Pertumbuhan bisnis adalah fase yang menjanjikan, tetapi juga menantang. Saat bisnis mulai berkembang, bukan hanya pendapatan yang meningkat, melainkan jumlah karyawan ikut bertambah, proses kerja menjadi lebih kompleks, dan kebutuhan operasional pun semakin beragam.
Di tengah dinamika tersebut, banyak pemilik atau pengelola bisnis yang tidak menyadari satu risiko penting, yaitu pengeluaran yang ikut membengkak tanpa kendali. Tanpa sistem pengelolaan yang tertata, biaya bisa tersebar ke berbagai area tanpa arah yang jelas dan sulit dilacak.
Dalam artikel ini, kita akan membahas empat area utama pengeluaran yang sering terabaikan, serta strategi pengelolaan yang dapat membantu Anda mengendalikannya secara lebih efisien.
Tantangan Biaya di Perusahaan yang Sedang Bertumbuh
Perusahaan yang sedang memasuki fase pertumbuhan akan mengalami dinamika yang berubah drastis pada pengelolaan biaya. Hal-hal yang sebelumnya bisa diselesaikan melalui obrolan singkat atau dokumen sederhana, kini harus melewati berbagai level dan prosedur.
1. Pengajuan Reimbursement Semakin Menumpuk
Pertumbuhan bisnis biasanya disertai dengan peningkatan aktivitas operasional, mulai dari biaya transportasi, hiburan untuk klien, hingga kebutuhan mendadak. Akibatnya, permintaan reimbursement pun meningkat dan antrean persetujuan menjadi semakin panjang, terutama jika melibatkan banyak divisi.
2. Sulitnya Melacak Pengeluaran Secara Akurat
Tanpa sistem yang terintegrasi, melacak total pengajuan, pengeluaran yang sudah dibayarkan, dan sisa anggaran menjadi pekerjaan yang rumit. Semakin banyak transaksi dan permintaan, semakin besar pula potensi data tercecer atau tidak sinkron.
3. Ketergantungan pada Proses Manual yang Tidak Efisien
Banyak perusahaan yang masih mengandalkan metode manual, seperti spreadsheet, foto struk, atau komunikasi via chat dan email untuk mencatat dan menyetujui pengeluaran. Proses ini tidak hanya memakan waktu lebih lama, tapi juga rentan terjadi kesalahan input, duplikasi, atau bahkan kehilangan data penting.
Area Biaya yang Perlu Diawasi dan Dioptimalkan
Selain reimbursement, masih banyak area biaya yang perlu diawasi dan dioptimalkan agar tidak terjadi kebocoran. Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Biaya Operasional Harian
Pengeluaran untuk hal-hal yang terlihat kecil namun frekuensinya tinggi, seperti transportasi, ATK, makanan, dan biaya berlangganan software, tidak boleh disepelekan. Setiap pengeluarannya harus tercatat dengan baik.
Solusi yang bisa dilakukan di antaranya adalah digitalisasi proses pengajuan dan approval biaya operasional menggunakan software berbasis cloud seperti Mekari Expense.
Mekari Expense adalah software expense management, yang dirancang untuk mengelola pengeluaran bisnis lebih mudah dengan mengotomasi proses pengajuan, approval, dan reimbursement; melacak pengeluaran karyawan untuk biaya perjalanan dinas, bayar tagihan subscription; dan mengelola biaya operasional lainnya.
2. Biaya Rekrutmen dan Sumber Daya Manusia (SDM)
Iklan lowongan, proses seleksi manual, hingga kesalahan dalam memilih kandidat adalah contoh pengeluaran di area rekrutmen yang bisa membengkak jika tidak dikelola dengan tepat. Proses yang lambat dan tidak efisien tak hanya menguras anggaran, tetapi juga menghambat produktivitas karena posisi penting dibiarkan kosong terlalu lama.
Salah satu cara efektif untuk menekan biaya dan mempercepat proses rekrutmen adalah dengan memanfaatkan platform pasang loker yang bisa menjangkau jutaan kandidat seperti KitaLulus.
Platform ini dirancang untuk membantu HR menemukan kandidat yang tepat dalam waktu singkat dan dengan biaya yang jauh lebih efisien, melalui fitur seperti pasang iklan lowongan gratis, skrining otomatis CV, serta dashboard terpusat untuk mengelola seluruh pelamar.
3. Biaya Perjalanan dan Entertain Klien
Perjalanan dinas menjadi aktivitas yang umum saat bisnis mulai berkembang, terutama ketika tim perlu melakukan kunjungan ke cabang, menghadiri pertemuan dengan klien, atau mengikuti agenda luar kantor. Meski terlihat sebagai kebutuhan operasional rutin, biaya perjalanan bisa membengkak jika tidak ada kontrol yang jelas.
Tanpa kebijakan yang terstruktur, seperti batasan pengeluaran atau standar akomodasi, perusahaan berisiko mengeluarkan dana lebih dari yang seharusnya. Oleh karena itu, penting untuk menetapkan pedoman perjalanan yang transparan dan memastikan setiap pengeluaran dilaporkan secara akurat.
4. Biaya yang Tidak Terdeteksi (Hidden Cost)
Tidak semua pengeluaran tercatat secara langsung dalam laporan keuangan. Biaya-biaya tersembunyi seperti keterlambatan proses approval, pengajuan ganda, atau kesalahan input data sering kali tidak disadari, namun tetap berdampak pada efisiensi operasional.
Jika dibiarkan, akumulasi dari biaya-biaya ini dapat membebani anggaran perusahaan secara signifikan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu meninjau ulang alur kerja administratif dan mendorong transparansi dalam setiap proses keuangan internal.
Prinsip Efisiensi Biaya untuk Perusahaan Bertumbuh
Efisiensi biaya bukan hanya soal memangkas pengeluaran, tetapi juga tentang bagaimana perusahaan mengelola anggarannya secara cerdas dan terstruktur. Berikut tiga prinsip utama yang dapat Anda terapkan:
- Otomatisasi Proses
Kurangi ketergantungan pada proses manual dan mulai gunakan sistem otomatis untuk pengajuan, persetujuan, hingga pencatatan pengeluaran. Selain mempercepat alur kerja, otomatisasi juga membantu meminimalkan kesalahan yang sering terjadi dalam proses administratif. - Integrasi Antar Fungsi
Pastikan sistem keuangan, HR, dan operasional saling terhubung dalam satu alur yang terpadu. Integrasi ini memungkinkan data mengalir dengan lancar antar tim, sehingga memudahkan pemantauan dan pengambilan keputusan berbasis informasi yang konsisten. - Keputusan Berbasis Data
Dengan pemantauan pengeluaran secara real-time, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan terukur. Pendekatan berbasis data ini jauh lebih efektif dibandingkan hanya mengandalkan intuisi atau perkiraan semata.
Checklist Penerapan Efisiensi Biaya
Penerapan efisiensi biaya tidak harus rumit. Melalui langkah-langkah kecil yang terstruktur berikut ini, perusahaan bisa merasakan dampak yang besar:
✅ Lakukan audit biaya secara berkala
✅ Identifikasi dan prioritaskan pos pengeluaran paling krusial
✅ Terapkan SOP yang jelas untuk proses pengajuan dan persetujuan biaya
✅ Gunakan software manajemen pengeluaran seperti Mekari Expense untuk pencatatan dan kontrol yang lebih efisien
✅ Evaluasi efektivitas rekrutmen dan optimalkan biaya SDM melalui software rekrutmen seperti KitaLulus
Kunci Efisiensi adalah Transparansi dan Otomatisasi
Bisnis yang sedang bertumbuh memang perlu bergerak cepat, namun tetap terkendali. Saat proses dan tim yang terlibat semakin kompleks, maka efisiensi akan tercapai jika transparansi dan sistem yang mendukung otomatisasi diterapkan.
Dengan menggunakan software manajemen pengeluaran bisnis seperti Mekari Expense, tim Anda bisa fokus pada pertumbuhan bisnis, bukan teralihkan kepada hal-hal seperti birokrasi maupun approval yang harus dilakukan manual.
Yuk cari tahu, bagaimana Mekari Expense bisa membantu tim Anda untuk bekerja lebih efisien hari ini!
