Alternatif Business Process Management yang Lebih Efisien

Business process management (BPM) telah lama menjadi andalan untuk mengelola alur kerja dengan lebih terstruktur. Namun, kini muncul solusi baru yang makin banyak diperbincangkan: low-code no-code (LCNC). 

Banyak yang percaya bahwa LCNC adalah masa depan BPM, menawarkan cara yang lebih cepat, mudah, dan fleksibel untuk mengoptimalkan proses bisnis. 

Dalam artikel ini, Mekari akan mengulas apa itu BPM, bagaimana LCNC bekerja, dan bagaimana teknologi ini bisa membuat BPM lebih efisien.

Business process management

BPM atau business process management adalah cara yang terstruktur untuk meningkatkan cara kerja organisasi. Prosesnya melibatkan pemodelan, analisis, perancangan, hingga pengoptimalan agar lebih efisien dan mudah beradaptasi dengan perubahan.

Dengan BPM, bisnis dapat: 

• Meningkatkan efisiensi
• Menurunkan biaya
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Mengambil keputusan yang lebih tepat, menjadikan bisnis lebih kuat dan bisa bersaing di pasar

Namun, implementasi BPM sering kali dihadapkan pada berbagai tantangan, seperti proses yang kompleks, biaya yang tinggi, serta kesulitan dalam mengubah kebiasaan atau koordinasi antar departemen. 

Untungnya, teknologi kini hadir sebagai solusi. Alat seperti business process management software, AI, dan otomatisasi lewat RPA bisa membuat proses menjadi lebih cepat, mudah dipantau, dan jauh lebih efisien.

5 tahap business process management lifecycle

Dalam memahami business process management (BPM), penting untuk mengetahui lima tahap utama yang membentuk siklusnya.

1. Desain

Tahap desain adalah langkah pertama yang sangat penting. Di sini, Anda mempelajari kondisi proses bisnis yang ada dan menyusun rencana perbaikan.

Mulai dengan mengidentifikasi tujuan yang ingin dicapai dan menentukan proses mana yang perlu didesain ulang, dengan menjawab beberapa pertanyaan ini: 

• Apa tujuan bisnis kita?
• Proses mana yang perlu diperbaiki untuk mencapai tujuan tersebut?
• Apa saja masalah utama dalam proses bisnis saat ini?
• Seperti apa kondisi proses kita sekarang?
• Siapa saja yang harus terlibat dalam tahap desain?
• Apakah ada proses baru yang perlu diperkenalkan?

Tim yang terlibat harus terdiri dari berbagai pihak, seperti analis bisnis dan ahli yang mengerti proses tersebut. Ini adalah langkah awal untuk memikirkan bagaimana proses bisa lebih efisien.

2. Pemodelan

Setelah menganalisis proses bisnis, saatnya untuk mulai memodelkannya. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengidentifikasi input dan output dari setiap proses. 

Input adalah segala hal yang masuk ke dalam proses, seperti bahan baku atau informasi, sementara output adalah hasil yang keluar dari proses, seperti produk jadi atau layanan.

Di tahap ini, langkah-langkahnya adalah: 

• Menggambar alur langkah demi langkah menggunakan diagram alur (flowchart). Proses ini akan membantu melihat alur kerja secara jelas, termasuk skenario yang mungkin terjadi seperti pembatalan pesanan. 
• Pertimbangkan apakah proses bisa diotomatisasi agar lebih efisien dan mengurangi kesalahan.
• Lakukan evaluasi untuk menentukan apakah proses tersebut penting atau bisa dihilangkan dengan membandingkan biaya dan manfaatnya.

3. Eksekusi

Di tahap eksekusi, Anda mulai menerapkan proses yang telah dirancang. Sebelum menerapkan proses baru secara penuh, penting untuk mengujinya dalam skala kecil untuk memastikan bahwa semuanya berjalan seperti yang diharapkan. 

Ini membantu mengidentifikasi masalah dan melakukan penyesuaian sebelum diterapkan secara luas.

4. Pemantauan

Setelah eksekusi, Anda perlu memantau jalannya proses menggunakan metrik dan indikator kinerja (KPI). Ini dilakukan agar Anda bisa melihat apakah ada bagian yang perlu diperbaiki atau dioptimalkan lebih lanjut.

Metrik ini bisa berbeda tergantung pada jenis bisnis dan proses yang ingin diperbaiki, namun beberapa contoh umum adalah waktu siklus, kepuasan pelanggan, tingkat kesalahan, dan produktivitas.

5. Optimasi

Tahap akhir dalam proses, yakni optimasi, berfokus pada perbaikan berkelanjutan dari proses bisnis yang sudah diidentifikasi, didokumentasikan, dan dianalisis. Tujuan tahap ini adalah membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.

Optimasi proses sangat penting karena membantu bisnis mencapai hasil yang diinginkan sembari mengurangi biaya. Perusahaan harus terus berusaha menemukan cara untuk menghasilkan lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Jenis-jenis business process management

Setiap jenis BPM memiliki ciri khas dan aplikasi yang berbeda, tergantung kebutuhan dan proses yang ingin dioptimalkan.

1. Human-centric BPM

Human-centric BPM berfokus pada proses yang melibatkan banyak keputusan manusia. Proses ini biasanya melibatkan kreativitas, empati, dan interaksi langsung. 

Misalnya, dalam sebuah rumah sakit, proses pendaftaran pasien dan penjadwalan perawatan melibatkan komunikasi langsung antara petugas administrasi dan pasien. Keputusan yang diambil oleh petugas sangat bergantung pada situasi dan kebutuhan spesifik pasien.

2. Document-centric BPM

BPM jenis ini berkaitan dengan proses yang melibatkan dokumen, baik berupa dokumen fisik maupun elektronik. Proses ini harus dikelola dengan teliti untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan regulasi yang berlaku. 

Misalnya, di sebuah perusahaan asuransi, proses klaim yang melibatkan pengumpulan dokumen pelanggan, verifikasi, dan persetujuan klaim memerlukan pengelolaan yang teliti dan dokumentasi yang lengkap untuk memastikan kepatuhan dan kelancaran proses.

3. Integration-centric BPM

Untuk BPM jenis ini, fokus utamanya adalah integrasi dan otomatisasi sistem. Proses ini menghubungkan berbagai aplikasi seperti ERP, CRM, dan HRMS, untuk memudahkan akses aplikasi, data, dan layanan melalui konektor dan API. 

Yang menarik, kini ada solusi BPM berbasis platform low-code atau no-code yang memungkinkan integrasi ini tanpa perlu banyak coding. Bisnis bisa menghubungkan berbagai sistem secara cepat dan efisien, tanpa memerlukan keahlian coding yang kompleks.

Masa depan business process management

Di masa depan, teknologi low-code/no-code akan memainkan peran penting dalam mengubah cara bisnis mengelola proses mereka. Berikut beberapa alasan mengapa teknologi ini sangat penting untuk BPM:

1. Solusi cepat dan hemat biaya

Low-code/no-code memungkinkan perusahaan untuk menciptakan solusi dengan lebih cepat dan biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan sistem tradisional seperti ERP.

2. Akses lebih luas

Teknologi ini membuat BPM lebih mudah diakses oleh berbagai jenis bisnis, dari perusahaan besar hingga usaha kecil dan menengah.

3. Mendemokratisasi BPM

Dengan solusi low-code no-code, kekuatan dalam mengoptimalkan proses tidak hanya ada di tangan tim IT. Pengguna bisnis juga bisa terlibat langsung dalam merancang dan memperbaiki alur kerja mereka sendiri.

4. Kontrol lebih besar

Pengguna bisnis mendapatkan kontrol lebih besar terhadap proses yang mereka kelola, yang memungkinkan adaptasi yang lebih cepat terhadap perubahan dan tantangan pasar.

Dengan teknologi ini, BPM menjadi lebih fleksibel, efisien, dan terjangkau bagi semua jenis perusahaan, membuka peluang besar bagi inovasi dan pengembangan bisnis.

Alternatif dari business process management: low code no code platform

Untuk mengelola proses bisnis, ada dua pilihan utama: Business Process Management System (BPMS) tradisional dan platform low-code/no-code (LCNC). 

Keduanya berfungsi untuk mengoptimalkan alur kerja, namun ada perbedaan besar dalam cara kerjanya.

1. Waktu implementasi

BPMS tradisional membutuhkan waktu lama untuk diterapkan, bahkan bisa sampai enam bulan untuk pengaturan dan implementasi di tempat. 

Sementara itu, platform LCNC lebih cepat dan mudah dipasang, umumnya berbasis cloud dan bisa langsung digunakan dalam hitungan hari atau minggu.

Baca Juga: Rekomendasi 10 No Code App Builder Terbaik untuk Membuat Aplikasi

2. Biaya

Platform LCNC jauh lebih terjangkau dibandingkan dengan BPMS tradisional. Ini karena LCNC tidak tidak memerlukan investasi besar dalam infrastruktur on-premise seperti server dan perangkat keras lainnya. 

BPMS tradisional, di sisi lain, biasanya membutuhkan infrastruktur yang lebih besar dan mahal, serta biaya pemeliharaan yang berkelanjutan.

3. Kemudahan penggunaan

Dengan platform LCNC, karyawan biasa yang tidak memiliki pengalaman teknis bisa membuat solusi BPM dengan pelatihan minimal. 

Berbeda dengan BPMS tradisional yang membutuhkan pelatihan formal dan pemahaman tentang coding. 

4. Integrasi dengan solusi third-party SaaS

Platform LCNC lebih fleksibel dan dapat dengan mudah diintegrasikan dengan solusi third-party SaaS. Ini memberikan jangkauan fungsi yang lebih luas, bahkan lebih dari BPMS tradisional yang sering kali sulit untuk diintegrasikan dengan berbagai sistem lain.

Secara keseluruhan, low code no code berdampak lebih besar daripada BPMS tradisional karena: 

• Lebih aksesibel: Tidak bergantung pada tim IT untuk membangun solusinya 
• Lebih fleksibel: Sesuaikan untuk beradaptasi lebih cepat dengan perubahan pasar
• Lebih hemat biaya dan waktu: Biaya lebih rendah dan implementasi lebih cepat

Rekomendasi low code no code platform untuk optimasi BPM

Menemukan cara yang lebih mudah dan efisien untuk mengelola proses bisnis menjadi hal yang sangat penting. Di sinilah Mekari Officeless hadir sebagai solusi. 

Dengan platform low-code/no-code yang user-friendly, Mekari Officeless memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses bisnis tanpa harus menguasai coding yang rumit.

Keunggulan dari Mekari Officeless adalah:

• Effortless integration: Menghubungkan aplikasi dengan berbagai ekosistem lainnya jadi jauh lebih mudah. Semua bisa berjalan lancar, tanpa harus khawatir soal kesulitan integrasi.
• Unified data management: Semua data bisa dikelola dalam satu tempat, membuat akses dan kontrol jadi lebih terorganisir dan efisien.
• Flexible deployment: Dengan berbagai pilihan tempat penerapan—baik itu on-premises atau cloud pribadi—Mekari Officeless memberi fleksibilitas yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Dengan semua kemudahan ini, Mekari Officeless membantu perusahaan untuk tetap agile, mengelola proses dengan lebih efisien, dan beradaptasi lebih cepat tanpa memerlukan biaya atau waktu yang besar.

Referensi

Kissflow. ”Low-Code Vs. BPM”
Process Excellence Network. ”Future of BPM: Low-code/no-code technology”