitas, keputusan, dan peristiwa dalam sebuah proses bisnis. Sebelum menyusun diagram ini, umumnya dilakukan pemodelan proses bisnis (business process modelling), yang kemudian dilanjutkan dengan penerapan standar Business Process Model and Notation (BPMN).

Business Process Modelling (BPM) merupakan tahap awal dalam perancangan proses bisnis yang meliputi pengumpulan data, identifikasi setiap langkah kegiatan, serta penetapan tujuan dari proses tersebut.

Setelah pemodelan selesai, proses dilanjutkan dengan penggunaan Business Process Model and Notation (BPMN), yaitu sebuah standar notasi visual yang menyediakan simbol-simbol seperti task, gateway, dan event untuk merepresentasikan hasil BPM secara sistematis, konsisten, dan mudah dipahami oleh berbagai pemangku kepentingan.

Hasilnya, Business Process Diagram siap dipresentasikan, dipelajari, dan dioptimalkan. Dengan alur ini, BPM memberi konteks, BPMN memberi bahasa visual, dan Business Process Diagram memberikan tampilan yang dapat langsung dipakai untuk analisis, pelatihan, atau otomatisasi proses.

Komponen Utama dalam Business Process Diagram

Sebuah diagram proses bisnis biasanya terdiri dari beberapa elemen penting berikut ini:

• Aktivitas (Activity): Merepresentasikan tindakan yang dilakukan dalam proses.
• Event: Titik awal, akhir, atau kejadian penting selama proses berlangsung.
• Gateway: Elemen untuk pengambilan keputusan, menunjukkan alur yang bercabang.
• Flow: Panah atau garis yang menunjukkan aliran proses dari satu elemen ke elemen lainnya.
• Swimlanes: Merupakan pembagian kolom atau area dalam diagram yang digunakan untuk mengelompokkan aktivitas berdasarkan peran, fungsi, atau departemen yang bertanggung jawab.

Jenis-Jenis Business Proces Diagram

BPD adalah visual utama yang mencakup seluruh alur kerja. Diagram Proses Bisnis Tradisional, Business Process Flow Diagram (BPFD), dan Workflow Diagram merupakan varian BPD yang menekankan aspek berbeda kesederhanaan, optimalisasi alur, atau integrasi system sesuai tujuan pemangku kepentingan.

Diagram Proses Bisnis Tradisional

• Fokus: penyajian linear dengan simbol standar (kotak aktivitas, panah, keputusan).
• Kegunaan: cocok untuk proses yang sudah mapan dan tidak memerlukan detail teknis; mudah dipahami semua pihak.

Business Process Flow Diagram (BPFD)

• Fokus: urutan langkah dan logika alur, menyoroti pergerakan barang atau informasi antar tahapan.
• Kegunaan: membantu mengidentifikasi hambatan dan peluang perbaikan pada alur kerja secara keseluruhan.

Workflow Diagram – Integrasi Sistem

• Fokus: interaksi antar sistem, aplikasi, atau layanan, lengkap dengan detail input‑output teknis.
• Kegunaan: memudahkan tim IT dan bisnis memahami aliran data, sehingga memfasilitasi integrasi dan automatisasi proses.

Baca Juga: 7 Platform No Code Workflow Automation: Otomasi Proses Bisnis

Contoh Business Process Diagram

Untuk lebih memahami, berikut adalah contoh business process diagram sederhana dalam konteks proses pemesanan produk secara online:

1. Pelanggan melakukan pemesanan.
2. Sistem memverifikasi ketersediaan produk.
3. Jika produk tersedia, pesanan dikonfirmasi.
4. Produk dikemas dan dikirim.
5. Pelanggan menerima barang dan proses selesai.

Dalam diagram, setiap langkah ini akan diwakili oleh kotak aktivitas dengan panah menghubungkan setiap langkah untuk menunjukkan aliran proses. Pengambilan keputusan apakah produk tersedia atau tidak akan ditunjukkan dengan gateway bercabang.

Baca Juga: Alternatif Business Process Management yang Lebih Efisien

Manfaat Menggunakan Business Process Diagram

Menggunakan business process diagram membawa banyak keuntungan bagi organisasi, antara lain:

• Visualisasi yang Jelas: Memudahkan semua pihak memahami bagaimana proses berjalan secara keseluruhan.
• Mengurangi Kesalahan dan Duplikasi: Dengan melihat proses secara benar, organisasi dapat mengurangi kerja ganda dan kesalahan dalam proses.
• Dokumentasi Proses: Membantu dalam pembuatan dokumentasi formal yang penting untuk pelatihan dan audit.
• Mengidentifikasi Bottleneck: Mempermudah analisis terhadap bagian-bagian proses yang menjadi sumber keterlambatan atau penurunan efisiensi.
• Mendukung Automasi: Diagram ini menjadi dasar untuk proses digitalisasi dan automasi bisnis.
• Meningkatkan Kolaborasi: Memfasilitasi komunikasi antar departemen dan fungsi dalam organisasi.

Cara Membuat Business Process Diagram

Untuk membuat business process diagram yang efektif, ada beberapa langkah yang perlu diikuti:

• Identifikasi Proses Bisnis: Tentukan proses mana yang akan didiagramkan.
• Tentukan Tujuan Diagram: Apakah untuk analisis, dokumentasi, atau perbaikan.
• Kumpulkan Informasi: Dari berbagai sumber, seperti pemangku kepentingan dan data proses.
• Tentukan Elemen Diagram: Pilih aktivitas, event, gateway, dan lain-lain sesuai kebutuhan.
• Visualisasikan Alur Proses: Gunakan simbol-simbol standar dan panah untuk menghubungkan setiap tahapan dalam proses secara runtut.
• Review dan Validasi: Pastikan diagram sudah akurat dan bisa dipahami.
• Update secara Berkala: Karena bisnis berubah, diagram harus selalu diperbarui.

Kesimpulan

Business Process Diagram (BPD) menjadi alat penting untuk memvisualisasikan alur kerja secara jelas, membantu komunikasi antar stakeholder, serta mendukung analisis dan perbaikan proses bisnis. 

Dengan BPD, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, mengidentifikasi hambatan, hingga menyiapkan pondasi untuk otomatisasi dan digitalisasi proses.

Namun, agar manfaat BPD benar-benar optimal, perusahaan memerlukan dukungan sistem yang terintegrasi. Di sinilah solusi SaaS dari Mekari hadir. 

Dengan ekosistem software yang mencakup akuntansi, perpajakan, HR, CRM, hingga manajemen operasional, Mekari membantu bisnis menjalankan proses end-to-end dalam satu platform terhubung. 

Hasilnya, perusahaan tidak hanya memiliki visualisasi proses bisnis yang rapi, tetapi juga infrastruktur digital yang siap mendukung pertumbuhan berkelanjutan.

Referensi

Telkom University. ”Business Process Diagram: Definition, Elements, and Examples”