Vendor Portal Software: Benefit dan Rekomendasi untuk Procurement

Mengelola vendor dengan spreadsheet dan email bolak-balik? Sudah saatnya upgrade ke vendor portal software. 

Platform ini dirancang untuk menyederhanakan proses procurement—mulai dari onboarding vendor, pengajuan invoice, hingga pelacakan status pesanan—semuanya dalam satu tempat yang terpusat dan efisien. 

Artikel ini akan membahas manfaat vendor portal software bagi tim procurement, fitur-fitur penting yang perlu diperhatikan, serta rekomendasi solusi terbaik yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Apa itu vendor portal software?

Vendor portal software adalah platform digital yang bantu perusahaan dan vendor/supplier berkolaborasi secara efisien. Dengan vendor portal, proses seperti onboarding vendor baru, komunikasi dua arah, dan pemantauan kinerja bisa dilakukan lebih cepat dan transparan. 

Alih-alih mengandalkan email atau spreadsheet yang rawan error, portal ini menyediakan satu titik akses terpusat untuk berbagai aktivitas penting seperti pengajuan penawaran, pengelolaan purchase order (PO), unggah invoice, hingga pelacakan status pembayaran.

Bagi perusahaan, ini berarti efisiensi waktu, pengurangan risiko miskomunikasi, serta peningkatan kontrol atas rantai pasok. Bagi vendor, mereka bisa lebih mandiri dalam mengelola data dan transaksi mereka tanpa harus menunggu respons manual dari tim procurement. 

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

Perbedaan vendor portal software dan vendor management system

Vendor portal software dan vendor management system (VMS) memang terdengar mirip, tapi sebenarnya punya fokus dan fungsi yang berbeda. 

Portal vendor lebih ke arah operasional harian dan kolaborasi langsung dengan vendor, sementara VMS lebih strategis untuk pengelolaan vendor secara menyeluruh.

Vendor portal software lebih berfokus pada interaksi operasional sehari-hari antara vendor dan perusahaan, seperti pengajuan invoice dan komunikasi. 

Sementara VMS mencakup pengelolaan vendor secara strategis, termasuk evaluasi, audit, dan mitigasi risiko.

Kapan menggunakan vendor portal software vs VMS?

• Gunakan Vendor Portal Software jika perusahaan membutuhkan platform kolaborasi yang memudahkan vendor untuk mengakses informasi transaksi, mengajukan dokumen, dan berkomunikasi secara efisien.
• Gunakan Vendor Management System jika perusahaan ingin mengelola vendor secara menyeluruh, termasuk proses seleksi, evaluasi, monitoring kinerja, dan pengelolaan risiko vendor secara strategis.

Manfaat dan dampak untuk bisnis dari penggunaan vendor portal software

Mengadopsi vendor portal software bisa jadi langkah strategis untuk bisnis yang ingin meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengelolaan vendor. 

Berikut adalah beberapa manfaat dan dampak positif yang bisa dirasakan perusahaan:

1. Efisiensi operasional

Vendor portal software membantu otomatisasi proses seperti pengajuan invoice dan unggah dokumen, sehingga pekerjaan manual bisa dikurangi. 

Ini tidak hanya mempercepat alur kerja, tapi juga meminimalkan risiko kesalahan input data yang sering terjadi jika dikerjakan manual.

2. Transparansi dan visibilitas real-time

Semua pihak, baik perusahaan maupun vendor, bisa memantau status pesanan, invoice, dan pembayaran secara langsung lewat dashboard. 

Adanya notifikasi otomatis juga memastikan komunikasi tetap lancar dan informasi tidak terlewat.

Baca Juga: Bayar Vendor Lebih Mudah dengan Software Multi Vendor Payment

3. Pengurangan biaya operasional dan administrasi

Dengan proses yang lebih streamlined dan minim dokumen fisik, perusahaan bisa memangkas banyak biaya administratif. 

Waktu dan tenaga yang biasanya dipakai untuk verifikasi manual pun bisa dialihkan ke hal yang lebih strategis.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

4. Mempercepat onboarding vendor dan memperbaiki komunikasi

Vendor bisa mendaftar dan mengunggah dokumen tanpa harus menunggu banyak instruksi dari tim procurement. 

Komunikasi dua arah juga lebih efisien karena semua terpusat dalam satu platform.

5. Meningkatkan keamanan dan mengurangi risiko fraud

Setiap aktivitas terekam otomatis dalam sistem, sehingga perusahaan punya kontrol dan jejak audit yang jelas. 

Akses data juga bisa dibatasi sesuai peran, mengurangi risiko penyalahgunaan atau manipulasi.

6. Mendukung kepatuhan regulasi dan audit

Dokumen-dokumen penting tersimpan rapi dalam satu sistem terpusat, memudahkan pemenuhan syarat regulasi. 

Sistem juga bisa menghasilkan laporan audit secara otomatis, menghemat waktu saat pemeriksaan.

7. Membangun hubungan vendor yang lebih baik

Ketika informasi mudah diakses dan proses berjalan transparan, kepercayaan antara perusahaan dan vendor akan tumbuh. 

Ini membuka ruang untuk kerja sama yang lebih kuat dan saling menguntungkan di jangka panjang.

Fitur umum dalam vendor portal software

Vendor portal software membantu mengotomatisasi proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan memperkuat hubungan dengan vendor. 

Berikut adalah beberapa fitur umum yang biasanya terdapat dalam vendor portal software:

1. Manajemen dokumen dan kontrak

Platform ini memungkinkan perusahaan dan vendor untuk mengunggah, menyimpan, dan mengelola dokumen penting seperti kontrak, sertifikat, dan dokumen kepatuhan lainnya secara terpusat. 

Hal ini memudahkan akses, mempercepat proses review, dan memastikan bahwa semua dokumen selalu up-to-date.

2. Komunikasi terpusat antara perusahaan dan vendor

Dengan fitur komunikasi terintegrasi, seperti pesan langsung dan notifikasi otomatis, perusahaan dan vendor dapat berinteraksi secara efisien tanpa perlu menggunakan saluran komunikasi terpisah. 

Ini membantu mengurangi miskomunikasi dan mempercepat penyelesaian isu.

3. Pengelolaan pesanan dan pelacakan status

Vendor portal memungkinkan perusahaan untuk membuat, mengelola, dan melacak pesanan secara real-time. 

Vendor juga dapat melihat status pesanan mereka, termasuk informasi pengiriman dan penerimaan barang, sehingga meningkatkan transparansi dan koordinasi.

4. Proses pengajuan dan pelacakan invoice

Vendor dapat mengajukan invoice melalui portal dan melacak statusnya hingga pembayaran selesai. Ini mengurangi ketergantungan pada proses manual dan mempercepat siklus pembayaran.

Baca Juga: Vendor Invoice Portal: Contoh, Rekomendasi Vendor, dan Fungsinya

5. Kepatuhan terhadap regulasi

Fitur ini membantu perusahaan memastikan bahwa semua vendor mematuhi regulasi dan standar yang berlaku. Portal dapat mengirimkan pengingat otomatis untuk dokumen yang akan kedaluwarsa dan menyediakan audit trail untuk keperluan pemeriksaan.

6. Fitur self-service untuk vendor

Vendor dapat secara mandiri mengelola profil mereka, mengunggah dokumen, dan memantau status transaksi mereka. Ini mengurangi beban kerja tim procurement dan meningkatkan kepuasan vendor.

7. Integrasi dengan software keuangan dan akuntansi

Vendor portal dapat diintegrasikan dengan sistem ERP atau software akuntansi perusahaan. Integrasi ini memastikan sinkronisasi data yang akurat dan memudahkan proses rekonsiliasi keuangan.

Vendor portal berdasarkan industri dan kebutuhan

Vendor portal software hadir dalam berbagai bentuk, disesuaikan dengan kebutuhan industri dan operasional masing-masing perusahaan. 

Berikut adalah tiga jenis vendor portal yang umum digunakan:

1. Manufacturing vendor portal

Dirancang khusus untuk industri manufaktur, portal ini fokus pada pengelolaan rantai pasok dan produksi. 

Fitur-fitur utamanya mencakup manajemen kualitas pemasok, otomatisasi sourcing, pelacakan pengiriman, dan integrasi dengan sistem ERP untuk memastikan kelancaran produksi dan efisiensi operasional.

2. Patient portal software vendor

Dikhususkan untuk sektor kesehatan, portal ini memungkinkan pasien mengakses rekam medis, menjadwalkan janji temu, berkomunikasi dengan penyedia layanan kesehatan, dan mengelola tagihan secara online. 

Tujuannya adalah meningkatkan keterlibatan pasien dan efisiensi layanan kesehatan.

3. Supplier vendor portal

Portal ini digunakan secara umum di berbagai sektor untuk memfasilitasi proses pengadaan dan manajemen pemasok. 

Fungsinya meliputi onboarding pemasok, pengelolaan pesanan, pelacakan invoice, dan komunikasi terpusat antara perusahaan dan pemasok. 

Cara memilih vendor portal software terbaik

Memilih vendor portal software yang tepat sangat penting untuk memastikan efisiensi, keamanan, dan skalabilitas dalam pengelolaan vendor. 

Berikut adalah panduan untuk membantu Anda dalam proses pemilihan:

1. Onboarding vendor yang efisien

Pilih platform yang memungkinkan vendor untuk mendaftar, mengunggah dokumen, dan mendapatkan persetujuan tanpa intervensi manual yang berlebihan. 

Proses onboarding yang otomatis dan mandiri mempercepat integrasi vendor baru dan mengurangi beban kerja tim internal.

2. Manajemen dokumen dan pelacakan

Pastikan software memiliki fitur untuk mengumpulkan dan mengelola dokumen penting seperti formulir pajak, kontrak, dan lisensi. 

Kemampuan untuk menetapkan pengingat kedaluwarsa dokumen membantu menjaga kepatuhan dan menghindari masalah di kemudian hari. 

3. Alur persetujuan yang dapat disesuaikan

Sistem harus mendukung alur kerja persetujuan yang dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan organisasi, memungkinkan pengajuan untuk diarahkan ke reviewer internal yang tepat, seperti tim kepatuhan atau keuangan.

4. Kontrol akses yang ketat

Fitur kontrol akses yang canggih memungkinkan pembatasan hak akses berdasarkan peran pengguna, memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang yang dapat melihat atau mengedit informasi sensitif. 

5. Integrasi dengan sistem yang ada

Pilih software yang dapat diintegrasikan dengan alat yang sudah digunakan, seperti ERP, CRM, atau sistem akuntansi. Integrasi ini menghindari pekerjaan duplikat dan memastikan konsistensi data di seluruh platform.

6. Interface yang ramah pengguna dan responsif

Pastikan portal memiliki interface yang intuitif dan responsif, memungkinkan akses yang mudah bagi vendor melalui berbagai perangkat, termasuk ponsel dan tablet.

7. Skalabilitas untuk pertumbuhan bisnis

Pilih solusi yang dapat menangani jumlah vendor yang besar, dari puluhan hingga ribuan, tanpa memerlukan perubahan sistem yang signifikan.

8. Keamanan data yang kuat

Pastikan software memiliki fitur keamanan seperti enkripsi data, autentikasi dua faktor, dan audit trail untuk melindungi informasi sensitif dan memenuhi standar kepatuhan.

9. Pelaporan dan analitik real-time

Fitur pelaporan yang kuat memungkinkan pemantauan kinerja vendor secara real-time, membantu dalam pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat. 

10. Dukungan dan pelatihan yang memadai

Pilih vendor yang menyediakan dukungan pelanggan yang responsif dan sumber daya pelatihan untuk memastikan adopsi yang sukses dan penggunaan optimal dari software. 

Rekomendasi vendor portal software terbaik di Indonesia

Jika perusahaan Anda sedang mencari solusi vendor portal software yang andal dan mudah digunakan, Vendor Portal dari Mekari Expense adalah pilihan terbaik di Indonesia. 

Dirancang untuk menyederhanakan proses pengelolaan vendor, software ini menawarkan sistem yang terintegrasi, transparan, dan user-friendly bagi tim procurement maupun vendor itu sendiri.

Beberapa fitur unggulan Vendor Portal Mekari Expense meliputi:

• Registrasi vendor mandiri agar proses onboarding lebih cepat dan terstruktur.
• Pengiriman invoice otomatis langsung dari vendor ke sistem perusahaan.
• Tracking status pembayaran secara real-time, transparan bagi kedua belah pihak.
• Dokumentasi vendor lengkap, termasuk NPWP, rekening, dan legalitas bisnis.
• Validasi dan approval otomatis yang mempercepat proses tanpa melewati kontrol internal.

Tak hanya itu, Anda juga bisa mengintegrasikan penggunaan Mekari Expense Purchase sebagai sistem procurement digital yang turut memfasilitasi vendor management system secara end-to-end—mulai dari pengajuan kebutuhan, pemilihan vendor, hingga persetujuan dan pelacakan pengadaan.

Dengan kombinasi Vendor Portal + Purchase dari Mekari Expense, perusahaan Anda bisa membangun ekosistem procurement yang lebih efisien, kolaboratif, dan bebas dari risiko human error.

Referensi

Softr. ”Vendor portal software”