Memilih Vendor Management System untuk Bank: Kriteria & Fitur

Vendor bank adalah pihak ketiga yang menyediakan produk atau jasa yang mendukung operasional perbankan—mulai dari layanan IT, keamanan, hingga pengelolaan data. Meski membantu banyak hal, kerja sama dengan vendor juga membawa risiko.

Beberapa insiden serius menunjukkan betapa krusialnya pengelolaan vendor yang baik:

• Scottrade Bank (2017) – Data 20.000 nasabah terekspos karena vendor mengunggah file ke server tanpa perlindungan.
• UniCredit Italia (2017) – Peretasan via vendor menyebabkan bocornya 400.000 akun pinjaman.
• Tahun 2022, dampak pelanggaran vendor ke bank meningkat hampir dua kali lipat dibanding 2021—satu celah bisa merembet ke banyak institusi.

Kasus-kasus ini menyoroti pentingnya sistem pengelolaan vendor yang efektif untuk melindungi data dan reputasi bank. 

Artikel ini akan membahas kriteria dan fitur penting dalam memilih Vendor Management System (VMS) yang tepat untuk institusi perbankan.

Vendor management untuk bank

Manajemen vendor adalah proses menyeluruh untuk mengelola hubungan bank dengan pihak ketiga—seperti penyedia sistem IT, keamanan, atau layanan operasional lainnya. 

Tujuannya untuk memastikan vendor memberikan nilai optimal, sejalan dengan strategi bisnis, dan meminimalkan risiko.

Secara garis besar, proses ini mencakup:

• Penilaian vendor untuk review kapabilitas, rekam jejak, dan kepatuhan terhadap standar industri/peraturan
• Negosiasi dan manajemen kontrak agar kesepakatan adil, transparan, dan dapat dieksekusi
• Pemantauan kinerja lewat KPI, SLA, dan evaluasi berkala
• Manajemen risiko termasuk mitigasi terhadap risiko finansial, operasional, hingga keamanan data

Untuk mendukung semua proses ini, banyak bank kini menggunakan Vendor Management System (VMS), dengan manfaat:

• Mengintegrasikan seluruh data dan dokumen vendor
• Mengotomatisasi workflow dan approval antar departemen
• Menjaga compliance terhadap regulasi OJK atau internal bank
• Memantau performa vendor secara real-time
• Mempermudah audit dan pelaporan

Baca Juga: Vendor Perusahaan: Perbedaan dengan Supplier & Contohnya

Pentingnya vendor management software untuk perbankan

Vendor management software membantu menjaga reputasi, kestabilan operasional, dan keberlanjutan bisnis bank di tengah ekosistem vendor yang makin kompleks.

1. Mengurangi risiko pihak ketiga secara menyeluruh

Vendor pihak ketiga memang penting dalam operasional bank, tapi juga membawa potensi risiko besar: operasional, transaksi, reputasi, kredit, hingga kepatuhan. 

Software vendor management membantu mengidentifikasi, memantau, dan memitigasi semua risiko ini sejak awal sebelum berdampak luas.

Baca Juga: Mengenal Vendor Risk Management & Cara Implementasinya

2. Meningkatkan pengawasan dan kepatuhan regulasi

Dengan regulasi yang makin ketat dari OJK dan lembaga pengawas lainnya, software ini memungkinkan tim compliance:

• Melacak dokumen dan kontrak vendor secara otomatis
• Menyusun audit trail yang rapi
• Menyediakan laporan reguler yang siap pakai saat dibutuhkan

3. Memantau performa dan SLA vendor secara real-time

Lewat dashboard dan indikator performa, software ini bantu bank:

• Mengidentifikasi vendor yang performanya di bawah standar
• Mengambil tindakan korektif lebih cepat
• Memastikan layanan tetap andal dan sesuai SLA

4. Meminimalkan potensi kerugian finansial dan reputasi

Vendor yang bermasalah bisa menyebabkan:

• Pelanggaran data atau privasi nasabah
• Gangguan layanan penting seperti mobile banking atau sistem pembayaran
• Hilangnya kepercayaan publik terhadap institusi

Dengan software, semua potensi ini bisa dimitigasi sejak dini.

5. Mendukung skalabilitas dan ekspansi layanan

Bank yang sedang bertumbuh butuh sistem yang scalable. Software vendor management memungkinkan:

• Manajemen ratusan vendor sekaligus secara efisien
• Integrasi lintas sistem dan negara
• Kesiapan terhadap regulasi internasional jika ekspansi dilakukan

Fitur utama vendor management software untuk bank

Berikut adalah enam fitur krusial yang wajib dimiliki oleh vendor management software (VMS) untuk perbankan:

1. Manajemen database vendor dan dokumentasi lengkap

VMS menyediakan repositori terpusat untuk menyimpan semua informasi vendor, termasuk profil, kontak, kontrak, sertifikasi, dan riwayat kinerja. Hal ini memudahkan akses dan pemeliharaan data yang akurat serta mendukung audit dan kepatuhan. 

2. Otomatisasi seleksi dan onboarding vendor baru

Proses seleksi dan onboarding vendor dapat diotomatisasi melalui alur kerja yang efisien, termasuk penilaian risiko awal dan pengumpulan dokumen yang diperlukan. Hal ini mempercepat integrasi vendor ke dalam sistem bank. 

3. Manajemen kontrak dan Service Level Agreement (SLA)

VMS memfasilitasi pembuatan, penyimpanan, dan pemantauan kontrak serta SLA dengan vendor. Fitur ini membantu memastikan bahwa semua kesepakatan dipatuhi dan memudahkan identifikasi pelanggaran atau kebutuhan pembaruan kontrak. 

4. Pemantauan kinerja vendor berdasarkan KPI dan histori transaksi

VMS menyediakan alat untuk memantau kinerja vendor secara real-time berdasarkan indikator kinerja utama (KPI) dan riwayat transaksi, memungkinkan evaluasi yang objektif dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

5. Pelacakan pengeluaran dan analisis biaya vendor

Dengan fitur pelacakan pengeluaran, bank dapat memantau biaya yang terkait dengan masing-masing vendor dan menganalisisnya untuk mengidentifikasi peluang penghematan dan efisiensi biaya.

6. Integrasi dengan sistem atau modul keuangan bank, yang berkaitan dengan transaksi

VMS memungkinkan integrasi dengan sistem keuangan internal bank, seperti modul akuntansi atau pembayaran, untuk memastikan sinkronisasi data dan efisiensi operasional.

Baca Juga: Cara Memilih Vendor Invoice Management Software untuk Bisnis

Pertimbangan dalam memilih vendor management untuk bank

Berikut adalah pertimbangan utama dalam memilih sistem manajemen vendor (Vendor Management System/VMS) untuk bank, berdasarkan praktik terbaik dan regulasi yang berlaku:

1. Penilaian risiko vendor

Langkah awal yang krusial adalah mengidentifikasi semua vendor yang bekerja sama dengan bank dan menilai tingkat risiko masing-masing. Penilaian ini mencakup:

• Akses vendor terhadap data sensitif atau sistem inti bank
• Peran vendor dalam operasi penting bank
• Dampak potensial jika vendor gagal memenuhi kewajibannya

Dengan penilaian ini, bank dapat mengklasifikasikan vendor berdasarkan tingkat risiko dan menentukan tingkat pengawasan yang sesuai.

2. Due diligence menyeluruh

Setelah penilaian risiko, bank harus melakukan due diligence terhadap vendor, terutama yang dikategorikan sebagai kritis. Proses ini meliputi:

• Meninjau kondisi keuangan dan reputasi vendor
• Memastikan pemahaman vendor terhadap regulasi perbankan
• Menilai kontrol keamanan informasi dan rencana keberlanjutan bisnis vendor

Due diligence membantu memastikan bahwa vendor dapat memenuhi standar operasional dan kepatuhan yang ditetapkan oleh bank.

3. Pemantauan berkelanjutan

Bank harus secara rutin memantau kinerja dan kepatuhan vendor melalui:

• Review terhadap Service Level Agreement (SLA) dan pencapaian kinerja
• Kunjungan ke fasilitas vendor dan audit independen
• Evaluasi laporan audit seperti SSAE16/SOC

Pemantauan ini memastikan bahwa vendor terus memenuhi kewajiban mereka dan memungkinkan deteksi dini terhadap potensi masalah. 

4. Dokumentasi dan pelaporan yang tepat

Bank harus menyimpan dokumentasi lengkap terkait manajemen vendor, termasuk:

• Inventarisasi vendor (IT dan non-IT)
• Hasil due diligence dan penilaian risiko
• Kontrak dan laporan manajemen risiko
• Laporan kepada dewan direksi dan hasil tinjauan independen

Dokumentasi ini penting untuk akuntabilitas dan sebagai bukti kepatuhan terhadap regulasi.

5. Struktur kontrak yang jelas

Kontrak dengan vendor harus mencakup:

• Ruang lingkup layanan dan durasi kontrak
• Hak audit dan ketentuan biaya
• Ketentuan kerahasiaan dan integritas data
• Rencana kontinjensi untuk gangguan layanan

Kontrak yang terstruktur dengan baik membantu melindungi bank dari risiko hukum dan operasional.

Baca Juga: Contoh Kontrak Kerjasama Vendor & Surat Pemutusan Kontrak

6. Prosedur penghentian hubungan

Bank harus memiliki prosedur yang jelas untuk mengakhiri hubungan dengan vendor, termasuk:

• Proses transisi atau penghentian aktivitas vendor
• Penanganan data dan aset yang dikelola oleh vendor
• Pemberitahuan kepada pihak terkait dan dokumentasi penghentian

Prosedur ini memastikan bahwa penghentian hubungan tidak mengganggu operasi bank.

7. Perjanjian kerahasiaan

Bank harus memastikan adanya perjanjian kerahasiaan tertulis dengan vendor, terutama jika vendor memiliki akses ke data kritis bank. Perjanjian ini melindungi informasi sensitif dari potensi penyalahgunaan atau kebocoran.

Rekomendasi vendor management software untuk bank

Dalam dunia perbankan yang penuh risiko dan regulasi ketat, memilih Vendor Management Software yang tepat merupakan kebutuhan yang krusial. Untuk itu, dua solusi dari Mekari bisa jadi andalan. 

Pertama, Mekari Expense. Cocok untuk pengelolaan pengeluaran dan proses pembelian yang lebih efisien. Dilengkapi dengan fitur Vendor Management dalam modul Purchasing, bank bisa:

• Mengelola daftar vendor secara terpusat
• Memantau histori pembelian dan pengeluaran
• Meningkatkan efisiensi alur persetujuan pembelian

Kemudian, Mekari Officeless. Solusi e-Procurement canggih dengan custom Vendor Management System yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan kompleks bank dan lembaga keuangan. Ideal untuk:

• Manajemen vendor skala besar
• Proses sourcing, tendering, hingga kontrak
• Integrasi dengan sistem lain dan fleksibilitas pengaturan alur kerja

Dengan pilihan software, bank dapat memastikan proses vendor management berjalan lebih aman, transparan, dan terintegrasi end-to-end.