Vendor Invoice Portal: Contoh, Rekomendasi Vendor, dan Fungsinya

Sering kewalahan menangani invoice vendor yang menumpuk di email, Excel, atau bahkan masih paper-based? Atau tim Anda harus bolak-balik menjawab pertanyaan vendor soal status pembayaran yang tidak jelas? Kalau iya, itu tanda proses invoice perusahaan Anda butuh perbaikan.

Salah satu solusi paling efisien adalah pakai Vendor Invoice Portal. Dengan platform ini, tim Procurement, Finance, atau AP bisa menghemat waktu, minim error, dan tidak perlu verifikasi manual. Seperti apa mekanismenya? Baca lebih lanjut.

Apa itu vendor invoice portal?

Vendor invoice portal adalah platform digital yang dirancang untuk mempermudah proses penerimaan, verifikasi, dan pembayaran invoice dari vendor. 

Dengan portal ini, vendor dapat mengunggah invoice secara mandiri, memantau status pembayaran, dan berkomunikasi langsung dengan tim keuangan perusahaan. 

Berbeda dengan metode tradisional yang mengandalkan email dan Excel, vendor invoice portal menawarkan:

• Otomatisasi proses: Mengurangi kebutuhan input data manual dan mempercepat alur kerja.
• Transparansi real-time: Vendor dapat memantau status invoice dan pembayaran secara langsung.
• Pengurangan kesalahan: Minimalkan risiko human error yang umum terjadi pada proses manual.
• Penyimpanan terpusat: Semua data tersimpan dalam satu platform yang mudah diakses dan diaudit.

Baca Juga: Cara Memilih Vendor Invoice Management Software untuk Bisnis

Manfaat utama penggunaan vendor invoice portal

Menggunakan vendor invoice portal membawa banyak keuntungan strategis bagi tim Procurement, Finance, dan Account Payable. Berikut manfaat utamanya:

1. Efisiensi proses

Proses verifikasi, approval, dan pembayaran invoice jadi lebih cepat dan terstruktur. Tidak perlu lagi bolak-balik email atau input manual di Excel. Semuanya terpusat dalam satu sistem digital.

2. Automasi & akurasi

Dengan teknologi seperti OCR dan AI, data invoice bisa diekstrak otomatis, mengurangi risiko human error dan fraud. Ini juga membantu mendeteksi ketidaksesuaian antara invoice dan PO lebih cepat.

3. Transparansi real-time

Vendor dapat memantau status invoice dan pembayaran secara langsung, tanpa perlu bertanya-tanya atau menunggu balasan email. Ini meningkatkan kepercayaan dan memperkuat hubungan bisnis.

4. Keamanan data & finansial

Sistem ini dilengkapi dengan enkripsi tingkat tinggi, autentikasi berlapis, dan kontrol akses berbasis peran. Semua aktivitas tercatat dalam audit trail, memastikan data sensitif vendor tetap aman.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

Fitur umum dalam vendor invoice portal

Berikut adalah fitur-fitur umum yang biasanya tersedia dalam platform vendor invoice portal.

1. Upload invoice dan PO mandiri oleh vendor

Vendor dapat mengunggah invoice dan purchase order (PO) secara mandiri ke dalam sistem, tanpa perlu mengirimkan dokumen melalui email atau fisik. Hal ini mempercepat proses penerimaan dan verifikasi dokumen oleh tim finance.

2. Dashboard invoice dan pembayaran

Tersedia dashboard yang memungkinkan tim finance dan vendor untuk memantau status invoice dan pembayaran secara real-time. Dashboard ini memberikan visibilitas penuh terhadap proses yang sedang berlangsung.

3. Pengajuan invoice elektronik (e-invoicing)

Portal ini mendukung pengajuan invoice secara elektronik, menggantikan metode manual yang rentan terhadap kesalahan dan keterlambatan. E-invoicing memastikan data yang lebih akurat dan proses yang lebih cepat.

4. Notifikasi otomatis terkait status pembayaran

Sistem akan mengirimkan notifikasi otomatis kepada vendor mengenai status pembayaran invoice mereka, seperti konfirmasi penerimaan, persetujuan, atau pembayaran yang telah dilakukan. Ini mengurangi kebutuhan komunikasi manual dan meningkatkan transparansi.

5. Riwayat transaksi dan pengajuan klaim

Vendor dan tim internal dapat mengakses riwayat transaksi dan pengajuan klaim melalui portal, memudahkan pelacakan dan audit data historis. Semua informasi terdokumentasi dengan baik dalam satu sistem terpusat.

6. Integrasi dengan sistem ERP atau accounting internal

Vendor invoice portal dapat diintegrasikan dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) atau software akuntansi internal perusahaan. Integrasi ini memastikan sinkronisasi data yang seamless dan efisiensi operasional yang lebih tinggi.

Contoh vendor invoice portal di Indonesia

Berikut adalah tiga contoh vendor invoice portal di Indonesia yang digunakan oleh perusahaan besar untuk mempermudah proses pengajuan dan pemantauan invoice dari vendor:

1. Vendor Portal Siloam

Siloam Hospitals, sebagai jaringan rumah sakit swasta terbesar di Indonesia, menyediakan Vendor Portal untuk memfasilitasi proses pengajuan dan pemantauan invoice oleh vendor. 

Portal ini memungkinkan vendor untuk mengunggah invoice secara mandiri, memantau status pembayaran, dan berkomunikasi langsung dengan tim keuangan Siloam.

2. Vendor Invoicing Portal PLN

PT PLN (Persero) memiliki portal sentralisasi pembayaran dan penagihan vendor yang dikenal sebagai Vendor Invoicing Portal (VIP). 

Portal ini mendukung proses konfirmasi, pengajuan e-invoice, dan monitoring status pembayaran. Vendor dapat mengakses panduan penggunaan portal ini melalui situs resmi PLN. 

3. Invoice Vendor Portal Kawan Lama

Kawan Lama Group menyediakan portal yang memungkinkan vendor untuk melakukan verifikasi, konfirmasi, dan submit e-invoice. 

Fitur-fitur seperti simulasi invoice, penambahan vendor notes, dan workflow history tersedia untuk meningkatkan transparansi proses pembayaran. 

Cara memilih vendor untuk pembuatan vendor invoice portal

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih vendor yang tepat untuk membangun vendor invoice portal yang efektif, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Integrasi dengan sistem internal

Pastikan portal dapat terintegrasi dengan sistem ERP atau keuangan yang sudah ada. Dukungan API atau middleware sangat penting untuk sinkronisasi data otomatis dan real-time antara portal dan sistem internal. 

Integrasi yang baik akan mempercepat proses dan mengurangi risiko kesalahan input data.

2. Kemudahan penggunaan oleh vendor dan tim internal

User Interface (UI) dan User Experience (UX) portal harus ramah pengguna, terutama bagi vendor yang tidak terbiasa dengan sistem digital. 

Tersedia panduan penggunaan, helpdesk, dan pusat bantuan interaktif akan sangat membantu dalam proses onboarding dan penggunaan sehari-hari.

3. Keamanan dan privasi data

Vendor harus memiliki standar keamanan informasi seperti ISO 27001 atau SOC 2. Pastikan sistem mendukung audit trail, otorisasi multi-level, dan enkripsi data baik saat transit maupun saat disimpan. 

Hal ini penting untuk melindungi data sensitif dan memenuhi kepatuhan regulasi.

4. Skalabilitas dan fleksibilitas sistem

Evaluasi apakah portal dapat menangani jumlah vendor yang besar dan transaksi yang kompleks. 

Fleksibilitas untuk dikustomisasi sesuai dengan workflow bisnis Anda, seperti approval, notifikasi, dan kategori vendor, akan memastikan portal tetap relevan seiring pertumbuhan perusahaan.

5. Dukungan, implementasi, dan pelatihan

Vendor ideal menyediakan layanan onboarding, pelatihan untuk tim internal dan vendor eksternal, serta dukungan teknis yang responsif. Service Level Agreement (SLA) harus jelas, mencakup waktu respon, pemeliharaan berkala, dan penanganan masalah.

6. Reputasi dan pengalaman vendor

Telusuri rekam jejak vendor dalam proyek sejenis di sektor industri Anda. Lihat testimonial klien dan studi kasus, terutama jika mereka pernah menangani vendor portal di industri yang serupa dengan perusahaan Anda.

7. Total biaya dan nilai investasi

Evaluasi Total Cost of Ownership (TCO), termasuk biaya awal, biaya tahunan, dan potensi Return on Investment (ROI). Bandingkan beberapa vendor berdasarkan harga dan nilai yang ditawarkan untuk memastikan investasi Anda memberikan manfaat maksimal.

Rekomendasi vendor invoice portal terbaik untuk bisnis Anda

Jika Anda sedang mencari solusi vendor invoice portal yang efisien, aman, dan mudah digunakan, Mekari Expense Purchase patut dipertimbangkan. Dengan platform ini, Anda bisa:

• Melacak invoice dari setiap vendor secara real-time
• Memantau status pembayaran dan approval secara transparan
• Mengecek riwayat pembelian lengkap
• Mengatur multiple approval yang bisa dikustomisasi
• Mengelola semuanya dalam satu dashboard yang terintegrasi langsung dengan software akuntansi Mekari Jurnal

Untuk perusahaan yang punya kebutuhan lebih spesifik atau kompleks, Mekari Officeless hadir sebagai solusi procurement yang bisa dikustomisasi. 

Fitur-fiturnya mencakup manajemen tender, sistem vendor, hingga approval flow yang bisa disesuaikan dengan SOP internal.

Ingin solusi end-to-end yang mengintegrasikan finance dan procurement secara seamless? Cek sekarang di Solusi procurement terintegrasi dari Mekari.