Document Management System

Sistem manajemen dokumen & database lengkap, dengan workflow terkustomisasi

Aplikasi siap pakai untuk kebutuhan sistem manajemen dokumen yang terstruktur, aman, dan dengan kustomisasi workflow.

WhatsApp sales Konsultasi gratis

Menyatukan database dan proses manajemen dokumen enterprise terfragmentasi

Mekari Officeless menyediakan modul dengan adaptabilitas penuh, bantu masalah operasional procurement bisnis enterprise

Ikon grafik batang putih menunjukkan tiga batang meningkat dengan panah melengkung ke atas, di atas latar gradien biru dengan sudut membulat — simbol pertumbuhan atau peningkatan kinerja.

Kontrak tersebar

Perubahan dokumen yang berjalan tidak terkelola, sehingga versi lama & tanggal penting kontrak sering terlewat.

Stopwatch putih bergaya ikon menunjukkan jarum sekitar pukul dua, terletak pada latar belakang gradasi warna hijau-teal.

Audit kerja manual

Siklus audit manual dengan jejak aktivitas terpisah di banyak drive, memperbesar risiko saat tinjauan kepatuhan.

Gembok putih bergaya minimalis dengan lubang kunci bulat, muncul di tengah latar merah gradasi, menandakan konsep keamanan atau penguncian pada antarmuka aplikasi.

Data sensitif tidak aman

Dokumen dan kebijakan internal tersimpan di drive yang tidak terkelola, sehingga rawan bocor dan sulit didistribusikan.

Palu hakim putih miring seolah sedang diketok, ditampilkan sebagai ikon di tengah latar oranye gradasi pada kotak dengan sudut-sudut membulat.

Akses sulit dikontrol

Tanpa kontrol akses terpusat, tim IT kesulitan mengelola izin folder secara manual dan rawan terjadi celah keamanan.

Workflow unggah hingga database audit-ready yang dapat disesuaikan

Pembuatan & unggah dokumen

Dokumen dibuat lewat template standar atau unggahan aman, dengan struktur folder, penomoran, dan metadata versi.

Review & persetujuan terkontrol

Dokumen berjalan lewat rantai approval yang sudah dikonfigurasi, dari status Draft hingga Disetujui, dengan pengawasan penuh.

Publikasi basis pengetahuan

Dokumen yang sudah terverifikasi disatukan dalam repository terpusat, sementara revisi lama otomatis tidak lagi aktif.

Pencarian, distribusi, & audit

Akses dokumen lebih cepat lewat pencarian berbasis filter, lengkap dengan jejak audit detail yang tidak bisa diubah.

Kontrol akses berbasis peran (RBAC)

Hierarki folder dan izin tingkat akses memastikan hanya pengguna berwenang yang bisa mengakses dokumen.

Berbagi aman & preview dokumen

Dokumen bisa dibagikan ke pihak eksternal lewat link berbatas waktu, dan dipratinjau langsung di browser tanpa diunduh.

Mengapa memilih Mekari Officeless
untuk software DMS Anda

Pengukur bundar biru dengan dial abu-abu; jarum putih menunjuk ke kanan-atas, sementara panah hijau zig-zag naik melintas di depannya; latar belakang hitam polos.

Deploy lebih cepat

Hitungan hari hingga minggu, bukan bulan, karena arsitektur sudah siap pakai sejak awal.

Jendela browser bertuliskan "404" ditimpa lingkaran merah bersilang; di sebelahnya segitiga ungu bertanda seru, menandakan indikasi kesalahan atau penolakan akses halaman.

Jejak audit utuh

Log aktivitas tersimpan otomatis dan tidak bisa diubah, siap untuk kebutuhan audit

Tiga tumpukan koin berukuran berbeda, dari tinggi ke rendah; panah ungu menukik ke bawah menunjukkan penurunan, latar belakang hitam.

Kontrol versi otomatis

Setiap revisi tercatat rapi sehingga tim selalu bekerja dari versi yang paling baru.

Dokumen bergaya ikon berwarna ungu-putih menampilkan bar teks horizontal, dilengkapi lencana centang hijau di kanan bawah; objek mengambang tanpa latar nyata, memberi kesan file atau tugas selesai.

Proses terstandardisasi

Logika persetujuan sudah tertanam di sistem, tanpa perlu dibangun dari nol.

Kaca pembesar ungu-biru miring ke kanan bawah, menandakan ikon pencarian sederhana pada latar putih polos.

Akses aman & terstruktur

Kontrol akses berbasis peran menjaga setiap dokumen hanya terlihat oleh pihak yang berhak.

Dampak terbesar yang dirasakan setelah menggunakan e-Procurement oleh Mekari Officeless adalah paperless dan seamless, khususnya untuk sistem kerja perusahaan yang hybrid hal ini menjadi penting. Proses persetujuan bertingkat bisa dilakukan dalam sistem terpusat dan waktu persetujuan bisa dilakukan dalam satu waktu yang sama.

Indra RajabFinance Operation
PT. Asuransi Takaful Keluarga

Frequently Asked Questions

Jenis dokumen apa saja yang bisa dikelola di DMS?

DMS membantu mengelola SOP, kebijakan, kontrak, manual, file kepatuhan, dan dokumen internal lainnya. Dengan template dan penomoran otomatis, dokumen bisa dibuat secara lebih standar.

Sistem otomatis mencatat setiap perubahan dan mengelola update versi, sehingga tim selalu bekerja dari versi terbaru yang disetujui. Versi lama otomatis tidak lagi aktif untuk mengurangi kebingungan.

Ya. DMS mendukung alur dokumen terstruktur, dari draf, review, persetujuan, hingga publikasi, lengkap dengan loop feedback dan penolakan agar update dokumen tetap jelas dan akuntabel.

Ya. Sistem mendukung kontrol akses berbasis peran, hierarki folder, dan izin tingkat folder agar hanya pengguna berwenang yang bisa mengakses, mengedit, atau menyetujui dokumen tertentu.

DMS menyimpan jejak audit lengkap untuk aktivitas penting seperti persetujuan, perubahan status, dan aksi pengguna, sehingga organisasi lebih siap saat audit atau tinjauan kepatuhan.