Biaya Pengadaan dan 10 Strategi Cost Reduction dalam Procurement

Setiap bisnis membutuhkan barang dan jasa, namun biaya pengadaan sering kali terabaikan. Padahal, pengadaan yang tidak efisien bisa membuat biaya membengkak karena masalah seperti keterlambatan atau barang yang tidak sesuai.

Menekan biaya pengadaan penting untuk meningkatkan keuntungan. Dengan memahami asal biaya ini dan memanfaatkan proses yang tepat, Anda bisa menghemat pengeluaran dan memperkuat supply chain serta hubungan dengan pemasok.

Baca Juga: Strategi Cost Control & Contoh Penerapannya

Biaya pengadaan / procurement cost

Biaya pengadaan (procurement cost) merujuk pada total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa yang dibutuhkan. 

Biaya ini meliputi berbagai pengeluaran mulai dari proses pencarian dan seleksi pemasok, biaya negosiasi, pengiriman, hingga biaya administrasi yang terkait dengan transaksi.

Beberapa faktor yang mempengaruhi tingginya biaya pengadaan antara lain:

• Kualitas dan spesifikasi barang/jasa
• Negosiasi dengan pemasok
• Frekuensi dan volume pengadaan
• Logistik dan pengiriman

Adapun proses yang seringkali membuat biaya pengadaan membengkak adalah kurangnya perencanaan dan pengelolaan, keterlambatan dalam pengiriman, dan tidak adanya pengawasan ketat.

Baca Juga: Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Jenis jenis procurement cost

Beberapa jenis biaya pengadaan yang perlu dipahami oleh tim keuangan adalah sebagai berikut:

Berikut adalah penjelasan tentang jenis-jenis biaya pengadaan:

1. Biaya dasar

Ini adalah harga barang atau jasa yang dibeli. Bisnis biasanya berusaha menurunkan biaya dasar dengan memanfaatkan skala ekonomi dan negosiasi strategis pada tahap kontrak.

2. Biaya pembelian

Biaya yang tim pengadaan keluarkan untuk menjalankan tugas mereka. Termasuk di dalamnya biaya tenaga kerja tidak langsung seperti entri data, manajemen file, serta komunikasi dengan departemen lain.

3. Biaya transportasi

Biaya yang dikeluarkan untuk mengirimkan barang atau jasa. Anda bisa coba mengurangi biaya ini dengan menjalin hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan penyedia layanan pengiriman.

4. Biaya kontrak dan negosiasi

Biaya yang tim pengadaan keluarkan selama proses negosiasi, termasuk biaya konsultasi dengan tim legal. Meskipun penting untuk mendapatkan harga terbaik, biaya ini harus dipertimbangkan agar tidak melebihi manfaat yang didapat.

5. Pajak dan biaya bea cukai

Biaya yang muncul saat perusahaan mengimpor barang dari pemasok luar negeri. Proses ini memerlukan staf khusus dan waktu yang signifikan, sehingga perlu diperhitungkan dengan baik.

6. Biaya broker inventaris

Biaya yang terkait dengan pengelolaan inventaris oleh pihak ketiga. Jika melibatkan pengiriman internasional, biaya ini bisa cepat membengkak.

10 cara mengefisiensikan procurement cost

Berikut adalah 10 cara mengefisiensikan biaya pengadaan yang bisa diterapkan oleh tim keuangan:

1. Analisis kebutuhan pengadaan

Sebelum membeli, pastikan untuk menganalisis dengan teliti apa yang benar-benar dibutuhkan. Ini membantu menghindari pembelian berlebihan dan mengoptimalkan sumber daya yang ada.

2. Bangun hubungan jangka panjang dengan vendor

Hubungan yang baik dengan vendor bisa menghasilkan harga lebih baik, pengiriman lebih cepat, dan kualitas yang lebih tinggi. Ini juga mempermudah negosiasi dan pengaturan pembayaran yang lebih fleksibel.

3. Gunakan teknologi pengadaan

Manfaatkan e-procurement untuk mempercepat proses pengadaan, mengurangi waktu dan tenaga yang dibutuhkan, serta mengidentifikasi peluang penghematan melalui analisis data.

4. Lakukan pembelian dalam volume besar

Pembelian dalam jumlah besar sering kali disertai dengan diskon. Negosiasikan harga lebih baik dengan vendor untuk mengurangi biaya per unit tanpa mengorbankan kualitas.

5. Terapkan konsep Just-in-Time (JIT)

Dengan JIT, barang hanya dibeli saat dibutuhkan, mengurangi biaya penyimpanan dan menghindari barang kedaluwarsa. Ini juga mendorong hubungan lebih erat dengan vendor untuk pengiriman tepat waktu.

6. Riset pasar secara berkala

Melakukan riset pasar membantu memantau tren harga, kualitas, dan opsi vendor. Pengetahuan ini memungkinkan negosiasi yang lebih baik dan membuka peluang untuk menemukan alternatif yang lebih murah.

7. Latih tim pengadaan

Tim yang terlatih dengan baik dalam negosiasi, analisis biaya, dan manajemen hubungan vendor dapat membuat proses pengadaan lebih efisien dan efektif, sekaligus mengidentifikasi cara-cara baru untuk menghemat biaya.

8. Manfaatkan sumber daya lokal

Menggunakan pemasok lokal mengurangi biaya pengiriman, mempercepat waktu pengiriman, dan meminimalkan dampak lingkungan. Selain itu, ini dapat meningkatkan citra perusahaan.

9. Evaluasi vendor secara menyeluruh

Pilih vendor dengan reputasi, pengalaman, dan kapasitas yang sesuai untuk mengurangi risiko biaya tambahan akibat kualitas yang buruk.

10. Optimalkan penggunaan e-procurement

Sistem e-procurement dapat memangkas biaya dan waktu dengan mengotomatisasi seluruh proses dari pengadaan hingga pembayaran, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan transparansi data. Manfaatnya termasuk:

• Mengurangi kesalahan dan waktu proses.
• Minimalkan biaya dokumen manual.
• Memudahkan pemantauan dan identifikasi penghematan.
• Mempermudah hubungan dan negosiasi.
• Menghindari pembelian berlebihan.
• Membantu keputusan lebih efisien.

Rekomendasi eProcurement untuk efisiensi biaya pengadaan

Kesimpulannya, untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pengadaan, penggunaan sistem eProcurement seperti Mekari Officeless dapat menjadi solusi yang sangat efektif. 

Dengan fitur otomatisasi proses, transparansi data, dan pengelolaan vendor yang lebih baik, Mekari Officeless membantu perusahaan meminimalkan biaya administrasi dan meningkatkan kontrol terhadap seluruh proses pengadaan. 

Selain itu, Mekari Officeless dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Kami menciptakan solusi terkustomisasi yang sesuai, bahkan untuk proses bisnis yang lebih kompleks. 

Untuk solusi pengurangan biaya pengadaan yang lebih optimal, kunjungi Mekari Officeless eProcurement.