Mengenal Term of Payment dan Penerapannya dalam Bisnis

Dalam setiap transaksi bisnis, pengaturan pembayaran menjadi faktor penting yang memengaruhi kelancaran operasional dan stabilitas keuangan.

Term of payment membantu bisnis menetapkan cara dan waktu pembayaran secara jelas, sehingga arus kas dapat dikelola dengan lebih terencana dan risiko keterlambatan pembayaran dapat ditekan.

Penggunaan term of payment umum diterapkan pada transaksi bernilai besar, sistem pre-order, kerja sama jangka panjang, hingga pembelian barang dengan harga tinggi.

Dengan kesepakatan pembayaran yang disusun sejak awal, hubungan antara penjual dan pembeli dapat berjalan lebih profesional serta meminimalkan potensi sengketa di kemudian hari.

Apa Itu Term of Payment?

Term of payment adalah kesepakatan antara penjual dan pembeli yang mengatur mekanisme pembayaran dalam suatu transaksi.

Pengaturan ini mencakup jangka waktu pembayaran, metode pembayaran, nominal yang harus dibayarkan, serta ketentuan lain yang berkaitan dengan proses pelunasan.

Dalam praktik bisnis, term of payment umumnya dituangkan secara tertulis dalam kontrak atau perjanjian kerja sama.

Dokumen ini berfungsi sebagai acuan hak dan kewajiban masing-masing pihak, sekaligus menjadi dasar hukum apabila terjadi perbedaan pemahaman atau keterlambatan pembayaran.

Kapan Term of Payment Perlu Diterapkan

Setelah nominal dan jangka waktu disepakati

Term of payment dapat diterapkan ketika penjual dan pembeli telah menyepakati nilai transaksi, metode pembayaran, serta tenor pelunasan. Pada tahap ini, pembeli diharapkan telah menyesuaikan kesiapan dana sesuai kesepakatan yang dibuat.

Setelah barang diterima

Untuk skema pembayaran di belakang, penjual perlu menjelaskan sejak awal bahwa pelunasan dilakukan setelah barang diterima. Model ini umum digunakan dalam transaksi dengan tingkat kepercayaan yang sudah terbentuk, termasuk metode Cash on Delivery (COD).

Saat pembeli mengajukan percepatan pengiriman

Dalam beberapa kondisi, pembeli yang melakukan pembayaran lebih awal atau melunasi transaksi dapat memperoleh prioritas layanan, seperti pengiriman lebih cepat atau layanan express.

Ketika penjual mensyaratkan pembayaran di awal

Pada transaksi tertentu, penjual dapat mewajibkan pembayaran di awal, baik berupa uang muka (down payment) maupun pembayaran penuh.

Skema ini bertujuan menjaga komitmen pembeli serta memastikan kesiapan dana sebelum proses produksi atau pengiriman dilakukan.

Jenis-Jenis Term of Payment yang Umum Digunakan

1. Down Payment (DP)

Down payment adalah pembayaran sebagian yang dilakukan di awal transaksi sebagai bentuk komitmen pembeli.

Skema ini umum digunakan untuk mengamankan kesepakatan, terutama pada transaksi bernilai besar, pre-order, atau layanan yang membutuhkan persiapan khusus.

Dengan DP, penjual dapat mengurangi risiko pembatalan sepihak dan memastikan kesiapan pembeli sebelum proses dilanjutkan.

2. Cicilan (Installment)

Cicilan memungkinkan pembeli melunasi pembayaran secara bertahap sesuai tenor yang disepakati, misalnya bulanan atau tahunan.

Skema ini sering digunakan pada transaksi dengan nilai tinggi, seperti properti, kendaraan, atau produk elektronik.

Dalam praktiknya, cicilan biasanya difasilitasi oleh pihak ketiga seperti bank, kartu kredit, atau layanan pembiayaan, sehingga penjual tetap menerima pembayaran sesuai ketentuan.

3. Cash in Advance

Cash in advance adalah metode pembayaran di mana pembeli wajib melunasi seluruh nilai transaksi sebelum barang diproses atau dikirim.

Skema ini banyak diterapkan pada transaksi dengan risiko tinggi, produk custom, atau kerja sama baru yang belum memiliki riwayat transaksi.

Dengan pembayaran di muka, penjual dapat menjaga arus kas dan meminimalkan risiko gagal bayar.

4. Cash on Delivery (COD)

Pada metode cash on delivery (COD), pembayaran dilakukan saat barang diterima oleh pembeli. Pembayaran harus dilunasi secara langsung kepada kurir yang mengantar barang.

Skema ini umum digunakan pada transaksi e-commerce karena memberikan rasa aman bagi pembeli. Namun, penjual perlu memperhitungkan risiko pembatalan di tempat dan memastikan mekanisme pengiriman berjalan dengan baik.

5. Cash Before Delivery (CBD)

Cash before delivery mengharuskan pembeli melakukan pembayaran sebelum proses pengiriman, tetapi biasanya diterapkan untuk transaksi dengan nilai relatif lebih kecil dibanding cash in advance.

Skema ini sering digunakan pada transaksi rutin atau pelanggan yang sudah memiliki hubungan bisnis sebelumnya, sehingga proses pengiriman dapat berjalan lebih cepat.

6. Net Term

Net term adalah metode pembayaran di mana pembeli diberi tenggat waktu tertentu untuk melunasi pembayaran setelah invoice diterbitkan atau barang diterima.

Contohnya adalah Net 7, Net 14, atau Net 30 hari. Skema ini umum digunakan dalam transaksi business-to-business (B2B) dan kerja sama jangka panjang, tanpa adanya potongan harga selama periode pembayaran.

Baca Juga: Apa itu Transaksi Online? Pengertian, Tips, dan Contoh Transaksi

Hal yang Perlu Dipersiapkan Sebelum Menerapkan Term of Payment

a. Kondisi keuangan bisnis

Sebelum menetapkan term of payment, penjual perlu memahami kondisi arus kas bisnis secara menyeluruh. Jika arus kas terbatas, skema pembayaran di awal atau DP dengan nominal lebih besar dapat menjadi pilihan agar operasional tetap berjalan stabil.

b. Penentuan jenis term of payment

Metode pembayaran perlu disesuaikan dengan jenis transaksi, nilai penjualan, dan tingkat risiko. Transaksi bernilai besar atau berisiko tinggi umumnya memerlukan skema pembayaran di muka, sementara kerja sama jangka panjang dapat menggunakan net term.

c. Kebijakan keterlambatan pembayaran

Penjual perlu menetapkan aturan yang jelas terkait keterlambatan pembayaran, seperti denda administratif, pembatasan layanan, atau penyesuaian skema pembayaran ke depan.

Kebijakan ini sebaiknya disampaikan sejak awal dan diterapkan secara proporsional dengan mempertimbangkan kondisi serta itikad pembeli.

d. Riwayat pembayaran pembeli

Sebelum memberikan fasilitas pembayaran bertahap atau tempo, penting untuk mengevaluasi riwayat pembayaran pembeli.

Riwayat yang baik menunjukkan kedisiplinan dan menurunkan risiko gagal bayar, sementara riwayat bermasalah perlu diantisipasi dengan skema pembayaran yang lebih ketat.

e. Sistem pencatatan yang rapi

Pengelolaan term of payment membutuhkan sistem pencatatan yang terstruktur agar status pembayaran, jatuh tempo, dan pelunasan dapat dipantau dengan mudah.

Sistem pencatatan yang rapi membantu bisnis menghindari kesalahan administrasi dan menjaga transparansi transaksi.

Contoh Penerapan Term of Payment dalam Bisnis

Transaksi jasa titip dengan skema DP

Dalam jasa titip, uang muka digunakan sebagai komitmen awal dari pembeli. Pelunasan dilakukan sebelum barang dikirim.

Jika pembeli tidak melunasi pembayaran sesuai kesepakatan, penjual berhak membatalkan transaksi atau menawarkan barang kepada pihak lain.

Pembayaran KPR

Pada pembelian rumah melalui KPR, pembayaran diawali dengan DP, kemudian dilanjutkan cicilan sesuai tenor yang disepakati dengan bank. Selama masa cicilan, pembeli sudah dapat menempati rumah dengan kewajiban melunasi pembayaran hingga akhir tenor.

Pembayaran melalui virtual account

Pembayaran menggunakan virtual account memiliki batas waktu tertentu. Jika pembayaran tidak dilakukan dalam periode yang ditentukan, transaksi akan otomatis dibatalkan. Pembeli perlu membuat transaksi baru untuk mendapatkan kode pembayaran yang baru.

Penggunaan voucher

Voucher digunakan sesuai ketentuan yang berlaku, seperti masa aktif, minimum pembelian, dan jenis produk tertentu. Jika voucher sudah kedaluwarsa atau syarat tidak terpenuhi, transaksi tidak dapat dilanjutkan menggunakan voucher tersebut.

DP untuk reservasi tempat

Pada reservasi tempat seperti restoran, gedung, atau ruang acara, pembayaran DP digunakan untuk mengamankan jadwal.

Pelunasan dilakukan sesuai kesepakatan, baik sebelum acara berlangsung maupun setelah layanan selesai, sehingga risiko pembatalan sepihak dapat diminimalkan.

Baca Juga: Panduan Account Payable: Pengertian, Contoh, Fungsi, Proses

Permudah Pengelolaan Term of Payment dengan Aplikasi POS

Agar term of payment dapat dikelola secara konsisten, bisnis perlu sistem pencatatan yang akurat dan real-time.

Dengan aplikasi POS, pembayaran bertahap, pelunasan, dan arus kas dapat dipantau dalam satu sistem terpusat.

Pengelolaan pembayaran yang rapi membantu bisnis mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan menjaga stabilitas keuangan.

Solusi seperti Aplikasi POS Mekari Desty dapat mendukung pencatatan transaksi, monitoring pembayaran, dan pengelolaan keuangan secara lebih terstruktur.

Kesimpulan

Term of payment berperan penting dalam menjaga kelancaran transaksi dan stabilitas arus kas bisnis. Dengan pengaturan pembayaran yang jelas, risiko keterlambatan dan gagal bayar dapat ditekan, serta hubungan antara penjual dan pembeli berjalan lebih profesional.

Penerapan term of payment yang tepat, didukung sistem pencatatan yang terintegrasi, membantu bisnis tumbuh lebih sehat dan berkelanjutan.