Apa Itu Arsip Digital, Contoh, dan Cara Membuatnya

Setiap organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintah, maupun lembaga pendidikan, pasti memiliki dokumen-dokumen penting yang perlu disimpan dan dikelola dengan baik.

Dokumen-dokumen tersebut bisa berupa surat-menyurat, laporan keuangan, data karyawan, akta perusahaan, dan sebagainya.

Seiring berkembangnya teknologi, metode pengarsipan dokumen pun bertransformasi dari sistem konvensional (fisik) menjadi sistem digital.

Arsip digital kini menjadi solusi modern yang lebih efisien, aman, dan mudah diakses.

Apa itu arsip digital?

Arsip digital adalah kumpulan dokumen yang disimpan dalam format elektronik, baik itu teks, gambar, audio, video, atau format lainnya. Arsip digital disimpan pada media penyimpanan elektronik, seperti komputer, hard disk, server, atau cloud storage.

Sederhananya, arsip digital adalah representasi digital dari dokumen fisik yang telah dipindai (scan) atau dokumen yang memang dibuat dan disimpan secara digital sejak awal.

Berbeda dengan arsip konvensional yang disimpan dalam bentuk fisik (kertas), arsip digital menawarkan banyak keunggulan, seperti kemudahan akses, keamanan data yang lebih baik, dan penghematan ruang penyimpanan.

Baca Juga: Memahami Apa Itu Digitalisasi Dokumen: Panduan Lengkap

Langkah-langkah digitalisasi arsip

Berikut adalah langkah-langkah membuat arsip digital yang efektif:

1. Rencanakan dan siapkan dokumen

Sebelum memulai, kumpulkan semua dokumen fisik yang ingin Anda arsipkan terlebih dahulu.

Anda juga dapat mulai mengelompokkannya berdasarkan kategori dokumen, seperti invoice, kontrak kerja, legal, dan lain-lain.

2. Pindai dan ekstrak data dari dokumen

Gunakan scanner beresolusi minimal 300 DPI atau aplikasi scan dokumen di HP untuk menangkap gambar dokumen dengan tajam.

Anda juga dapat memanfaatkan OCR (Optical Character Recognition) mengekstrak data penting dari dokumen secara otomatis saat memindainya.

Bahkan, software OCR yang memiliki dukungan AI seperti machine learning dan NLP mampu mengidentifikasi dan mengklasifikasi informasi tersebut berdasarkan metrik yang Anda butuhkan.

Dengan demikian, arsip digital yang Anda hasilkan sudah terstruktur sehingga tidak perlu lagi melakukan input data secara manual.

3. Simpan dan Kelola dengan Aman

Unggah dokumen digital ke sistem penyimpanan terpusat dengan struktur folder otomatis dan fitur pencarian cerdas. 

Terapkan enkripsi end-to-end atau gunakan aplikasi arsip digital yang tersertifikasi keamanannya untuk menjaga keamanan serta ketersediaan data dalam jangka panjang.

Contoh arsip digital

Berikut adalah beberapa contoh arsip digital yang umum ditemukan di berbagai organisasi:

1. Dokumen teks: Surat, memo, laporan, kontrak, dan dokumen tertulis lainnya yang disimpan dalam format digital, seperti PDF, DOC, atau TXT.
2. Gambar digital: Foto, scan dokumen, blueprint, dan gambar lainnya yang disimpan dalam format digital, seperti JPEG, PNG, atau TIFF.
3. Audio digital: Rekaman suara, musik, dan file audio lainnya yang disimpan dalam format digital, seperti MP3, WAV, atau AAC.
4. Video digital: Rekaman video, film, dan file video lainnya yang disimpan dalam format digital, seperti MP4, AVI, atau MOV.
5. Data terstruktur: Data yang disimpan dalam database atau spreadsheet, seperti data karyawan, data keuangan, dan data pelanggan.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat dan Mengelola Arsip Digital

Manfaat arsip digital

Arsip digital memberikan banyak manfaat bagi organisasi, di antaranya:

• Kemudahan akses: Arsip digital dapat diakses dengan mudah dan cepat oleh siapa saja yang memiliki hak akses, kapan pun dan di mana pun.
• Efisiensi ruang: Arsip digital tidak membutuhkan ruang fisik yang besar seperti arsip konvensional. Anda dapat menghemat ruang kantor dan mengurangi biaya sewa atau pembelian ruang penyimpanan.
• Keamanan data: Arsip digital dapat dilindungi dengan sistem keamanan yang lebih baik, seperti password, enkripsi, dan akses terbatas. Ini mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan data akibat bencana alam, kecelakaan, atau pencurian.
• Pelestarian dokumen: Arsip digital dapat dipertahankan dalam jangka waktu yang lama tanpa mengalami kerusakan fisik seperti arsip kertas yang rentan pudar, lapuk, atau robek.
• Kemudahan pencarian: Arsip digital memudahkan Anda dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Anda dapat mencari berdasarkan kata kunci, tanggal, atau kriteria lainnya.
• Hemat biaya: Meskipun ada biaya awal untuk digitalisasi dokumen, dalam jangka panjang arsip digital dapat menghemat biaya operasional, seperti biaya kertas, tinta, perawatan dokumen, dan ruang penyimpanan.
• Ramah lingkungan: Arsip digital mengurangi penggunaan kertas, sehingga lebih ramah lingkungan.

Kesimpulan

Arsip digital adalah solusi modern untuk pengelolaan dokumen yang lebih efisien, aman, dan mudah diakses. Dengan menerapkan arsip digital, Anda dapat meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, dan mempermudah akses terhadap informasi penting.

Salah satu cara melakukan arsip digital adalah dengan memanfaatkan software yang mampu mendigitalisasi dokumen secara otomatis dan akurat.

Mekari Stream hadir sebagai solusi tepat untuk kebutuhan tersebut. Didukung teknologi AI dan OCR, Mekari Stream dapat membantu Anda mendigitalisasi berbagai jenis dokumen, mengekstrak data penting, dan menyimpannya dalam format terstruktur.

Kunjungi website kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang software OCR Mekari Stream dan bagaimana solusi ini dapat membantu bisnis Anda.

Referensi

• Kementerian Keuangan RI. “Pengelolaan Arsip Elektronik”
• Easy. “ What is Digital Archive”