Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor

Apa yang membuat Vendor Management System begitu diminati? Nilai pasarnya mencapai $7,7 miliar pada tahun 2023 dan tingkat pertumbuhan tahunan sebesar 14,75%, membuat solusi ini menjadi semakin penting bagi bisnis modern.

Proses yang tadinya memakan banyak waktu dan biaya, seperti memusatkan pengelolaan pembelian, budgeting, pemilihan vendor, pelacakan pengiriman, hingga pelaporan — kini bisa diefisiensikan dengan satu aplikasi saja.

Namun, bagaimana cara memilih Vendor Management System yang sesuai anggaran dan mampu menjawab masalah spesifik yang bisnis Anda hadapi sehari-hari? Baca lebih lanjut.

Pentingnya Vendor Management System untuk perusahaan

Apa saja manfaat yang didapatkan perusahaan dengan mengadopsi Vendor Management System?

1. Kontrol terpusat

VMS membantu Anda mengelola semua aktivitas vendor dalam satu sistem. Dari proses onboarding hingga evaluasi kinerja, semuanya bisa dipantau dengan mudah tanpa risiko ada yang terlewat.

2. Efisiensi dan kepatuhan

Dengan otomatisasi proses bisnis, Anda dapat menghemat waktu sekaligus memastikan semua regulasi dan standar internal terpenuhi. Proses ini menjadi lebih praktis dan terjamin.

3. Optimasi biaya

Analitik vendor dalam VMS secara real-time memudahkan Anda mengambil keputusan yang lebih tepat. Proses pengadaan lebih efisien, biaya operasional berkurang, dan kerja sama dengan vendor menjadi lebih maksimal.

Fitur utama dalam Vendor Management System

Berikut adalah fitur-fitur utama VMS yang dapat meningkatkan kinerja vendor sekaligus menyederhanakan operasional bisnis.

1. Manajemen kontak

Manajemen kontak dalam VMS memiliki banyak manfaat untuk mengelola semua informasi vendor, di antaranya:

Database vendor terpusat: Semua informasi vendor, mulai dari detail kontak, sertifikasi, dokumen asuransi, hingga riwayat kinerja, tersimpan dalam satu sistem.
Pelacakan komunikasi: Setiap interaksi, mulai dari kontak awal hingga komunikasi selanjutnya, dicatat untuk menjaga transparansi.
Alat kolaborasi: Fitur seperti email, chat, dan berbagi dokumen untuk mempermudah kerja sama dengan vendor.

Sebagai contoh, perusahaan IT dapat menggunakan fitur ini untuk menyimpan informasi vendor teknologi dalam satu sistem, mempermudah komunikasi, dan kerja sama selama peluncuran proyek besar.

2. Manajemen pembayaran

VMS juga mempermudah proses pembayaran dengan fitur sebagai berikut:

Pemrosesan faktur otomatis: Faktur diproses secara otomatis, mulai dari validasi hingga pengiriman untuk pembayaran tepat waktu.
Pelacakan pembayaran: Memberikan visibilitas status pembayaran secara real-time, sehingga menghindari keterlambatan atau denda.
Rekonsiliasi pembayaran: Mencocokkan faktur dengan pembayaran secara otomatis untuk menghindari kesalahan atau selisih data.

Misalnya, perusahaan manufaktur dapat menggunakan fitur ini untuk mempercepat proses pembayaran, mengurangi waktu administrasi, dan menjaga arus kas tetap sehat.

3. Pemantauan kerja vendor

Fitur ini memudahkan perusahaan dalam memantau kinerja vendor.

Manajemen tugas: Memberikan tugas kepada vendor, menetapkan deadline, dan memantau progres untuk memastikan hasil sesuai jadwal.
Pelacakan kinerja: Memantau kinerja vendor berdasarkan indikator seperti kualitas, ketepatan waktu, dan efisiensi biaya.
Resolusi masalah: Sistem untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah dengan cepat guna meminimalkan gangguan operasional.

Contohnya, rumah sakit dapat menggunakan fitur ini untuk memantau kinerja pemasok alat medis, memastikan kualitas sesuai standar, dan jadwal pemeliharaan tepat waktu.

4. Pelaporan dan analitik

Fitur pelaporan dan analitik dalam VMS memberikan insight tentang kinerja vendor.

Laporan yang dapat disesuaikan: Membuat laporan tentang kinerja vendor, pengeluaran, dan kepatuhan sesuai kebutuhan.
Dashboard analitik: Menyajikan metrik penting dan tren dalam bentuk visual untuk menemukan peluang peningkatan.
Analitik prediktif: Menggunakan data historis untuk memproyeksikan tren di masa depan dan membantu pengambilan keputusan strategis.

Sebagai contoh, perusahaan dapat memanfaatkan fitur ini untuk menganalisis data kinerja vendor, menemukan peluang penghematan biaya, menegosiasikan kontrak yang lebih baik, dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris.

Langkah-langkah Implementasi Vendor Management System (VMS) dan Cara Penggunaannya

1. Perencanaan dan Persiapan Implementasi

Identifikasi Kebutuhan: Tentukan kebutuhan bisnis terkait pengelolaan vendor, seperti efisiensi pembayaran atau peningkatan transparansi komunikasi.
Pilih Sistem yang Sesuai: Pilih VMS yang memiliki fitur yang mendukung kebutuhan bisnis.
Siapkan Data Vendor: Kumpulkan dan susun data vendor yang sudah ada untuk diimpor ke sistem.
Libatkan Tim Terkait: Pastikan tim keuangan, pengadaan, dan operasional siap menggunakan sistem.

2. Konfigurasi dan Pengaturan Awal

Pengaturan Manajemen Kontak:
- Impor data vendor ke dalam sistem.
- Kategorikan vendor berdasarkan jenis layanan, kinerja, dan tingkat risiko.
- Gunakan fitur komunikasi internal untuk memastikan semua interaksi terdokumentasi.
Pengaturan Manajemen Pembayaran:
- Integrasikan sistem dengan akun bank atau software akuntansi.
- Konfigurasikan pemrosesan faktur otomatis dan validasi pembayaran.
- Tentukan jadwal pembayaran dan otorisasi pengguna.
Pengaturan Pemantauan Kerja Vendor:
- Tetapkan KPI untuk mengukur kinerja vendor.
- Konfigurasi sistem untuk memberikan notifikasi terkait tugas dan deadline.
- Siapkan sistem untuk pencatatan dan penyelesaian masalah.
Pengaturan Pelaporan dan Analitik:
- Buat template laporan kinerja vendor dan histori pembayaran.
- Sesuaikan dashboard analitik sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Aktifkan fitur analitik prediktif untuk proyeksi tren kinerja.

3. Gunakan Seluruh Fitur VMS Secara Maksimal

Manajemen Kontak
- Simpan semua informasi vendor dalam database terpusat.
- Gunakan fitur pelacakan komunikasi untuk mencatat semua interaksi.
- Manfaatkan alat kolaborasi seperti chat dan berbagi dokumen untuk komunikasi yang lebih efisien.
Manajemen Pembayaran
- Gunakan pemrosesan faktur otomatis untuk mempercepat pembayaran.
- Pantau status pembayaran secara real-time untuk menghindari keterlambatan.
- Gunakan fitur rekonsiliasi otomatis agar data keuangan selalu akurat.
Pemantauan Kerja Vendor
- Tetapkan tugas dan deadline kepada vendor secara digital.
- Gunakan fitur pelacakan kinerja untuk menilai ketepatan waktu dan kualitas layanan.
- Pastikan sistem mendokumentasikan setiap penyelesaian masalah untuk evaluasi lebih lanjut.
Pelaporan dan Analitik
- Gunakan dashboard analitik untuk mendapatkan wawasan tentang performa vendor.
- Analisis data historis guna mengidentifikasi peluang efisiensi.
- Gunakan laporan kinerja vendor untuk negosiasi kontrak yang lebih baik.

4. Evaluasi dan Optimalisasi

Lakukan audit rutin terhadap penggunaan vendor management system (VMS)
Kumpulkan feedback dari pengguna internal untuk peningkatan sistem.
Sesuaikan konfigurasi sistem berdasarkan hasil analisis kinerja vendor.
Integrasikan VMS dengan software lain (CRM, software akuntansi, software manajemen pajak) untuk sinergi yang lebih baik.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat memanfaatkan Vendor Management System secara maksimal untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan hubungan dengan vendor, dan mengurangi risiko bisnis.

Tips memilih Vendor Management System

Berikut adalah hal-hal utama yang perlu diperhatikan saat memilih VMS:

1. Fungsi dan fleksibilitas

VMS yang baik harus menawarkan fungsi yang lengkap namun tetap fleksibel untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Selain itu, pastikan sistem ini dapat dikustomisasi agar sesuai dengan alur kerja atau industri Anda.

Misalnya, perusahaan ritel mungkin membutuhkan alat manajemen inventori yang canggih, sementara organisasi kesehatan memerlukan pelacakan kepatuhan yang ketat.

2. Total biaya kepemilikan (TCO)

Selain biaya awal, perhatikan juga total biaya kepemilikan, termasuk biaya lisensi, implementasi, pelatihan, dan pemeliharaan. Beberapa sistem mungkin tampak murah di awal, tetapi mungkin ada biaya tersembunyi yang berisiko membuat budget membengkak.

Evaluasi apakah biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran Anda dan apakah sistem tersebut memberikan manfaat yang sebanding, seperti penghematan waktu, pengurangan kesalahan, atau proses yang lebih efisien.

3. Layanan dan dukungan

Layanan dan dukungan yang handal sangat penting untuk memastikan VMS dapat diimplementasikan dan dijalankan dengan lancar. Pilih vendor yang menyediakan dukungan pelanggan yang baik, seperti pelatihan dan bantuan teknis.

Ini sangat penting selama fase onboarding atau saat Anda menghadapi kendala teknis. Misalnya, tim dukungan yang responsif dapat membantu mencegah terjadinya downtime dan menjaga kelancaran operasi.

4. Integrasi dengan sistem lain

Kemampuan untuk terhubung dengan sistem yang sudah ada sangat penting agar VMS dapat bekerja secara maksimal. Pastikan sistem tersebut dapat terintegrasi dengan software akuntansi, sehingga pencatatan keuangan dapat dilakukan dengan lancar.

Tidak hanya itu, software akuntansi juga biasanya menyediakan fitur manajemen inventaris — sehingga VMS yang terintegrasi dengan software ini menjadi nilai tambah karena proses pengadaan dan inventaris dengan vendor menjadi lebih efisien.

Integrasi ini akan mengurangi entri data manual, menghindari kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional. Sebagai contoh, perusahaan logistik dapat memanfaatkan integrasi antara VMS dan sistem inventori untuk menyederhanakan pengelolaan supply chain.

Baca Juga: Integrasi SaaS ke Berbagai Software Beserta Rekomendasi

5. Kemudahan mengelola vendor lokal dan internasional

Jika bisnis Anda bekerja dengan vendor di berbagai wilayah, VMS harus mempermudah pengelolaan vendor lokal maupun internasional. Pilih sistem yang mendukung transaksi multi-mata uang, opsi bahasa, dan kepatuhan terhadap regulasi setempat.

Fitur ini memastikan operasi tetap berjalan lancar di mana pun vendor Anda berada. Misalnya, perusahaan manufaktur global dapat menggunakan VMS untuk mengelola vendor dari berbagai negara sambil tetap mematuhi hukum pajak dan perdagangan setempat.

Kesimpulan

Pemilihan Vendor Management System (VMS) yang tepat merupakan langkah strategis bagi perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas dalam pengelolaan vendor.

Mekari Expense menyediakan fitur pengelolaan vendor yang efektif. Merupakan software manajemen pengeluaran, Mekari Expense memudahkan Anda untuk mengelola pembayaran bisnis ke vendor apa pun, dalam negeri maupun luar negeri.

Terintegrasi dengan Mekari Jurnal, software akuntansi, Mekari Expense dapat mempermudah proses akuntansi Anda, karena setiap transaksi akan langsung terintegrasi dengan pencatatan di software akuntansi.

Selain itu, Mekari secara khusus juga menyediakan solusi operasional logistik yang terintegrasi untuk memudahkan proses pengadaan dan manajemen inventaris. Yuk, coba Mekari Expense sekarang juga.